高校人事檔案管理問題及改進建議

邢潔

（河套學院，內蒙古 巴彥淖爾 015000）

隨著近幾年大數據時代的到來，而大數據也被應用在高校日常管理的方方面面，很多高校通過大數據的運用，提升了人事檔案管理的效率。而目前，我國高校人事檔案管理的變革，成為了高校目前最應該考慮的問題。

一、高校人事檔案管理意義

（一）有利于提升高校人事檔案管理工作效率

首先，高校通過人事檔案管理，大大降低了教職工的工作時間，同時提高了教職工的工作效率。第二，高校通過人事檔案管理的運用，能夠大大的促進管理層以及相關人員觀念的更新，使得高校在日新月異的時代趨勢中，緊跟時代的潮流，避免造成高校管理理念落后這一情況的產生。同時，高校通過運用更加先進的管理理念，也能夠提升高校的核心競爭力，從而在激烈的競爭中立于不敗之地。高校通過人事檔案管理，不僅可以使得到的人事檔案相關信息更加具體化，詳細化，還可以通過更加詳細的信息對于高校的管理層的決策給出更加專業的建議。同時，可以把人事檔案部門的職能升級，使得人事檔案部門從信息的提供者變成高校決策的參與者，大大減少了高校決策出現失誤的風險，從而有利于高校長遠的發展。

（二）有利于提升高校內部之間的溝通效率

在通過人事檔案管理，通過更加發達的高校內網可以為高校同級或者上下級之間的溝通與交流構建新的平臺，節約溝通成本，從而有利于高校提高競爭力。第二，人事檔案管理有利于高校對于教職工的不同反饋以及建議進行分析、歸納與整理，有利于高校的管理層及時了解底層教職工的想法，并且可以使得高校最新的政策或者思想更加快速地傳達到底層教職工，有利于貫徹高校的最新思想，有利于高校的長遠發展。

（三）有利于高校挖掘需要的人才

在21 世紀，人才變得越來越重要，對于一個高校的發展來說，人才是不可或缺的。在大數據時代之前。一個優秀的教職工往往需要人事檔案管理部門長期的努力，這不僅耗費了大量的人力與物力，也耗費了高校大量的資金，從而不利于高校的發展與擴大。而在高校人事檔案管理改革之后，高校人事檔案管理部門在通過大數據的運用之后，可以通過大數據系統更快的篩選出高校所需求的人才。從而避免了招聘面試大量的非高校目標候選人，節約了高校的運營成本與人事檔案管理部門教職工的工作時間，從而使得人事檔案管理相關工作人員的時間可以利用在其他更有意義的事情上。第二，通過大數據也可以快速篩選出對于高校滿意度以及優先級較高的優秀教職工，通過大數據就可以完成雙向選擇的過程，從而節約了雙方選擇的時間。高校也能夠獲得更多優質的人才，從而為高校的發展添磚加瓦。

（四）有利于高校教職工培訓

如果高校人事檔案管理部門能夠與大數據相結合，通過大數據對于高校內部的所有教職工進行評估。不僅能夠提升對于高校內部所有教職工的了解程度，還有利于高校教職工內部的培訓。首先，通過大數據，高校可以更加了解教職工的優點與缺點，可以針對性的對教職工做出培訓。從而揚長避短，使得每一位教職工都能在更適合自己的崗位工作，最大化的發揮自己的優點，提升工作效率，從而為高校獲得更多的利潤，有利于高校長久的發展。其次，高校通過大數據還可以了解到不同教職工的深層次需求。高校在了解到這些信息之后便可以滿足教職工的深層需求，通過滿足教職工的不同需求來提升教職工的獲得感與滿足感，同時提升了教職工的高校歸屬感，有利于高校教職工提升工作積極性，從而提高工作效率。

二、高校人事檔案管理遇到的問題

（一）不重視大數據的應用

目前，在一些高校中，高校管理理念相對老舊，沒有跟上時代進步的腳步，還沒有意識到人事檔案管理與大數據相結合的重要性。高校的日常運營中，過分的追求經濟效益的最大化，而忽略了高校人事檔案管理的進步，對也造成了高校在人事檔案管理過程中對大數據的利用程度不足。相對于信息化建設較為完善的高校，高校的工作效率低下，教職工之間的溝通不暢，這也造成了高校的運營成本增加，從而使得高校在21 世紀的市場競爭中處于不利地位，影響了高校的發展。

（二）人事檔案部門教職工專業素質參差不齊

在一些高校中，由于管理層對于人事檔案管理不夠重視，所以忽略了對人事檔案管理相關人員的考核。這也造成了人事檔案部門的教職工綜合素質參差不齊的現象。如果高校的人事檔案部門相關人員對于人事檔案理論知識了解不夠，自然也不能跟上時代的腳步，貫徹落實高校的大數據建設。而且教職工素質參差不齊也造成了即使高校完成了人事檔案大數據改革的信息化建設，也會由于教職工的綜合素質不足而造成不熟悉系統、工作效率低下等情況，這些情況不僅大大浪費了高校的資金，也不利于高校長久穩定的發展。第三，由于一些高校中教職工的綜合素質不高，在工作中并不能清楚地認識到自己的職責與義務，從而在日常工作中造成了相互推諉責任等不利于工作效率提高的情況，也大大危及到了高校的日常運營。最后，由于人事檔案管理相關部門人員綜合素質參差不齊，自然也不能為高校提供更加完整詳細的信息數據，不利于高校作出更加完善的決策。

（三）高校人事檔案管理機制落后

目前在互聯網時代下，很多高校雖然已經對于人事檔案管理有了相當的重視，開始實行人事檔案管理的建設。但是，在很多高校中，高校的管理機制相當落后，尤其是在21 世紀，由于激烈的市場競爭，人才的流動性大大增加，這也對人事檔案管理提出了更大的挑戰。而且大多數高校落后的管理機制使得高校并不能夠在短時間內迅速的完成人事檔案管理的大數據建設與革新，建立全新的人事檔案管理機制。同時，在很多高校中，并沒有明確的教職工培訓制度，從而也并不能夠組成一只有相當專業素質的人事檔案團隊，在這樣的情況下，如果盲目的進行高校人事檔案管理建設，那么只能是適得其反。

三、高校人事檔案管理改革的策略

（一）促進高校管理理念的更新

高校要想進行人事檔案管理改革，首先就是要促進自身管理理念的更新。在21世紀這樣一個信息化網絡時代，高校應該跟上時代發展的腳步，及時的更新自身的高校管理思維。首先，高校的管理者需要對高校自身的情況有充足的了解，同時加強對人事檔案管理革新的重視程度，確保高校在時代發展的浪潮中不掉隊。其次，高校管理者需要更新自身管理理念，正確的管理理念不僅能夠提升教職工的工作積極性，提升教職工的工作效率，也能夠為高校減少很多不必要的運營成本，從而增加了的競爭力。最后，通過更加先進的高校管理理念，也能夠明確不同部門職員的職責劃分。使得教職工更加清楚自己的職責范圍，從而進一步增加工作效率，有利于高校的長遠發展。所以，促進高校管理理念的更新是高校人事檔案管理大數據化改革的基礎。

（二）通過教職工培訓，增強教職工專業素質

在互聯網時代來臨之后，在高校的人事檔案管理中，擁有一個綜合素質較高，專業性強的團隊十分重要，一個專業團隊不僅能夠使得人事檔案工作更加高效的展開，而且由于教職工的綜合素質提高，對于信息化的接受能力與程度也更高，從而也有利于大數據背景下高校人事檔案管理改革的推進。所以在高校人事檔案管理的過程中，高校應該更加注重自身教職工的培養。加強教職工培訓，提高教職工的理論知識與對計算機網絡系統的了解，從而使得高校人事檔案管理大數據改革更加高效的推進。

（三）更新高校管理模式

在互聯網背景下，高校的管理模式變得越來越重要。許多高校的管理模式已經相當陳舊，不再適用于新時代背景下的高校人事檔案管理。如果高校不能在大數據時代及時更新自身的人事檔案管理模式，那么結果只能是由于跟不上時代的腳步而被時代淘汰。所以，這就要求高校管理者在高校日常管理中及時更新自身的管理模式，尤其是提升對于高校信息化與大數據建設的重視程度。高校要更新管理模式，首先，高校管理者應該根據高校自身的發展情況，建立更加先進的管理制度。在新的管理模式中，高校管理者在制度中應該明確并且細化教職工的工作目標，通過創新的管理機制，使得教職工的工作目標具體到每天。這也就使得教職工清楚自身每天的工作量，從而合理安排工作與休息時間，由此大大提升了教職工的工作效率。

（四）完善高校網絡系統

第一，完善的網絡系統是實現高校大數據背景下人事檔案管理改革的基礎，通過高校的信息化，可以實現大數據信息在不同部門之間的流動與共享，使得各個部門都可以通過大數據來為高校的相關決策提出專業意見，從而實現高校決策系統的建立，使得高校決策失誤減少，有利于高校的發展。第二，還能夠使得不同部門之間的信息鴻溝減少。通過大數據網絡，可以實現不同的高校，或者同一高校中的高校與不同部門之間的人事檔案信息的更好的交流。這樣可以使高校招聘到所需專業人才的時間與資金消耗降到最低，從而使得高校有限的資金可以利用到更多的領域中，有利于高校的擴張。第三，通過完善高校大數據網絡系統，可以大幅度提升高校的資金安全。如果高校能夠完善自身的網絡系統，那么就可以通過網上在線支付的方式對于人事檔案管理的相關支出進行支付，從而減少了在交易過程中的資金風險。總之，通過人事檔案管理的建設，大幅度提高了高校的資金安全以及工作效率，從而大大提升了高校的競爭力。

（五）完善教職工激勵機制

要想提高高校人事檔案管理相關部門的工作水平，首先就是要完善教職工激勵機制。因為高校的人事檔案管理部門需要與高校各個不同部門相互溝通，這也對相關人事檔案管理人員的綜合素質提出了更高的要求。那就需要高校在人事檔案管理人員開始工作之前，簽訂相關的工作協議，明確不同人事檔案管理部門人員的相關權利，職責，從而減少推卸責任，越權操作等違規行為的出現。此外，高校還需要建立明確的獎懲制度，并且建立相關完善的考核制度，并且將考核制度與人事檔案管理人員的工資掛鉤。如果人事檔案管理部門的工作人員能夠完成協議中的工作內容，那么高校便可以給予相關的獎勵，鼓勵人事檔案管理的工作人員繼續努力工作。相反，如果人事檔案管理人員不能順利的完成協議中的工作內容，甚至違法相關工作規定，那么該要對該工作人員進行相關的懲罰，比如扣除績效工資等等。以此來規范工作人員的相關行為，減少高校不必要的損失，確保高校長期穩定的發展。

四、結語

總而言之，人事檔案管理在高校中占據著越來越重要的地位，高校需要緊跟時代腳步，進行人事檔案管理改革。通過改革，不僅能夠大大增加高校教職工的工作效率，降低溝通成本，也有利于通過大數據進行高校教職工內部培訓，提升教職工專業素質，最重要的是能夠通過變革促進高校管理意識的更新。然而，目前許多高校在人事檔案管理改革中依然面臨著許多問題，比如：高校管理機制落后、教職工素質參差不齊等等。所以，高校要通過更新管理模式、加強教職工培訓、完善教職工激勵機制來推動人事檔案管理的變革。