提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略分析

王巍威 張明 徐瀟

摘要：當前，企業對文秘崗位的重視程度逐漸提升，主要原因是一名能力素質過硬的文秘可以切實提高企業的辦公效率，并且能夠在企業各個部門之間的溝通聯系中發揮橋梁作用。然而，多數企業只是把文秘等同于文職人員，并未充分發揮文秘崗位在行政管理工作中的作用。出現這種情況的原因主要有兩點：首先，文秘的行政管理能力不夠高;其次，企業在一定程度上缺乏對文秘行政管理能力的培訓。

關鍵詞：提高辦公室文秘;工作質量;水平;有效策略分析

引言

辦公室是一個企業的窗口，集文字、行政、公文管理、信息等工作于一體，主要負責管理事務、參與政務、綜合服務。在辦公室中，文秘工作質量直接影響著辦公室整體工作質量。文章分析了辦公室文秘工作對企業的重要性，針對新時期企業辦公室文秘工作存在的不完善因素，探討做好辦公室文秘工作的對策。希望可以有效提升文秘工作水平，促進企業長期穩定發展。

1文秘的含義和職業特點

本文所闡述的文秘工作人員，具體的工作主要有文字的書寫和日常事務的接待。文秘的職業性特點是非常強的，對于文書的寫作能力有特別專業的要求。文秘職業還具有能力多樣性的特點。文秘工作人員必須具備極強的語言表達能力，以及出眾的社會交際能力。此外，文秘職業具有公共性特點，文秘的工作涵蓋了企業的全部方面，包括各項對外事務的處理、公關及接待、各個部門工作之間的溝通和組織協調等，因此體現了明顯的公共性。

2提高行政秘書人員綜合素養

綜合素養顧名思義是具有綜合性的能力素養，包括知識素養、道德素養、職業素養等，不同的行業和崗位對于人員素養都具有一定的要求，只有具備足夠的綜合素養才能更好地勝任本職崗位，并在本職工作中獲得良好發展。對于行政秘書工作來說也是如此，綜合素養直接決定了行政秘書工作的開展質量，因此需要在選拔或聘用時重點考查其綜合素養水平，并對現有人員開展培訓活動，為現有的行政文秘人員搭建能力提升平臺。企業可以選擇實用性較強的輪崗培訓制，輪崗培訓制指的是讓行政文秘人員在各部門各崗位輪崗實踐，在實踐過程中積累工作經驗和業務水平，并通過輪崗作業發現其中可能存在的問題并及時上報，對該部門人員的思想、行為信息進行收集并反饋，針對企業現行的薪資制度、管理制度、晉升通道等進行改善，設定科學的輪崗培訓目標，加強行政文秘人員的理論知識水平和實踐經驗，為人員綜合素養的提升提供幫助。最后，輪崗培訓期間，若行政人員在績效考核中的表現未達預期，那么企業可以改變一下思路，發掘人員在其他崗位可能存在的優勢和身上的亮點，經過人力資源調配來發掘并發揮人員潛力，保證人員的能力與特征可以與崗位充分契合，為企業的長遠發展打下人才資源基礎，讓各部門人員都能為企業的發展發揮自身的作用。

3對策

3.1對辦公室文秘工作的理念進行創新

身為企業文秘工作人員，需要順應時代的發展，堅持與時俱進原則，對工作理念進行創新，提供給企業決策者先進的經營思路。首先，文秘工作人員應樹立效益意識。在實際工作中，文秘工作人員需要從以往的單純行政意識轉變成為效益意識，需要在對行政命令進行準確傳達的同時，對行動效果進行關注，簡單來講就是關注經濟效益，把調查結果及時反饋給領導，保證企業決策可以帶來較好的經濟效益。與此同時，文秘工作人員應把經濟效益作為核心內容，充分發揮出自身的督導與助手作用，出謀劃策和提出建議。其次，文秘工作人員應樹立超前意識。在思想方面，應具備超前意識，把目光放在長遠發展上，結合國家經濟發展趨勢，對市場動向進行預測，及時提出企業發展建議。再次，文秘工作人員應樹立創新意識。文秘工作人員應對先進的管理理念和思想進行學習，并結合企業的實際情況，對管理理念進行適當調整。并且，還需要對工作模式進行創新，提升工作質量和效率。最后，文秘工作人員應樹立信息大數據意識。在新時期，我國已經步入了信息時代，有很多文秘工作需要依靠互聯網，因此文秘工作人員需要對信息技術進行掌握，并可以做到熟練運用到工作中，提升工作效率。

3.2對文秘工作人員政治素養進行提升

首先，文秘工作人員應堅定自身的政治立場。文秘工作人員直接參與企業重大事件的決策，對相關制度和規定的貫徹落實進行督導，因此其需要具備堅定的政治立場，和企業行政領導和黨委保持一致，不能出現違背企業發展戰略的言行，并且還需要嚴格根據相關制度做好督導工作，避免制度貫徹落實走樣或不到位。其次，文秘工作人員應擺正自身的位置，樹立服務意識。文秘工作人員負責上傳下達，其說話和辦事常常代表著領導的想法，在對指示精神進行傳達時會受到下級的尊捧，進而出現一些錯誤的思想。因此，文秘工作人員應不斷提升自身的修養，樹立良好的服務意識。再次，文秘工作人員應樹立大局觀念。在企業中，辦公室屬于組織協調的一個部門，工作涉及范圍較廣，在實際工作需要充分調動起相關部門，對工作任務進行完成。因此，文秘工作人員需要具備奉獻和犧牲精神，起好帶頭作用。最后，文秘工作人員應堅守職業道德，對企業機密進行保守。文秘工作人員常常可以接觸到企業高層，參加決策會議，對核心機密進行掌握，因此其需要具備保密意識，杜絕出現以密謀私利的問題。

3.3以高標準要求做好辦公室的文秘工作

第一，文秘工作人員應管好公文，做好會務工作，保證指令傳達通暢。在企業辦公室文秘工作中，公文與會議是傳統指令的重要途徑。做好公文管理工作，主要包括撰寫重要文件、管理各種公文這兩個方面。針對文秘工作人員來講，撰寫重要文件屬于基本素養要求，在撰寫時需要具備較強文字運用技巧的同時，還需要突出鮮明的政治觀點，保證文件具有較強執行性與可操作性，使其可以更好地指導企業工作。而在公文管理工作中，需要對相關管理制度進行制定，對公文質量與政治政策進行嚴格審核，做好登記發放工作，保證公文及時傳送，并妥善保存。第二，應做好調查研究工作，做好企業領導者的助手。文秘工作人員可以深入到生產一線，或者是組織基層座談會議，進行調查研究工作，針對具有普遍性和傾向性的問題，要找出其中的影響因素，突出工作重難點問題與熱點問題，利用編輯政務信息的形式，完成上報下發任務。并且，文秘工作人員可以結合實際情況，提出科學合理的意見與設想，提供給企業領導決策可靠的參考。第三，做好督導反饋工作。企業可以創建完善的重點工作督導反饋制度，制定科學合理的獎懲方法。文秘工作人員應嚴格根據督導反饋制度，做到督導工作，對工作進度進行現場跟蹤督導，協調各個部門，對存在的問題進行及時解決，進而有效提升工作質量。與此同時，需要把工作的落實情況及時反饋給企業領導，針對工作完成較好的人員應給予適當的獎勵。

結語

對于企業來說，長遠發展和提高經濟效益都是其主要目標，而現代化的企業需要用現代化的理念及方法來指導運營。行政文秘工作也要適應企業的現代化發展，積極轉變自身的觀念，不斷提高自身、加強學習，發揮崗位的綜合價值。行政文秘需要了解市場經濟發展的動態，結合自身工作與市場經濟變化，為企業提供參考性的決策意見，推助企業長遠發展。

參考文獻

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