合同管理中的事前風險防控措施

陳懿行 趙紅光

合同又名協議，從調整的法律關系來看，是指平等主體間的有關財產關系的協議，是民事主體之間設立、變更、終止民事法律關系的協議。依法成立的合同受法律保護，對簽約雙方具有法律約束力，雙方均應按約履行。

在企業管理中，合同管理有著舉足輕重的作用。企業經營活動離不開各類合同的支持，當出現糾紛時，合同是最有效、最直接的法律依據。企業保持可持續發展，必須依靠法律手段來維護自己的合法權益，生效的合同作為具有約束力的憑證，是最具證明力的書證之一。

由此可見，合同管理是企業發展的根基，加強合同管理可以進一步降低企業的經營風險，促進企業健康穩定持續發展。

以上海聯合產權交易所（以下簡稱“上海聯交所”）為例，上海聯交所是一家綜合性產權交易服務機構，集產（股）權、物權、債權、知識產權等交易業務以及增資擴股等融資業務于一體。上海聯交所涉及的業務種類繁多，面對的風險與日俱增，因此需要通過各種手段來控制和應對風險，避免因管理不到位導致經營和法律風險，而合同管理是其中的重中之重。

上海聯交所的合同管理風險防控措施包括事前防范、事中控制、事后補救三個階段，事前防范指的是在合同簽約前，上至合同管理制度建設下至合同合規用印，針對合同管理進行體系性建設，事前的合同管理是第一道防線，能在最大程度上降低后續可能產生的不利影響，為企業的持續經營保駕護航;事中控制指的是在合同的履行過程中，簽約雙方均應遵循誠實信用原則，按合同約定的條款履行義務，及時對合同的執行情況進行跟蹤及檢查，避免因履約不到位而發生糾紛和風險;事后補救指的是合同履行出現糾紛即合同的一方當事人出現違約行為后需采取的應對措施。一旦發生違約情形，守約方應及時采取協商、仲裁或訴訟等方式，積極維護自身權益。在事前防范和事中控制無法完全規避風險的情況下，為減少企業的經濟損失，維護企業的合法權益而采取的措施，也是合同管理的最后一道保障。

為從源頭把控企業經營風險，規避可能會產生的不利后果，奠定扎實的風險管控基礎，上海聯交所著重做好合同管理的事前風險防控措施。

1? 完善合同管理制度體系，做到合同管理有規可依

一是依照國家法律法規以及上級規范性文件的相關規定，結合上海聯交所自身特點，建立合適的合同管理機制。上海聯交所根據部門設置及職能，制定《合同管理辦法》及相配套的執行流程指引，明確合同管理工作中風控管理部、合同經辦部門及財務管理部的職責。各部門在各司其職的同時互相配合，形成了完善的合同管理機制。

二是加強對合同印章的管理。合同上加蓋合同印章，表明雙方當事人對訂立合同的要約、承諾階段的完成和對雙方權利、義務的最終確認，從而確定合同經當事人雙方協商而成立，并對當事人雙方發生了法律效力，當事人應當基于合同的約定行使權利、履行義務。合同印章對合同有效性的作用不言而喻，加強保管合同印章管理是合同管理的重要一環。上海聯交所制定了《印章使用規定》，合同印章要求做到“專人保管、專章專用”，合同專用章的使用有明確要求及流程規定，有效避免因合同印章的濫用而造成的合同風險。

三是建立對外簽訂合同的授權、審批制度。嚴格規范對外簽訂合同的授權、審批工作，做到“有授權才簽訂、有審批才用印”，從簽訂、審批、用印各個環節進行全流程管理，嚴控合同風險。上海聯交所已建立了合同線上審批系統，實現合同立項、審批、執行、歸檔的全生命周期管理，包括財務付款信息及授權委托書在內的合同信息全方位內容錄入，確保每份合同內容的完整性和有效性。

2? 制定合同格式文本，掌握文本選擇的主動權

根據實際制定合法合規的格式文本，既能給企業節省時間成本，又能減少經營風險，最大程度上避免日后可能會出現的爭議，即使出現爭議，也可以掌握主動權。上海聯交所已實現在交易領域出臺各類服務合同模板，并逐步制定采購類合同模板，完善合同風險防范機制。

針對少數未使用提供格式文本的合同，上海聯交所亦做到在合同條款中充分考慮己方利益，甄選對己方有利的措詞和表述，更好地維護企業權益。

3? 重視重大合同的可行性研究

對于重大項目、重大合同，在對合同文本進行審查的同時，也要對合同簽約背景進行調查，包括合作方的主體資格、資信、履約能力等多個方面，做出風險的總體評估。這種審查十分必要，是要確認對方是否為一個合法的法律主體，是否具備相關從業資格、履約能力、技術條件等等。

上海聯交所對于以購買、租賃、委托等方式獲得貨物、工程和服務的采購行為，制定了相應的采購管理辦法，明確要求不同性質、金額的采購行為須按規定采用公開招標或比選等方式確定合作方，合同簽約前應明確項目的核心內容和要求，以避免合同出現重大缺陷。對重大項目、重大合同實行風控部門事先介入的工作機制，由風控部門會同合同主辦部門在項目初期先行對合同內容的合法性、合規性進行審核，從源頭降低風險存在的可能性。

4? 加強員工對合同風險防控的培訓教育

合同管理人員業務素質的高低影響著合同風險防控的質量，必須加強對合同管理人員的法律知識和簽約技巧等方面的培訓，提升員工素質，以應對當前動蕩變化的環境和越來越激烈的競爭，切實加強對經營風險的管控。

上海聯交所一直積極推進面向全所員工的法治宣傳工作，定期分享法律知識，根據實際情況及員工需求舉辦培訓講座，多角度多方面地提升全所員工的法律素養，為企業防控合同風險添磚加瓦。

企業合同風險管控還涉及業務、合規、審計等諸多方面，本文僅對合同管理中的事前風險防控措施略作分享。

（第二作者為上海聯合產權交易所副總裁）