地方報社電子圖文資料庫改造構想淺析

文 方艷

不論是紙質版的還是電子版的地方報紙，或是其延伸出的微信公眾號等不同形式的媒介，地方報紙的本質就是記錄當地社會事件、傳播信息、反映時代的載體，而構成報紙的圖片文字是那個時期重要事件的真實反映，更是當地經濟、社會發展和歷史變遷的見證。報社如何利用自身優勢，讓圖文資料的功能從單純的提供內部查閱，延伸到成為社會信息不可或缺部分，科學建立和管理電子圖文資料庫是關鍵。

筆者分析自身所在單位的現階段電子圖文庫現狀，就報紙電子圖文資料庫建立和管理提出以下改造構想，以適應不斷增長的數據量和訪問量。

一 報社電子圖文資料庫的現狀

對需要查詢的電子圖文資料，筆者所在報社統一在“北大方正報業DAM平臺”（以下簡稱“DAM平臺”）里獲取。這個平臺是報社常用的軟件之一，可以預覽和紙質報紙完全一樣的“大樣”（即電子報紙），按日期、版面分級排列。“大樣”的來源可以總結為以下流程：

記者上傳圖文稿至“DAM平臺”——編輯初改——傳輸初改后的圖文至排版軟件——編輯結合版面要求，在排版軟件里修改內容——完成排版生成大樣——傳輸大樣至“DAM平臺”。

如上所述，實際工作中，編輯不太可能把圖文改到終稿狀態才進入排版環節，大部分修改是在排版軟件里完成，之后傳輸“大樣”給“DAM平臺”?！癉AM平臺”的檢索入口，只能對排版前的圖文進行檢索，以致通過平臺檢索的圖文不符合電子圖文資料入庫標準。

想要檢索“大樣”里的電子圖文資料，就必須用類似翻找紙質報紙的辦法，在“DAM平臺”里一張張翻“大樣”，找到目標電子圖文后，用PDF閱讀器雙擊打開，再整版或部分復制下來。這種辦法可以滿足近期資料查閱需求，可對一些時間跨度大、內容涵蓋多的資料而言，不僅費時費力，形同“海底撈針”，除消耗大量的人力外，效率低又容易出錯。

二 建立報社電子圖文資料庫的構想

報社圖文資料是從“DAM平臺”中“大樣”中截取，資料來源的唯一性能夠得到保證。怎樣才能快速、正確、順暢地檢索到目標資料，是筆者所在報社電子圖文資料庫改造最應該考慮的關鍵點。筆者在參照“四段式名稱結構”的基礎上，根據報紙出版規律，提出適合地方報社現狀的電子圖文資料入庫方法。

確定圖文存儲位置、所在文件夾和文件名命名規則

許多人習慣以年月日或事由、人物為單位建立文件夾，夾內放置相關電子圖文，一旦文件夾內文件脫離該文件夾，該電子圖文很容易變成“無主文件”。為了直觀有序地收集圖文資料，一方面需要固定存儲地址，另一方面需要按標準的命名辦法，來對文件夾和文件名進行統一命名。

存儲地址和文件夾命名辦法。首先，確定整個圖文資料庫的存儲位置，把所有圖文資料固定存放在某個數據盤的對應目錄下。因為圖文資料庫內容多，占用空間大，最好單獨占用一個數據盤。比如，筆者把報社的圖文資料存放在電腦硬盤F上，方便所有的圖文資料存入“F:”下。其次，確定文件夾名。以“年”“月”為一、二級文件夾目錄，以“日”為三級目錄，如2020年9月30日的電子圖文資料，保存在“F:202020200920200930”文件夾下，形成一棵簡潔清晰的目錄樹。隨著報紙出報數量的累積，目錄樹按日期層層展開，互不重疊干擾，一目了然。

文件名和文件類型的確定。文件名的命名規則——檢索資料，關鍵詞是首要，報紙的資料檢索大多是以“新聞人物”“新聞地點”或“報道類型”為線索，這些線索同時也是關鍵字。因而筆者把出版日期、關鍵詞、標題內容等作為文件名的一部分，以分列號“–”間隔，組成一套較為完整的文件命名方法，即：報紙出版日期–所在版面和篇位及文稿屬性文或圖–關鍵詞–新聞標題。其中：所在版面和篇位均為兩位數字，從“01”到“99”；文稿屬性若為文字則為“文”，若為圖片則為“圖”；如果文稿有附圖，則在新聞標題后再加“–圖”和數字。如：以2020年9月30日報紙第一版第二篇的《長福高速正式通車》一文為例來說明入庫圖文命名辦法。本篇新聞由一則文稿和一張配圖組成。按上述方法，文稿名則為：20200930–0102文–龍山收費站–長福高速正式通車.doc；所屬的圖片名則為：20200930–0102文–龍山收費站–長福高速正式通車–圖1.jpg，如有多張圖片，編號依此類推。文件類型的確定。為了方便讀取，文件保存類型應以通用性為原則，避免可視上的不便，電子資料庫圖片的格式保存為jpg，文字保存類型為Word文檔。

按統一格式命名的優點。電子圖文資料庫里的圖文用統一格式命名，存在對應的文件夾下，使每個文件夾下的圖文數量適中，符合讀取習慣。如每年12個月，每月21期報紙，每期目錄下約有文字資料17–25篇，圖片4–5張（組圖除外）；文件夾和其所含的文件數量適中，文件名里又有包含文件夾的名稱的字段，結構清晰明了，符合讀取習慣，避免不小心造成“無主文件”。

及時準確復制圖文資料，同步更新電子圖文庫的目錄清單

及時準確復制、收集圖文資料，是完善報社電子圖文資料庫必須完成的事項。同時為更加快捷、準確地檢索到目標資料，以及更好地管理和維護報社電子圖文資料庫，建議用Excel電子表格軟件對入庫的圖文，建立對應的文件目錄清單，清單內容和每日入庫的圖文同步更新。一個年度設計一個文件，每個文件下設若干個工作表，工作表以全年各個自然月命名，另加一個“備忘”工作表，必要時給各個工作表添加顏色，方便區分。

在清單文件格式上，筆者做了一個模板，簡要說明如下：

工作表中“列”的編排設計。在“列”的編排上，設計了“期號”“出版日期”“作者”“文件名”項目，“期號”填寫報紙的出版期數，同理“出版日期”“作者”“文件名”填寫對應的內容。把“文件名”設計在最后一列，是因為文件名里包含“–”分列號，方便需要時對該列的字段進行分列處理。

用“跨列居中”代替“合并后居中”。Excel中常常會用到“合并后居中”工具，在電子圖文庫的清單中，為了方便表格的后續調整，整個表格不能使用“合并后居中”，對需要居中的標題等內容，用“跨列居中”代替“合并后居中”，日后對表格進行調整時，系統不會提示錯誤。

三 報社電子圖文資料庫的檢索方法及其便捷性

有了以上按標準存儲和命名的文件，以及對應的文件目錄清單的Excel文件，對地方報社電子圖文資料庫的檢索將變得更加簡單、便捷和準確。

首先，在Excel中對電子圖文資料庫的清單目錄進行檢索，把檢索對象定位在整個“工作簿”，對文件下的所有工作表進行檢索，定位相關目標。其次，找到各個對應的文件夾，不打開文檔的情況下，只要鼠標停留在該文檔上，就可以看到對應的文件名，或是再次輸入更精確的關鍵字段進行二次篩選，同樣能進行精確定位。

四 報社電子圖文資料庫的后續管理

報刊電子圖文資料庫的管理和一般單位的檔案管理對比，既有共性也有自己的特色。除了“專人管理，及時歸檔，給電腦加密碼，做好備份”這幾個常規事項外，還需要對文件存儲路徑和文件名的命名規則以及需要特別說明的事項做好備忘記載。一是可以加強規范，二是可以保證資料庫管理的延續性，方便不同時期的專人管理。

報紙圖文資料庫經過改造后，能更加快捷、正確地獲取到所需的資料，提高了檢索效率，最大限度地節約了查找時間和人力成本，使我們的檢索變得事半功倍，更使寶貴的資料能夠得到充分利用，更有價值，更好地服務當地社會。