檔案信息化提高檔案管理能力

王晶

摘要：隨著各行各業(yè)中推廣信息化技術(shù)，檔案管理領(lǐng)域推進(jìn)信息化發(fā)展已成為必然。有鑒于此，文中選擇檔案信息化為著手點(diǎn)，分析如何推進(jìn)檔案信息化建設(shè)以提高檔案管理能力，切實(shí)發(fā)揮檔案管理工作的作用，推進(jìn)檔案管理事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;檔案管理;管理策略

檔案管理信息化，簡單理解就是將傳統(tǒng)檔案管理與現(xiàn)代信息技術(shù)結(jié)合起來，提高檔案管理工作的實(shí)效性。隨著對檔案管理信息化研究的深入化，其價(jià)值逐漸凸顯出來，可以說推進(jìn)檔案管理信息化發(fā)展已成為我國檔案管理工作發(fā)展的必然，有必要做好研究分析工作。

1、檔案館檔案信息化管理現(xiàn)狀

現(xiàn)代檔案館業(yè)務(wù)眾多，檔案管理作為其中一項(xiàng)，創(chuàng)造的經(jīng)濟(jì)價(jià)值并不能直接顯現(xiàn)出來，因此大部分檔案館的管理人員為保證經(jīng)濟(jì)收益對檔案管理工作的重視程度嚴(yán)重不足，導(dǎo)致信息化檔案建設(shè)工作存在一定的問題。就長遠(yuǎn)來看，這非常不利于檔案館服務(wù)質(zhì)量的提升，甚至?xí)谌粘９ぷ髦谐霈F(xiàn)更多的問題，影響檔案信息化管理水平的提升。

在信息技術(shù)的推動下，越來越多的檔案館開始嘗試采用信息化的檔案管理模式，各種類型、不同時(shí)段的病例也開始轉(zhuǎn)入計(jì)算機(jī)的存儲系統(tǒng)中。這種傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔朝著信息化轉(zhuǎn)變的方式有利于進(jìn)一步完善檔案館的檔案信息，對于提升日常工作的查閱效率也具有重要意義。盡管如此，但信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境并不是絕對的安全，依然存在不法分子攻擊的風(fēng)險(xiǎn)，檔案館就風(fēng)險(xiǎn)防范工作方面的制度還不夠健全。對就檔案館檔案管理人員而言，也存在一定的局限性，尤其是能夠熟練掌握信息化檔案管理的專業(yè)人才非常缺乏，難以滿足實(shí)際信息化檔案建設(shè)、管理與發(fā)展的需要。

2、檔案館檔案信息化管理的原則

2.1 差異化與統(tǒng)一化兼顧原則

優(yōu)化檔案館檔案管理工作，要兼顧管理制度的差異化和統(tǒng)一化。具體來說，在制定基層檔案館檔案管理制度時(shí)，一方面要考慮國家和上級部門的檔案管理法律法規(guī)及相關(guān)制度，作為核心的依據(jù)，這是檔案管理制度的統(tǒng)一化要求;

另一方面則需要考慮本單位的實(shí)際情況，將行業(yè)特點(diǎn)、單位特點(diǎn)與既有法規(guī)相結(jié)合，制定出適用單位內(nèi)部運(yùn)行的檔案管理制度，這是檔案管理制度的差異化要求。

2.2 制度與執(zhí)行并重原則

檔案管理工作使檔案館內(nèi)部的各個(gè)部門都密切關(guān)聯(lián)，對非專業(yè)人士來說具有一定的行業(yè)障礙，因此在制定中要考慮執(zhí)行階段的可行性。在執(zhí)行過程中，專業(yè)管理人員要及時(shí)與各部門的檔案專管員進(jìn)行溝通，履行對檔案收集、管理和維護(hù)的基本職責(zé)，并加強(qiáng)人員培訓(xùn)，不斷改善和優(yōu)化管理制度。

2.3 權(quán)責(zé)統(tǒng)一的基本原則

檔案管理人員對工作的認(rèn)知、重視程度以及工作的積極性將直接影響檔案管理的最終質(zhì)量。要加強(qiáng)對檔案管理人員的管理，做到權(quán)責(zé)明確、統(tǒng)一，使其充分意識到自身工作的職責(zé)和所享受的權(quán)益，并在具體工作中予以保障，以此來激發(fā)他們的工作熱情和積極性，從而保障檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

3、檔案信息化提高檔案管理能力的具體措施

3.1加快信息化檔案管理平臺的建設(shè)

目前，檔案館信息化檔案管理平臺的建設(shè)開始受到人們的關(guān)注，對此，需要格外重視信息化檔案管理平臺在設(shè)計(jì)上存在的問題，就檔案館檔案管理個(gè)性化、功能設(shè)計(jì)方面，需要以實(shí)際情況為基礎(chǔ)，積極滿足管理工作的實(shí)際需要。另一方面，在加快檔案信息化建設(shè)的過程中，需要關(guān)注系統(tǒng)的兼容問題，確保資源共享的效率。

檔案館信息化檔案系統(tǒng)應(yīng)該具備高速掃描儀集中掃描、雙服務(wù)器和光盤數(shù)據(jù)備份等功能，確保各種檔案資料可以及時(shí)、準(zhǔn)確、真實(shí)地被歸檔，從而不斷提升檔案館檔案管理的安全性。另一方面，還應(yīng)該在系統(tǒng)中設(shè)立相應(yīng)的查詢系統(tǒng)，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息檢索的功能，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。就檔案館信息化檔案系統(tǒng)和模式而言，需要及時(shí)做好定期的檢查與優(yōu)化工作，從而不斷提升檔案館檔案管理系統(tǒng)的安全性和便捷性。

3.2檔案館需要高度重視檔案信息化管理的重要意義

檔案館本身對檔案信息化建設(shè)與管理的重視程度會影響其工作的推進(jìn)。檔案館的管理人員應(yīng)該充分認(rèn)識互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的趨勢，從多個(gè)方面提升對技術(shù)應(yīng)用的重視程度，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，從而為信息化檔案管理的應(yīng)用打下基礎(chǔ)。不管是在日常的檔案管理中，還是科研活動中，檔案館的管理人員和醫(yī)護(hù)人員應(yīng)該提升自身對現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用水平，合理使用信息化管理平臺做好各類病例信息資料的存儲工作，從而最大化展現(xiàn)信息化檔案管理的價(jià)值。

同時(shí)，需要進(jìn)一步加強(qiáng)對兼職檔案工作人員的管理，通過具體工作任務(wù)的分派和明確，在完善檔案匯報(bào)的基礎(chǔ)上，針對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題以及管理缺陷進(jìn)行及時(shí)收集和整合，積極完善，體面提升檔案館檔案管理水平。另外，加強(qiáng)資金建設(shè)投入，在日常工作中推為型自動化辦公理念，全面加強(qiáng)系統(tǒng)軟硬件設(shè)施建設(shè)，提升檔案管理信息化水平。

3.3建立優(yōu)秀的檔案館檔案信息化管理隊(duì)伍

信息化的檔案館檔案管理工作在推進(jìn)過程中，需要以充足的人才為基礎(chǔ)，對此檔案館需要重視對人才的培養(yǎng)。人才隊(duì)伍不僅僅要掌握計(jì)算機(jī)的操作，還應(yīng)該具備豐富的檔案資源管理經(jīng)驗(yàn)，具有一定的綜合素質(zhì)和綜合能力。但就當(dāng)前檔案館檔案管理的工作人員而言，綜合水平嚴(yán)重不足，并不能滿足現(xiàn)代管理的需要。因此需要全力做好以下幾個(gè)方面的工作：

第一，提升人才的投入，重視高素質(zhì)人才的引進(jìn)，確保總體的隊(duì)伍水平。第二，檔案館應(yīng)該重視檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時(shí)更新工作人員的計(jì)算機(jī)技能以及檔案管理的專業(yè)知識，從而使從業(yè)人員不斷提升工作水平。第三，還應(yīng)該通過完善制度，形成相應(yīng)的獎(jiǎng)懲辦法，調(diào)動員工的工作積極性，提升員工的責(zé)任意識，全面提升信息化檔案管理水平。

結(jié)語

綜上所述，在檔案館的日常管理工作中，檔案管理是一項(xiàng)基本工作。在現(xiàn)代技術(shù)快速發(fā)展的今天，檔案館應(yīng)該看到信息化方案管理的發(fā)展趨勢，積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理思想，重視對新的信息技術(shù)的應(yīng)用，不斷增強(qiáng)自身的檔案管理意識，重視對優(yōu)秀的檔案人才的培養(yǎng)，建立健全檔案管理制度，從而不斷提升方案信息化管理水平。

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