辦公室文秘與檔案管理的緊密型解析

陳洋

摘要：本文對辦公室文秘與檔案管理二者緊密型關系進行解析，并提出增強工作人員檔案管理意識、踐行融通工作機制等措施，希望能為促進現代辦公室文秘與檔案管理一體化發展提供有效建議。

關鍵詞：辦公室文秘;檔案管理;緊密型

引言：

隨著時代不斷發展，現代化辦公成為主流發展趨勢，從目前辦公室文秘與檔案管理兩種工作形式來看，檔案管理服務于辦公室文秘工作高效開展，同時辦公室文秘為檔案管理提供高質量文書檔案，二者存在一定緊密型關系，基于此，如何實現辦公室文秘與檔案管理一體化發展是目前各相關人員需要考慮的問題。

1.辦公室文秘與檔案管理二者緊密型關系解析

1.1檔案管理為辦公室文秘工作高效開展提供基礎保障

通過對現階段企業辦公室文秘工作情況調研與分析，企業后勤管理、檔案管理、檔案資料存儲以及各種類型材料收集與整理是辦公室文秘日常工作內容，將企業經營發展過程中產生的信息收集與整理起來，為企業作出重大決策、改變發展戰略計劃等提供有價值參考依據，加上辦公室文秘需要負責協調企業內部所有部門，促使辦公室文秘工作量大。基于此，通過檔案管理對各種類型信息進行整理與分類，為辦公室文秘工作高效開展提供極大地便利同時，也進一步延伸了文秘工作內容[1]。企業經濟活動、業務等其他投資項目開展均需要做好詳細記錄，以檔案形式將其進行存儲，一方面可突顯檔案管理重要性，避免重要信息資源丟失情況出現;另一方面為企業管理者提供內部項目開展情況，了解與掌握項目推進進度，減輕文秘工作量同時，也積極促進工作效率提升。所以，檔案管理為辦公室文秘工作高效開展提供基礎保障，同時文件材料鑒定、分類、編目及后期整理已成為當前企業檔案管理主要工作職責之一，為企業經營發展提供高質量信息服務。

1.2辦公室文秘工作質量得到保證有利于促進檔案管理水平提高

協調與服務企業內部各個部門是辦公室文秘核心工作職責內容，企業辦公室文秘同樣具有管理組織，將信息、公告及文件在內部進行發布與傳閱等都屬于辦公室文秘日常工作。在辦公室文秘工作實際開展過程中，要求文秘人員必須了解檔案性質范疇，明確意識到檔案管理對自身工作開展的重要性。例如，對關鍵性檔案進行保存時，文秘人員可根據檔案性質對其合理劃分與整理，完成分類存放，因部分檔案信息記錄著企業重要機密或私密性文件資料，一旦檔案信息丟失或泄露，對企業發展十分不利，要求文秘人員應具備良好的職業操作與道德品質，嚴格按照相關規定妥善處理內部檔案。所以，辦公室文秘工作質量得到保證，有利于促進檔案管理水平提高，降低檔案資料丟失或泄露等情況發生幾率，確保企業利益不受侵犯。

1.3檔案管理高質量文書檔案由辦公室文秘提供

企業在對部分檔案進行立卷歸檔時，通常情況下，由辦公室文秘人員為其提供一些高質量文書檔案，其中企業需要作出重大決策時，辦公室文秘人員可查閱檔案資料為文件起草提供有價值參考依據，最大程度上保障企業決策正確性。從目前檔案管理情況來看，在日常工作中需要多多聽取辦公室文秘部門所提出的意見和建議，使其不斷完善檔案管理內容，提升企業各個部門對檔案信息資源利用率，了解檔案信息資源使用者實際需求，以此來優化原有檔案管理模式，為使用者提供針對性信息服務，促進工作效率與質量得到實質性提升。與此同時，隨著時代不斷發展，企業檔案管理也應具備與時俱進的思想觀念，靈活運用現代信息化技術，辦公室文秘人員借助先進的管理手段為檔案資源使用者提供高質量、精準化信息服務，實現“互聯網+”檔案管理模式構建，創新原有工作及服務形式，為企業檔案管理現代化、數字化與智能化發展打下堅實基礎。

2.促進辦公室文秘與檔案管理一體化發展的有效措施

2.1二者對接現存問題

企業辦公室文秘與檔案管理進行對接時，現存問題主要表現在以下幾個方面：一是文秘人員尚未形成歸檔意識。辦公室文秘工作就企業而言，是協調內部各個部門高效運行的有效途徑，且日常工作量較大，大部分辦公室文秘人員也負責檔案管理崗位工作，由于文秘人員缺乏檔案管理意識，在處理檔案信息時，無法精準分類與鑒定檔案，導致檔案資料丟失或遺漏等情況高頻率出現。

二是，辦公自動化程度不高。受傳統辦公模式影響，企業引入自動化辦公模式初期階段對其文秘人員并未進行專業培訓，導致文秘人員對自動化辦公相關技術掌握不夠熟練，如目前檔案存在紙質與電子版兩種形式，在管理上提升了難度，在實際管理過程中，受到新舊辦公模式交替影響，造成檔案出現疏漏問題。

2.2文檔一體化發展有效措施

基于二者緊密型聯系，為了更好地促進辦公室文秘與檔案管理深度融合，推進文檔一體化發展，切實解決對接過程中潛在問題，需要做好以下幾項工作：首先，增強工作人員檔案管理意識。無論是文秘人員還是檔案管理人員均需要不斷增強自身檔案管理意識，做好辦公室文件與資料的檔案管理工作，將企業經營發展過程中產生的信息資料詳細記錄，提升辦公室文秘人員對檔案管理重視程度，一來減少檔案疏漏情況出現，二來為文檔一體化發展打好基礎[2]。

其次，提升文檔一體化管理質量。從文件生成、整理再到檔案管理，此過程即為文檔一體化管理，現下正處于互聯網時代，自動化辦公理念逐漸被各類型企業重視，精準落實文檔一體化管理工作，提升管理工作效率與質量，有利于確保文件資料完整性，以互聯網為載體，運用信息技術建立數據檔案庫，實現檔案信息共享，提高現代企業辦公自動化水平，為檔案使用者提供優質信息服務。此外，辦公室文秘人員可在企業內部管理平臺發布信息或公告等，省去傳統辦公模式層層審批環節，提升辦公效率。

最后，踐行融通工作機制，為確保二者有機結合，結合實際情況，精準落實融通工作機制，一方面促進檔案管理工作效率提升，減少實際工作中信息差、溝通不及時等問題發生;另一方面幫助辦公室文秘人員快速了解檔案管理流程，有效識別與鑒定檔案信息，使其更好地完成檔案管理工作。

結束語：

綜上所述，檔案管理是辦公室文秘工作高效開展的基礎，辦公室文秘工作范疇得以延伸，為其提供極具利用價值的信息資源，同時保證辦公室文秘工作質量，也有利于提高檔案管理水平，基于二者緊密型關系，促進辦公室文秘與檔案管理深度融合，實現文檔一體化發展，充分滿足現代化企業經營發展需要。

參考文獻

[1]鄒金坊.初探辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧[J].中外企業家，2019（24）：97.

[2]趙丹.高校辦公室文秘與檔案管理的緊密聯系淺析[J].科技創新導報，2019，16（22）：155+157.