新時(shí)期如何做好煤炭企業(yè)檔案管理工作

文/喬惠玲

本文從現(xiàn)代煤炭企業(yè)檔案管理的現(xiàn)狀入手，分析了在企業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展以及檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化快速發(fā)展背景下的企業(yè)檔案管理所面臨的問題和應(yīng)對(duì)辦法，提出了一些改進(jìn)企業(yè)檔案管理體制、模式與手段等措施方法。旨在為提高煤炭企業(yè)檔案管理水平，借以推動(dòng)煤炭企業(yè)加速發(fā)展與進(jìn)步

如何做好新時(shí)期煤炭企業(yè)檔案管理工作，這既是煤炭行業(yè)提升管理水平的重要環(huán)節(jié)所在，也是煤炭企業(yè)發(fā)展與進(jìn)步的重要舉措。本文從分析煤炭企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀入手，進(jìn)行分析研究，針對(duì)存在問題，提出相應(yīng)對(duì)策。

一、做好新時(shí)期煤炭企業(yè)檔案管理工作的重要意義

煤炭企業(yè)檔案管理工作是真實(shí)完整記錄煤炭企業(yè)發(fā)展歷程、服務(wù)煤炭企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。煤炭企業(yè)檔案是記錄和反映了煤炭企業(yè)發(fā)展的歷史面貌和優(yōu)秀成果，是維護(hù)企業(yè)合法利益的第一手資料，是煤炭企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門進(jìn)行科學(xué)分析、制定發(fā)展方向的重要參考憑據(jù)。煤炭企業(yè)檔案管理工作的規(guī)范與否，也從一個(gè)側(cè)面反映了企業(yè)經(jīng)營管理能力和水平的高低。做好新時(shí)期煤炭企業(yè)檔案管理工作，既是企業(yè)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求的需要，也是促進(jìn)企業(yè)全面發(fā)展、不斷提升企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中的競爭力的需要。由此可見，搞好煤炭企業(yè)檔案管理工作意義重大而凸顯。

二、煤炭企業(yè)檔案管理工作的現(xiàn)狀及存在的主要問題

當(dāng)前，煤炭企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀是問題較多，必須予以重視并加以改正。分析其問題主要表現(xiàn)在：

問題之一，煤炭企業(yè)檔案管理工作缺乏長期有效的發(fā)展規(guī)劃和領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。毋庸置疑，煤炭企業(yè)檔案管理工作在各級(jí)檔案部門的支持下，在企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視下，也曾采取了檔案工作達(dá)標(biāo)定級(jí)等一些有效的措施和辦法，推進(jìn)了企業(yè)檔案工作的開展，取得了一定的成績，在一定程度上提升了企業(yè)檔案管理的水平。但達(dá)標(biāo)工作過后就出現(xiàn)了滑坡現(xiàn)象，究其原因，一是企業(yè)檔案工作缺乏長期有效的發(fā)展規(guī)劃，既沒有將企業(yè)檔案管理納入到企業(yè)發(fā)展的規(guī)劃，也沒有制定出適合自身企業(yè)檔案管理工作科學(xué)發(fā)展的規(guī)劃，出現(xiàn)了分管領(lǐng)導(dǎo)時(shí)有時(shí)無，督促檢查時(shí)緊時(shí)松的現(xiàn)象，造成檔案管理工作不能持續(xù)穩(wěn)定地開展，致使企業(yè)檔案管理工作不能與企業(yè)的其他工作同步發(fā)展、同步進(jìn)步。二是煤炭企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，重視不到位。有些領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案室已經(jīng)達(dá)標(biāo)了，況且那只是存放檔案資料的地方，沒有必要太重視。有些領(lǐng)導(dǎo)是說起來重要忙起來不要，這些都是制約和影響企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的因素。

問題之二，煤炭企業(yè)檔案管理工作開展缺乏專業(yè)技術(shù)人員和科學(xué)規(guī)范的制度約束。當(dāng)前煤炭企業(yè)檔案管理工作中，一是嚴(yán)重缺乏具有檔案管理知識(shí)和能力的檔案專業(yè)技術(shù)人員。現(xiàn)有人員，大多都是從基層單位抽調(diào)上來的，很難勝任檔案管理工作的實(shí)際需求。二是在檔案管理的實(shí)際工作中也缺乏結(jié)合各自實(shí)際制定和實(shí)施的一系列科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度。即使有制度的，也形同虛設(shè)，沒有落到實(shí)處。由于沒有制度約束，檔案管理工作各自為政，五花八門、極不規(guī)范。表現(xiàn)在具體工作中：有的是沒有檔案收集制度，在收集過程中，想交就交，不想交就不交，不能做到檔案資料收集的齊全完整；有的是沒有檔案整理的規(guī)范流程和辦法，在檔案整理過程中，不是卷內(nèi)文件目錄排序不對(duì)，就是卷內(nèi)目錄與實(shí)際文件不符，極不科學(xué)規(guī)范；有的是檔案借閱利用沒有制度約束。借閱手續(xù)不規(guī)范，檔案破損、遺失和未按期歸還的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生；有的企業(yè)名義上設(shè)立了綜合檔案館或檔案室，但實(shí)際上卻是以班組的形式存在，這就造成了檔案部門在行政上無法直接對(duì)各部門進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，給企業(yè)檔案的統(tǒng)一管理、集中保管帶來了困難。

問題之三，檔案信息化建設(shè)力度不夠。目前，煤炭企業(yè)檔案管理在檔案信息化建設(shè)方面大都重視不夠，進(jìn)展緩慢。基本上采用的是單機(jī)化的管理方式，就是采用一臺(tái)微機(jī)一套軟件來進(jìn)行。這種形式在信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，是遠(yuǎn)遠(yuǎn)適應(yīng)不了檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展需求的。既會(huì)阻礙企業(yè)檔案管理發(fā)展的步伐，也會(huì)影響企業(yè)檔案作用的發(fā)揮。

三、改進(jìn)和做好新時(shí)期煤炭企業(yè)檔案管理工作的相應(yīng)措施

企業(yè)檔案是一個(gè)龐大的信息庫，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案規(guī)范化、信息化管理是企業(yè)檔案部門和檔案人員的職責(zé)所在，只有這樣，才能更好地發(fā)揮出它的價(jià)值和作用。應(yīng)從以下舉措來改進(jìn)企業(yè)檔案管理工作。

舉措之一，加大檔案法律知識(shí)宣傳力度，提高主動(dòng)做好檔案工作的思想意識(shí)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)與重視程度非常重要，是做好企業(yè)檔案管理工作的關(guān)鍵。如何提升領(lǐng)導(dǎo)和廣大檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的重視和支持力度，首先要抓好檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和宣傳。一是利用各種新興媒體加強(qiáng)對(duì)新修訂《檔案法》的學(xué)習(xí)宣傳力度；二是在企業(yè)干部會(huì)議上進(jìn)行檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)宣傳，強(qiáng)調(diào)做好檔案工作的重要性；三是積極組織企業(yè)檔案人員參加地方檔案部門舉辦的各類檔案學(xué)習(xí)宣傳活動(dòng)，提升他們的檔案法律意識(shí)；四是企業(yè)檔案部門要主動(dòng)出擊，通過對(duì)檔案利用實(shí)例的宣傳，讓大家認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性。只有這樣才能提高領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)主動(dòng)抓好檔案工作的思想意識(shí)。其次要建立健全企業(yè)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)體系，落實(shí)好分管領(lǐng)導(dǎo)、主抓領(lǐng)導(dǎo)、檔案專職人員、檔案兼職人員的責(zé)任，確保上下貫通，便于協(xié)調(diào)。再次要把檔案管理工作列入主要領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入到相關(guān)人員的年度目標(biāo)責(zé)任考核之中，做到年初有部署，平時(shí)有檢查，半年有小結(jié)，年終有考核。第四還要及時(shí)加強(qiáng)與地方檔案主管部門的聯(lián)系和溝通，努力使企業(yè)檔案工作的發(fā)展跟上時(shí)代的步伐。

舉措之二，統(tǒng)籌規(guī)劃，完善制度，做好檔案工作的基礎(chǔ)保障。企業(yè)檔案工作要發(fā)展必須有一個(gè)切實(shí)可行的發(fā)展規(guī)劃。檔案工作發(fā)展規(guī)劃的制定一定要結(jié)合自身的實(shí)際情況，既有長遠(yuǎn)性、前瞻性，又有可行性、針對(duì)性，真正成為企業(yè)檔案管理工作規(guī)范發(fā)展的指導(dǎo)依據(jù)。只有建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，形成一套科學(xué)、合理、完整、有效的檔案管理辦法，才能使檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用的各個(gè)環(huán)節(jié)更加科學(xué)規(guī)范。所以必須把檔案工作的一系列相關(guān)制度建立和完善好，確保檔案工作有章可循。同樣，檔案工作的開展也離不開基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的保障。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要為檔案工作的正常開展加大相應(yīng)設(shè)施設(shè)備的投入，特別是結(jié)合新時(shí)期檔案信息化發(fā)展的要求，積極為企業(yè)檔案信息化建設(shè)提供必需的技術(shù)設(shè)備支持，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化工作同其他工作的同步發(fā)展進(jìn)步。

舉措之三，加大教育培訓(xùn)力度，努力提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，堅(jiān)持人本理念。建設(shè)一支政治上可靠、業(yè)務(wù)上過硬的專兼職檔案管理人員隊(duì)伍，是推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作發(fā)展的人才基礎(chǔ)。所以首先要選好配好專兼職檔案人員，明確他們的崗位職責(zé)。其次，加強(qiáng)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)。要為他們的學(xué)習(xí)進(jìn)修提供機(jī)會(huì)和保障，鼓勵(lì)他們積極參加檔案部門、行業(yè)部門組織的各類檔案專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，積極提供外出參觀學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，多渠道提升他們的業(yè)務(wù)知識(shí)和工作能力。再次，嚴(yán)守規(guī)章制度。要認(rèn)真組織他們學(xué)習(xí)理解好企業(yè)結(jié)合實(shí)際，依據(jù)國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，制定的檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和相關(guān)要求，對(duì)檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)工作程序要求把握準(zhǔn)確、執(zhí)行到位。推動(dòng)企業(yè)檔案工作朝著科學(xué)化、規(guī)范化、制度化方向發(fā)展。

舉措之四，挖掘利用好檔案資源，發(fā)揮好檔案資源的作用。企業(yè)檔案人員要增強(qiáng)檔案工作服務(wù)企業(yè)發(fā)展的理念和意識(shí)，要積極主動(dòng)地貼近生產(chǎn)發(fā)展需求，做好檔案服務(wù)利用工作。一是積極宣傳企業(yè)檔案的有關(guān)內(nèi)容，讓大家明白哪些檔案可以利用，可以維護(hù)企業(yè)和自身的權(quán)益。二是積極挖掘企業(yè)檔案資源，主動(dòng)開展檔案編研工作，通過編寫《組織機(jī)構(gòu)沿革》《大事記》《基礎(chǔ)數(shù)據(jù)匯編》《英雄模范人物事跡匯編》等資料，更好地發(fā)揮檔案的教育和服務(wù)作用，為維護(hù)企業(yè)權(quán)益，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展提供好第一手翔實(shí)可信的檔案資料。

舉措之五，積極實(shí)施企業(yè)檔案管理一體化模式，推進(jìn)企業(yè)檔案工作發(fā)展與時(shí)代同步。檔案管理一體化模式，是企業(yè)檔案管理的一種新模式。它集檔案工作、情報(bào)工作、圖書工作為一體，實(shí)行統(tǒng)一管理。這種管理模式，既注重提供歷史的信息和現(xiàn)時(shí)的信息，又要注重超前性、預(yù)測性信息的采集、篩選、提供。它可以全方位地服務(wù)于企業(yè)文化宣傳活動(dòng)，為展示和宣傳企業(yè)的輝煌歷史、提高企業(yè)的市場信譽(yù)、增強(qiáng)企業(yè)的社會(huì)效益發(fā)揮出積極的作用；同時(shí)，還可以依托現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的共享，便于企業(yè)中更多的檔案利用者對(duì)檔案信息進(jìn)行篩選、匯編，為企業(yè)的科學(xué)發(fā)展發(fā)揮好檔案信息資源的作用。

企業(yè)檔案管理一體化模式的開展是一種新的形式，也是搞好煤炭企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)創(chuàng)新。為此，在提高思想認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，建立健全的科學(xué)有序的檔案管理制度，建設(shè)一支精良的檔案工作團(tuán)隊(duì)，發(fā)揮好現(xiàn)代信息技術(shù)和相關(guān)設(shè)施設(shè)備的功能，最大限度地提高檔案服務(wù)功能和利用的效率，為煤炭企業(yè)的發(fā)展提供有力的支撐，這是搞好煤炭企業(yè)檔案管理工作的必然。