檔案信息化進程中民政檔案服務問題探究

白秀峰

摘要：我國經濟建設最近幾年發展非常迅速，我國各行業迎來新的發展空間和發展機遇，為我國基礎建設的不斷進步貢獻力量。隨著信息化時代的到來，民政技檔案信息化管理面臨著諸多的現實挑戰，需要針對信息化背景下民政檔案信息化管理現實需要，采取切實可行的有效措施，做好檔案信息化建設與管理。

關鍵詞：檔案信息化進程;民政檔案服務

引言

科學技術的快速發展使我國提前進入現代化發展階段，改善了我國人們的生活水平和生活質量的同時帶動我國提前進入現代化發展階段。民政檔案建設是對民政工作的記錄和原始憑證，民政工作連接著民心，民政工作質量決定著百姓的獲得感安全感幸福感。因此做好民政檔案管理是對民政工作的總結和保留的歷史記憶。

1檔案信息化進程中民政檔案服務問題分析

1.民政檔案性質復雜，信息數據規模較大民政部門作為重要的政府單位，在新時期承擔著協調社會發展關系、調節公眾矛盾、維護穩定秩序等方面的責任，具體管理工作包括抗險救災、社會保障、婚姻關系管理、轉業安置、收養關系管理等領域，檔案內容涉及范圍較為廣闊、涵蓋社會不同階層、信息結構相對復雜。2.信息化建設客觀基礎薄弱，經濟投入有待加強現階段，從實踐調查分析可知，民政檔案的推進基層信息化體系建設的過程中，存在硬件基礎薄弱、經費不足、建設模式不合理等方面的問題。尤其在信息化檔案管理網絡平臺建設方面，檔案的數字化轉化存在遲滯性。由于各應用系統在軟件開發時，沒有制定統一歸檔的技術構架和數據標準，使得檔案軟件無法銜接匹配，在數據共享、交互方面沒有發揮信息化網絡的優勢，資源的開發力度有待加強。

2基于管理信息化體系的建設優化檔案服務質效的具體策略

2.1做好數字化民政檔案收集歸檔

數字背景下，民政檔案信息化前提和基礎是做好文本文檔、圖形文件，以及視音頻等不同文件格式科技檔案資料的收集歸檔。具體來說，就是要針對不同文件格式的檔案資料進行收集，結合數字檔案存儲載體、信息記錄標準、壓縮算法等，分別采取具體的措施進行收集歸檔，確保數字背景下民政檔案資料內容信息的真實性、完整性和原始性。此外，還要根據不同載體格式的數字民政檔案，進行分類、排序整理，并將散亂數字科技檔案進行有序分類、標引和組合。此外，還要建立民政檔案數據庫，分類做好民政檔案編號，從民政檔案信息物理、邏輯結構、記錄類型、載體格式等，做好收集歸檔，做好數字背景下民政檔案信息化基礎工作。

2.2注重檔案安全管理

檔案管理工作必須要朝安全化、系統化的方面發展，只有保障檔案信息安全，民政檔案管理工作的價值才能得以體現。《中華人民共和國檔案法》也有明文強調，“檔案館和機關、團體、企業事業單位以及其他組織應當加強檔案信息化建設，并采取措施保障檔案信息安全。”首先，對防火墻的安全等級進行升級，方可與外界權威的網絡安全平臺建設團隊合作，安裝企業級防火墻應用，以此提高民政檔案管理的安全水準。同時，強調對網絡入侵檢測及預防系統的開發及應用，建立網絡入侵實時防御與檢測機制，并將其在防火墻系統中的運行優先級提升，全面保障民政檔案存儲與調用時的數據運作安全性。

2.3完善平臺開發，打通不同平臺之間信息互通共享

系統平臺是信息化建設的重要保障，不同系統平臺之間存在障礙將影響信息數據的傳輸，也會影響民政檔案管理工作的效率。從目前的信息化建設來看，各地區都建立了不同的平臺管理系統，但這些平臺之間的數據傳輸通道并未打通。基于以上現狀，首要是解決不同平臺之間的數據傳輸問題：一是從國家層面或是省級層面研發綜合性的管理平臺，各單位通過對本單位的系統優化升級，使其能介入到國家或省級管理平臺中，實現數據共享;二是單位內部應使用同一的管理平臺，選擇單位目前綜合性最強的平臺，以此為基礎不斷拓展功能以滿足不同部門辦公的需求;三是延伸平臺的功能。目前的民政檔案管理平臺基本上實現了數據資料存儲、檢索、查詢功能，技術人員可以進一步挖掘對民政工作更為有效的功能，例如數據監測功能。當關鍵數據出現異常變化時能自動報警，或是通過對不同時段檔案資料數據分析而預測某些領域的風險，為行政工作提供指引，以此來減輕民政人員的執法壓力。

2.4加強電子文件的管理

目前網絡技術的使用，已經普及到生活和工作中，而且目前我國對于相關文件的電子化使用，也在向電子化轉變。因此加強民政檔案文件的電子化管理，是目前檔案管理工作的重點內容之一。針對電子文件的管理提出以下幾點建議：1.成立專門的電子文件管理部門，主要對電子文件進行管理和保存，以及電子文件資源的整合，以便增加電子文件的管理效果;2.加強相關人員對電子文件的管理，需要管理人員及時注意文件的傳送、接收、保存等工作，確保電子文件管理工作順利進行;3.目前許多電子文件都存在時效性，因此需要相關工作人員關注電子文件的期限，以便在使用過程中避免因時間問題出現錯誤。此外，對于一些長期使用的電子文件，要定期進行備份和復制，防止電子文件缺失，導致給單位帶來不必要的麻煩。

2.5統一信息化建設標準，建立健全管理機制

民政部門在檔案管理領域推進信息化、數字化平臺建設時，需要健全的管理與監督機制進行引導。由于民政單位工作涉及的范圍較廣、信息數據規模大，檔案管理的工作量較大，同時，在信息收集、處理、存儲等工作中，存在數據庫建設形式不統一、數據傳輸格式需要進行轉化等情況，在一定程度上增加了管理成本。數字化技術的發展對解決這一情況帶來了希望和契機，大力推行民政采集資料的無紙化工作，能夠在降低基層檔案數據處理工作量的同時，最大限度的避免因紙質、硬盤等媒介保存不當造成的數據遺失、損毀問題。在實踐工作中，一方面，相關檔案管理部門與技術部門應加強聯合，統一檔案信息的存儲標準;另一方面，應結合改革目標，及時調整管理制度，構建動態化的監管機制，定期進行數據備份、更新，按照檔案管理需求、工作性質的不同，加快不同等級數據庫的建設，規范數據記錄、數字化轉化等實踐工作流程，確保民政檔案整體信息化管理戰略目標的全面落實。

2.6做好數字化科技檔案作用發揮

民政檔案的價值在于發揮其應有價值，要根據數字背景下民政檔案信息化特點，以及科技檔案利用形態、渠道、載體等變化，最大限度地發揮民政檔案利用價值。可基于電子閱覽室實現在線閱覽，利用互聯網渠道實現在線訪問，基于電子信息載體實現科技檔案信息復制。此外，還要做好民政化科技檔案利用安全，利用訪問權限設置、電子密鑰、身份認證等先進技術，做好科技檔案信息安全保障。

結語

綜上，數字時代，做好民政檔案信息化建設與管理是適應時代發展的現實需要，也是發揮民政檔案自身價值的迫切需要。

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