大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的問題和對策分析

吉向芬

摘要：隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷成熟與發(fā)展，大數(shù)據(jù)技術(shù)在各行業(yè)中得到了廣泛的應(yīng)用。在企業(yè)檔案管理工作中大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用將徹底改變傳統(tǒng)人工的檔案管理模式，電子化的檔案管理既能降低企業(yè)在檔案保管存儲(chǔ)上的投入，又能使檔案管理工作更加高效快捷展開，減少傳統(tǒng)人工管理下出現(xiàn)的失誤問題。然而，在實(shí)際檔案管理工作中卻因?yàn)殡娮踊瘷n案的真實(shí)性、保密性、設(shè)備維護(hù)等工作存在一定問題進(jìn)而導(dǎo)致先進(jìn)技術(shù)手段的有益效果得不到充分發(fā)揮。因此，本文通過對大數(shù)據(jù)背景下檔案管理問題進(jìn)行探究，并結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)特點(diǎn)提出相應(yīng)的改善對策，為企業(yè)檔案管理水平提升提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案管理;大數(shù)據(jù);問題;對策

前言

大數(shù)據(jù)技術(shù)具有低價(jià)值密度、數(shù)據(jù)類型多樣、高速數(shù)據(jù)流傳遞、大體量數(shù)據(jù)規(guī)模的特征，在現(xiàn)代企業(yè)業(yè)務(wù)工作、管理工作中具有廣泛應(yīng)用。檔案管理作為企業(yè)管理工作的重要組成，對企業(yè)人力資源調(diào)配、績效考核等工作開展有著深遠(yuǎn)影響，大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作模式發(fā)生了較大的改觀，先進(jìn)技術(shù)手段應(yīng)用下檔案管理的效率、準(zhǔn)確性將會(huì)大大提升。

一、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理存在的問題分析

大數(shù)據(jù)技術(shù)的作用效果需要在設(shè)備、數(shù)據(jù)資源、管理體系的完整建設(shè)下才能充分發(fā)揮，但由于大部分企業(yè)對檔案管理工作的重視度、投入度偏低，在實(shí)際的檔案管理中大數(shù)據(jù)技術(shù)的功能應(yīng)用并不完整，檔案管理人員更多的是利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對不同數(shù)據(jù)類型的集成處理特性來對電子化檔案信息進(jìn)行管理，這導(dǎo)致在檔案管理工作中存在著大量的問題與不足。其中電子檔案原件真實(shí)性難以驗(yàn)證、檔案內(nèi)容保密性不足及電子檔案管理要求低三個(gè)問題是檔案管理工作中最為突出的問題，亟需企業(yè)經(jīng)營管理者針對檔案管理問題作出相應(yīng)的改善處理對策。電子檔案原件真實(shí)性難以驗(yàn)證主要是因?yàn)槠髽I(yè)原始紙質(zhì)檔案在向電子檔案轉(zhuǎn)移過渡過程中容易出現(xiàn)資料丟失，證明材料需要重新補(bǔ)辦的情況，檔案信息的真實(shí)性將大大降低。此外，由于在修改電子檔案信息時(shí)難以留下痕跡檔案管理人員無法對檔案真實(shí)性進(jìn)行有效辨別。檔案內(nèi)容保密性不足問題成因則是由于信息時(shí)代下數(shù)據(jù)信息交互傳遞次數(shù)過于頻繁，互聯(lián)網(wǎng)工具對用戶資料信息的使用權(quán)限要求越來越低，這導(dǎo)致在檔案管理工作中極易因?yàn)槿藶樾姑芎秃诳凸舻那闆r使得企業(yè)檔案資料發(fā)生泄漏，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)自身經(jīng)濟(jì)效益受到巨大影響。而在電子檔案管理要求低問題上主要是因?yàn)槠髽I(yè)對檔案管理工作重視度偏低，在檔案管理工作上沒有配置好相應(yīng)的安全管理系統(tǒng)、軟件資源，檔案管理人員仍是按照過去的工作方式進(jìn)行工作，大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢特征無法體現(xiàn)。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的對策分析

2.1制定規(guī)范嚴(yán)格的檔案管理制度

檔案管理工作規(guī)范有序開展需要完整的制度體系作支撐，由于大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用下檔案管理工作對工作人員專業(yè)要求和工作要求較低，更多的是需要保障電子檔案建檔、歸檔、檔案資料遞交等過程中的規(guī)范性，因此在制定檔案管理制度時(shí)需要對檔案管理流程進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，降低工作人員對檔案資料的干預(yù)度。另一方面，對于檔案管理工作中存在的檔案信息惡意更改、檔案信息泄露問題則需要對企業(yè)員工檔案查詢、調(diào)取、更改權(quán)限進(jìn)行明確劃分，以最大化降低檔案資料泄漏的風(fēng)險(xiǎn)。此外，檔案管理制度還應(yīng)對檔案資料的建檔形式提出標(biāo)注規(guī)范要求，統(tǒng)一企業(yè)檔案信息格式，從而在檔案資料鑒定、更改使避免信息內(nèi)容丟失的情況出現(xiàn)。制度體系的完整建立下企業(yè)檔案管理工作開展將更加規(guī)范高效，為大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛應(yīng)用鋪平道路。

2.2做好檔案管理設(shè)備的維護(hù)

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理問題的出現(xiàn)主要是與管理設(shè)備有關(guān)，企業(yè)在加大檔案管理設(shè)備資源配置的同時(shí)也應(yīng)做好對管理系統(tǒng)、軟件、設(shè)備的維護(hù)升級工作，保障先進(jìn)檔案管理技術(shù)手段能夠有效運(yùn)行。一方面，可以應(yīng)用數(shù)字簽名技術(shù)、安全協(xié)議技術(shù)為電子檔案數(shù)據(jù)庫提供安全保障，通過嚴(yán)格的數(shù)字認(rèn)證與防火墻保護(hù)檔案信息泄漏風(fēng)險(xiǎn)將會(huì)大大降低。另一方面，檔案管理人員應(yīng)定期對管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查，對系統(tǒng)軟件中存在的漏洞、故障問題及時(shí)進(jìn)行修復(fù)處理，“早發(fā)現(xiàn)，早解決”的工作模式下檔案管理工作中的安全問題、檔案管理設(shè)備故障問題會(huì)得到及時(shí)有效的處理以進(jìn)一步提高電子檔案管理工作安全性。

2.3做好長期的電子檔案保管工作

大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用需要在一定數(shù)據(jù)規(guī)模下才能實(shí)現(xiàn)。在企業(yè)檔案管理工作中為了更好地推進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用需要做好長期的電子檔案保管工作，通過建立多個(gè)數(shù)據(jù)庫的方式對企業(yè)經(jīng)營、業(yè)務(wù)工作、人事信息等分別進(jìn)行存儲(chǔ)，并通過信息篩選、信息整合的方式將企業(yè)檔案信息進(jìn)行集中化處理，并設(shè)置權(quán)限等級為企業(yè)經(jīng)營管理者、企業(yè)員工提供數(shù)據(jù)查詢、調(diào)取窗口以便工作人員更好地使用檔案信息。在長期的電子檔案信息積累下企業(yè)數(shù)據(jù)庫資源種類及信息數(shù)據(jù)規(guī)模也會(huì)逐步增大這將為大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)行提供有力支持。

總結(jié)

綜上所述，大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案管理工作效率和質(zhì)量水平有了顯著提升，大數(shù)據(jù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用為檔案管理工作提供便利的同時(shí)技術(shù)缺陷、設(shè)備配置不足、安全風(fēng)險(xiǎn)隱患等問題也將為檔案資料的真實(shí)性、保密性及檔案管理工作要求產(chǎn)生不利的影響。企業(yè)應(yīng)加大對檔案管理工作的資源配置，通過制定嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)的管理制度、做好管理設(shè)備維護(hù)及電子檔案長期保管工作，這將有利于大數(shù)據(jù)技術(shù)功能應(yīng)用的充分發(fā)揮。

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