ERP供應(yīng)商管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

江蘇自動(dòng)化研究所 黃 沈

供應(yīng)商管理的根本目的是通過(guò)提高供貨產(chǎn)品和服務(wù)質(zhì)量及交付能力，縮短企業(yè)采購(gòu)周期和生產(chǎn)成本，從而提升產(chǎn)品核心競(jìng)爭(zhēng)力。在建立合作關(guān)系之前，企業(yè)采取各種方式對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)估，并在合作過(guò)程中不斷跟蹤及反饋，確保整個(gè)供應(yīng)鏈的穩(wěn)定運(yùn)行。《“十四五”規(guī)劃》明確指出推動(dòng)數(shù)據(jù)賦能全產(chǎn)業(yè)鏈。企業(yè)通過(guò)信息化手段提升供應(yīng)商管控能力，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商資源的有效整合，加強(qiáng)生產(chǎn)制造各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)應(yīng)用。本文在對(duì)企業(yè)供應(yīng)商管理問(wèn)題深刻剖析的基礎(chǔ)上，構(gòu)建企業(yè)供應(yīng)商管理系統(tǒng)功能架構(gòu)，并詳細(xì)介紹其主要功能模塊，應(yīng)用效果表明，該系統(tǒng)一定程度上解決企業(yè)的供應(yīng)商管理問(wèn)題，為其它信息系統(tǒng)提供有效數(shù)據(jù)支撐。

1 供應(yīng)商管理問(wèn)題分析

由于客戶需求的多樣性、生產(chǎn)周期的不確定性及生產(chǎn)過(guò)程中大量插單或變更等現(xiàn)象，導(dǎo)致物料采購(gòu)品類繁雜，業(yè)務(wù)額度小，物資采購(gòu)計(jì)劃制定難度很大，而供應(yīng)商供貨產(chǎn)品質(zhì)量及準(zhǔn)時(shí)交貨率直接影響企業(yè)生產(chǎn)周期。受技術(shù)約束或客戶個(gè)性化要求，還存在單一來(lái)源供應(yīng)商。因此，企業(yè)通過(guò)制定各種規(guī)章制度和考核辦法約束企業(yè)與供應(yīng)商間的各項(xiàng)活動(dòng)，一方面指導(dǎo)供應(yīng)商選擇，快速?gòu)墓?yīng)商處采購(gòu)原材料并按客戶訂單要求如期完成生產(chǎn)交付，確保企業(yè)高效運(yùn)轉(zhuǎn)；一方面促進(jìn)與供應(yīng)商合作模式的升級(jí)，通過(guò)設(shè)計(jì)不同評(píng)價(jià)指標(biāo)進(jìn)行考核，根據(jù)考核結(jié)果進(jìn)行供應(yīng)商分類，不斷探索與優(yōu)秀供應(yīng)商新的合作方式。實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中，存在以下問(wèn)題：

（1）供應(yīng)商準(zhǔn)入審批手續(xù)滯后。采購(gòu)時(shí)優(yōu)先選擇供應(yīng)商優(yōu)選名錄中的供應(yīng)商，當(dāng)名錄中的供應(yīng)商無(wú)法滿足供貨條件時(shí)，選擇新的供應(yīng)商需辦理供應(yīng)商準(zhǔn)入手續(xù)，方可進(jìn)行采購(gòu)相關(guān)業(yè)務(wù)，但在實(shí)際過(guò)程中準(zhǔn)入手續(xù)常常事后補(bǔ)辦。

（2）缺乏有效的供應(yīng)商評(píng)價(jià)管理手段。在組織評(píng)價(jià)過(guò)程中通過(guò)郵件、電話等方式跟蹤進(jìn)度，工作量大，且評(píng)價(jià)結(jié)果靠人工收集、統(tǒng)計(jì)，極易出錯(cuò)，急需通過(guò)信息化手段實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商評(píng)價(jià)過(guò)程管理。

（3）供應(yīng)商信息更新不及時(shí)。一般情況下，供應(yīng)商信息更新發(fā)生在供應(yīng)商定期評(píng)價(jià)或是在某個(gè)部門發(fā)生采購(gòu)或是付款業(yè)務(wù)時(shí)，但更新后無(wú)法及時(shí)通知其它部門，導(dǎo)致其它人員在不知情的情況下使用了“不合格”的供應(yīng)商或者臨時(shí)辦理更新手續(xù)。供應(yīng)商資質(zhì)信息有效期管理缺乏有效手段，資質(zhì)過(guò)期的供應(yīng)商不允許發(fā)生采購(gòu)業(yè)務(wù)，缺少相關(guān)提醒機(jī)制。

（4）供應(yīng)商管理職能分散，數(shù)據(jù)不規(guī)范。一是缺少信息化手段，導(dǎo)致供應(yīng)商準(zhǔn)入手續(xù)重復(fù)辦理的情況；二是質(zhì)量管理部門和財(cái)務(wù)部門對(duì)供應(yīng)商關(guān)注點(diǎn)和管理范圍不一致，部門間供應(yīng)商數(shù)據(jù)存在較大差異，數(shù)據(jù)不規(guī)范；三是在付款時(shí)，財(cái)務(wù)人員在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)中使用的供應(yīng)商缺少有效校驗(yàn)，同一家公司因簡(jiǎn)稱輸入、更名等原因存在多條記錄，十分混亂。

2 系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

供應(yīng)商管理系統(tǒng)功能架構(gòu)如圖1所示，主要功能包括供應(yīng)商檔案管理、供應(yīng)商準(zhǔn)入管理、供應(yīng)商信息變更管理、供應(yīng)商評(píng)價(jià)管理、投訴建議管理和黑名單管理等。通過(guò)供應(yīng)商管理系統(tǒng)建設(shè)，打造統(tǒng)一的供應(yīng)商維護(hù)入口，解決企業(yè)內(nèi)部供應(yīng)商信息“一物多碼”問(wèn)題，規(guī)范企業(yè)供應(yīng)商管理流程。

圖1 供應(yīng)商管理系統(tǒng)功能架構(gòu)

2.1 供應(yīng)商檔案管理

供應(yīng)商檔案管理主要用于查詢和展示系統(tǒng)中所有供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商編碼、供應(yīng)商分類、供應(yīng)商名稱、納稅人登記號(hào)、開(kāi)戶銀行、法人代表、聯(lián)系方式、公司地址、合格供方編碼、管理部門、供貨范圍、資質(zhì)信息等。供應(yīng)商檔案模塊存儲(chǔ)供應(yīng)商所有的信息，包括基本信息和管理信息。該模塊只對(duì)用戶開(kāi)放查詢權(quán)限，支持用戶查詢所有供應(yīng)商信息，主要的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)如表1所示。

表1 供應(yīng)商檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)

2.2 供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)

供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)分為合格供方準(zhǔn)入申請(qǐng)、名錄外準(zhǔn)入申請(qǐng)和業(yè)務(wù)往來(lái)準(zhǔn)入申請(qǐng)。根據(jù)不同采購(gòu)業(yè)務(wù)的管理要求，填寫供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)單，系統(tǒng)根據(jù)準(zhǔn)入類型，啟動(dòng)不同審批流程，審批通過(guò)后供應(yīng)商信息寫入供應(yīng)商檔案。

軟件流程如圖2所示，在供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)界面中，點(diǎn)擊新增按鈕時(shí)，軟件調(diào)用CardBodyBoforeEditEvent創(chuàng)建申請(qǐng)單，當(dāng)用戶錄入基本信息，點(diǎn)擊保存時(shí)，軟件判定供應(yīng)商的統(tǒng)一社會(huì)信用代碼是否已存在，若不存在，則保存申請(qǐng)單，若存在，則提示用戶修改。當(dāng)申請(qǐng)單保存成功后，點(diǎn)擊提交按鈕時(shí)，觸發(fā)CardBodyAfterEditEvent，執(zhí)行審批流程，當(dāng)審批通過(guò)時(shí)，更新申請(qǐng)單狀態(tài)，同時(shí)將供應(yīng)商信息更新到檔案中，以供用戶查詢和使用；當(dāng)審批不通過(guò)時(shí)，只更新申請(qǐng)單狀態(tài)。

圖2 供應(yīng)商準(zhǔn)入申請(qǐng)軟件流程圖

2.3 供應(yīng)商信息變更

當(dāng)供應(yīng)商發(fā)生更名、法人變更、資質(zhì)變更等情況或企業(yè)內(nèi)部考核評(píng)定結(jié)果需重新評(píng)級(jí)時(shí)，需要根據(jù)實(shí)際情況更新供應(yīng)商信息。根據(jù)企業(yè)對(duì)供應(yīng)商變更的管控要求，設(shè)計(jì)了基本信息變更和管理信息變更兩種類型，并根據(jù)不同變更類型設(shè)置不同審批流程。

2.4 有效期管理

系統(tǒng)對(duì)供應(yīng)商信息進(jìn)行有效期控制，及時(shí)提醒管理人員及時(shí)更新系統(tǒng)中供應(yīng)商信息，包括名錄外供應(yīng)商狀態(tài)有效期控制和供應(yīng)商資質(zhì)有效期控制。名錄外供應(yīng)商狀態(tài)有效期控制是指通過(guò)名錄外供方準(zhǔn)入手續(xù)進(jìn)入系統(tǒng)的供應(yīng)商，生效期即將滿1年時(shí)進(jìn)行提示，重新辦理準(zhǔn)入手續(xù)，否則該供應(yīng)商信息自動(dòng)失效。供應(yīng)商資質(zhì)有效期控制是指在辦理合格供方或名錄外供方準(zhǔn)入手續(xù)時(shí)，在提交的供應(yīng)商資質(zhì)信息中設(shè)置失效期，當(dāng)失效期臨近時(shí)進(jìn)行提示，通知供應(yīng)商提供新的資質(zhì)信息，辦理供應(yīng)商信息變更手續(xù)。

2.5 供應(yīng)商評(píng)價(jià)管理

供應(yīng)商評(píng)價(jià)管理用于對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、質(zhì)量保證能力和產(chǎn)品/服務(wù)績(jī)效等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果進(jìn)行供應(yīng)商等級(jí)分類。評(píng)價(jià)結(jié)果為“基本合格”及以上等次的供應(yīng)商納入合格供應(yīng)商名錄，評(píng)價(jià)結(jié)果為“不合格”等次的供應(yīng)商取消合格供應(yīng)商資格。供應(yīng)商評(píng)價(jià)管理模塊主要包括評(píng)估方案、評(píng)估表、評(píng)估報(bào)告等功能。

2.6 投訴建議管理

投訴建議一般有如下兩個(gè)使用場(chǎng)景：一是在產(chǎn)品使用過(guò)程發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問(wèn)題，向供應(yīng)商反饋但供應(yīng)商不響應(yīng)；二是根據(jù)單位管理制度，質(zhì)量部門定期集中收集供應(yīng)商投訴建議信息，業(yè)務(wù)人員提交投訴建議單，審批通過(guò)后，由采購(gòu)部門從商務(wù)角度要求供應(yīng)商履行響應(yīng)，根據(jù)供應(yīng)商反饋結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行處理。

2.7 黑名單管理

當(dāng)出現(xiàn)供應(yīng)商多次供貨合格率過(guò)低，質(zhì)量問(wèn)題整改響應(yīng)不及時(shí)、交貨履約率過(guò)低等情況時(shí)，業(yè)務(wù)人員隨時(shí)可發(fā)起供應(yīng)商黑名單申請(qǐng)，采購(gòu)、管理人員進(jìn)行相關(guān)確認(rèn)，審批通過(guò)后更新供應(yīng)商檔案，納入黑名單的供應(yīng)商不會(huì)直接從系統(tǒng)中刪除，但在其它信息系統(tǒng)中無(wú)法使用。

2.8 供應(yīng)商統(tǒng)計(jì)及智能分析

根據(jù)不同用戶的使用訴求，設(shè)計(jì)供應(yīng)商信息分析模型，對(duì)供應(yīng)商類型、供貨類型、合同履行情況、供貨產(chǎn)品質(zhì)量情況、采購(gòu)次數(shù)、采購(gòu)合同額、催請(qǐng)記錄等信息進(jìn)行多維度、多層次的統(tǒng)計(jì)及展示，為企業(yè)制定科學(xué)的采購(gòu)策略和付款策略提供數(shù)據(jù)支撐。

本文深入分析企業(yè)供應(yīng)商管理的存在問(wèn)題，構(gòu)建企業(yè)供應(yīng)商管理系統(tǒng)，規(guī)范供應(yīng)商準(zhǔn)入、變更、評(píng)價(jià)、投訴建議等管理流程，提高供應(yīng)商信息更新及時(shí)性，減少不同系統(tǒng)重復(fù)錄入和手續(xù)重復(fù)辦理等工作，大力提高企業(yè)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和供應(yīng)商管理水平，通過(guò)探索供應(yīng)商、采購(gòu)等信息綜合智能分析，不斷提高供應(yīng)商評(píng)價(jià)水平，建立更加完善的供應(yīng)商獎(jiǎng)懲機(jī)制，建立牢固的供需關(guān)系，促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。