淺談如何做好實物檔案管理

王素紅

實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定有型物品，它是一個單位檔案全宗的重要組成部分。它是單位履職活動的真實記載，是單位發展史與光榮史的有力見證，其地位和作用是其他載體的檔案所不能替代的^[1]，同時也為撰寫史志、大事記、年鑒提供最直觀生動的檔案實體，各單位對實物檔案的認知逐步加深，對實物檔案日趨重視。實物檔案載體形式多樣，國家未有統一的管理規范。本文通過分析實物檔案管理中存在的問題，提出相應的管理措施，為今后更好地開發利用實物檔案奠定基礎。

一、實物檔案管理存在的問題

（一）收集難

部門或個人獲得的榮譽、公務交往中獲贈的紀念品、停用或廢棄的舊章、制作的宣傳品等等，其來源及形成時間具有不確定性。檔案部門不能及時準確掌握并收集到所需檔案。如果實物產生部門自行保管實物而不移交檔案部門，勢必導致部分實物檔案被遺漏或丟失、損壞。

（二）整理難

相對于文書、會計、科技等類別的檔案，實物檔案沒用統一的載體形式和較為成熟的歸檔整理規則，造成整理欠規范^[2]。

（三）存儲難

實物檔案具有自身的特殊性，與傳統的文書檔案、科技檔案等相比，實物檔案的儲存需要有一定的空間和設施，包括獨立的庫房、存儲架、溫濕度及除濕、防塵設施設備等。對于房間布置安排緊張、經費不足的單位，實物檔案的保管和存儲僅是簡易地堆放到檔案室的一個角落，不對它們進行保護和展示^[3]。久而久之，落滿灰塵，對于獎牌及錦旗、紙質實物等造成了嚴重的破壞，而且也會影響了實物的觀賞性和利用效果。

二、實物檔案管理對策

（一）加強實物檔案收集

1.建立健全實物檔案管理制度

制度可以大力促進規范化管理。建立實物檔案管理制度，以明確歸檔范圍、歸檔要求、收集時間等要求。組織各部門學制度、用制度，提高對實物檔案的管理水平。

歸檔范圍：歸檔的實物主要有3類，即榮譽類、紀念品（禮品）類和印信類。榮譽類主要包括：獎狀/杯/章/牌、證書、錦旗等;紀念品類包括：上級領導知名人士的題詞字畫、獲贈的紀念品禮品等;印信類包括：本單位停止使用的舊、印模徽標，及本單位設計、印制的宣傳品等。

歸檔要求：任何部門及個人不得隨意將應歸檔實物毀損、私儲存放或者轉送給別人;對未能明確標示其主題和時間的實物，移交人應予以說明;實物要求整潔、無破損，并對其拍照后予以歸檔，其照片應按照片檔案進行管理;本單位在對外交往中贈予對方的重要實物，也需要對其進行拍照歸檔。

收集期限：對具有保存價值需歸檔的實物，在其形成或獲得后一個月內，交檔案部門進行歸檔，一般不應跨年度。

2.樹立全方位的實物收集意識

專職檔案員要加大對實物檔案管理的力度，積極主動做好實物檔案的收集與管理，采取定期收集、不定期收集及主動追蹤等多種方式，提高對實物檔案的收集力度。同時，通過實物檔案管理培訓、實物檔案室參觀、歷史展館開放等形式，加大對兼職檔案員實物檔案重要性的宣傳，使其充分認識到實物檔案是單位各類檔案的重要補充，具有重要的憑證作用和利用價值。專、兼職檔案員齊抓共管，全方位收集實物檔案。

（二）規范實物檔案的整理

1.分類

實物可按類別或年度或類別-年度（適用于每年歸檔實物數量較多的單位）分類。每年歸檔的實物數量較少（少于30件）的單位可以不分類。同一個全宗中只能夠選擇一個分類方案，并保持其穩定性，不可隨意變更。

2.排列

依照分類方案，將歸檔實物在最低一級的類目內按照時間先后次序進行排列。

3.編號

按照排列號的順序，對每件實物進行編號，即該件實物歸檔的件號。在實物上粘貼檔案標簽（見圖1），并完整填寫各項目。標簽粘貼位置如下：對平面實物，粘貼在實物的背面左上方;對立體實物，粘貼在實物的底座。

4.實物歸檔、編目

在檔案管理信息軟件上著錄每件實物的各項目要素，掛接照片電子版，完成歸檔，并打印出實物檔案目錄（見圖2），編制目錄封面（見圖3）。

檔案管理信息軟件的基本著錄項主要包含：全宗號、門類代碼、類別號、檔號、件號、題名、年度、類型、來源、形成日期、材質、型制、數量、保管期限、歸檔日期、存放位置、互見號、備注。其中，全宗號是用4位數或字母與數字的結合標識的代號，由檔案館給立檔單位編制;門類代碼用第一個漢語拼音字母標識，即“SW”（實物）;類別號分別用1、2、3表示榮譽類、紀念品類、印信類;年度用4位阿拉伯數字標識，如“2020”;件號為在最低一級類目內，歸檔實物按時間排列的順序號;檔號由全宗號、檔案門類代碼、類別、年度、件號等各選項組成，上下位代碼之間用“-”（短橫）連接，同一級代碼之間用“·”連接，例如162-SW·1-0001，表示162號全宗榮譽類實物第1件;題名為綜合運用時間、內容、授予者、實物名稱等要素編寫的簡要文字;類型為3大類別中各自的種類，如榮譽類實物的類型有證書、獎狀等;來源指榮譽的授予部門、紀念品的贈予或制作單位;形成日期指榮譽的獲獎日期、紀念品的贈予或制作日期、印信類實物的形成日期，用8位阿拉伯數字表示，如“20200101”;材質為實物的制成材料;型制為實物的外形，長、寬、高或直徑等的尺寸（單位用mm）;數量即為存檔實物的份數;保管期限為永久;歸檔日期的表示方法同“形成日期”;存放位置指實物上架存放的準確位置;互見號為反映同一內容的其他載體檔案的檔號;備注可以填寫需要說明的其他事項。

（三）加強實物檔案的保管

一是實物檔案庫房必須符合建設標準，配備符合檔案“八防”要求的設施、設備，確保檔案實體的安全。二是實物檔案分類保存并有序上架。實際保存中，因實物檔案的形態、規格不同，可在同一類別里，再按照實物的形狀、材質等進行集中存放，而非完全依照檔號將其排列在存儲架上。三是采取建立榮譽展柜、陳列墻等開放的方式，將具有珍貴意義、有較強代表性的獎牌、證書、紀念品等實物予以展示，見證單位歷史的發展。

參考文獻：

[1]孫凌，周春艷.醫院實物檔案的現狀與對策[J].檔案天地，2016（11）： 45-46.

[2]王瑛.實物檔案管理的實踐[J].上海預防醫學，2013（08）：442-443.

[3]徐源文.醫院實物檔案收藏難點及對策[J].辦公室業務，2020（01）：129-130.

作者單位：石家莊市疾病預防控制中心