事業(yè)單位登記檔案管理工作分析

文/羅小玲

在當前事業(yè)單位的日常管理體系發(fā)展過程中，針對登記檔案管理工作落實，優(yōu)化創(chuàng)新能夠進一步強化既有數(shù)據(jù)的應用價值，同時可以提升事業(yè)單位內控體系的發(fā)展質量，因此建立在事業(yè)單位登記檔案管理需求的角度落實分析，結合實際情況進行研究，結論是提升管理意識，落實科學規(guī)范制度，強化信息技術的應用能力以及增強工作人員的綜合素養(yǎng)，能夠為登記檔案管理工作的優(yōu)化發(fā)展提供可持續(xù)發(fā)展動力

在當前市場經(jīng)濟深度發(fā)展的環(huán)境下，事業(yè)單位本身面臨著較多的挑戰(zhàn)，因此進一步強化改革進程，落實好內部控制體系的優(yōu)化管理，已經(jīng)成為了事業(yè)單位的主要發(fā)展目標。這其中事業(yè)單位登記檔案管理是事業(yè)單位落實內部系統(tǒng)控制的核心組成部分。筆者以為，在面臨著深化改革的挑戰(zhàn)下，事業(yè)單位登記檔案管理體系也需要進行變革，如何實現(xiàn)檔案的高效保管和利用，如何強化登記檔案管理的完整性和安全性，必須要立足實際，結合當前的發(fā)展需求進行綜合分析。

分析一強化登記檔案管理認知，構建完善的檔案管理意識形態(tài)

結合當前部分事業(yè)單位的登記檔案管理情況來講，存在資料信息利用率低，材料簡單，可行性材料不齊全等情況，這導致登記檔案管理工作的有效開展面臨著較多難題，而且和這樣的問題進行源頭分析，往往與人們的主觀認知有一定關系，因此落實好意識形態(tài)建設，強化登記檔案管理認知是首要任務。

首先，事業(yè)單位的登記檔案管理人員必須要構建完善的檔案管理意識，結合登記檔案管理工作的相關需求，構建科學的管理體系，增強重視程度，將精力投身到登記檔案管理模式創(chuàng)新中去，才可以為后續(xù)的一系列工作改革奠定基礎。

其次，落實好機構設施的優(yōu)化和完善，確保登記檔案管理工作具有全面的發(fā)展載體以及根本依據(jù)，可以構建宣傳部門，落實好登記檔案管理重要性以及相關理念知識的宣傳[1]。在這個過程中，事業(yè)單位的負責人以及基層領導必須要發(fā)揮自身的典范帶動作用，這樣才可以讓意識形態(tài)的構建具有立體化特點，才能夠貫穿到事業(yè)單位的人員組織架構中去。

分析二強化制度建設，深化細化管理力度

事業(yè)單位的相關檔案管理人員，必須要落實好國家法律法規(guī)的研討和學習，并且將此作為事業(yè)單位自身登記檔案管理工作創(chuàng)新的主要依據(jù)，制定完善的制度體系，深化細化管理力度，落實登記檔案管理的深度研討和透徹分析。為此：

首先必須要強化檔案的保密工作，落實好登記檔案制度化以及規(guī)范化發(fā)展，例如事業(yè)單位可以結合國家頒布的檔案法落實制度學習，借鑒其中的相關條款，打造與事業(yè)單位內部登記檔案管理工作相適應的規(guī)范條例。

與此同時也要進一步強化內部人員管理的有效性，要求檔案管理人員遵守工作準則，進一步提升登記檔案管理的質量，堅持專人專崗專責，這樣才能夠構建長效機制，推進登記檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新[2]。

分析三強化技術創(chuàng)新，打造智能登記檔案管理平臺

事業(yè)單位需要結合當前的檔案管理環(huán)境落實好技術體系創(chuàng)新，需要將重點放置在智能化管理以及自動化管理領域，通過信息技術強化登記檔案管理工作的自動化特點以及信息水平，這樣才能夠為檔案數(shù)據(jù)共享，以及診所提供有效途徑。

如圖1所示，便是當前十分常見的以B/S架構為基礎構建的登記檔案管理平臺，建立在計算機服務器的基礎上，可以實現(xiàn)多個部門以及多個登記管理環(huán)節(jié)的統(tǒng)一管理，龐大的數(shù)據(jù)庫可以提供登記信息的分類，儲存，調取，分析以及分享[3]。通過路由設置以及網(wǎng)絡系統(tǒng)設置，能夠為多個領域的用戶提供數(shù)據(jù)服務。這種模式可以打造智能化的管理體系，能夠極大程度上推動登記檔案管理工作的規(guī)范性發(fā)展，同時可以加強管理效能，提升檔案數(shù)據(jù)的利用價值。

圖1：登記檔案智能化管理平臺架構

分析四強化檔案人員隊伍的素質建設

首先，樹立人才觀念。良好的檔案人員隊伍的綜合素養(yǎng)以及專業(yè)技能，可以為當前的登記檔案管理工作創(chuàng)新提供有力的依據(jù)，因此事業(yè)單位必須要落實好檔案管理人員業(yè)務素質的學習與培訓，強化登記檔案管理工作的規(guī)范性以及專業(yè)性管控力度，要明確不同崗位的相關職責，強化工作人員的業(yè)務能力和綜合素養(yǎng)，及時發(fā)現(xiàn)人員的不足，并且迅速落實改進。

另外，挖掘人才智慧。強化檔案人員隊伍建設，首當其沖的是挖掘人才的創(chuàng)新能力以及創(chuàng)新意識。當前檔案管理工作并不是簡單的以信息為對象落實的刻板化工作，而是要挖掘信息檔案的實際應用價值，并且將其作為事業(yè)單位發(fā)展的重點依據(jù)。因此要將創(chuàng)新理念和創(chuàng)新認知融入到人員隊伍建設中去，將人員的職業(yè)生涯發(fā)展與事業(yè)單位本身的發(fā)展聯(lián)系起來，這樣才可以提升檔案管理人員的積極性和創(chuàng)造性。由此可見，做好人才這篇大文章，才是抓住了事業(yè)單位的登記檔案管理工作的極為重要的一環(huán)。

綜上所述，事業(yè)單位的登記檔案管理工作是一項極具系統(tǒng)性特點的工作，與事業(yè)單位本身的發(fā)展有直接的聯(lián)系，同時也是事業(yè)單位獲取外界信息的重要渠道，因此在進行登記檔案管理優(yōu)化的過程中，必須要構建完善的制度體系，落實好意識形態(tài)的引導，強化人員隊伍的綜合素養(yǎng)以及業(yè)務水平，同時要進一步開發(fā)新技術，落實好智能化登記檔案管理平臺的建設。實踐證明：只有這樣才可以讓事業(yè)單位登記檔案管理工作具有發(fā)展活力和創(chuàng)新動力，改革圖新，再步新高。