ERP系統物資需求計劃管理應用研究

劉中華 劉豆豆

摘要：采購工作是支撐企業穩定運行的重要一環，但在實際工作中由于需求計劃提報主要依靠人工經驗，數據質量不高，缺少科學合理的安排，常發生緊急采購等計劃外事件或預測不準確，不僅打亂了采購的計劃性，尤其是針對集團級公司，下屬分子公司每年的采購需求規模較大，為提高集團公司采購工作統籌規劃與管控能力，促進物資采購管理工作降本增效，對于需求計劃管理工作從業務需求及信息系統兩方面進行建設，借助信息技術提升需求計劃管理的科學合理、精準預測的能力。

關鍵詞：物資需求計劃;ERP系統

一、業務概述

物資需求計劃管理是由基層單位根據生產經營提交需要的計劃，它的管理對控制供應風險有著極其重要的作用。它主要解決需要什么、需要多少、什么時間需要等問題。物資需求計劃管理對降低物資供應成本起著關鍵的作用。準確、及時的物資計劃可以使物資供應有充足的時間尋找資源、以合理的價格買到合適的物資;提高計劃的標準化程度，可以進一步集合需求，充分發揮規模化采購優勢，降低儲備規模，增強物資供應降本增效，有效防止庫存物資的積壓。同時使企業正常的生產活動之間有效銜接，提高了生產效率，并且規避了由于預測不準確發生的臨時緊急采購對企業的資金管理造成的壓力與風險。

集團公司的物資需求計劃是結合公司采購模式從年度、月度、緊急三個時間維度來制定和實施的，物資服務采購的模式主要包括總部集中采購、總部組織各單位實施、授權實施。總部集中采購是總部物資部依據公司綜合計劃和預算，以提高采購效率效益、便于組織實施、保障有序供應為原則，考慮物資屬性、專業特點、資源配置等因素由各單位上報需求計劃，總部統籌采購。針對需求零星、專業特殊或地域限制等原因，不具備集中實施條件，或集中實施不符合效率效益原則的采購需求，可授權下級單位實施。

?需求預測階段（每年年底開展）流程說明：

1、總部物資部根據年度工作安排，下發開展年度需求預測計劃編制工作的通知，明確工作任務，啟動編制工作;

2、各單位物資部根據總部物資部工作要求，部署本單位年度需求預測計劃編制工作;

3、所屬各單位、各部門依據年度綜合計劃、預算和項目進度，組織發展部門、財務部門以及相關項目管理部門對年度需求預測計劃數據的合理性、準確性、規范性進行審查，完成年度需求預測計劃編制工作，并向集團物資部報送;

4、集團物資部組織開展統計分析工作，并根據公司歷史需求數據和投資安排進行預測調整，形成公司年度需求預測統計報告，為年度工作安排提供決策參考依據。

?實際需求提報階段（次年三月份左右）流程說明：

1、項目取得可研批復或取得初步設計評審意見后，下屬單位可申報實際需求計劃。總部下發計劃編制工作要求。

2、下屬公司按要求編制實際需求計劃，屬于協議庫存、框架協議的，納入相應協議、電商交易專區供應履約，其余不能納入協議庫存、框架協議的納入批次形成采購計劃。并提報總部物資部。

3、總部物資部匯總實際需求計劃并平衡利庫，組織開展采購計劃集中審查工作，國網物資公司根據審查情況處理新增、修改、退回的計劃，審定后的采購計劃進入采購環節。

?月度采購計劃提報流程說明：

各單位物資部門提報招標采購文件，并組織招標代理公司集中審核，審核通過后上傳至總部ERP，針對一級采購目錄的物資服務由總部統一招標，針對二級采購目錄的由總部授權，各單位實施招標采購。

二、存在的問題

1）需求計劃提報水平低下。每年各單位在編制需求計劃時，采用的是模板導入的功能，由需求單位線下按模板格式編制，然后導入到系統中，這樣就會導致錄入物料不規范，需求計劃較粗放，無法實現精細提報。

2）需求預測能力低。年度需求計劃提報未與實際采購申請進行關聯，無法定位到每個具體項目的需求量，無法精確分析計劃與實際發生的差異，并且需求是一年一報，在項目正式立項后總部無法掌握最新的需求，也就無法根據最新需求制定更加貼合實際的合理的需求計劃開展后續的采購工作。

三、系統實現方案

集團下屬各業務單位或業務部門在每年年底編制下一年度需求計劃時，以物料編碼為最細顆粒度，引入項目規劃儲備信息，設備材料清冊、里程碑計劃等信息，實現規劃設計、項目管理、物資預測三方業務在線銜接，打造“發展、項目、物資業務一條線”的年度需求計劃編制及提報管理模塊。主要包括儲備庫項目管理、年度需求計劃編制及提報，年度需求計劃滾動更新、年度需求計劃轉采購計劃以及采購目錄管理。

1、年度需求計劃編制及提報

在項目儲備，可行性研究報告編制階段，總部發布下達下一年度綜合計劃至下屬公司，下屬公司分解下達至各專業部門后，各公司各專業部門根據總部下達的綜合計劃在ERP系統根據公司自身物料需求計劃，創建虛擬項目及wbs結構，并在虛擬項目上掛接物料，生成年度需求計劃預測版并進行提報，本單位逐級審批完成后上傳至總部ERP系統。

2、年度需求計劃滾動更新

在實際需求計劃提報階段，各專業部門依據項目批復情況，更新項目狀態，并在虛擬項目預測版基礎上根據項目實際情況，在物料維度修訂采購數量、金額、首批交貨日期、供貨周期等信息，并生成年度需求計劃信息需求版，形成需求計劃儲備庫。提交至總部ERP系統，實現需求計劃的實時滾動更新。

3、基礎數據管理

儲備庫項目管理：為需求計劃提報提供載體，支持虛擬項目的新建維護查詢以及上傳總部。項目信息主要包括項目單位、計劃年度、項目定義、項目類別、項目開始時間、項目結束時間、項目性質、可研批復日期、本年投資計劃等。

采購目錄管理：以物料主數據為基礎，根據項目性質、按物料大、中、小類進行編制，明確采購范圍、采購方式、采購組織形式等，由總部編制并發布，為下級單位編制物料需求計劃提供物料參考。

設備材料清冊及采購價格維護：為年度需求計劃編制提供數據支撐，可通過EXCEL表導入ERP系統，實現需求計劃創建及更新。

四、結束語

ERP物資需求計劃提報流程基于集團公司兩級組織架構，由下屬分子公司提報需求計劃，總部統一審核，統籌安排，以項目全生命周期為主線，分階段提報，滾動更新，強化了集團采購計劃管理的統籌規劃與管控力度，實現需求預測與實際發生強關聯，有效提升了采購計劃編制的準確度。