信息文化視角下我國文件管理信息化實踐的問題與進路初探

摘 要：信息文化視角是將文化要素納入信息化研究的重要視角，在國際各領域信息化實踐中產生了廣泛影響。文章基于對信息文化研究視角的闡釋和對其在文件管理領域的應用分析，反思了我國文件管理信息化實踐中存在的問題：缺乏對信息文化要素的洞察、對文件管理的價值認知不足、文件管理人員的信息化素養有待提升、信息治理思維有限和數字信任不足。進而探索性地提出了優化策略：運用整體性方法開展文件管理信息化實踐，優化信息文化環境；提升信息化素養和能力，塑造數字信任；采取循序漸進的信息化實施策略，促進信息技術的成功實施。

關鍵詞：信息文化；文件管理信息化；信息治理；整體性方法；反思性實踐

分類號：G271

Research on the Problems and Approaches of Recordkeeping Informatization in China from the Perspective of Information Culture

Wang Ning

（School of Information Resource Management of Renmin University of China，Beijing 100872）

Abstract：The perspective of Information Culture is a significant perspective to integrate cultural elements into the study of informationization， which has had a great impact in various fields in the world. Based on the interpretation of information culture research perspective and analysis on its application in the field of recordkeeping， this paper reflects on the problems existing in the practice of recordkeeping informatization in China： the lack of insight into the elements of information culture， the low value cognition to recordkeeping， the lack of recordkeeping information literacy， the limitation on the information governance thinking and the lack of trust on digital records management. Then the optimization strategy is put forward： using the holistic approach to carry out recordkeeping informatization practice and optimizing information culture environment； improving information literacy and building digital trust； adopting step by step implementation strategy to promote the successful implementation of information technology.

Keywords：Information Culture； Recordkeeping Informationization； Information Governance； Holistic Approach； Reflective Practice

1 引 言

信息文化（Information Culture）研究視角是上世紀末國際信息學和信息技術科學領域興起的文化研究視角，其闡釋了信息文化概念、文化與信息技術之間的相互作用關系以及信息文化的構成要素等核心問題，為各行業在充分考慮文化要素的背景下開展信息化實踐提供了理論參考。國外檔案學者已將信息文化視角引入檔案學領域，提出了基于信息文化視角開展文件管理實踐評估和優化的思路，但我國檔案學界對該視角的關注幾乎為零。在文件管理信息化實踐活動中，“人”是最核心的驅動要素，可實踐者往往極易受到技術中心主義導向的影響，而忽略了實踐者的價值認知、信息素養、人際關系、信任狀況等文化因素的作用，導致信息化實踐過程中出現文化與信息技術的沖突，阻礙了信息化效能的實現?；谝陨蠁栴}，筆者嘗試引入信息文化視角的研究經驗，并基于大文件觀的立場分析我國文件管理信息化實踐中存在的現實問題，探索優化我國文件管理信息化實踐的思路。

2 信息文化研究視角及其在文件管理領域的應用

國外信息文化（Information Culture）研究始于20世紀后期，主要動因是西方國家在信息化實踐項目中出現信息系統應用失敗的問題，引起了學者們對信息文化的關注。一系列研究表明，國家文化、組織文化、職業文化等不同類型文化均在信息化實踐中發揮著重要作用，是信息技術項目實踐在特定環境中能否成功實施的關鍵影響因素。[1][2]權力距離、不確定性規避、個人主義/集體主義、男性化/女性化等國家文化因素對信息技術產品的使用差異具有顯著影響。[3]在組織層面，組織的集體文化特征、員工對信息技術的認知和使用習慣、團隊協作能力以及人際之間的信任度等都會影響到信息技術實施的效果。[4]基于此，國外學者主張將實踐主體對信息管理的價值觀、態度、規范和行為實踐等文化要素納入信息管理環境進行認識。[5][6]我國學者對信息文化也開展了相關研究，如早期盧泰宏就提出了“信息文化”是“一種技術文化”的概念。[7]但是與國外研究的關注視角不同，我國學者對“信息文化”概念進行了更為抽象的邏輯闡釋，如將信息文化界定為“信息社會的物質文化、精神文化和制度文化”，[8]或者將其視為“企業、社會團體等內部單位在信息技術影響下所形成的新的單位文化”。[9]總體上，國內研究主要將“信息文化”視為一種信息社會發展的文化形態來認識，對于信息技術、信息管理和文化環境之間的互動關系研究較少。本文主要采鑒國際領域的信息文化（Information Culture）研究視角來分析我國文件管理信息化實踐。

在信息文化研究的影響下，部分檔案學者系統分析了文件管理領域存在的挑戰，并提出基于信息文化背景的文件管理實踐考察思路。例如，McLeod等認為“在文件管理實踐中，文件檔案專業人士既是問題的一部分，也是解決方案的一部分”[10]Foscarini和Oliver指出在缺乏文化調查和對“人”的問題重視的情況下，存在國際標準規范失靈、文件管理系統無效、理論模型不適用等問題。[11]在此基礎上，兩位學者制定了涵蓋文件價值認知、信息偏好、信息技術基礎環境、信息管理能力、對組織環境文件管理需求的認知、信息治理和信任等多重要素在內的三層金字塔模型-信息文化框架ICF（Information Culture Framework，如圖1所示），提供了組織視角下評估文件管理實踐的信息文化問題的框架。[12]Sv rd對比利時三個城市的政府機構信息文化進行了調查，總結了信息文化對公共信息/文件管理方式的影響特征，并強調電子政務的發展需要營造一種有利于創新信息管理方式的信息文化。[13]在我國，連志英曾與國外學者Oliver合作，以國內某一線城市高校圖書館為例，采用ICF框架分析研究了“關系”“面子”“和諧”“人情”等中國文化要素在組織內部信息管理中產生的影響。[14]

國內外學者有關信息文化和文件管理實踐的相關研究成果說明了文化因素在解釋信息化效力方面具有不容忽視的作用，基于以上研究的啟發和對我國部分企事業單位文件管理信息化實踐情況的調查，筆者進一步反思和分析了我國文件管理信息化實踐中存在的問題。

3 反思：我國文件管理信息化實踐的“文化”軟肋

3.1 缺乏對文件管理實踐中信息文化要素的洞察

近年來，技術創新被置于國家信息化發展議程的首位。2016年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳發布的《國家信息化發展戰略綱要》將“核心關鍵技術部分領域達到國際先進水平”作為戰略目標，并提出了重點行業深度應用數字化、網絡化、智能化技術的具體目標。[16]在國家整體信息化戰略的引領下，檔案行業也將信息化視為實踐發展的首要任務，推動電子文件管理單軌制、建設數字檔案館成為檔案從業人員的核心業務，云計算、區塊鏈、物聯網、人工智能等突破性技術如何在檔案管理實踐中實現賦能應用更是成為了研究熱點。但總體而言，國家信息化和檔案信息化發展戰略的核心在于推進信息技術的創新和實施、促進信息系統的建設，而較少關注信息化實踐中的文化要素。雖然“人才隊伍建設”是《國家信息化發展戰略綱要》《“十四五”全國檔案事業發展規劃》的重要組成部分，但其重點是提升專業技術人才的技術能力方面，而未能充分闡明價值觀念、信息素養、組織文化環境等要素的作用，整體上缺乏對文件管理信息化實踐中信息文化要素的關注。

3.2 對文件管理的價值認知不足

隨著國家信息化進程的推進，信息資源被視為國家和組織發展的重要戰略資源。文件是國家信息資源的重要構成部分，但是從我國文件管理的信息化實踐現狀來看，社會尚未給予其足夠的重視。

首先，文件資源在國家信息資源建設和數據發展規劃中的參與度有限，無法充分發揮其應有的社會價值。例如，隨著國家大數據戰略的推進，全國各地政府紛紛建立數據管理局、數據管理中心等部門管理各類數據和信息，與檔案部門管理的電子文件存在交叉。各類數據管理部門與檔案部門之間缺乏必要的協調溝通機制，割裂了檔案事業與大數據事業發展應有的聯系，導致檔案資源和其他政務信息資源之間形成“信息孤島”。[17]

其次，組織層面對文件信息的價值認識不足，尚未形成普遍尊重文件管理的組織文化氛圍。良好的業務文件管理對于提升工作透明度、發揮憑證作用、支持組織決策、滿足業務流程合規性具有十分重要的意義。然而筆者通過對部分企事業單位的調研發現，組織機構中非檔案部門的業務人員對于組織開展文件管理活動（包括規范化的文件生成、文件組織、文件歸檔和檔案管理等）的意義和規范缺乏理解，甚至將文件管理視為工作負擔。多數單位檔案部門對文件管理工作的宣傳和業務培訓主要局限于部門內的工作人員和業務部門的兼職檔案員，未能延伸到作為文件生成者的其他業務部門人員群體。此外，多數組織機構的文件歸檔范圍仍只涵蓋了傳統載體文件和非結構化電子文件，而并未囊括其他業務環境下形成的具有憑證價值的信息，對于生成了大量結構化、半結構化數據信息的業務系統缺乏管控意識。[18]

3.3 文件管理人員的信息化素養有待提升

我國經過多年探索，在宏觀層面形成了指導電子文件管理的國家戰略、法律法規和標準規范體系，然而，“完美解決方案”的存在并不一定能確保文件管理的成功，有力的人員保障也是必要的支撐條件，然而我國文件管理信息化實踐仍普遍存在文件管理人員信息化素養不足的問題。數字環境下電子文件真實性、完整性、可靠性和安全性的保障離不開各類型的文件管理系統，需要管理人員根據文件管理需求和標準規范的變化及時維護和更新系統功能，并基于系統所存儲和管理的文件信息為用戶提供有效的查閱和利用服務，這就要求從業人員必須具備良好的信息化素養。雖然檔案行業已開始重視并引進具有信息技術學科等工學背景的人員參與信息化建設，但是當前文件管理從業者中文史類教育背景的從業人員比例仍遠遠高于工學背景人員。[19]且檔案工作人員的文化修養、業務能力參差不齊，一些工作人員無法適應檔案信息化建設的要求。[20]對于基層組織機構和檔案館而言，除了信息基礎設施建設落后之外，信息化專業人才的缺乏也是使其信息化實踐發展緩慢的關鍵原因。雖然國家、地方層面均制定了一系列文件管理標準，但仍有不少文件管理人員并不知道如何才能獲取、應用這些規范性文件，“完美解決方案”與具體落地效果之間存在巨大鴻溝。

3.4 信息治理思維有限

文件是國家信息資源的重要構成，也是支持組織業務活動開展的信息資產。英國信息與文件管理協會（IRMS）、澳大利亞文件管理職業協會（RIMPA）、美國文件管理協會（ARMA）等文件管理行業協會均提出了運用信息治理的整體性方法管理組織文件資產的理念，倡導將文件置于更廣泛的信息視閾，在整個組織信息生態中實現簡化流程、便于利用、降低成本和確保合規性的目標。雖然國內檔案學者日益重視檔案參與社會治理、服務國家治理體系和治理能力現代化的研究[21][22]，但仍然缺乏將文件管理置于信息治理的視角下開展管理活動的創見?！稒n案法》《機關檔案管理規定》均要求將檔案信息化納入信息化發展整體規劃，但是由于檔案部門、業務部門、信息技術部門等多主體之間存在價值取向、利益訴求和工作重心的隔閡和沖突[23][24]，多數組織機構的文件管理信息化工作未能與組織整體信息化發展保持同步，文件管理信息化水平相對滯后。

3.5 對文件管理的數字信任不足

數字環境下，文件管理信息化實踐順利開展的必要前提是人們對電子文件和電子文件管理給予充分信任，而這在很大程度尚取決于文件的身份、效力和價值[25]，目前我國文件管理領域的數字信任明顯不足。一方面，雖然國家已經在法律、政策層面認可了電子文件的法律效力，但在現實工作中文件的跨機構互信仍然是棘手的問題。比如，第三方審計單位不信任企業單套制存儲的電子文件，仍要求打印紙質版并加蓋行政章，以證明文件的真實完整有效，導致了管理成本的浪費和工作效率的降低。[26]另一方面，雖然許多組織建立了電子文件管理系統，但是應用效果不佳，除了管理系統自身可能出現技術問題之外，工作人員也存在不信任、不支持、不習慣使用文件管理系統的現象。例如，在采用云計算技術服務進行文件存儲管理工作時，檔案工作者既不信任云服務，同時也不了解云服務，因而產生了一系列認知偏差和盲目擔憂。[27]

4 進路：探索文件管理信息化實踐的漸進性變革

針對我國文件管理信息化實踐存在的種種問題，有必要在考察信息文化背景的前提下，采取漸進性變革思路，以更好推動我國文件管理信息化實踐的發展。

4.1 運用整體性方法開展文件管理信息化實踐，優化信息文化環境

基于信息文化視角研究信息化實踐問題被視為一種整體性方法，需要培養現代信息文化敏感性，伴隨技術創新，進行逐步的制度變革。[28]一方面，要將對信息文化的分析和優化置于文件管理信息化實踐的重要位置。信息文化是蒙納士大學文件連續體研究團隊提出的文件管理信息學理論三大分析維度之一，[29]與“業務流程”和“訪問獲取”并列，且被置于首位。該理論強調開展文件管理實踐時，首先要對組織機構既有的信息文化進行診斷，才能進一步將注意力轉向實施策略。[30]在具體實踐中，可以參考信息文化框架（ICF）提供的文化要素，采用問卷調查、訪談、人種志觀察、文檔分析、工作日志研究等方法開展信息文化診斷評估，在此基礎上采取相應優化策略。此外，還可借鑒國際檔案界開展“檔案宣導”理念，主動出擊，通過在機構內外部進行宣傳、推廣、倡議、游說、溝通，引起領導層的重視，以便最大程度獲得政策支持，吸引社會資源。[31]

另一方面，要基于信息治理思維，使文件管理的信息化實踐融入組織整體的信息化框架之中，提升信息管理的質效。一是可以充分利用組織在信息化建設中提供的資源、人力、技術和基礎設施支持，與其他信息資源開展協同管理，盡可能簡化信息管理流程、節省管理成本和提升工作效率。二是可以積極促進文件管理系統與其他信息系統的互操作，通過實現文件資源與其他信息資源的集成、共享和知識化開發等方式提供智能化利用服務，支撐業務開展、組織決策并提供社會服務，最大程度發揮文件資源在大數據時代的信息價值。

4.2 提升信息化素養和能力，塑造數字信任

我國文件管理信息化實踐中所呈現出來的文化軟肋與每一位文件管理從業者息息相關。只有從業人員主動變革，才能推動文件管理領域信息文化的發展。Oliver和Foscarini在提出信息文化方法時，倡導文件檔案從業人員主動開展反思性實踐，以包容性的態度接納和擁抱文件管理的問題和多樣性，通過更主動地與多方用戶和利益相關者開展協作以改善境況。[32]文件管理機構在大數據背景下面臨的“孤立”威脅和“數字資源收集困境”不容忽視，文件管理人員需要客觀認識多層面存在的信任問題，主動提升信息化素養和技能。信息時代，文件資源對象的不斷演化和信息技術手段的不斷豐富對于文件管理人員的能力提出了更高要求，需要其具備對三態對象空間的專業管理能力，以應對不同態別、不同管理需求下的實際情況。[33]檔案工作者從“保管員”轉變為“知識專家”的后保管時代已然到來，文件管理從業人員需要轉變理念，積極與文件形成者和信息管理領域專家開展對話，全方位提升信息化素養和文件管理能力，樹立專業權威，贏取信息時代的“數字信任”。

4.3 采取循序漸進的實施策略，促進信息技術的成功實施

信息技術是文件管理信息化實踐順利開展的核心要素，但是信息技術的實施不能急于求成，需要在分析、診斷信息文化背景的基礎上，采取循序漸進的實施策略。首先，成功的信息化實踐需要考慮信息技術、文件管理和信息文化三要素的合流影響，建立新技術及后續開發實施指南。組織機構在計劃、實施文件管理信息化實踐之前，應分析組織既有的信息文化環境是否適合開展該計劃，包括考慮其與組織IT架構的適配度、組織成員對新技術手段或方案的接受度、文件管理人員的信息化素養和技能水平、組織各部門之間的關系等，進而制定適當的宣傳、培訓和項目實施計劃，盡可能避免出現“盲目穿鞋”和“蹩腳走路”的情況。此外，可以采用局部試點或短期項目測驗的形式，逐步實施變革，不斷改良技術。局部試點、逐步實施的策略具有較強的靈活性，能夠降低試錯成本，同時為信息技術和信息文化的磨合提供時間和空間，以便從整體上推進文件管理信息化實踐的健康有序發展。

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