大數據視野下檔案管理思維方式的轉變

陳堯

（肇慶市第一人民醫院，廣東肇慶 526060）

0 引言

新的發展時期下，傳統的檔案管理方式已經愈發不適用于當前時代發展的需求。所以，需要立足于大數據視野下，突破檔案管理方式的局限性，合理改進檔案管理方式，以促使檔案管理水平能夠得到提升。為此，本人結合個人所學及相關經驗，就大數據視野下檔案管理思維方式的轉變進行了分析，旨在對相關人員提供參考。

1 大數據給檔案管理工作帶來的機遇

1.1 有利于挖掘有價值的檔案

眾所周知，大量繁雜的電子化檔案信息，使檔案管理人員進行數據挖掘時，在工作量較大的處理任務下，可能會漏掉有價值的數據信息。然而，將大數據技術運用于檔案管理中，可發揮出大數據技術深度挖掘、分析、整合的作用，從海量化的檔案資源中，挖掘出有價值的數據信息，為檔案管理人員的工作開展，提供有用的數據信息參考。如檔案管理人員在進行文化建設時，需要具有代表性的檔案信息，提前設定信息搜索要求下，能夠從電子化檔案管理庫中，搜索出各種數據資料信息，為工作人員資料開展提供依據。

1.2 有利于資源檔案共享

采用大數據技術進行檔案管理，可結合檔案管理的實際情況，構建出電子檔案管理平臺，通過平臺信息公示與發布的方式，為相關人員提供查詢檔案信息的渠道。并且，借助大數據技術的作用，能夠為各個檔案管理部門，提供資源共享與交流的平臺渠道，讓各管理部門結合工作需求，共享與采集檔案管理信息，便于日常管理工作的開展。此種利用大數據技術的優勢，構建出專用的信息共享空間，能夠改變傳統檔案管理信息利用率低的情況，使各檔案管理信息在相互分享與融合下，能夠提升檔案信息的利用率。

1.3 有利于提升服務水平

傳統的檔案管理方式，多為紙質版檔案，受各種因素的影響，檔案容易出現丟失的情況。并且，檔案管理人員在調取資料信息時，也需要從大量的數據信息中，篩選出所用的檔案信息。信息查詢任務量較大的情況，使得檔案管理的質量與效率，難免出現較低情況。使用大數據技術進行檔案管理，可通過檔案管理平臺的構建，建立不同的功能模塊，根據檔案使用的需求，查詢、引用與整理檔案信息，進而為相關人員提供檔案信息。相對于傳統的檔案查詢方式，采用大數據技術進行檔案管理，可顯著提升檔案管理水平，為使用人員提供更優質的服務。

2 大數據給檔案管理工作帶來的挑戰

2.1 檔案數據存儲方面的挑戰

根據當前檔案存儲的信息可知，檔案行業在進行檔案管理時，是根據社會發展的需求，存儲不同類型的社會檔案，并根據社會人員的需求，為相關人員與部門提供檔案資料。而在檔案管理的過程中，檔案管理涉及到原資料收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用與整合等任務，繁雜、緊密的檔案處理需求，使得檔案管理的難度較大。加之，大部分檔案館在信息技術支持下，已經實現了初步電子化，面對大量的新檔案處理需求，以及對原有檔案的存儲需要，使得系統需要處理的檔案信息量較大。檔案管理系統進行信息處理時，數據即可達到TB 級以上，而傳統的檔案數據庫，對于TB 級的數據集處理能力較差，眾多數據處理要求影響下，對檔案館的數據存儲能力，提出了更大的挑戰。

2.2 檔案數據安全方面的挑戰

對于檔案管理而言，安全性是檔案管理的基本要求，也是確保檔案資料完整性與真實性的關鍵。若檔案在管理過程中，沒有做好安全方面的管理，使檔案資料出現丟失、竊取等情況，必然會影響到檔案使用的準確性。且若是重要的檔案數據資料，極易在檔案丟失與竊取后，出現嚴重損失情況。不同于傳統的檔案管理方式，大數據技術共享性的特點，使大數據技術在運用于檔案管理后，受到檔案信息采集、分析、整合等方面的影響，檔案信息容易被黑客攻擊，或是在非法入侵下，檔案信息被篡改與竊取。但受到技術人員缺乏的影響，以及未開發出先進的技術體系，檔案館在引入大數據技術后，在安全管理方面仍然存在不足之處，為防止這些潛在的風險出現，必須要采取有效的措施，用于防止安全風險的發生。

2.3 大數據檔案行業緊缺方面的挑戰

推動大數據技術的深入發展，需要大量的技術人才，用于為大數據行業發展提供支持。根據資料調查顯示，我國在大數據人才方面，呈現出嚴重的人才缺乏情況，專業性的大數據人才較少。由于我國在大數據人才培養方面，現有的人才培養體系不夠完善，人才缺乏充分實踐鍛煉的機會，理論性人才相對較多，但具有專業能力的人才，仍然存有嚴重不足的情況。大數據人才的培養，不是一項短期性工作，涉及專業領域的專業知識較多，使得大數據人才需要在長期的培養下，不斷給予充分實踐的機會，才能培養出更高水平的數據人才。

3 大數據視野下檔案管理思維方式的轉變

3.1 共享性思維

由于在檔案共享數據庫建立中，是以滿足人們需求、發揮檔案信息價值為要求的，因此檔案數據庫建立過程中，應當組織各檔案管理部門，在相互協同合作下，共同發揮出各部門的優勢，加大力度進行檔案數據庫的建設。如結合實際檔案管理要求，初步建設出檔案管理平臺后，運用數據挖掘技術、云計算技術與數據分析技術等，完善檔案管理平臺的各項功能，進而達到高度共享的水平，為用戶提供更多方面的服務。對于共享意識比較差的檔案管理部門，可通過定期培訓、意識教育等方式，強化檔案館的工序意識，使其能夠主動配合檔案共享平臺的建立。

3.2 信息化思維

信息化思維是在檔案管理過程中，以信息化的視角，全方位地理解與認知事物，以在信息技術的支持下，有效解決信息技術問題。大數據的時代背景下，檔案信息不再局限于紙質化，而是趨向于電子化，作為新型的信息資源，在檔案管理過程中，以信息化的思維方式，處理各項檔案信息，能夠有效提升檔案管理的質量與效率，為人們提供更優質的服務。如在檔案管理過程中，采用高速掃描、數據壓縮與數據庫建立等手段，將原始的聲像資料，或是紙質版的文件，有效轉變成數字化的文件，進而錄入到信息系統后，能夠更深入挖掘與處理信息。

3.3 技術性思維

技術性思維在檔案管理過程中，通過運用各種先進技術的方式，對檔案數據進行更合理的管理，以發揮出檔案信息的資源優勢。即進入到大數據時代后，檔案管理部門對于檔案信息，不再采用傳統的技術手段，對檔案信息進行紙質版管理，而是結合大數據技術，升級與創新檔案信息管理方式。例如，運用云計算技術、人工智能與語義分析等技術，對檔案信息進行深入處理后，挖掘出檔案信息的潛在價值，并將數據挖掘出來的結果，反饋給相關使用人員。通過此種檔案信息管理方式，可使檔案管理的處理水平，能夠有效滿足檔案管理的要求。

3.4 網絡化服務思維

檔案管理的網絡化服務思維，是立足于大數據技術的角度下，運用各種先進的大數據技術，改進檔案管理的模式與內容，為用戶提供更多方面的服務。比如對于各種存儲的檔案管理信息，開放新的檔案信息使用渠道，使用戶能夠根據個人需求，采集與引用檔案信息。或是根據使用者的要求，為用戶提供個性化、網絡化的服務，讓用戶在運用技術工具下，能夠深度挖掘與分析檔案信息，整合出個人所需信息。此種網絡化服務思維下，能夠擴展檔案管理的方式，使檔案管理能夠更具科學性，滿足用戶的多樣化需求。

4 結語

綜上所述，在大數據技術深入發展的背景下，檔案管理工作呈現出的不足之處，使檔案管理工作面臨的挑戰較多，有效滿足人們對檔案管理的要求，應結合大數據時代的發展趨勢與要求，做好檔案管理思維方式的轉變工作。所以，相關工作人員需立足于大數據視野，深入分析檔案管理的不足之處，創新與改進檔案管理思維方式，以使得檔案管理工作的質量與效率，在大數據技術的深度應用下，能夠得到有效地提升，為社會群體提供更優質的服務。