檔案信息化管理的優(yōu)勢與安全問題研究

韓婉馨

摘要：信息技術(shù)的快速發(fā)展是一把雙刃劍，在給檔案管理工作提供方便的同時，也帶來了許多安全問題。所以，檔案管理技術(shù)人員要認識到信息技術(shù)的重要性，不僅要對信息技術(shù)進行全面了解，還要考慮信息技術(shù)對檔案管理工作的安全性，采取有效措施，解決檔案信息管理的安全問題，從而實現(xiàn)檔案管理的完整性、真實性、可靠性。基于此，本文詳細分析了檔案信息化管理的優(yōu)勢與安全問題。

關(guān)鍵詞：檔案信息化管理;優(yōu)勢;安全問題;研究

引言

在科技迅速發(fā)展的大環(huán)境下，我國各個行業(yè)得以革新發(fā)展，檔案管理工作也在其中獲得了進步與啟發(fā)。信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，極大地提升了工作效率，推動了管理工作的進一步發(fā)展。機關(guān)單位在過去的經(jīng)營發(fā)展中所完成的工作項目，是檔案管理部門的重要組成部分。檔案管理一方面是對機關(guān)過去的發(fā)展歷程進行記錄，一方面則可以根據(jù)過去的數(shù)據(jù)及實際情況來預(yù)測單位未來的發(fā)展方向，因此檔案管理工作是非常重要的。

1檔案信息化管理的重要性

檔案信息化管理是指將計算機技術(shù)科學(xué)合理融入到檔案管理中，這樣不但可以提高檔案管理的技術(shù)水準，還可以減小檔案存儲空間、增大檔案儲存容量。檔案信息化管理符合時代的發(fā)展需求，對企事業(yè)與國家的經(jīng)濟發(fā)展至關(guān)重要。

2檔案信息化管理存在的問題

2.1專業(yè)化管理人才較為匱乏

為了保證檔案管理工作的信息化建設(shè)水平，促進其向著現(xiàn)代化的方向邁進，相關(guān)單位要培育優(yōu)秀專業(yè)管理人才，這樣才可以將信息化管理的優(yōu)勢體現(xiàn)出來。然而，受多個方面的因素所影響，機關(guān)單位缺少專門的優(yōu)秀管理人員。在具體工作的時候，檔案管理人員沒有充分掌握管理工作實際程序，缺少對信息化技術(shù)的廣泛運用，難以運用信息化設(shè)備保障檔案管理工作的順利進行。機關(guān)單位工作人員也非常容易被傳統(tǒng)理念所影響，出現(xiàn)不作為的現(xiàn)象，難以全面落實檔案信息管理工作，這樣會對機關(guān)單位的可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生不利影響[1]。

2.2檔案管理人員的安全意識較弱

相關(guān)工作人員在管理檔案信息時，缺乏一定的安全意識，這對檔案信息化管理造成了重大影響，其主要原因是由于檔案管理人員專業(yè)能力不足，并沒有重視起檔案信息化管理工作，在對其管理過程中經(jīng)常出現(xiàn)操作失誤、工作疏忽等現(xiàn)象，最終導(dǎo)致信息化管理工作產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)不完整或者缺失等情況。與此同時，一些檔案管理人員缺乏保密意識，對檔案的密碼與賬戶管理不妥善，極易發(fā)生檔案密碼安全等級低或泄露于外的危險情況，假如被非法分子盜取單位內(nèi)部檔案信息，對單位會產(chǎn)生一定的威脅。

2.3管理流程比較混亂

在落實檔案管理工作時，單位的實際管理流程較為混亂，缺乏完善合理的標準。現(xiàn)階段，雖然機關(guān)單位制定了檔案信息管理流程圖，但是沒有得到充分的落實，導(dǎo)致檔案信息報送工作時間較為隨意。某些檔案管理人員也是行政人員所兼任的，缺少專門的人員進行管控，他們的責任認知與意識有待提高，沒有充分了解檔案信息管理實際流程。如若檔案信息沒有及時分類，難以保證實際工作的科學(xué)性與規(guī)范化，就會導(dǎo)致檔案信息管理流程比較混亂[2]。

3檔案信息化管理解決策略

3.1提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

在檔案信息化管理過程中，檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)會對其起到重要作用，所以機關(guān)單位要加強對有關(guān)人員的定期培訓(xùn)，指引他們掌握更多的知識技能。一方面，機關(guān)單位應(yīng)設(shè)置完善合理的部門，實現(xiàn)工作人員配置的全面合理優(yōu)化。對于機關(guān)單位而言，在檔案信息管理過程中，某些工作缺少專門人員，是其他部門人員兼職。與此同時，有些工作人員的年齡比較大，信息素養(yǎng)與總體素質(zhì)有待提高，導(dǎo)致檔案信息化管理工作難以順利進行。因此，機關(guān)單位應(yīng)重視管理人員的實際配置，掌握更多的機關(guān)單位發(fā)展歷程，也要確定該單位的實際發(fā)展前景，意識到檔案管理工作的實際作用。另一方面，檔案管理工作人員應(yīng)該更新理念，不斷提高服務(wù)認知。機關(guān)單位要求工作人員持證上崗，重視對他們綜合素質(zhì)的培育，也要提升他們的職業(yè)素養(yǎng)與道德認知。另外，機關(guān)單位應(yīng)該實現(xiàn)對現(xiàn)有人員架構(gòu)的全面優(yōu)化，確定工作人員的實際工作職能與內(nèi)容。

3.2增加檔案管理人員的安全意識

我們要加強對檔案管理人員的培訓(xùn)與教育，引導(dǎo)他們學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)制度與法規(guī)，培養(yǎng)他們樹立健全的檔案信息管理意識。檔案管理人員在實際工作中，要不斷提升檔案資料的存儲安全、錄入安全、應(yīng)用安全、共享安全以及傳輸安全。此外，還要強化檔案信息化管理人員的計算機水平，使其能夠?qū)n案信息化軟件可以規(guī)范、熟練的操作，減少因人為因素引發(fā)檔案資料安全問題。檔案信息化管理人員也要掌握資料加密技術(shù)，例如要保證檔案信息體系密碼與賬戶具有超高的安全等級，在傳輸檔案資料時需采用多種加密方式，避免在檔案傳輸過程中產(chǎn)生盜竊現(xiàn)象。在日常工作期間，還需加強對檔案信息化管理的宣傳工作，例如在職工大會上滲透檔案信息化管理的保密法規(guī)、普及有關(guān)檔案資料管理的安全方面知識等，從根本上提升廣大員職工的安全意識與保密意識，進而提高檔案信息化管理的安全與工作效率[3]。

3.3加深檔案信息化管理認知

在檔案管理的信息化建設(shè)過程中，提高相關(guān)人員對檔案信息化管理的實際認知，是檔案管理工作充分落實的基礎(chǔ)條件。檔案的信息化管理存在問題，主要是因為相關(guān)人員的認知不全面不深入，導(dǎo)致思路方面存在誤區(qū)。所以，檔案管理人員要意識到，加強自身工作信息化建設(shè)的重要性，逐步提高該工作的信息化水平，保障檔案信息化管理工作的順利進行，逐步提升其可靠性與高效性。一方面，有關(guān)人員應(yīng)嚴格遵守我國有關(guān)規(guī)定，實現(xiàn)檔案信息化管理系統(tǒng)的全面升級以及優(yōu)化，保證信息資源開發(fā)作業(yè)的順利進行，保證檔案信息共享的合理性。另一方面，有關(guān)人員也要重視基礎(chǔ)工作的展開，嚴格依照不一樣的檔案，明確實際要求，依照有關(guān)標準做好研究分析，重視對檔案信息化管理工作質(zhì)量的管控，對其不合理的標準進行修改，保證檔案信息化管理的高效性。

結(jié)束語

綜上所述，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對檔案管理的影響逐漸增大。將信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，可以有效提高檔案信息化管理的辦公效率。

參考文獻

[1]邱凱.初探檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題[J].蘭臺內(nèi)外，2019（32）：13-14.

[2]林秀清.檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題探討[J].山西青年，2019（14）：206.

[3]郭曉濱.檔案信息化管理的優(yōu)勢及安全問題分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（08）：64.