基于OES系統(tǒng)的耗材精細(xì)化管理探索

鄭州大學(xué)第一附屬醫(yī)院 王思萌 劉春陽 趙玉霞 闞 磊 董浩然 安 桉

醫(yī)用耗材的管理是現(xiàn)代化醫(yī)院管理的重要組成部分，是現(xiàn)代醫(yī)院信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，也是確保醫(yī)療服務(wù)整體質(zhì)量和安全的關(guān)鍵。

2019年6月，國(guó)家衛(wèi)生健康委與國(guó)家中醫(yī)藥局聯(lián)合發(fā)布《醫(yī)療機(jī)構(gòu)醫(yī)用耗材管理辦法（試行）》（國(guó)衛(wèi)醫(yī)發(fā)〔2019〕43號(hào)），明確規(guī)定“醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)逐步建立醫(yī)用耗材信息化管理制度和系統(tǒng)。醫(yī)療機(jī)構(gòu)耗材管理信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)與醫(yī)療機(jī)構(gòu)其他相關(guān)信息系統(tǒng)整合，做到信息互聯(lián)互通。醫(yī)療機(jī)構(gòu)耗材管理信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)覆蓋醫(yī)用耗材遴選、采購、驗(yàn)收、入庫、儲(chǔ)存、盤點(diǎn)、申領(lǐng)、出庫、臨床使用、質(zhì)量安全事件報(bào)告、不良反應(yīng)監(jiān)測(cè)、重點(diǎn)監(jiān)控、超常預(yù)警、點(diǎn)評(píng)等各環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)每一件醫(yī)用耗材的全生命周期可溯源。傳統(tǒng)的管理模式，手工出入庫、盤點(diǎn)、記賬的方式已經(jīng)無法滿足新醫(yī)改形勢(shì)下現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)的要求，如何利用信息化手段強(qiáng)化醫(yī)用耗材精細(xì)化管理，進(jìn)行院內(nèi)物流的流程再造，有效控制醫(yī)用耗材管理成本，形成規(guī)范、全面的醫(yī)用耗材信息化管理體系，確保醫(yī)用耗材有效、安全供應(yīng)已成為各大醫(yī)院目前面臨的重點(diǎn)和難點(diǎn)課題之一。

鄭州大學(xué)第一附屬醫(yī)院（以下簡(jiǎn)稱醫(yī)院）打破傳統(tǒng)的醫(yī)用耗材管理模式，根據(jù)醫(yī)院實(shí)際情況，與HIS系統(tǒng)進(jìn)行有效結(jié)合，重點(diǎn)運(yùn)用UDI對(duì)高值耗材進(jìn)行精細(xì)化管理，有的放矢，形成了一套基于OES系統(tǒng)（Operation Effective System，全名“醫(yī)用耗材高效運(yùn)營(yíng)管理系統(tǒng)”，是一個(gè)基于Web Server的B/S架構(gòu)下的耗材信息化管理系統(tǒng)）的醫(yī)用耗材全覆蓋、全生命周期的管理模式。

醫(yī)用耗材傳統(tǒng)管理模式與不足

搭建OES系統(tǒng)之前，醫(yī)院的醫(yī)用耗材管理雖然也使用了一部分信息化手段，但是仍有線下操作的部分，屬于線上線下相結(jié)合。使用HIS系統(tǒng)進(jìn)行出入庫和計(jì)費(fèi)，另一軟件系統(tǒng)進(jìn)行追溯，多種系統(tǒng)并存且無法互通的情況下，耗材管理面臨最大的問題就是無法進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)；對(duì)于臨床科室的需求、庫存量等信息無法進(jìn)行掌控；出入庫系統(tǒng)、計(jì)費(fèi)系統(tǒng)與追溯系統(tǒng)脫離，出入庫和計(jì)費(fèi)非實(shí)時(shí)關(guān)聯(lián)。另外資質(zhì)管理部分，傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理耗費(fèi)大量人力物力財(cái)力，不僅需要反復(fù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和更新，且不便于跟進(jìn)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、經(jīng)營(yíng)許可證、授權(quán)和注冊(cè)證等證件的有效期，在送貨時(shí)需要人工核對(duì)耗材是否在注冊(cè)證效期內(nèi)生產(chǎn)。線上線下相結(jié)合、多系統(tǒng)并存，存在諸多漏洞和風(fēng)險(xiǎn)，各個(gè)二級(jí)庫房，臨床科室與醫(yī)學(xué)裝備部相對(duì)形成信息孤島，對(duì)信息數(shù)據(jù)的協(xié)同一體化和統(tǒng)計(jì)調(diào)取造成困難。

基于OES的醫(yī)用耗材精細(xì)化管理模式

精細(xì)化管理是一種理念，一種文化，是建立在常規(guī)管理的基礎(chǔ)上，并將常規(guī)管理引向深入的基本思想和管理模式，是一種以最大限度地減少管理所占用的資源、降低管理成本和提高管理效益為主要目標(biāo)的管理方式。

醫(yī)用耗材管理與OES系統(tǒng)

醫(yī)用耗材的管理，從醫(yī)用耗材的院內(nèi)物流環(huán)節(jié)而言，主要涉及資質(zhì)管理、驗(yàn)收管理、計(jì)費(fèi)和追溯管理等多個(gè)管理環(huán)節(jié)，從醫(yī)用耗材的價(jià)值和用途進(jìn)行分類，又可分為低值耗材、高值耗材管理。總的來說，醫(yī)用耗材從入院開始到使用計(jì)費(fèi)結(jié)束的整個(gè)生命周期，均為院內(nèi)耗材管理和監(jiān)控的重點(diǎn)。

將醫(yī)用耗材精細(xì)化管理依托OES系統(tǒng)形成一個(gè)規(guī)范科學(xué)的醫(yī)用耗材精細(xì)化管理模式，如圖1所示，以信息化手段實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材采購部門與供應(yīng)商之間供采協(xié)同、配送協(xié)同、結(jié)算協(xié)同，保證信息傳遞的及時(shí)性、準(zhǔn)確性，降低溝通成本，提高運(yùn)營(yíng)效率。支持低值、高值及骨科材料全流程管理。

圖1 基于OES的醫(yī)用耗材精細(xì)化管理流程

醫(yī)用耗材資質(zhì)的精細(xì)化管理

OES系統(tǒng)采用供采協(xié)同的方法，通過內(nèi)外網(wǎng)交互，在外網(wǎng)搭建供應(yīng)商專屬平臺(tái)，如圖2所示（見下頁），在綁定供應(yīng)商編碼后，屬于該供應(yīng)商的物資字典將會(huì)自動(dòng)同步到供應(yīng)商的外網(wǎng)客戶端，供應(yīng)商需按照物資目錄，綁定和推送相應(yīng)的證件，醫(yī)院對(duì)供應(yīng)商證件審核通過后，才能生效。未審批或?qū)徟煌ㄟ^時(shí)，供應(yīng)商無法送貨，避免證件不全或不合格帶來的安全隱患。

圖2 供應(yīng)商資質(zhì)審核頁面

資質(zhì)證件信息數(shù)據(jù)同步至醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)，通過OES可以即時(shí)查閱相關(guān)證件。線上管理資質(zhì)證件，便于查詢和檢索證件并設(shè)置預(yù)警，不再需要人工制作臺(tái)賬、編號(hào)，手工翻閱資質(zhì)，設(shè)置資質(zhì)效期預(yù)警后，當(dāng)耗材在線上進(jìn)行驗(yàn)收、入庫、出庫、計(jì)費(fèi)等每一個(gè)環(huán)節(jié)，都會(huì)彈出提醒，供應(yīng)商端也會(huì)有更新證件的提醒，需要調(diào)取資質(zhì)時(shí)只需要檢索即可一鍵打印，大大提高了醫(yī)用耗材資質(zhì)管理的效率。

供采協(xié)同模式下醫(yī)用耗材采購管理

傳統(tǒng)管理模式下醫(yī)院跟供應(yīng)商之間往往通過電話、微信等方式溝通。經(jīng)常出現(xiàn)信息不對(duì)稱，導(dǎo)致信息遺漏、偏差的情況。科室、庫房和采購之間信息相互孤立。科室領(lǐng)料通過紙質(zhì)和電話信息傳遞，經(jīng)常出現(xiàn)傳遞信息的不準(zhǔn)確。供采協(xié)同的管理模式做到從科室到采購部門到供應(yīng)商之間的三方交匯，供采協(xié)同。

低值耗材采用科室向各院區(qū)庫房提交請(qǐng)領(lǐng)需求，庫房在收到各科室請(qǐng)領(lǐng)需求后庫管定時(shí)審核匯總成采購計(jì)劃，向醫(yī)學(xué)裝備部采購員提交計(jì)劃，采購員審核計(jì)劃后一鍵拆分成不同供應(yīng)商對(duì)應(yīng)的訂單提交領(lǐng)導(dǎo)審核，領(lǐng)導(dǎo)審核通過后，訂單將通過內(nèi)外網(wǎng)交互到達(dá)供應(yīng)商客戶端，這里可以是網(wǎng)頁頁面接收，也可以是智能手機(jī)通過關(guān)注微信公眾號(hào)綁定賬號(hào)后接收，供應(yīng)商根據(jù)訂單信息，選擇相應(yīng)的證件，生成送貨單。各手術(shù)室、腔鏡中心使用的高值耗材，由于受到突然情況、季節(jié)、醫(yī)生院區(qū)內(nèi)調(diào)動(dòng)等因素影響，可直接生產(chǎn)采購計(jì)劃，至采購員處提交審核，無需再經(jīng)過庫管，如圖3所示。

圖3 供采協(xié)同下的采購閉環(huán)管理

采用GS1編碼進(jìn)行高值耗材精細(xì)化管理

醫(yī)療器械GS1碼為高值耗材自帶條碼，也是目前推行的“醫(yī)療器械唯一標(biāo)識(shí)（UDI）”的實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)之一。醫(yī)療器械方面，據(jù)統(tǒng)計(jì)，在國(guó)內(nèi)上百家醫(yī)院運(yùn)行的植入性醫(yī)療器械追溯系統(tǒng)中，國(guó)產(chǎn)器械100%采用了GS1標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)口生產(chǎn)企業(yè)使用GS1標(biāo)準(zhǔn)的也達(dá)到80%以上。

針對(duì)高值耗材，供應(yīng)商在收到醫(yī)院訂單后，需要生成送貨單，送貨單上顯示耗材生產(chǎn)廠家、批號(hào)和效期等相關(guān)信息。通過對(duì)UDI的應(yīng)用實(shí)踐，采用GS1條碼解析功能，要求廠家接收到訂單后在生產(chǎn)送貨單時(shí)采用GS1掃碼解析自動(dòng)填入生成廠家、生產(chǎn)日期、有效期等耗材信息，并同時(shí)將GS1碼與隨機(jī)匹配產(chǎn)生的院內(nèi)碼綁定，再將計(jì)費(fèi)編碼綁定在院內(nèi)碼上，通過與HIS計(jì)費(fèi)系統(tǒng)對(duì)接，普通掃碼槍即可完成掃碼計(jì)費(fèi)。貼有院內(nèi)碼的耗材，首先要經(jīng)過醫(yī)學(xué)裝備部驗(yàn)收，驗(yàn)收通過后庫管可以在自己庫房的頁面看到驗(yàn)收通過的耗材，對(duì)其進(jìn)行入庫操作，此步驟由裝備部和使用科室雙重確認(rèn)，共同管理。OES系統(tǒng)將手術(shù)室工作人員工號(hào)與手術(shù)間號(hào)錄入系統(tǒng)，巡回護(hù)士領(lǐng)取耗材時(shí)必須使用PDA選擇自己工號(hào)和房間號(hào)后，逐一掃描院內(nèi)碼，領(lǐng)用自己需要的耗材，此時(shí)耗材與領(lǐng)用人綁定，庫管頁面會(huì)顯示領(lǐng)取信息，只有被領(lǐng)取人綁定掃描后的耗材到手術(shù)間才能掃描計(jì)費(fèi)，否則院內(nèi)碼掃描將無效。手術(shù)結(jié)束后，巡回護(hù)士掃碼計(jì)費(fèi)。OES與HIS交互信息，提取患者信息同時(shí)完成計(jì)費(fèi)，生成“高值耗材使用清單”，耗材的信息和患者信息均有顯示，完成追溯。若術(shù)中有未使用的耗材，庫管頁面將顯示“領(lǐng)取未歸還”，耗材去向可追蹤到人。醫(yī)院高值耗材精細(xì)化閉環(huán)管理流程，如圖4所示。

圖4 高值耗材精細(xì)化管理流程

所有的耗材經(jīng)過驗(yàn)收到達(dá)二級(jí)庫房后，仍為供應(yīng)商資產(chǎn)，直到耗材掃碼計(jì)費(fèi)成功，則產(chǎn)生代銷出庫信息，月底匯總代銷出庫信息產(chǎn)生實(shí)際的出庫單，醫(yī)院才會(huì)對(duì)這部分物資進(jìn)行付款。各大二級(jí)庫房的庫管，可以看到庫存的臺(tái)賬信息，系統(tǒng)臺(tái)賬實(shí)時(shí)展現(xiàn)該庫房使用的物資、未使用的物資和效期預(yù)警。根據(jù)使用信息，庫管可以設(shè)定高低儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)報(bào)貨。

高值耗材的精細(xì)化管理，有效填補(bǔ)了傳統(tǒng)模式下的管理漏洞，避免了計(jì)費(fèi)系統(tǒng)與追溯系統(tǒng)分離導(dǎo)致的跑冒滴漏現(xiàn)象，提高了工作效率，節(jié)省了人力資源。

應(yīng)用效果

提升數(shù)據(jù)質(zhì)量和準(zhǔn)確性

醫(yī)院以前的耗材數(shù)據(jù)記錄在多個(gè)系統(tǒng)中，并缺乏有效的對(duì)接，需要花費(fèi)大量人工核對(duì)確認(rèn)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)后才能出具統(tǒng)計(jì)分析類報(bào)表。在OES系統(tǒng)中，對(duì)供應(yīng)商、物資字典、價(jià)格、生產(chǎn)廠商等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行清洗和梳理，建立了“統(tǒng)一語言”；另外，通過OES系統(tǒng)管理科室請(qǐng)領(lǐng)、計(jì)劃、訂單、驗(yàn)收、入庫、計(jì)費(fèi)、出庫、追溯等完整流程，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)無縫對(duì)接，可以一鍵導(dǎo)出所需的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)前后唯一性、準(zhǔn)確性。

提升工作效率

通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)臨床科室、采購科室、庫房、供應(yīng)商在線協(xié)同，達(dá)到了數(shù)據(jù)自動(dòng)流轉(zhuǎn)、實(shí)時(shí)共享、在線可視化管理的效果，提升了耗材采購工作效率。通過對(duì)比分析，耗材從科室提出需求到供應(yīng)商確認(rèn)的時(shí)間間隔由原來的8小時(shí)，縮短到了2小時(shí)，縮短了75%的時(shí)間，如圖5所示。

圖5 從科室報(bào)貨到供應(yīng)商收到訂單用時(shí)對(duì)比圖

提升管理水平

以前，醫(yī)院通過手工記錄耗材的效期，并定期盤點(diǎn)實(shí)物查找過期或即將過期的耗材。使用OES系統(tǒng)之后，供應(yīng)商送貨時(shí)在線記錄耗材的效期（高值耗材通過掃描GS1碼自動(dòng)獲取效期信息），庫房驗(yàn)收無誤時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)記錄效期。庫房可以實(shí)時(shí)查詢耗材的到期情況，便于對(duì)其進(jìn)行報(bào)廢或其他方式的處理，有效提升了管理水平。

基于OES系統(tǒng)和HIS系統(tǒng)的結(jié)合形成的醫(yī)用耗材精細(xì)化管理模式，探索出一條醫(yī)院與供應(yīng)商高效協(xié)同，全流程閉環(huán)，供應(yīng)商主動(dòng)參與的管理模式，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院供應(yīng)鏈管理鏈條的延伸，助推醫(yī)院運(yùn)營(yíng)效率升級(jí)。通過構(gòu)建OES一體化管理系統(tǒng)，打通了醫(yī)用耗材從科室申領(lǐng)、采購計(jì)劃、采購訂單、供應(yīng)商送貨單、掃碼驗(yàn)收到入庫，依靠GS1條碼技術(shù)的全鏈條業(yè)務(wù)，在系統(tǒng)內(nèi)詳細(xì)記錄醫(yī)用耗材的注冊(cè)類別、規(guī)格、型號(hào)、銷售廠商、價(jià)格、生產(chǎn)批號(hào)、生產(chǎn)日期和消毒滅菌日期等相關(guān)信息，并建立從送貨、檢驗(yàn)、入庫、存儲(chǔ)到臨床使用的全鏈條追溯鏈，高值耗材一物一碼，便于隨時(shí)查詢耗材的來源及去處，向前可溯源，向后可追蹤，真正實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材全生命周期可追溯，形成供應(yīng)鏈良性機(jī)制，安全規(guī)范，真正實(shí)現(xiàn)醫(yī)用耗材的全生命周期精益管理。