創新企業文書檔案管理工作探討

馬凱

（山西醫科大學第二醫院，山西太原 030001）

0 引言

在企業的建設與各類活動開展的過程中，企業檔案在其中發揮著極其重要的作用，它對企業開展的各類活動都具有一定的記載功能，同時還可以為企業的各項工作與活動的開展提供指導，因此，對于企業的發展意義重大。在企業的檔案管理過程中，包含的內容是比較多的，主要有人事檔案、會計檔案、科技檔案、文書檔案以及實物檔案等，但是在企業發展的過程中，文書檔案在其中所占的比例是最大的。在傳統的檔案管理模式中，主要的檔案管理一般都是紙質的文檔，但是在網絡技術與科學技術不斷的發展與推動過程中，逐漸進入到互聯網時代，在各類電子系統的運用過程中，電子檔案的比例在不斷的增加，文書檔案的載體也在不斷的改進與更新，對于企業來講對文書檔案可以進行高效的管理對于企業的發展具有積極的促進作用，同時也是對企業的檔案管理工作進行推進的有效保障，因此，提升文書檔案管理的工作意義重大。

1 企業文書檔案管理工作的現狀

1.1 管理模式缺乏規范性

在現代的企業發展過程中，對于管理工作都是極為重視的，在企業中一般都具有比較先進的管理模式，同時在企業不斷發展的過程中也在對管理的模式不斷的改進與完善。但是在企業的管理過程中，文書檔案具有一定的不可或缺性，但是在日常的管理工作中，對管理的模式依舊還是比較缺乏的，在管理的過程中不能對其引起重視，在機制上還存在不健全的部分，同時對檔案的管理工作不能及時全面的進行監督、指導與檢查。在日常的工作過程中又得不到有關制度的支持，在工作的過程中沒有對應的制度對其進行約束，因此，在具體的工作過程中也就缺乏一定的規范性，因此，開展文書檔案管理的工作人員在實際工作的過程中也就不能很好的遵循有關的規則，在工作中對管理的數量比較重視，但是對質量的重視程度卻不夠，在工作的過程中隨意性比較大，使得在文書檔案的管理過程中容易出現各種疏忽，例如檔案缺損、檔案信息錯誤、案卷要素缺失等現象，對檔案的管理也就產生了許多的不方便，對檔案管理工作的質量與效率都產生了極大的影響。

1.2 重視程度不夠高

在發展的過程中，經濟效益的發展是企業發展過程中一直比較重視的內容，因此，對于企業發展過程中具有支持性的基礎工作重視程度不夠高，尤其是在企業的文書檔案管理工作過程中，企業中的許多領導對該管理的工作認識程度不夠，認為文書檔案管理只是普通管理工作中的一個組成部分，對人力與物力的需求不是很高，及時將大量的人力與物力投入其中，也不能獲取很好的經濟效益。在實際發展的過程中，企業對文書管理的成本進行降低，實際上也會對企業的經濟效益進行提升。由于企業對檔案的管理不夠重視，因此，在其他部門與檔案管理部門進行配合工作的時候也會不同程度的受到影響，還有在企業中有一部分工作人員認為文書檔案的管理工作沒有任何技術的含量，因此，也就不需要進行專業技術的學習、只要按時將檔案移交給管理部門即可，甚至對檔案的歸檔要求也不一定清楚。

1.3 檔案工作人員能力不足

在企業發展的過程中文書檔案的管理工作是一項專業性比較強的工作，因此，檔案管理工作人員的素質對管理工作的質量與效率具有決定性的作用。在企業實際的發展過程中，很少有企業會配備專門的文書檔案管理人員，在企業中從事檔案管理的工作人員同時還兼職著其他的工作任務，同時也沒有接受過專門的培訓，因此，檔案管理人員對自身的工作認識不到位，在管理的過程中，也只是對其進行簡單的整理與收集工作，因此，企業的文書檔案的管理工作效率也就得不到提升。

1.4 信息化發展程度不高

在科學技術與網絡技術不斷發展的過程中，檔案管理的信息化建設已經成為一種趨勢，同時也應該是企業發展的重點工作內容，但是在實際的工作過程中，部分企業的管理工作依舊停留在紙質化的階段，并沒有實施數字化的檔案管理，不管是在存檔工作中還是借閱的環節中，都存在極大的不方便。部分企業為了獲取更高的利益，對檔案管理的成本一直在進行壓縮，不能及時的對檔案管理的硬件設施進行完善。但是檔案的管理工作是具有一定的保密性的，保密的程度也是比較高的，因此，管理設備的管理在更新中也是比較快的。

2 企業文書檔案管理工作的創新

2.1 對管理的模式進行創新

在科學技術與信息技術不斷更新的時代，企業要想發展也必須進行一定的革新。在企業發展過程中，文書檔案的管理也必須與時代的發展步伐相統一。企業的管理人員必須對自己的理念進行改進，根據企業的發展目標對檔案的管理模式不斷的進行改進與創新。因此，企業必須要建立一套簡潔、清晰、有效的管理系統，對責任與職責進行明確的劃分。此外還應該建立健全獎懲機制，通過這些機制的建立，可以及時有效的促進企業的文書檔案管理工作。

2.2 對思想觀念進行創新

在企業文書檔案管理的過程中，要想使管理的價值得到體現，就必須對管理的思想觀念進行改進與重視。管理人員要對管理的觀念進行改進就需要對文書管理在企業發展過程中的重要性進行了解，對管理人員的職責要有一定的了解，此外，還應該及時的加強文書檔案管理工作的人員與設備的投入。在此基礎上，要不斷的加強宣傳的工作，使企業工作人員對文書檔案管理的重要性進行認識，促使企業各個部門之間可以積極的合作，進而促進企業的全面管理。

2.3 對人才培養的手段進行創新

文書檔案管理對人員的要求比較高，企業要不斷地加強檔案管理工作人員的素質與專業性。企業在發展的過程中，需要對專職的檔案管理人員提供充足的預算，對檔案管理工作的重要性進行理解。建立健全文書檔案管理的政策，通過制度與政策對優秀的人才進行吸引，加強對工作人員的培訓，建立健全文書檔案管理的工作團隊，使文書檔案管理工作人員的各項素質都可以得到提升。

2.4 對信息化的工作方式進行創新

在企業的發展過程中，對文書檔案的管理與管理的流程進行創新與開展對于企業的發展具有極其重要的作用。企業在發展的過程中要對工作的方式與觀念進行改進與創新，因此，對于先進的管理理念要不斷的進行學習，在企業管理中建立數字化的檔案管理模式，使檔案管理的作用與效率得到提升。通過對信息管理平臺的開發，在平臺運行中進行檔案的分發與調查管理，進而實現文書檔案的共享，不斷的對信息設備的各種硬件的支持進行改進。

2.5 提升員工的綜合素質

在企業的檔案管理工作中，管理人員依舊是將工作的主要重心與精力放在了資料的保存部分，使得在后續的管理工作中，工作人員都是遵循一樣的規范對文書檔案資料進行整理，在實際的工作過程中，不能與實際的情況與特點進行結合，也就不能開展有針對性的工作。在企業的檔案管理工作過程中，管理人員依舊是工作的主體，因此，工作人員的綜合素質與能力直接關系著企業檔案管理工作的質量與效率。因此，想要使企業的檔案管理工作得到提升，就必須對工作人員的自身素質與綜合能力進行提升，依據管理工作中的各項細節制定有效的培訓計劃與學習計劃，使工作人員的素質得到提升，使工作人員的各種狀態得到一定的優化，進而使檔案管理的效率與質量都得到改進。

3 結語

對于企業的發展來講，文書檔案管理工作是一件長期且重要的任務，檔案管理各種的效率與質量對企業的發展意義重大。當下的企業文書檔案管理中依舊存在一定的問題，但是通過對管理模式、思想觀念、人才培養的手段以及信息化的各種方式進行創新與改進，可以使文書檔案管理各種的作用得到充分的發揮，進而促進企業的健康發展。