高校檔案管理信息化建設路徑探究

■史曉仙/常州信息職業技術學院

隨著網絡應用的不斷拓展，高校檔案管理也在深入建設智慧管理網絡，推進檔案管理的自動化和智能化，使高校日益增長的檔案數據得到有效管理，同時數據價值得到有效開發和挖掘。因此，高校檔案管理信息化建設路徑的探討十分必要。

一、高校檔案管理信息化建設的重要性

(一)促進檔案管理的轉型升級

在網絡不斷成熟，信息化應用不斷深入的大數據時代，數據激增特征明顯，仍然沿用傳統的管理方式顯然很難適應數據管理的要求，自動化、智能化管理需求迫切。此時，建設信息化管理路徑既可滿足數據管理需要，又符合當下行業發展需求。對于檔案管理而言，信息化管理具有數據收集準確而迅速的特征，可以實現數據共享與更新及時性，大大降低了管理員的勞動強度，提高檔案管理的效率和準確性。而且，信息化管理使檔案數據的價值開發和利用更為方便，目的性更強，使檔案的價值得以轉化。因此，檔案信息化使檔案管理工作由傳統的人工管理升級至信息化自動管理和智能管理層面，使檔案管理實現轉型升級。

(二)提高檔案信息的使用效率

第一，利用信息化管理系統，檔案數據轉化為電子信息資源，可實現全文檢索功能，查找信息定位快、定位準、全面性高，拓展強，相關數據均可聯系起來，用戶決策有了參考，方向把握更準。第二，信息化系統在網絡框架下實現資源共享，用戶不再受時間和地點的限制，查詢、提交等實現隨時隨地操作，數據利用更高效。第三，將非密數據公開共享，使檔案信息訪問利用范圍更廣，不再受地緣限制，檔案數據利用效率大大提升。

(三)提升高校決策的全面性和準確性

高校網絡不斷完善，各項管理均走向信息化，人事管理、教務管理、資源管理、檔案管理、課程管理、實踐管理、調程統籌等等，各種管理細節均可實現信息化、自動化和智能化，學校管理工作全面進入信息化時代。此時，各項管理每天都會產生大量的信息數據，這些數據含有管理方式和策略的調整、管理措施的落實以及管理過程的變化等規律，對這些數據進行管理的同時，高校可以挖掘數據背后隱藏的規律，從而輔助高校提升決策的全面性和準確性。例如，學生學期表現評優時，要將學生自評、教師推薦、他人評價進行匯總，再將學生的檔案信息庫中的數據調出，使學生整個學期的表現客觀體現出來，各方面綜合給予評優結果。此時檔案信息庫的數據就起到明顯的輔助決策作用，從側面有力地給出學生的平時表現，使決策更有說服力。再如，教師職稱評定時，單憑報表很難決定優劣，而輔助信息數據庫的相關數據，就可以將教師的教學表現，科研態度，科研成果，學生反饋等抽調出來作為輔證，使評定工作更公正、更公平，評定結果更準確。

二、高校檔案管理信息化建設中的問題

(一)檔案數據不全面且準確性差

高校檔案信息化管理需要在完善的信息化系統中進行，系統的完善性和安全性直接關系到檔案管理的可靠性和安全性。雖然高校不斷推進信息化建設進程，但隨著時代的變化，信息系統的全面性還有待完善，檔案信息化管理的監督體系和管理全面性仍有待提高。首先，缺乏完善的信息化管理制度作后盾，信息化管理程序規范性不足，導致信息化管理質量欠佳；其次，檔案信息具有片面性，針對學生的檔案信息相對較多，而教師的檔案信息管理工作明顯不到位，不僅檔案信息不全面、準確性差，而且管理功能也跟不上管理要求。

(二)檔案數據存在安全隱患

只要是開放網絡環境下，任何數據都存在安全隱患。雖然高校檔案管理逐步實現信息化，但由于安全管理的缺失和不重視，部分高校對檔案信息化管理的安全防范措施仍然未做到位，應急預案缺失、安全防范不全面、風險評估范圍過小導致風險提升等等，這些安全性措施的不足都會給不法分子以可乘之機，使得信息數據被盜用、刪除、篡改，甚至使信息系統處于癱瘓之中，嚴重影響了檔案管理的可靠性和服務質量。

(三)管理隊伍水平有待加強

高校檔案信息化管理時，管理人員仍然存在系統操作不熟練，功能應用不到位等問題，影響了信息系統的應用，使檔案管理效率難于提高。因此，檔案管理人員不但要轉變管理觀念，還要積極進行信息化技能的學習，積極改變自身的業務不足和職業素養不足的問題。

三、高校檔案管理信息化建設發展對策

(一)加大對檔案信息化管理的認識與投入

高校要正確認識檔案信息化管理的優勢，加快信息化建設步伐，使檔案管理信息化更全面、更可靠、更安全、更細致、更有價值。首先，思想觀念要跟上時代的步伐，摒棄傳統檔案管理理念，固化信息化管理理念，明確信息化管理是實現自動、智能化、高效化管理的必然選擇。信息化檔案管理，在管理措施上、管理方法上、管理模式上、管理過程上都較傳統管理更為靈活，不再受時間和地點的限制，工作強度降低，工作效率提高，準確性、全面性和及時性更是傳統管理無法替代的。其次，檔案信息化管理的對象將教師納入，使教師和學生的權益都得以維護。可見，檔案信息化管理的服務性更強，與社會發展相吻合，高校更要加以重視。除了思想上的改觀外，檔案信息化管理同樣需要資金支持才能有效完善和實施。無論是信息系統的研發，還是信息網絡的搭建和維護，都離不開學校資金。因此，高校要重視信息化建設進程，加大資金投入，盡快配套科學完善的信息化系統和硬件設施。如檔案非文本信息的錄入時，需要照相機、掃描儀、儲存器等；信息系統功能拓展時需要相應的軟件系統，則需要軟件系統的開發等等。這些都需要高校加大投入，正確認識信息化對促進高校管理智能化發展的作用和意義，推進高校信息化建設進程的加快。

(二)提升檔案管理系統的全面性與準確性

首先，檔案信息化管理需要在統一的管理平臺上進行操作管理，就要建設資源信息化管理系統。高校檔案價值較高，對高校教育發展和科研方向都有較大的作用，需要加以重視，在收集數據的同時將數據來源一并收集，方便每年從這些源頭中進行優選合作。同時，高校要加強信息化檔案管理的監督與管理，建立完善的監管體系，并與高校進行橫向合作形成完善的管理制度，使檔案信息化管理走向全面性。對于電子數據，要在線上進行收集、分類、傳輸、存儲，提高檔案管理的工作效率。對于紙質檔案，利用信息系統進行電子化錄入，使其轉化為電子數據，然后進行分類存儲與保存。其次，數據存儲必須配套相應的數據庫。數據類型多樣，要分別建立不同的數據庫進行存儲，然后建立不同數據庫的內在聯系，就可以利用大數據挖掘技術進行數據價值開發。高校要積極與數據庫開發企業溝通，聯合起來開發檔案管理數據庫，使檔案查詢、更新、補充、調用等更高效和快捷，使檔案服務質量和能力迅速提升。最后，檔案信息資源庫建設時，要將學生和教師檔案均納入管理。學生的基本信息、學習過程、實踐過程以學習表現、學習態度、參加活動積極性等要收集全面；教師的教學情況、教學成果、教學任務、科研成果、晉升資質等相關數據也要全面收集，為教師后續的職稱評定提供客觀數據。除此之外，對于科研成果，同樣需要建立特別的數據庫，用于對高校科研項目進行統一管理。

(三)加強檔案管理制度的規范性與安全性

首先，檔案信息化管理制度要健全。制度約束規范，規范產生行為，有了制度的保障，檔案信息化管理才更規范、更標準和更高效。例如，制度要求檔案信息化管理要及時高效地進行信息收集、存儲和更新。實際進行檔案管理時，就要完善相應的管理系統并做好硬件維護，及時對學生、教師等的檔案進行收集、歸檔、整理、分類、存儲、備份等。并根據要求明確管理任務、數據類型、檔案格式等。為了保證檔案數據的安全性，要將系統調試正常運行后才能聯網。其次，為了保證數據的安全性，要對管理人員進行安全設置。系統身份驗證和權限設定要根據管理層級進行分別設定，避免人為操作失誤導致的數據丟失。必要時對重要數據進行電子數據保存和紙質數據保存并行管理，并及時對電子數據進行備份。對于系統而言，最重要的就是安裝殺毒軟件，設置防火墻，分設內外網，使檔案管理處于內網安全保障之中。最后，建立安全報警體系，對檔案信息數據進行日常監測，發現異常傳輸、異常訪問時要啟動報警系統，斷網自救。

(四)深化人才培養與技術合作

首先，檔案管理團隊要專業化。一是加強專業培訓，對檔案管理人員和相關人員進行專業系統培訓，更新知識和方法，夯實信息化管理理念，增強職業道德理念，積極投身信息化管理。二是對檔案管理人員及相關人員進行檔案法規培訓，提升管理工作的法制保障。三是加強信息化技術的應用能力培訓。四是加大業務交流與經驗分享機會。五是人才引進，以強帶弱，形成高素質、精專業的管理團隊。其次，加強橫向合作，擴大資源利用率。檔案管理與利用要突破學校內部層面，上升到高校之間、高校與企業之間、高校與社會之間層面，使檔案走出校園，共享共用共贏。一是加強檔案館橫向業務拓展。二是加強檔案館與企業檔案部門合作。構建數字檔案館，使檔案檢索、拷貝、傳輸等既安全又便捷。三是與信息開發企業合作，對檔案管理課題進行深入研究。

四、結語

高校檔案信息化建設要結合實際情況，加大對檔案信息化管理的認識與投入，提升檔案管理系統的全面性與準確性，加強檔案管理制度的規范性與安全性，深化人才培養與技術合作，以解決高校檔案管理信息化建設中存在的問題，優化檔案管理流程，提升檔案使用效率。