風(fēng)險(xiǎn)驅(qū)動(dòng)的投標(biāo)保證金流程優(yōu)化研究與實(shí)施

王光旸 國(guó)網(wǎng)物資有限公司

引言

2016年以來(lái)，黨中央、國(guó)務(wù)院多次部署深化“放管服”改革，為實(shí)體經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)I造良好的環(huán)境。國(guó)務(wù)院各部委先后出臺(tái)多個(gè)文件全面清理各類保證金、轉(zhuǎn)變保證金繳納方式、推行保證金保函（保險(xiǎn)）替代。2020年，進(jìn)一步規(guī)范中小企業(yè)投標(biāo)保證金收退，要求不得將投標(biāo)保證金限定為現(xiàn)金，并及時(shí)核實(shí)結(jié)算。社會(huì)各界對(duì)投標(biāo)保證金予以廣泛關(guān)注。與此同時(shí)，我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)金融和金融科技快速發(fā)展，大云物移智等信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，互聯(lián)網(wǎng)金融產(chǎn)品創(chuàng)新逐步從個(gè)人端延伸至企業(yè)端，為投標(biāo)保證金管理提高效率、降低風(fēng)險(xiǎn)創(chuàng)造了條件。

2018年國(guó)家修訂招標(biāo)投標(biāo)法，在2016年已經(jīng)放開招標(biāo)代理服務(wù)取費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，正式取消招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)資質(zhì)，進(jìn)一步放開招標(biāo)代理市場(chǎng)，加大市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力度。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)迫切需要通過提升內(nèi)部精細(xì)化管理水平，提高運(yùn)營(yíng)效益和效率，來(lái)增強(qiáng)專業(yè)能力和自身業(yè)績(jī)，力爭(zhēng)在競(jìng)爭(zhēng)中占領(lǐng)一席之地。招標(biāo)電子化進(jìn)程進(jìn)一步加快，許多招標(biāo)代理企業(yè)都實(shí)現(xiàn)了核心業(yè)務(wù)流程電子化，但投標(biāo)保證金資金管理體系仍未跟上步伐。

由于招標(biāo)代理企業(yè)外部環(huán)境、內(nèi)部要求變化，實(shí)現(xiàn)投標(biāo)保證金管理依法合規(guī)規(guī)范管理、高效運(yùn)轉(zhuǎn)已成為迫切需要。本文基于權(quán)變視角，以風(fēng)險(xiǎn)為導(dǎo)向，構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)管理與業(yè)務(wù)流程再造協(xié)同機(jī)制以優(yōu)化資金管理模式，立足招標(biāo)代理行業(yè)特點(diǎn)，具有一定理論創(chuàng)新性和實(shí)踐參考性。

一、理論背景與分析

（一）文獻(xiàn)回顧

權(quán)變理論可以追溯到20世紀(jì)60年代的權(quán)變領(lǐng)導(dǎo)模型，該模型認(rèn)為有效的管理根據(jù)形勢(shì)變化而改變管理模式。1976年盧桑斯提出“如果-那么”函數(shù)模式，要求管理層時(shí)刻掌握環(huán)境因素和內(nèi)部調(diào)節(jié)變化，并據(jù)此隨機(jī)權(quán)衡尋求該條件下的管理模式。權(quán)變理論認(rèn)為不存在一成不變的、最優(yōu)的管理方法和技術(shù)，企業(yè)需要根據(jù)所處的內(nèi)外部環(huán)境條件及時(shí)調(diào)整[1]。招標(biāo)代理企業(yè)和投標(biāo)保證金管理外部環(huán)境、內(nèi)部要求都發(fā)生了變化，根據(jù)權(quán)變理論需要進(jìn)行模式調(diào)整。而非常突出的是，最大變化來(lái)自外部法律法規(guī)、營(yíng)商環(huán)境等因素，風(fēng)險(xiǎn)成為其中最重要的考量，有必要根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)情況進(jìn)行模式調(diào)整，這一過程也是風(fēng)險(xiǎn)管理過程。風(fēng)險(xiǎn)管理必須服務(wù)于企業(yè)利益，保障戰(zhàn)略實(shí)現(xiàn)，對(duì)于企業(yè)面臨的內(nèi)外部不確定因素及其導(dǎo)致的后果，采取風(fēng)險(xiǎn)管理策略和方法管理。基于風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向，對(duì)于管理模式進(jìn)行優(yōu)化，其中重要手段就是開展業(yè)務(wù)流程再造，即對(duì)工作流程進(jìn)行根本性的思考和徹底的改革。在這一過程中，風(fēng)險(xiǎn)管理始終作為流程再造的指導(dǎo)，無(wú)論從現(xiàn)狀分析還是到診斷、設(shè)計(jì)、評(píng)估，風(fēng)險(xiǎn)管理需要貫穿始終。

（二）風(fēng)險(xiǎn)管理與業(yè)務(wù)流程再造協(xié)同機(jī)制構(gòu)建

本文基于權(quán)變視角，探索將風(fēng)險(xiǎn)管理過程與流程再造進(jìn)行融合。兩者存在一定內(nèi)在聯(lián)系，但對(duì)其協(xié)同機(jī)制的相關(guān)研究較少。風(fēng)險(xiǎn)管理過程的不同框架有不同表述，一般而言包括風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控。業(yè)務(wù)流程再造也有邁克爾·哈默的四階段模式以及其他學(xué)者提出的五階段、六階段、七階段模型[2]，這些模型中一般都包括前期準(zhǔn)備、流程診斷、流程設(shè)計(jì)與優(yōu)化、流程評(píng)估與改善等過程。本文基于選擇的主要流程進(jìn)行協(xié)同機(jī)制構(gòu)建。

風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別是指運(yùn)用各種方法分析、認(rèn)識(shí)所面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)及其產(chǎn)生原因，包括識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)管理環(huán)節(jié)。而業(yè)務(wù)流程再造的前期準(zhǔn)備包括了營(yíng)造環(huán)境、現(xiàn)狀分析、改造的基本設(shè)想與目標(biāo)等內(nèi)容，風(fēng)險(xiǎn)分析是其中的重要內(nèi)容，現(xiàn)狀分析是兩者的共通之處。

風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是指通過一定方法量化測(cè)評(píng)風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的影響或損失的可能程度。而流程診斷是對(duì)現(xiàn)有流程進(jìn)行描述、分析，評(píng)估流程問題。流程診斷可以充分與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)合，既判斷問題，又量化問題可能帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)的大小。

風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)是確定風(fēng)險(xiǎn)并評(píng)估后，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)承受能力采取風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略過程。流程設(shè)計(jì)與優(yōu)化是設(shè)計(jì)新流程并提出改造方案。風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略是應(yīng)對(duì)方法及具體措施，最終都會(huì)體現(xiàn)在業(yè)務(wù)流程中，兩者存在非常強(qiáng)的相關(guān)性。

風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控是指對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)展與變化情況進(jìn)行監(jiān)控，并適時(shí)調(diào)整應(yīng)對(duì)策略。流程評(píng)估與改善過程通過觀察新流程運(yùn)行狀態(tài)，對(duì)應(yīng)預(yù)期愿景后進(jìn)行優(yōu)化完善。在流程評(píng)估與改善過程中，風(fēng)險(xiǎn)重新評(píng)估和監(jiān)控是必不可少內(nèi)容。

二、風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向下投標(biāo)保證金業(yè)務(wù)流程再造

（一）流程現(xiàn)狀分析與風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

自2013年國(guó)家發(fā)布電子招標(biāo)投標(biāo)辦法以來(lái)，招標(biāo)代理企業(yè)積極推廣電子招標(biāo)投標(biāo)，但投標(biāo)保證金創(chuàng)新緩慢，一直按照原有流程與方式繳納。一般正常流程為：投標(biāo)人繳納與招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)收取、評(píng)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)審核、招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)記賬并計(jì)息、中標(biāo)結(jié)果公布后退還。

（1）投標(biāo)人繳納與招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)收取環(huán)節(jié)。一般在開標(biāo)前由投標(biāo)人主動(dòng)根據(jù)投標(biāo)價(jià)格繳納至招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)，一般形式包括銀行匯款、銀行匯票、支票、保函等。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)查詢賬戶資金匯入情況，并將票據(jù)提交給評(píng)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)人員[3]。

風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：一是經(jīng)辦人等崗位頻繁查詢專用賬戶，存在失泄密風(fēng)險(xiǎn)、廉潔風(fēng)險(xiǎn)。二是有些單位招標(biāo)量大、項(xiàng)目多、投標(biāo)人多，造成確認(rèn)難、及時(shí)性差，造成繳納確認(rèn)風(fēng)險(xiǎn)、輿情風(fēng)險(xiǎn)。三是匯票、支票及保亟須及時(shí)到銀行兌取、確認(rèn)，存在繳納風(fēng)險(xiǎn)。

（2）評(píng)標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)審核環(huán)節(jié)。評(píng)標(biāo)人員在封閉現(xiàn)場(chǎng)依據(jù)投標(biāo)文件中資料核對(duì)保證金是否符合要求。

風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：一是核對(duì)需要查閱大量投標(biāo)文件，比對(duì)保證金標(biāo)準(zhǔn)和基本賬戶信息，工作量較大形成審核風(fēng)險(xiǎn)。二是評(píng)審人員不客觀，形成廉潔風(fēng)險(xiǎn)。三是紙質(zhì)資料難以核實(shí)真?zhèn)危赡軐?dǎo)致保證金違約風(fēng)險(xiǎn)。

（3）招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)記賬并計(jì)息環(huán)節(jié)。招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)人員根據(jù)評(píng)審結(jié)果進(jìn)行保證金入賬，并完成利息計(jì)算工作。

風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別：一是僅識(shí)別提交投標(biāo)文件的投標(biāo)人的保證金，無(wú)法判斷錯(cuò)匯、不明款項(xiàng)等，形成及時(shí)準(zhǔn)確退還風(fēng)險(xiǎn)；二是未準(zhǔn)確核算溝通，形成信息溝通風(fēng)險(xiǎn)、窗口服務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；三是人工計(jì)息無(wú)法準(zhǔn)確，造成違約風(fēng)險(xiǎn)。

（4）中標(biāo)結(jié)果公布后退還。相關(guān)法規(guī)要求，須在書面合同簽訂后及時(shí)退還投標(biāo)保證金本息。實(shí)務(wù)中一般在中標(biāo)結(jié)果公布后退還未中標(biāo)部分，簽訂合同后退還中標(biāo)部分，由財(cái)務(wù)人員計(jì)算利息，通過網(wǎng)銀退還本息[3]。

存在流程風(fēng)險(xiǎn)與痛點(diǎn)：一是量大筆數(shù)多，退還手續(xù)辦理不及時(shí)，形成及時(shí)準(zhǔn)確退還風(fēng)險(xiǎn)、輿情風(fēng)險(xiǎn)、違約風(fēng)險(xiǎn)。二是非現(xiàn)金保證金保管、兌付、退還難度較大，形成后續(xù)管理和檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，并窗口服務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、廉潔風(fēng)險(xiǎn)。三是缺乏實(shí)時(shí)退還進(jìn)度信息，造成信息溝通風(fēng)險(xiǎn)、窗口服務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、輿情風(fēng)險(xiǎn)。

（二）流程診斷與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

通過現(xiàn)狀分析，初步診斷投標(biāo)保證金流程問題：一是投標(biāo)保證金電子化程度不高，線下辦理造成清分困難、比對(duì)困難、入賬困難；二是缺乏客觀量化評(píng)審手段，造成控制漏洞；三是缺乏信息化平臺(tái)完成基礎(chǔ)性工作，造成工作失誤；四是缺乏互動(dòng)平臺(tái)，造成溝通困難。

同時(shí)，采取定量風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法將風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行量化。應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估模型（R=P*C，R：風(fēng)險(xiǎn)分值；P：發(fā)生可能性；C：風(fēng)險(xiǎn)損失度），采取德爾菲法即專家調(diào)查法，形成基本一致的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果。

從表1可以得出，失泄密風(fēng)險(xiǎn)、及時(shí)準(zhǔn)確退還風(fēng)險(xiǎn)、保證金違約風(fēng)險(xiǎn)、保證金審核風(fēng)險(xiǎn)屬于重大風(fēng)險(xiǎn)，信息溝通風(fēng)險(xiǎn)、輿情風(fēng)險(xiǎn)、廉政風(fēng)險(xiǎn)屬于中度風(fēng)險(xiǎn)，保證金繳納風(fēng)險(xiǎn)、窗口服務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、檔案管理風(fēng)險(xiǎn)屬于一般風(fēng)險(xiǎn)。

表1 投標(biāo)保證金管理風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估表

針對(duì)上述風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則，針對(duì)重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)推動(dòng)流程再造，以便于提出風(fēng)險(xiǎn)控制策略與具體措施。

（三）流程設(shè)計(jì)與風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)

通過分析現(xiàn)有流程診斷與風(fēng)險(xiǎn)分析，堅(jiān)持問題導(dǎo)向，強(qiáng)化技術(shù)支撐，突出管理創(chuàng)新，運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段進(jìn)行流程再造和模式創(chuàng)新。基本思路是樹立平臺(tái)思維，建設(shè)投標(biāo)保證金管理平臺(tái)，對(duì)接電子招標(biāo)投標(biāo)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)投標(biāo)保證金電子化，建立訂單管理流程，縮短管理環(huán)節(jié)，降低風(fēng)險(xiǎn)的同時(shí)提高效率。

流程設(shè)計(jì)：建設(shè)投標(biāo)保證金管理平臺(tái)對(duì)接電子招標(biāo)投標(biāo)平臺(tái)。投標(biāo)人在電子招標(biāo)投標(biāo)平臺(tái)通過CA證書登錄后，自動(dòng)推送標(biāo)書下載記錄，對(duì)應(yīng)標(biāo)書在投標(biāo)保證金平臺(tái)提交投標(biāo)保證金繳納訂單。訂單生成后可通過第三方支付、在線網(wǎng)銀、企業(yè)網(wǎng)銀APP、在線投標(biāo)保證保險(xiǎn)、在線保函、在線保證、匯款等方式繳納，確保繳納信息電子化。開標(biāo)前，繳納信息無(wú)法在金融機(jī)構(gòu)信息查看，也無(wú)法在投標(biāo)保證金管理平臺(tái)查看，處于黑箱狀態(tài)。開標(biāo)后業(yè)務(wù)平臺(tái)自動(dòng)比對(duì)繳納信息，并將結(jié)果提交評(píng)標(biāo)委員會(huì)。開標(biāo)后，匯款形式投標(biāo)保證金由平臺(tái)自動(dòng)發(fā)送指令，通過銀行虛擬賬戶體系自動(dòng)原路退回本息，保險(xiǎn)、保函、保證實(shí)現(xiàn)在線標(biāo)注失效。投標(biāo)保證金管理平臺(tái)自動(dòng)發(fā)送投標(biāo)保證金信息至財(cái)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)完成記賬。投標(biāo)保證金管理平臺(tái)對(duì)接APP、微信小程序，投標(biāo)人根據(jù)訂單查詢繳款進(jìn)度、審核進(jìn)度、退款進(jìn)度等信息，并實(shí)現(xiàn)一對(duì)一精準(zhǔn)推送。

需要說(shuō)明的是，通過投標(biāo)保證金平臺(tái)對(duì)接的銀行系統(tǒng)，并定制開發(fā)資金管理系統(tǒng)。投標(biāo)人保證金繳納訂單選擇第三方支付、在線網(wǎng)銀、企業(yè)網(wǎng)銀APP、匯款等方式后，投標(biāo)保證金按照訂單進(jìn)入銀行定制開發(fā)資金清分管理系統(tǒng)。每一筆訂單通過業(yè)務(wù)平臺(tái)自動(dòng)在銀行系統(tǒng)對(duì)應(yīng)生成唯一隨機(jī)收款虛擬銀行賬號(hào)。實(shí)現(xiàn)訂單與資金的一一對(duì)應(yīng)，自動(dòng)清分、自動(dòng)計(jì)息、解密后自動(dòng)校驗(yàn)。

風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：通過投標(biāo)保證金平臺(tái)與金融機(jī)構(gòu)對(duì)接及黑箱功能、自動(dòng)量化審核功能，規(guī)避失泄密風(fēng)險(xiǎn)、廉政風(fēng)險(xiǎn)、審核風(fēng)險(xiǎn)；通過APP、微信小程序透明查詢與精準(zhǔn)推送，減輕、轉(zhuǎn)移信息溝通風(fēng)險(xiǎn)、窗口服務(wù)風(fēng)險(xiǎn)；通過銀行資金管理系統(tǒng)自動(dòng)清分、計(jì)息并自動(dòng)發(fā)起原路退還本息，規(guī)避退還風(fēng)險(xiǎn)、違約風(fēng)險(xiǎn)；通過投標(biāo)保證金電子化方式繳納，減輕、轉(zhuǎn)移繳納風(fēng)險(xiǎn)；通過電子化和自動(dòng)記賬等功能，規(guī)避檔案風(fēng)險(xiǎn)；通過整體流程優(yōu)化和規(guī)范管理，減輕輿情風(fēng)險(xiǎn)。

（四）流程評(píng)估與風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控

流程評(píng)估：通過流程再造，投標(biāo)保證金流程實(shí)現(xiàn)從招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)被動(dòng)接收匯入或繳納票據(jù)等方式，轉(zhuǎn)變?yōu)橥稑?biāo)人主動(dòng)發(fā)起訂單并實(shí)現(xiàn)電子化，后續(xù)核對(duì)、記賬、計(jì)息等過程變?yōu)殚_標(biāo)瞬間完成，退還依托系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)起并原路退回。在流程再造中，投標(biāo)人實(shí)現(xiàn)了自主管理，招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)將其職責(zé)依托平臺(tái)完成，取消人工操作流程，將資金管理流程轉(zhuǎn)化為自動(dòng)流程。通過實(shí)踐流程較好地降低風(fēng)險(xiǎn)、提高效率。

風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控：雖然流程再造后部分風(fēng)險(xiǎn)被規(guī)避、部分風(fēng)險(xiǎn)被減輕，但也有了新的信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)、網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)、網(wǎng)絡(luò)失泄密風(fēng)險(xiǎn)，需要進(jìn)一步加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控，采取平臺(tái)消缺、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)、強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)巡查等措施。同時(shí)，窗口服務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、信息溝通風(fēng)險(xiǎn)、繳納風(fēng)險(xiǎn)、輿情風(fēng)險(xiǎn)仍然存在，甚至有些情況下有一定升高，需要進(jìn)一步提高服務(wù)意識(shí)，積極向投標(biāo)人宣傳政策，講解平臺(tái)功能，加強(qiáng)輿情監(jiān)控。

結(jié)語(yǔ)

本文基于權(quán)變角度和風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向，通過構(gòu)建風(fēng)險(xiǎn)管理與業(yè)務(wù)流程再造過程協(xié)同機(jī)制，有效完成投標(biāo)保證金管理流程優(yōu)化和風(fēng)險(xiǎn)管控，實(shí)現(xiàn)較好效果。案例公司實(shí)現(xiàn)投標(biāo)保證金管理全流程電子化、自動(dòng)化、智能化，確保規(guī)范、安全、保密，提高管理效率，改善用戶體驗(yàn)，具有較強(qiáng)的適用性和實(shí)用性，已實(shí)現(xiàn)初步成效。實(shí)現(xiàn)投標(biāo)保證金電子化率100%、退還及時(shí)率100%、客觀量化評(píng)審率100%、憑證自動(dòng)生成率100%、客戶服務(wù)滿意率97%，獲投標(biāo)人廣泛歡迎，提高內(nèi)部管理效率，降低系統(tǒng)性風(fēng)險(xiǎn)，取得良好效果。

通過理論分析與案例剖析，充分證明風(fēng)險(xiǎn)管理與業(yè)務(wù)流程再造過程具有較強(qiáng)協(xié)同性，構(gòu)建協(xié)同機(jī)制或者框架可以有效促進(jìn)風(fēng)險(xiǎn)管理與流程再造同步實(shí)施。未來(lái)對(duì)于業(yè)務(wù)流程再造本身涉及風(fēng)險(xiǎn)問題還需進(jìn)一步研究，對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)管理與業(yè)務(wù)流程再造交互、相互影響機(jī)制和效果還需持續(xù)探討。