關(guān)于通信企業(yè)虛擬賬戶體系及營收資金自動稽核問題的探討

［林靜 李利紅 謝媚鈺］

1 引言

近年來，隨著掃碼支付等非現(xiàn)金支付方式的廣泛應(yīng)用，現(xiàn)金營業(yè)款逐步減少，銀行也隨之取消免費上門收款服務(wù)，改為收費服務(wù)。而且，銀行對押鈔等現(xiàn)金收款服務(wù)收費高達(dá)200 元/次，大大超過非現(xiàn)金支付方式的收費標(biāo)準(zhǔn)。然而，如果企業(yè)不通過押鈔等方式將現(xiàn)金存入公司賬戶，則門店的現(xiàn)金需要由營業(yè)員自行到銀行網(wǎng)點的對公窗口完成存行，耗時較長，并給營業(yè)員增加了較大工作量。在節(jié)假日促銷過程中，由于銀行工作時間縮短，現(xiàn)金營業(yè)款往往不能及時存入銀行，增加了管理風(fēng)險。

為有效提升財務(wù)服務(wù)支撐能力，解決門店現(xiàn)金存行難問題，提高現(xiàn)金繳存和稽核對賬效率，廣東電信搭建虛擬賬戶體系，探索并優(yōu)化了門店的現(xiàn)金存行方式。

2 門店現(xiàn)金管理中遇到的法律限制和現(xiàn)實問題

2.1 拒收現(xiàn)金面臨的法律風(fēng)險

對于很多個體戶而言，拒收現(xiàn)金可以降低現(xiàn)金管理風(fēng)險，所以社會上存在大量的小商店拒收現(xiàn)金、只接受移動支付的情況。然而，對于規(guī)模較大的連鎖企業(yè)或大企業(yè)的直營門店而言，拒收現(xiàn)金有較高法律風(fēng)險，很可能將面臨行政警告等處罰。

根據(jù)《中華人民共和國人民幣管理條例》第二條規(guī)定，人民幣是國家法定貨幣，包括紙幣和硬幣；第三條規(guī)定，中華人民共和國的法定貨幣是人民幣，以人民幣支付中華人民共和國境內(nèi)的一切公共的和私人的債務(wù)，任何單位和個人不得拒收；第六條規(guī)定，禁止損害人民幣和妨礙人民幣流通。移動支付只是對互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)對支付手段的創(chuàng)新，但是如果任何單位和個人因此拒收紙幣硬幣、妨礙了人民幣流通，則違反了《中華人民共和國人民幣管理條例》中第三條和第六條規(guī)定，是違法行為。

現(xiàn)實中，如果門店拒收現(xiàn)金，消費者有多個渠道進(jìn)行投訴和舉報，故大企業(yè)的門店還是不可避免的需要解決現(xiàn)金管理問題。

2.2 員工代收現(xiàn)金引發(fā)的管理問題

如果允許員工代收現(xiàn)金，例如員工收取現(xiàn)金后存入個人賬戶，然后再通過銀行轉(zhuǎn)賬將營業(yè)款存入公司賬戶，則有可能引發(fā)其他管理問題：首先，如果員工收取了大額的營業(yè)款，可能會有卷款潛逃的動機(jī)；其次，很多門店的一線員工流動性較高，收款員頻繁變動會增加門店現(xiàn)金稽核和管理的難度。

結(jié)合以上兩個因素分析，門店拒收現(xiàn)金、允許員工代收現(xiàn)金存在較高的法律風(fēng)險，并可能引發(fā)管理問題，故企業(yè)依然需要建立完善的門店現(xiàn)金管理制度，向營業(yè)員提供安全、暢通的對公繳存通道，才能使門店規(guī)范、高效地運作。

2.3 銀行上門收款及押鈔服務(wù)費用高昂

電信的地市分公司也曾使用銀行上門收款服務(wù)（一般通過押鈔公司完成），費用約為200 元/（次?點），折合費率約在1～3%左右，每月光是一個營業(yè)廳產(chǎn)生的手續(xù)費用就達(dá)到6 000 元，一個地市分公司每年在該項服務(wù)的支出超百萬。這樣的費率水平，在現(xiàn)金營業(yè)款收款量大的核心營業(yè)廳也許不算高，但是在目前現(xiàn)金營業(yè)款普遍減少、非現(xiàn)金收款費率僅為0.3%的情況下，如何淘汰這種高費率的收款方式、降低收款成本已成為企業(yè)的迫切需求。

2.4 市公司銀行流水上難以區(qū)分營業(yè)款來源，稽核困難

在營業(yè)員在銀行把營業(yè)款存入市公司賬戶時，能在款項上加標(biāo)簽的方法只能依靠銀行人員手工輸入的備注。稽核人員需要根據(jù)文本信息人工稽核每個營業(yè)廳收款情況，再與系統(tǒng)比對實收客戶的現(xiàn)金；若出現(xiàn)不一致，需要線下逐個與營業(yè)廳班長溝通，耗時費力。如遇營業(yè)員或銀行人員未加備注的情況，則市業(yè)支的稽核人員無法區(qū)分營業(yè)廳來源，需通過建群或電話等方式線下溝通，導(dǎo)致稽核工作效率低下，稽核工作量翻倍增加。

3 虛擬賬戶體系運作模式

3.1 體系搭建

虛擬賬戶體系，是以各市公司已有的實體銀行賬戶為基礎(chǔ)，在實體銀行賬戶下掛多級虛擬賬戶形成的賬戶體系。在虛擬賬戶體系下，每個營業(yè)廳對應(yīng)一個虛擬子賬戶，實現(xiàn)流水區(qū)隔。虛擬賬戶體系如圖1 所示。

圖1 虛擬賬戶體系示意圖

虛擬賬戶與銀行實體賬戶不同，其實質(zhì)只是銀行內(nèi)部用來進(jìn)行對賬區(qū)隔的產(chǎn)品，因此a1 營業(yè)廳的營業(yè)員雖然把現(xiàn)金存入的是虛擬賬戶1111，但資金實際上是實時存入A 市公司銀行實體賬戶11。通過在省市賬戶間建立自動歸集關(guān)系，資金可以每天從市公司賬戶歸集至省公司銀行賬戶，完成現(xiàn)金營收款從營業(yè)廳到總部的歸集。

3.2 系統(tǒng)設(shè)置

在營收資金稽核系統(tǒng)中，除了通過銀企接口抓取戶名、賬號、開戶行、幣種、交易金額、交易時間等字段以外，需要增加子賬戶字段的抓取；此外，還需要將業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的應(yīng)收現(xiàn)金營業(yè)款數(shù)據(jù)實時同步到稽核系統(tǒng)中，稽核系統(tǒng)同時抓取到業(yè)務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)收數(shù)和銀企接口的實收數(shù)后，可以在線實時進(jìn)行校驗，方便應(yīng)收數(shù)與實收數(shù)進(jìn)行系統(tǒng)自動稽核。

4 虛擬賬戶體系的具體實施

4.1 底層營業(yè)廳與虛擬子賬戶一一對應(yīng)，并按稽核權(quán)限進(jìn)行層級匯總

虛擬賬戶體系上線后，地市分公司在原有收入戶下新增虛擬子賬戶（無需新開戶），實現(xiàn)營業(yè)網(wǎng)點與虛擬子賬戶的一一對應(yīng)，并在區(qū)分公司（或縣分公司）一級增加稽核層級。營業(yè)員進(jìn)行現(xiàn)金存行時，不再將錢存入公司實體賬戶，而是存入虛擬子賬戶。

如此一來，只要營業(yè)員存行時存入營業(yè)廳對應(yīng)的子賬戶，區(qū)分公司及市公司的稽核人員即可通過子賬戶區(qū)隔開每個營業(yè)廳現(xiàn)金存行的流水，并匯總稽核自己所在層級的營收款情況。在節(jié)省了溝通成本的同時，也提高了稽核的準(zhǔn)確性。

4.2 現(xiàn)金直接存入ATM，存行不再受時間限制

受銀行營業(yè)時間限制，且為了存行內(nèi)容有備注信息，以前營業(yè)員只能在工作日通過對公窗口排隊方式完成現(xiàn)金存行，每天的存行工作都占用大量時間。在開通虛擬賬戶后，營業(yè)員可隨時通過銀行ATM 機(jī)將現(xiàn)金營業(yè)款存入虛擬賬戶，不需在對公窗口排隊辦理，大量節(jié)約了營業(yè)員在銀行排隊的時間。同時，通過ATM 存現(xiàn)，周末或者銀行下班后的存款也可以及時繳存到公司賬戶，也減輕了現(xiàn)金管理的壓力和風(fēng)險。營業(yè)員存行時無需輸入用于標(biāo)志營業(yè)廳的備注信息，也解決了以前存行為了有備注必須到銀行對公窗口辦理的困難。

4.3 流水同步到營收資金稽核系統(tǒng)，實現(xiàn)自動稽核

現(xiàn)金繳存到虛擬賬戶后，資金實時流入分公司營收賬戶，并每天自動歸集到省公司收入賬戶，營收資金系統(tǒng)采集銀行流水（銀行流水明細(xì)中標(biāo)志虛擬賬戶，虛擬賬戶自動關(guān)聯(lián)到營業(yè)廳）與繳存的虛擬賬戶的交易數(shù)據(jù)進(jìn)行自動匹配，系統(tǒng)實現(xiàn)營業(yè)廳現(xiàn)金實收款與銀行到賬信息的自動稽核，稽核人員只需要每天監(jiān)控營業(yè)廳營收現(xiàn)金欠繳情況，對未按要求及時存行的營業(yè)廳進(jìn)行跟蹤催繳，大大減輕人工稽核工作量。

5 虛擬賬戶體系的實施效果

5.1 降低存行成本，節(jié)約手續(xù)費用

以東莞分公司為例，以前部分網(wǎng)點的營業(yè)員每次存行時，需要向當(dāng)?shù)劂y行繳納3 元/筆的手續(xù)費，按每天繳存一次計算，每個營業(yè)廳每年的手續(xù)費超過1 000 元。相比之下，虛擬賬戶體系由于是省公司與省級銀行統(tǒng)一治談、簽約，收費僅為120 元/年/子賬戶，營業(yè)的存行手續(xù)費降幅達(dá)88%。

5.2 奠定自動稽核基礎(chǔ)，節(jié)省工時和管理成本

虛擬賬戶體系的搭建，讓營收資金系統(tǒng)可以在采集銀行流水后（銀行流水明細(xì)中標(biāo)志虛擬賬戶，虛擬賬戶自動關(guān)聯(lián)到營業(yè)廳）與繳存的虛擬賬戶的交易數(shù)據(jù)進(jìn)行自動匹配，系統(tǒng)實現(xiàn)營業(yè)廳現(xiàn)金實收款與銀行到賬信息的自動稽核，稽核人員只需要每天監(jiān)控營業(yè)廳營收現(xiàn)金欠繳情況，對未按要求及時存行的營業(yè)廳進(jìn)行跟蹤催繳，大大減輕人工稽核工作量。

按全省2 000 個營業(yè)廳計算，每天平均節(jié)約0.5 小時的現(xiàn)金存行時間和現(xiàn)金稽核時間，全省平均每天節(jié)約1 000工時，減少管理成本。

5.3 提升員工滿意度

工作量的減負(fù)，節(jié)省了一線營銷人員的時間，讓他們可以投入更多的時間和精力到一線營銷和服務(wù)支撐；節(jié)省了稽核人員的時間，可以讓他們的工作重心由稽核轉(zhuǎn)移到資金風(fēng)險管理上，由被動處理稽核差異轉(zhuǎn)移到主動發(fā)現(xiàn)流程問題上，在加強(qiáng)企業(yè)資金風(fēng)險的管控能力的同時，也豐富了工作的挑戰(zhàn)性，提高了員工對工作的滿意度。

6 結(jié)語

虛擬賬戶體系的搭建，在降低營業(yè)廳現(xiàn)金管理風(fēng)險的同時，對營業(yè)廳的收款流水實現(xiàn)了自動區(qū)隔，使得通信企業(yè)的營收資金系統(tǒng)在采集銀行流水后，即可進(jìn)行營業(yè)廳現(xiàn)金實收款與銀行到賬信息的自動稽核，在減少手續(xù)費支出的同時節(jié)約了管理成本，是助力通信企業(yè)實現(xiàn)降本增效的又一有力舉措。

未來，通信企業(yè)還可以將虛擬賬戶體系拓展應(yīng)用在更多收款對象、收款場景、收款方式方式上，進(jìn)一步提高企業(yè)財務(wù)管理智慧化水平，提升企業(yè)經(jīng)營管理能力。