建設項目檔案收集歸檔存在的問題與對策研究

童順琴

（綏江縣檔案館，云南昭通 657700）

0 引言

伴隨中國經濟的持續發展，項目建設規模也越來越大，對項目檔案文件的收集以及歸檔的管理工作進行優化，不斷提升要求，所以，在開展項目建設時，項目檔案的收集與歸檔有著十分重要的作用，建筑項目檔案對建筑工程的整體面貌進行了反映。所以，良好開展建設項目檔案的收集、歸檔工作具有十分重要的意義。然而，現如今大部分建設項目檔案收集、歸檔工作中還具有各種各樣的問題需要處理。通過對存在的問題進行進一步的分析，從而提出有效地改善策略，為中國建設部門檔案管理工作的開展提供了一些可行的思路與發展對策。

1 建設項目檔案收集和歸檔工作的重要意義

工程檔案的收集與歸檔是檔案管理工作中的重要基礎環節。檔案管理中收集的檔案是項目建設的歷史記錄，也是項目投產以后進行運行、維護、管理、改擴建和技術改造的重要依據。所以，項目檔案文件的收集與歸檔，在項目建設工作中有著十分重要的作用。因此，有關部門應該高度重視檔案的完整性，這屬于高質量檔案實現的一項標準，完整的檔案對組織的生存與發展也是至關重要的。在建設項目檔案的收集和歸檔過程中，收集是對檔案進行管理的基礎內容，然而也是最為關鍵的一項內容，良好開展收集工作是保證項目文件完整性的重要條件，而完善的檔案才能最大化地展現自身價值。

2 建設檔案收集和規定工作的現狀

2.1 具有一定忽視性

檔案管理者對項目檔案收集歸檔工作存在忽視性，在工作執行中具有許多問題。一部分管理者注重重要問題，對其他文件的效用存在忽視，造成檔案收集與歸檔工作十分片面，不完善。對檔案的完整性造成了影響，減少了檔案的真實與有效性，讓建設項目檔案的具體效用無法最大化地展現，并且影響了提供和利用工作的正常開展。

2.2 收集歸檔的工作量很小

項目檔案收集方法十分單一。現如今，許多企業部門在開展項目檔案收集的工作時，依舊采取傳統十分單一的工作方式，這對一般工程項目檔案的收集而言，造成的影響較小。然而，伴隨企業的持續擴大與機構業務的拓展，項目檔案的數量也會不斷增加，因此，傳統的收集必然會減少文件和檔案的收集的效率與質量，對檔案管理工作造成了影響，并且對施工單位有關工作的進程造成了阻礙。

2.3 文檔不完整

文件資料收集的時候往往出現斷章、缺頁的現象，使得原始資料的完整性不斷減少，對后續檢查工作的開展和利用產生了影響，對項目檔案管理的質量造成了影響。

2.4 檔案部門在活動中對項目部的檢查和指導不足

因為建設項目數量較多，建設時間較長，并且部門較多，檔案部門編制指導項目部竣工文件的力度不夠。因為項目規模具有一定差異，并且項目工期不一致，所以檔案工作者無法對項目進度隨時掌控，無法在最合適的時間進入現場，及時進行指導。因為并未從源頭開始檢查，造成收到的文檔質量都無法達到標準，因此出現返工狀況。

3 處理建筑項目檔案問題的具體策略

3.1 加強認識，建立自覺與責任感

建設工程文件是在工程建設的全過程中形成，并且涉及到每一個工程的小細節，對每個項目的內部技術質量進行了反映。因此，從基建項目開工之日起，項目負責人就必須全面負責組織、協調、檢查、指導這一部分檔案單位與有關的建筑方進行管理。技術干部就職時，應該明確規定設備管理施工工序，誰管理負責編制竣工文件，不管是哪一專業，誰負責開展技術指導，誰就對負責本專業竣工文件的編制和積累。隨時修改圖紙，填寫表格，收集和積累文件資料，良好完成檔案工作應該是項目負責人、項目經理、技術人員和檔案人員的自覺行為。應該往往督促有關部門和人員落實工程文件的編制工作，從根源上進行檢查，堵上各種可能發生的漏洞，讓工程文件能夠實現完整性、準確性、系統性和安全性的目標。

3.2 提供建設部門的統籌、協調、監督作用

為了確保檔案工作的實施，項目建設以前，就創建“項目工程檔案工作領導小組”，對工作責任進行確定，根據相關的標準與要求，落實對項目機構、所有的承包商、監理單位工程文件的保管、收集、整理、歸檔工作技術進行檢查、指導和監管工作，技術把握檔案工作的開展狀況。施工部門應該在每一個環節都組織三方（建設、施工和檔案機構）開展檢查和指導。對竣工文件管理，需重視兩部分：（1）文件的形成。在編寫竣工文件以前，建設部門應該組織施工部門召開會議，向施工單位明確說明編制竣工文件的要求以及質量標準。（2）重視驗收工作。工程驗收以前，施工部門應該組織專業技術工作者與檔案管理者對竣工文件開展驗收工作，并找出問題及時整改。與此同時，展現接管部門業務機構的監督作用，在驗收的過程中對竣工文件的內部質量開展檢驗。在檢驗完成后，施工部門應該指定專業人員接收各建設單位上交的竣工文件，開展審查與把關，合格后方可驗收，并把檔案移交到檔案室進行歸檔。

3.3 檔案部門應該進到基層，開展引導工作

檔案部門有必要提前干涉，把握文檔資料的形成規律，并采取有效的策略，提出需求，從而規避被動。同時在施工現場開展檢查與指導工作，對檢查中發現的問題及時改善。并且對現場工作人員進行培訓，監督檔案管理者對系統文件于質量的形成進行完善，從而監督施工項目單位強化技術管理，使得檔案能夠在施工工藝的日常管理中使用，良好實現對檔案的管理，為落實文檔制備打下穩定的基礎。

3.4 落實建設項目竣工文件的“三同步”

首先，布置施工任務和竣工文件的編制任務共同開展。施工項目部有必要結合項目工期需要以及進度的安排對竣工文件的編制時間提出意見，和施工任務共同發送到班組，并將完成的文件準備要求、交接時間等，歸納到工作計劃、工作管理程序、有關部分責任范圍與相關人員的工作責任；其次，項目施工進度和竣工文件形成積累要統一。技術文獻資料是在建設活動中形成和積累的，施工技術人員有必要按專業和類別對每一單獨項目的各類文件資料進行積累，等待項目竣工，這些日常積累起來的科技資料屬于編制完整檔案的基礎。尤其是規模較大的項目，施工工期長、工程點較多。假如平時不注重文件資料的形成與積累，在工程結束后再去收集，將會造成因項目技術人員的轉移，原始資料收集不完整或資料散落，對檔案完整性造成影響。所以，有必要結合施工進度來開展竣工文件的形成和積累；最后，項目竣工交接和竣工文件的交接統一進行。施工部門在項目竣工驗收以前，有必要對所有竣工文件進行編制，和項目一起交接給建設單位。建設項目檔案和工程進度一致的主要目的是，確保工程檔案資料移交及時、具有完整性、真實性和可靠性。

3.5 使用辦公自動化系統開展檔案資料的收集

信息背景下，辦公自動化系統已經變成了各個單位經營過程中必不可分的一部分，使用辦公自動化系統，能夠有效提高問卷檔案的管理質量與效率，減弱檔案收集歸檔工作的復雜程度。基于此，檔案管理者有必要熟練把握辦公自動化系統的操作技術，具有辦公自動化系統的賬號權限，方便核對系統中的上級要求和指令。如果文件管理這實現了有關的辦理事項，應該及時到有關單位開展資料收集，不能有延誤或拖后，規避文件資料信息遺漏或不完整，對文件收集和歸檔的效果造成影響。

4 結語

總之，建設項目檔案的真實性對工程整個過程進行了記錄，它是檢測項目質量的重要依據，并且還是加快城市現代的進程，建立和諧社會的關鍵手段。在項目檔案工作中，收集是基礎內容，并且也是極為重要的部分，良好開展收集工作，可以確保項目部分重要檔案的完整性，只有良好保管完整的檔案，才能最大化地展現檔案的效用。