事業單位檔案管理中存在的問題及對策分析

梁雯姣

摘要：事業單位檔案管理是國家文獻信息管理工作的重要組成部分，對于整個社會的發展具有十分重要的作用。因為我國事業單位的工作廣泛涉及教學、科學、文化、衛生等諸多方面，參與部分社會事務管理活動。其保管的檔案資料是記錄本單位的工作和活動，是人們了解歷史客觀情況的最重要證據。提高事業單位檔案管理效率，可以保證事業單位在工作中更合理地利用相應的信息資源，從而促進事業單位的健康發展。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;問題對策;分析

1事業單位檔案管理的意義

事業單位是為人民群眾提供公共服務的單位，其檔案內容涉及的項目較多，比較復雜，為確保檔案管理檔案的價值，確保檔案信息的完整性和真實性，但隨著社會的發展和進步，過去的管理模式已不能適應新形勢下檔案工作的需要。因此，為了保證工作的可持續發展，需要在檔案管理方面進行創新和發展，進一步優化現有的管理體制，對檔案工作中存在的問題要結合工作實際采取不同的方式加以解決，只有這樣，能夠保證事業單位工作與時俱進，可持續發展。另外，在信息時代，由于互聯網和信息技術的引入，意味著檔案管理機構需要實施信息化管理，各級政府部門要重視檔案管理信息化建設，確保檔案管理工作的健康，，檔案管理穩定可持續發展，更好地發揮檔案的作用和借鑒作用。

2事業單位檔案管理存在的問題

2.1事業單位對檔案管理重視不夠

目前事業單位內部檔案管理水平不高，從長遠來看將制約事業單位的發展。原因是大多數檔案管理員對自己的工作有偏見。如果管理工作不規范，管理意識不到位，管理行為不受約束，不僅會降低管理效率，還會削弱管理質量。如果檔案工作者的觀念不能改變，檔案管理行為將失去規范性，檔案管理業務中現代要素的整合效應將無法得到優化，這將對機構管理的正常發展產生不利影響。為了加快檔案管理現代化的步伐，檔案管理者必須轉變思想觀念，加強對組織的思想宣傳。在信息時代，事業單位檔案管理面臨著新的機遇和挑戰。如果不定期更新和維護歸檔管理功能，歸檔數據丟失的可能性和歸檔信息管理的風險將大大增加。此外，歸檔管理設備更新緩慢限制了歸檔信息的開發速度。隨著信息技術的不斷升級，檔案信息管理設備也在不斷創新。這是符合時代發展趨勢的具體表現，可以將檔案管理提升到一個新的水平。為了真正適應事業單位現代化建設的需要，徹底改變檔案管理不盡人意的狀況，必須引進先進技術，更新相關管理職能，促進檔案管理有序推進。

2.2檔案管理制度不完善

目前，許多事業單位的檔案管理體制還存在許多問題。一些事業單位甚至沒有建立檔案管理制度，而其他事業單位雖然建立了檔案管理制度，但只是形式大于現實，沒有落實，尤其是一些規模較小的事業單位這種現象非常普遍和嚴重。此外，檔案管理人員自身的文件保存意識膚淺，對于后期問題的發生沒有有效的借鑒。此外，一些員工在工作時間內不能認真對待工作內容，將文件隨意存放在空置的房間或文件柜中，沒有標識和記錄，會導致各種錯誤，甚至文件使用效果達不到預期標準，利用率不理想。

2.3管理人員的能力有待提高

事業單位檔案管理對管理者的耐心有一定的要求。由于工作流程多，內容繁瑣，在管理過程中容易出錯。因此，應保證詳細的管理。但事實上，檔案管理工作專業要求不高，技術含量不高，在事業單位往往被忽視。在管理人員的安排上，通常由基層人員負責，使管理人員沒有良好的管理知識儲備，整體素質較低，阻礙了檔案管理效率和質量的提高。此外，由于事業單位檔案人員待遇不好，工作人員缺乏積極性，流動性強，管理效率難以提高。

2.4管理手段相對落后

近年來，隨著現代信息技術的飛速發展，事業單位堅持與時俱進，積極引進信息化管理模式，受諸多因素影響，目前事業單位檔案管理信息化水平有待提升，部分單位資金匱乏，信息管理設備的缺乏，阻礙了單位檔案管理信息化的有序進行。而且，檔案管理人員沒有掌握先進的管理手段，導致事業單位檔案管理人員在具體管理中，只能延續傳統的管理方式，自然，事業單位檔案管理工作的質量和效率也不盡人意。

3優化事業單位檔案管理的相關對策分析

3.1建立健全檔案管理制度

事業單位檔案管理工作的核心內容是收集、整理、保存檔案。相關機構應根據本單位檔案管理工作的實際情況，不斷調整和完善檔案管理工作制度，使本單位檔案管理制度更加科學合理，確保各項工作的可控性，推動檔案管理工作更加適應本單位的發展需要。在實際制定中，相關單位應首先科學制定用人制度，同時合理制定獎懲制度。只有這樣，才能充分調動檔案管理人員的積極性，提高檔案管理工作的效率。

3.2增加硬件資源投資

在信息時代，信息技術和互聯網技術在檔案管理中得到了廣泛而深入的應用，但要推動檔案管理信息化的進程，就必須增加硬件資源的投入，為管理工作的有序發展提供硬件支撐。首先，單位領導要高度重視檔案管理，把檔案管理作為日常管理的重要組成部分，加大資源和資金投入;二是結合管理工作的特點，堅持“經濟合理、需求第一”的原則，購置相關硬件設施，如購置計算機、打印機、復印機、掃描儀等信息管理所需的設備，提高信息設備的利用效率;最后，定期更換和維護相關硬件設施，確保其處于正常工作狀態，促進管理工作有序進行。

3.3加強人才隊伍建設

事業單位要重視檔案工作，要把提高檔案工作人員專業水平放在重要議事日程上，積極為檔案管理人員參加專業培訓創造條件，加強檔案管理技能和信息管理技術的培訓和推廣，，提高專業水平和能力。根據新時期檔案管理的新要求，檔案工作者應不斷更新知識結構，掌握檔案管理技能和運用信息技術的能力。在實際工作中，檔案管理人員對本單位的業務信息和重要業務工作心中有數，在檔案資料的收集和分類上做到不漏、有針對性，確保檔案的系統性和完整性。

3.4加快事業單位檔案信息化建設步伐

傳統的事業單位檔案工作依靠紙質檔案管理記錄時事。然而，紙質檔案需要占用大量的面積，浪費大量的人力，這已經不能滿足當今時代的需要。因此，當前事業單位必須不斷加快內部信息化水平的建設，利用計算機和先進的網絡技術對企業檔案管理進行創新和改革，這樣既能及時發現原有檔案管理的弊端和不足，也可以提高答疑工作的效率，以供今后的管理工作參考。首先，要不斷增強檔案管理人員的信息意識和信息化水平，不斷加快事業單位內部檔案管理的硬件和軟件建設，安裝先進的計算機，建立專業的數據庫和檔案管理網絡平臺。此外，檔案管理人員應積極學習先進的互聯網電子信息技術，更好地為事業單位檔案管理工作服務。

4結論

綜上所述，事業單位檔案記錄著單位的工作和活動，是人們了解客觀歷史情況的最重要證據。對本單位今后工作的發展具有指導價值，同時也能促進本單位健康有序的發展。因此，事業單位管理人員必須轉變思想認識，改進工作中存在的不足，努力做好檔案管理工作，提高日常工作效率，使檔案真正發揮應有的作用。

參考文獻

[1]王閣.事業單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施[J].勞動保障世界，2018（18）：49.