照片檔案管理數字化轉型升級探索與實踐

劉旭華

摘要：數字化技術是基于計算機技術和數據技術基礎所形成的信息處理技術，其在社會生產生活的各個層面已經有數十年的應用歷史。由于檔案管理的特殊性，數字化技術在企業檔案管理中的應用水平難以有效提升。本文在簡要概述檔案信息化建設內容和影響的基礎上，對數字化技術具體應用面臨的問題進行深入分析，結合實際提出了對應的提升途徑，以此為數字化技術應用水平提升和檔案管理工作完善提供參考。

關鍵詞：照片檔案管理;數字化

引言

眾所周知，檔案管理在事業單位內部管理過程中是一個非常關鍵的環節。在具體的檔案工作中，應當根據國家機關和機構的特點，尊重檔案的保密性，同時充分尊重其公共任務。特別是鑒于現行管理體制的適應，對檔案管理提出了更嚴格的要求，以促進各項工作的穩定發展和檔案管理的統一。

1綜合檔案館照片檔案數據庫建設的意義

1.1有利于社會記憶的有效整合

檔案一直被視為承載社會記憶的重要載體，綜合檔案館則被稱為“記憶的儲存器”，它能有效記錄和保存社會歷史發展和變遷的軌跡。作為各類檔案資源收集、整理、保管和提供利用的綜合場所，照片檔案數據庫的建設，不僅可以有效地改善檔案資源結構，而且可以實現區域圖片資源的有效整合，使社會記憶更加完整。

1.2有利于社會記憶的共享傳承

檔案館的社會影響力主要取決于其資源對于國家利益、社會發展和公民需求的價值與效果。隨著信息技術的發展，照片利用的需求也日益增大，建立一個囊括各個時期各個方面的照片檔案數據庫，對記錄歷史、服務中心工作、擴大檔案館的影響力將產生非常積極的作用。照片檔案數據庫的建設，可以使檔案館有能力提供充足的、高質量的數字資源，滿足廣大群眾的照片利用需求，并通過這種需求共享，進一步促進社會記憶的構建及傳承。

2數字化檔案管理的優勢

2.1提高自動化辦公水平，減少資源的浪費

在事業單位的檔案管理中，傳統的管理方法是有限的。要通過不斷增加員工數量，定期更新管理的軟硬件，不但提高了行政的處理成本，也降低了檔案的管理效率。在數字文件管理的模式下，文件將擺脫傳統紙質為載體的形式，以方便運用隨時存取和使用的數字化方式存儲在計算機上。它可以節省大量的時間和空間，同時也降低了行政成本和提高了工作效率。

2.2確保文件得到充分的利用，資源始終得到開放

數字檔案經過先進技術處理后可以及時地提交和存儲信息。機關事業單位使用檔案是很常見的，許多部門需要使用和查閱相關檔案。數字檔案管理相較于傳統檔案管理的特出性還表現為檔案應用、存儲和管理等不受時空的局限，用戶可以在自身有需要的時候隨時應用檔案，更加的方便快捷。

2.3提高檔案管理的水平，提高工作人員的綜合素質

數字文檔管理可以有效地提高文檔管理水平。檔案的管理要求使用先進的網絡技術和計算機設備，如果說檔案管理人員的綜合素質低下，思維模式傳統固化，那么檔案管理的質量效果必然無法達到預期，管理工作的實施將會因此而停滯不前。

3提升數字化技術在檔案管理中應用水平的途徑

3.1強化數字化技術軟硬件設備建設

基礎性的設備是數字化技術應用的基本條件，是推動檔案管理工作水平提升的基本前提，因此在實際應用過程中，必須要加大這方面的投入和建設力度。對于企業管理層面而言，首先，應當分析企業目前檔案管理信息化建設的實際需求，結合企業發展戰略，明確設備投入的基本要求和擴展空間。其次，要根據方案設計選擇合理的建設模式，確保設備運行體系的質量控制，同時為后續管理工作開展留出足夠的操作空間。在硬件設施層面，需要做好數據庫建設，確保數據庫運行速度和空間等都能夠滿足實際運行需要。而在軟件設施層面，則應當在滿足現有運行體系基礎上，為后期應用技術提升和大數據應用留出足夠的操作空間。

3.2積極導入大數據處理技術

在大數據應用水平不斷提升的背景下，企業檔案管理工作導入大數據技術應用已經成為必然趨勢，在實際應用過程中，需要注意以下幾個方面：一是根據企業檔案管理工作開展現狀，選擇合適的智能算法，明確大數據采集的范圍和來源，明確大數據分析結果的具體應用層面。二是要充分將大數據分析結果應用至企業管理層面，不僅要在崗位調整、員工晉升等方面進行應用，還應當強化在企業決策層面的應用，為企業整體管理水平提升提供參考。三是利用大數據技術構建企業內部更加優化的信息檢索及應用體系，有效提升企業內部交流活動開展效率。

3.3強化數字化人才引進和培訓

要確保數字化技術在檔案管理中的作用充分發揮出來，還應當重視數字化人才引進和培訓。首先，要強化技術人才引進，通過新鮮血液的補充，在整體上導入新型管理和工作理念，確保檔案數字化管理與發展保持一致。其次，要構建完善的培訓機制，利用現場培訓與遠程培訓相結合的方式，做好培訓工作，有效提升工作人員技能水平。

3.4形成規范的工作機制是關鍵環節

工作機制的建立可以使照片檔案數據庫的建設成為一項常態化的工作，進而促進該項工作長期有序地開展下去。照片檔案庫的建設需要制定明確可操作的收集機制、保管機制、宣傳利用機制。在有效保管和大力宣傳照片檔案的基礎上，充分利用綜合檔案館的優勢，將各種檔案同規劃、同指導、同進館;加大對重大活動項目的前端介入;形成與宣傳媒體、專業機構及民間收藏者的合作常態機制。增加社會公眾的關注度、參與度和歸屬感。

3.5開發高效的管理系統是有力支撐

高效的照片檔案數據庫管理系統對照片檔案的整理和共享利用至關重要。綜合檔案館在數據庫管理系統的搭建中具有天然的優勢，目前，數字檔案館建設正如火如荼的開展，照片檔案數據庫的建設可以借助數字檔案館建設，同步規劃、同步建設。在建設的過程中，應充分考慮照片檔案的特殊性，搭建一套適合照片檔案分散整理、元數據輔助錄入等功能，能夠便于照片檔案“收管存用”的管理系統[1]。

3.6促進檔案改革，優化管理方式

在新時期檔案檢查工作中，要認真進行檔案改革，做好檔案管理工作，突出檔案的優化特點。首先采用現代化的文件管理方法，及時查閱以前的資料，改善對環境的有效監測。在實際管理過程中，機關事業單位的工作人員必須定期維護檔案，加大對病毒的檢測和殺滅力度，重要信息檔案的數字化掃描與安全管理。縮短檔案管理時間，提高檔案管理效率[2]。

結束語

將數字化技術與傳統檔案管理模式有機結合，能夠有效提升檔案管理工作的水平，提升管理工作開展精度和整體效率。因此在企業經營發展過程中，必須強化對數字化技術應用的重視程度，更加深入地應用于企業檔案管理工作中，在不斷提升技術應用水平的基礎上，為企業檔案管理工作開展起到積極的推動作用，為企業經濟效益的提高起到更加積極的促進作用[3]。

參考文獻：

[1]王景玲.大數據背景下企業檔案管理策略研究[J].辦公室業務，2020（22）：139-140.

[2]肖靜媛.企業檔案管理數字化建設思考[J].辦公室業務，2020（16）：178+186.

[3]馬繼萍.論大數據時代下企業檔案管理與知識管理的深度耦合[J].城建檔案，2020（08）：50-53.