知識管理導向下醫院檔案管理體系的構建

吳建平

山東省青州市彌河中心衛生院 山東 青州 262501

現如今,在知識經濟環境下,我國各行業的管理工作都在積極的進行優化,以期能夠更好的提高管理水平。知識管理這一觀念主要注重對知識價值的充分挖掘,在醫院檔案管理工作中,以知識管理為導向,能夠更好的發揮檔案資料的價值,使其得到充分的利用,推動醫院長久健康的發展。因此,在知識管理理念的前提下建立檔案管理體系,是現如今醫院檔案管理工作的重點。

一、知識管理和檔案管理之間的相符性

首先,從管理的對象來講,醫院的檔案管理主要是針對日常工作的各類文件、病患就醫相關信息、職工個人信息等。而這些信息是醫院在開展相應的工作時產生,然后進行收集存檔,屬于顯性知識。知識管理則主要是對顯性、隱性知識的共同管理,隱性知識是對顯性知識的深度發掘。從這一角度來看,兩者之間存在一定的重疊。另外,從管理的目的來講,檔案管理在當下已經不僅僅是達到用戶檔案存儲的需求、提供檔案服務,還應當為決策者提供更有價值的檔案信息,輔助其作出更加科學的決策,以推動組織更好的發展。從這一點來講檔案管理和知識管理之間具有一致性,都注重對檔案知識價值的深入發掘和應用。再者,從管理的流程來講,檔案管理工作主要包含檔案的收集、整合、統計、保存、使用等。知識管理的流程為知識的出現、收集、加工、存儲、使用等。從這一點可以看出,兩者之間的管理流程具有統一性。

二、以知識管理為基礎的檔案管理的重要作用

首先,能夠使醫院的檔案管理更加標準化。醫院的檔案資料中有很多都具有較強的實用性,相關人員能夠通過指定的檔案資料了解需要的信息,比如通過對病例資料的分析,可以積累到一定的經驗,對以后工作的開展提供更好的參考。然而由于受到多方面因素的影響,醫院的檔案管理工作中還存在一定的問題,對其工作質量產生不利的影響。而且醫院人員在使用檔案信息時,獲取需要的資料具有較大的難度。而以知識管理為前提,醫院的檔案管理工作能夠得到優化,提高其規范性,通過對檔案知識價值的深入挖掘,更加便于查詢使用。另外,能夠使檔案的應用率得到提高。在以往的檔案管理工作中,主要是對顯性信息進行管理,對其中隱含的信息沒有進行有效的管理,這樣檔案的應用價值不能全面發揮。而以知識管理為前提進行檔案管理,能夠使檔案管理工作的觀念和方式發生變化,對檔案信息進行深度挖掘,這樣信息資料能夠得到更好的應用。

三、知識管理導向下醫院檔案管理體系建立的方法

（一）完善建立醫院檔案管理機制。對檔案管理的機制進行完善,能夠推動其管理工作更加標準化的進行。所以,管理體系的建立需要首先對管理機制進行健全。以知識管理為導向,需要充分重視人這一要素在其中發揮的作用,從檔案管理人員角度出發,對工作人員進行培訓,加強工作人員對檔案知識價值的認識,可以更好的保證檔案資料存儲的可靠性,防止出現資料丟失問題等。另外,針對醫院內部的各個科室醫療工作人員也要進行全面的管理,通過檔案管理人員和其他部門工作人員對檔案知識的價值信息進行發掘,并且確保資料信息的完整,這樣檔案管理工作可以為醫院的相關部門提供更精準的服務。再者,對檔案工作人員的職能需要進行不斷的優化,要想發揮檔案資料的知識價值,除了對檔案資料進行有效管理外,工作人員對檔案信息還要能夠進行全面整合。根據檔案資料的相關內容對其管理結構進行改進,檔案分類等級進行明確,確定歸檔范圍,這樣在資料進行查詢時更加方便。同時,對檔案管理人員,需要通過相應的激勵機制建設,使檔案工作人員的積極性提升,主動參與檔案信息知識價值的挖掘,這樣幫助醫院的檔案管理水平得以提升。

（二）對檔案管理目標進行優化。在以往的檔案管理工作中,醫院將目標設置為對檔案資料進行收集、整理、保存,并為醫院的使用人員提供調用、查閱等服務。而以知識管理為前提的檔案管理,需要對檔案管理工作的目標進行優化。首先,需要依照醫院當前發展的實際情況和具體需求,對檔案管理規劃進行重新制定,對多種形式下的檔案資料進行收集和整合,然后對資料信息進行編制。另外,為醫院內部的有關決策提供可靠的知識價值信息,使醫院的決策者通過檔案資料了解醫院現階段的發展情況,分析匯總醫院在運行管理中存在的問題,并為未來發展規劃做出有效決策。再者,檔案管理要以提升工作效率為目標。建立檔案管理的溯源機制,在對檔案信息進行收集、整合、分類以及存儲時,需要在檔案文件上清晰標注檔案的產生過程、目的、時間等,這樣在使用相關信息時才會更加便捷的找到,使檔案使用效率得以提升。

（三）對檔案文化宣傳進行強化。醫院以往的檔案管理工作方式,其內容主要被部分人員進行使用,檔案的知識價值沒有得到充分的發揮,對檔案信息的利用率產生不利的影響。而在知識管理觀念下管理醫院檔案,需要對傳統的管理方式進行改進,對檔案文化加強宣傳。這樣醫院內部的有關人員都能夠參與到檔案管理工作中,形成較好的檔案管理文化,讓檔案的知識價值覆蓋醫院的各部門人員。對于檔案資料有了全面的了解后,有部分資料可以作為醫院的參考素材,對醫療工作人員的醫學理論經驗進行豐富,從檔案中獲取到更多有價值的信息,對醫院醫務人員知識水平的提高起到良好的幫助。

（四）對檔案管理進行信息化建設。信息技術的發展使得醫院檔案管理體系的建設有了新的渠道。在開展檔案管理工作時,以知識管理為導向,需要對信息技術進行充分應用,比如計算機的軟硬件技術,進行檔案管理的信息化建設。以往的檔案管理工作中,主要是通過紙質版形式對檔案資料進行收集、整理和存儲,這種管理方式存在一定的問題,檔案管理的效果不明顯。而進行信息化建設,通過先進的技術對檔案資料進行處理,能夠避免資料丟失,保證管理工作的效率。使用信息化的管理方式開展檔案管理工作,信息資料的傳遞和整合可以更加高效,將原始資料信息通過電子掃描存儲到計算機設備中,同時對具體的內容進行分類存儲,對檔案進行編號,記錄有關的日期、名稱、內容性質等,在對信息資料進行查詢時,就能夠根據關鍵信息快速查找到,這樣檔案管理的標準化程度提升,對資料的利用率得到有效提高。

結束語

總而言之,在醫院的管理工作中,檔案管理是其中重要的組成,對醫院的發展有著較大的影響。為了使檔案的知識價值得到更好的展現,應充分挖掘其中的隱含知識,使檔案的使用率得到有效提高。而知識管理和檔案管理之間存在較大的相符性,以知識管理為導向,完善建立檔案管理體系,可以使醫院的檔案管理水平得到更好的提升。