腫瘤專科醫院專碩研究生培養檔案管理實踐與思考

余先萍 費越 傅曉璇

作者單位：310012 浙江省腫瘤醫院

住院醫師規范化培訓（以下簡稱“住培”）是醫學生畢業后教育的主要形式，是醫學生成為合格臨床醫師的重要過程［1］。近年來，腫瘤學的發展逐漸引起醫學教育界的重視，三級甲等腫瘤專科醫院陸續被認定為國家級住院醫師規范化培訓基地（以下簡稱“住培基地”）。浙江省腫瘤醫院是國家級住培基地，也是浙江省中醫藥大學和溫州醫科大學臨床醫學專業型碩士研究生（以下簡稱“專碩研究生”）培養單位，每年有一定數量的專碩研究生參加并軌培養。本文從專碩研究生教學檔案管理路徑介紹專碩研究生并軌培養背景、培養模式特點及教學檔案管理實踐與成效，探討從檔案實踐管理中優化專碩研究生的培養模式。

1 專碩研究生培養背景及腫瘤專科醫院培養模式

1.1 培養背景 隨著社會對高層次、應用型臨床醫學人才需求的增加，國家衛生與計劃生育委員會等七個部門發布了《關于建立住院醫師規范化培訓制度的指導意見》（國衛科教發［2013］56號），積極探索培養臨床應用性人才的方法，將住院醫師規范化培訓的畢業后教育與臨床醫學專業碩士研究生的院校教育有機銜接。2017年，國務院辦公廳發布《關于深化醫教協同進一步推進醫學教育改革與發展的意見》（國辦發［2017］63號），建議加快完善醫學人才培養體系，推進專碩研究生教育與住院醫師規范化培訓雙向并軌的進程，將專碩研究生全部納入住培，嚴格按照培訓要求進行輪轉。至此，專碩研究生的培養模式從單一導師制轉換為并軌式培養，從單一的院校教育體系合并為院校教育與畢業后教育相結合的形式，從學習時間與培訓內容兩方面強化專碩研究生的臨床實踐能力培養，畢業后即成為具備崗位勝任力的臨床醫師。

1.2 腫瘤專科醫院培養模式 專碩研究生參照畢業后教育體系培養，按照醫教協同教學標準，每名住培學員必須在住培基地完成33個月的培養，期間在導師科室的時間不能超過6個月［2］。專碩研究生在腫瘤專科醫院住培基地（以下簡稱“主基地”）培養，進行綜合醫療知識學習和實踐訓練的條件與綜合性醫院相比有所欠缺，為彌補疾病種類與病種數量不足的短板，主基地與綜合性醫院相關專業基地建立協同培養模式，根據主基地相關專業所缺病種及數量與培訓標準差距核算協同培養時間，一般需要2～10個月，力爭在培養過程中使接觸的病種與數量符合標準。

2 檔案管理實踐

2.1 檔案管理重要性 教學檔案是專碩研究生在學習培訓和臨床實踐期間直接形成的具有保存價值的原始材料。靜態檔案見證了動態的培訓過程，便于今后用人單位了解該生培養期間的思想、學習及專業實踐能力等整體表現。亦是住培基地教學過程、教學質量的真實記錄，是教學活動和效果研究的重要參考依據。通過檔案管理，幫助教學管理者了解日常教學開展的規范性，及時發現存在的問題，對修訂管理制度、優化管理模式、提高培訓質量具有重要意義。

2.2 檔案管理組織架構 見圖1。

圖1 專碩研究生并軌培養檔案管理體系

2.3 檔案管理超前控制 同一時間段培養過程涉及兩個管理體系和多個部門，容易出現檔案的遺漏或重復，必須建立檔案超前控制機制。首先，建立檔案管理制度，明確院校教育與畢業后教育檔案的具體內容，確定共享檔案內容及其管理責任主體，檔案收集時間節點等可操作性管理制度。其次，不定期開展檔案質控檢查，要求各培訓科室對標教學大綱與住培標準，確保組織管理、過程管理、學員管理、考核評價等方面的檔案內容齊全、記錄格式統一，保持檔案的原始性與真實性。最后，職能管理部門做好檔案收集、裝訂、存儲等所用裝備后勤保障工作，為碩士生導師及輪轉科室提供在盒脊上統一編制名冊的檔案收集盒，并指定專人負責檔案管理。

2.4 檔案分類管理

2.4.1 檔案管理主體分類 專碩研究生在并軌培養過程中，畢業后教育與院校教育屬不同管理體系，檔案內容產生與收集分類不同。院校教育職能管理部門負責醫學院校教學、專碩研究生導師培養過程中的教學檔案，如醫學院校發布專碩研究生培養的相關文件、研究生與導師的基本信息、研究生崗前培訓資料、參加院校競賽獲得榮譽復印件、評選獎學金資料、開題報告和畢業論文答辯相關資料等，以紙質檔案為主。畢業后教育職能管理部門負責專碩研究生培訓過程的教學檔案。如培訓輪轉計劃、日常考勤、教學活動簽到和測評、出科考核、年度考核、360測評結果等過程管理客觀信息。浙江省腫瘤醫院培訓基地應用教學管理系統和考試系統軟件功能，電子信息化形式保存原始資料，充分體現日常培訓精細化、軌跡化管理。協同專業基地輪轉培訓檔案主要以電子信息形式收集，主基地職能管理部門將協同基地輪轉科室科教秘書信息維護到主基地教學管理系統，跨院共享輪轉計劃、實施日常考勤、開展出科考核等在線操作。電子檔案方便主基地及時審查、了解專碩研究生在協同基地的教學過程及質量，簡化了紙質檔案交接手續，避免檔案丟失。根據《住院醫師規范化培訓基地評估標準》，按月度、季度等不同時間節點導出教學過程電子信息清單，并打印紙質檔案保存。與醫學院校和協同基地簽訂的培訓協議、專碩遞交的輪轉計劃變更表、請假單、結業合格證復印件等教學材料紙質版保存。

2.4.2 檔案共建共享 專碩研究生在并軌培養過程中產生的教學檔案，院校教育與畢業后教育職能管理部門承擔責任主體職責，把控組織架構各層面教學檔案質量，確保兩個教學管理體系檔案共享。專碩研究生的入院報到、建立個人信息、編制統一工號、畢業時辦理離院手續等基本信息資料，由院校教育職能部門管理。畢業后教育職能部門負責向醫學院校遞交的考核成績、研究生獎學金考評等臨床培養過程系列教學資料。

3 檔案管理成效

3.1 培養容量逐年遞增 見表2。

表2 浙江省腫瘤醫院住培基地2014年至2020年招錄專碩研究生占比

3.2 有效提升教學質量 浙江省腫瘤醫院匯總了2017年至2019年專碩研究生與其他類型住培學員的首次結業考核合格率，差異無統計學意義。見表3。

表3 2017年至2019年非專碩研究生與專碩研究生結業考核合格率比較

4 檔案管理體會與思考

4.1 加強檔案管理、規范培養過程 浙江省腫瘤醫院在檔案實踐管理過程中發現，院校教育檔案明顯少于畢業后教學檔案量。為此，建議醫學院校與醫院管理部門探討制定有效、細化、分工明確的管理方案，可以采用互聯網和大數據等手段豐富院校教育內容，促進專碩研究生綜合能力的提高。院校教學職能管理部門加大檔案管理力度，通過不定期檢查教學檔案質量，督促導師踐行培養計劃，如期開展課題研討會和研究生讀書會，指導學生掌握醫學信息檢索課程，參與導師臨床課題的研究等日常教學，從思想與實際行動中加強科研能力的培養。

4.2 提升導師第一負責人的作用 導師作為培養研究生的第一人，需積極探索提高研究生科研工作能力的方法，以期達到研究生臨床工作與科研能力的平衡。比如，在符合住培內容與標準的前提下，并軌研究生在主基地各科室輪轉期間，每周跟導師坐門診一次，在協同基地培訓期間由于地理位置原因，可通過線上交流的教學模式增加研究生與導師的溝通交流機會，向導師匯報近期住培培訓、文獻查閱、課題申報等情況。導師可在門診考核研究生接診病人過程中接診、體格檢查、臨床診斷思維等臨床實踐能力，并將存在的問題反饋至住培基地，形成PDCA管理模式，螺旋式規范臨床帶教過程。

4.3 創新職能部門檔案管理方式 院校教育與畢業后教育職能管理部門作為教學具體管理者，在相對完善的檔案超前控制機制下，仍需在實際工作中積極探索新的管理方式。如協同單位招錄的非本院專碩研究生到主基地補充培訓期間檔案、研究生院到培養單位現場檢查等偶發情況，雙方協商確定收集檔案的內容及責任主體，共同有序完成建檔、應對檢查答疑。按照教學大綱和住院醫師規范培訓基地評估標準穿插收集教學材料，建立檔案共建共享機制，通過規范檔案管理引領教學過程管理達到教學目標。

4.4 電子檔案客觀見證教學過程軌跡 隨著國家對畢業后教育體系推進及住培教學質量要求提高，住培日常教學軌跡作為規范教學的重要評估指標，教學過程材料日益精細化，紙質檔案逐漸被科學智能、高效便捷、客觀節能的教學軟件管理系統所替代。提倡使用電子信息化系統更好記錄、保存教學檔案，職能部門管理者汲取與時俱進的教學管理理念，完善信息管理系統，確保各類教學檔案收集與儲存，并通過信息化手段對教學檔案進行分析評價、總結利用，為專碩研究生培養探索一種更理想的模式。

5 結語

目前，各醫學院校已設立腫瘤內科、腫瘤外科專業碩士研究生專業，但國家推行的住培西醫27個專業中，除腫瘤放射治療科外，腫瘤內科和腫瘤外科等均沒有對應的住培專業基地［3］，腫瘤學專業專碩研究生無論招錄到腫瘤專科醫院還是綜合性醫院住培基地培養，為符合培訓標準及專業要求，都需要協同互補專業知識，必然會有一段時間離開導師所在的醫療機構，仍存在管理的多元性。若國家能推出腫瘤內科、腫瘤外科住培基地或腫瘤專科住培基地，腫瘤專科醫院的教學發展會更專業化、系統化，腫瘤學專碩研究生全程在主基地培養，更好地受惠于腫瘤內科、腫瘤外科學的專碩研究生醫教協同培養，更易于檔案的規范管理。