試論事業單位如何全面實現綜合檔案數字化管理

孫向楠

摘要：隨著信息技術的不斷完善和創新，事業單位的檔案管理工作逐漸向數字化方向發展，雖然事業單位利用計算機網絡技術提高了檔案管理的效率，但由于受諸多因素的影響，數字化信息管理工作仍然存在許多問題。分析了事業單位檔案數字化管理過程中存在的問題，提出了加強檔案數字化管理的對策。

關鍵詞：事業單位;檔案數字化管理;存在的問題;措施

1數字化檔案的基本概述

傳統檔案館可以通過掃描、攝影、多媒體等方式進行高效存儲，并通過網絡信息交換和管理轉化為數字檔案。數字檔案館通常采用專業的軟件設備進行管理，這些軟件設備適合于咨詢、召喚員工，通常需要存儲在相應的有序的信息庫中，以便有效地提高檔案管理的效率。

2對于事業單位數字化檔案管理現狀的分析

2.1受信息載體因素的影響

由于數字化檔案信息是依靠載體而出現和運行的，因此借助于磁帶、磁盤等載體的檔案信息對于保管工作提出了極高的要求。從具體操作環節來看，受磁帶、磁盤和光盤劃傷而使得檔案信息受損非常多，產生這一現象的實質性因素是因為沒有合理保存數字化信息載體，灰塵積累比較多，細菌形成使得數字化檔案信息難以呈現出來，從中看出，受到的破壞程度是非常嚴重的。具備酸性性質的有毒氣體對磁帶和磁盤產生的腐蝕性是極高的，如此一來，磁粉就會脫離，光盤介質過于老化，當載體受損以后，是無法確保信息安全程度的。

2.2檔案數字化管理人員工作能力較低

當前階段，促使事業單位檔案管理工作良好開展的關鍵在于高技能并且高素質的數字化檔案管理人員，因為專業人員是數字化檔案管理工作的關鍵，這就需要事業單位依照數字化檔案管理要求重點培養管理人員知識點掌握能力，創建專業性強并且經驗豐富的數字化檔案管理團隊，以此和數字化檔案管理要求相符合。

2.3采取的檔案管理技術和設備較為滯后，檢索效率有待提升

當前階段，應用數字化技術是實施數字化檔案管理工作的關鍵。其中，數字化技術對于檔案數字化管理質量以及效果體現有著直接性的影響。從目前工作現狀來看，數字化技術應用單位不具備廣泛性，大多數事業單位實施檔案管理工作期間，采取的技術較為滯后，存在著技術和檔案管理工作之間不相符情況。而且應用數字化技術期間所需的費用較高，事業單位資金較少，無法及時對設備進行更新以及改進，采取的基礎設施過于老化，不符合當代應用條件，從而影響了數字化檔案管理工作效率的提高。

3事業單位實現綜合檔案數字化管理的完善策略

3.1轉變事業單位檔案內容管理方式

因為目前的事業單位檔案管理方式中檔案內容無法進行聯網更新，基于此，有的違法人員經常利用該項漏洞實施違規行為，使得人事檔案的可靠性降低。比如，有的管檔人員為了工資更高一些，隨意更改參加工作的時間或者是提升自身受教育程度，此種違規行為難以得到有效的證實。所以，要想對事業單位檔案管理內容進行全面管理，就需要增強人員的識別能力。

3.2投入足夠的資金，對設備以及技術進行改進和優化

事業單位檔案數字化管理工作有著一定的系統性特征，包含的內容諸多，這就需要充足的人力和物力、財力給予支持。從中看出，要想促使數字化檔案管理工作的良好開展，少不了資金的幫助，在事業單位運行期間，就需要加大對數字化檔案資金方面的投入力度。從事業單位實際運行現狀入手，全面分析以及探究數字化檔案技術管理期間存在的各項問題，在這一基礎上制定完善的計劃，引進新型技術以及設備，為數字化檔案管理工作穩定開展奠定堅實的基礎。

3.3制定健全完善的數字化檔案管理以及安全保密制度

其一，在事業單位運行期間，檔案管理數字化是一項重要的環節，并且也是事業單位檔案管理工作開展的一項主要趨勢。其目的是加深紙質檔案和數字化檔案之間的融合力度，在相互融合基礎上明確事業單位發展情況。要想提高檔案數字化管理水平和工作效率，還需要制定健全的數字化管理體系，為推動數字化檔案管理朝著良好趨勢發展奠定堅實基礎。在管檔人員工作期間，需要將提高數字化管理水平當成一項基本目標，付諸于實踐方面。依照事業單位基本要求探究檔案形式，引進與之相符的方式實施監督管理工作，增強檔案管理的嚴謹性和規范性，將工作系統的價值體現出來。當數字化檔案管理系統發生安全問題以后，必須制定出完善對策加以解決。

其二，檔案管理工作屬于一項嚴密性的工作，其對于保密性提出了非常高的要求，在工作期間，不管是組織文件還是個人文件，都有著保密性要求，事業單位檔案管理工作也是這樣，這是因為檔案中包含的重要信息非常多，當泄漏以后可能會被不法分子利用，進而產生無法挽回的后果，同時個人信息泄漏的話也會危害到檔案持有者，不利于事業單位良好運行。制定完善的檔案管理保密制度是極為重要的，工作人員應樹立正確的責任理念，定期對辦公設施加以檢驗，將安全隱患徹底排除，從而維護檔案信息的完善性和安全性。

3.4提供優質且方便的信息化服務

企事業單位和社會大眾是事業單位綜合檔案服務的目標，基于此，在大數據發展背景下，合理使用綜合檔案信息化提升信息服務質量，為用戶提供不同需求的服務，探索價值性高的檔案資源，將大數據背景下信息服務特征體現出來。可以應用電子郵件、視頻以及網絡短信等信息傳輸方式為社會大眾查詢以及使用檔案信息提供方便，借助網絡化技術制定信息資源共享平臺，實現檔案開放式服務，而且借助檔案資源為事業單位以及大眾提供服務以及政策有關的信息，在滿足基本要求的基礎上增強信息服務質量。

結語

加強事業單位檔案數字化建設是實現事業單位檔案信息化管理目標的關鍵，也是適應新時期和社會發展的需要，推動事業單位發展的良好趨勢。在此基礎上，事業單位要建立健全檔案管理體系，引進各種技術和設備，重點培養檔案管理人員，在全面實施和完善對策的基礎上，加快事業單位數字化運作進程，更好地體現檔案的價值，為廣大群眾提供優質服務。

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