中學檔案管理存在的問題及對策分析

吳良妹

（福建省南平第一中學，福建 南平 353000）

檔案管理工作具有復雜性、系統性和綜合性的特點，對管理人員專業素質、綜合能力要求較高，加強檔案管理力度可以為學校的發展提供重要保障。通過對中學檔案的回顧性研究，可以掌握中學教育教學工作方面的演變過程，更好地總結各項制度方法的得失成敗，為學校在新世紀進一步發展提供經驗。

一、中學檔案管理存在的問題

（一）對檔案管理的認識定位不夠準確

很多學校在管理過程中，一味側重于學生成績的增長，將提高升學率放在首要地位，對檔案管理工作的重要性認識不夠。在檔案管理工作開展過程中基本流于形式，沒有充分意識到該項工作在學校的發展中發揮的重要作用，在檔案管理方面投入的資金、人力、物力不足，沒有結合學校的發展目標和新時代的發展趨勢，建立完善的檔案管理系統，這不僅不利于學校各項工作有效開展，也在一定程度上制約了學校的進一步發展。

（二）檔案管理人員專業素質不足

結合目前情況來看，很多學校由于對檔案管理工作重視程度不足，導致在檔案管理人員配置方面，門檻要求較低，采用學校任課教師兼職或外聘人員的方式來開展檔案管理工作，這種模式導致檔案管理工作只是流于表面，在實際管理過程中，相關人員只是進行簡單的資料分類、匯總、裝訂成冊，沒有充分發揮出檔案管理工作的重要作用。檔案管理工作具有較強的復雜性、系統性和綜合性，其中涉及到學校發展歷史、發展現狀和目標規劃，包含學校教師和學生的重要個人資料，如果該項工作處在淺層管理，則無法為學校的發展提供全面的信息。學校領導不重視，導致從事該項工作的相關人員專業素質不高、責任意識不強，對檔案管理工作無法實現更加深層的精細化管理，當學校、教師以及學生的資料需要更新時，由于管理人員專業素質不高，導致該項工作明顯滯后，既無法滿足學校的發展需求，也無法為學校的全面發展提供保障。

（三）檔案管理模式落后

大多數學校將學生成績的增長放在首要地位，進而將大部分的資金、人力投入到其中，忽視了檔案管理工作在學校發展中的重要作用，導致在該項工作中投入的資金、人力不足，沒有結合時代發展的趨勢和學校的實際需求及時引進現代化的管理技術和管理設備。很多管理人員工作思想落后，創新意識缺乏，對現代化管理技術掌握不足，無法全面建立信息化、智能化、數字化的檔案管理系統，現有的管理模式與學校發展的實際情況不匹配，導致各類檔案資料的錄入、整理、分析效率不高，對后期對各類資料的調用和查詢工作的造成了困難，以人工為主的工作模式效率低，容易出現遺漏，安全性也不高，同時在調用過程中易對紙質檔案造成損壞，不利于檔案的持續利用。

（四）檔案收集過程難度大

由于檔案管理工作信息化程度不足，以紙質為主的檔案管理模式存在諸如收集難度大，儲存分類工作不容易開展等問題。在學?？焖侔l展過程中，檔案管理工作主要涉及學生、教師的檔案資料收集，以及學校重大活動及與教學政策制度調整有關的檔案資料整理，在新生入學以及畢業生畢業時，還會涉及學生檔案的變動，在該過程中，需要對新生的檔案資料進行收集整理，對畢業生的檔案資料交接、調用，以人工為主的管理模式存在效率低、準確度不高的問題。此外在收集和調動過程中可能會造成檔案的遺失，造成難以挽回的損失，有時還會引起學生與學校之間的矛盾，不利于學校團結校友，給學校形象造成負面影響。

二、加強中學檔案管理的有效措施

（一）明確檔案管理工作的重要性

中學檔案管理在學校長期發展規劃的制定過程中起著至關重要的作用，在檔案管理工作開展中，要實現與學校、學生、老師有關的資料的精細化管理，為日后檔案的調動和使用提供保障，為檔案管理的專業化、條理化打下堅實基礎。在推動學校教育事業發展的同時，樹立學校良好的口碑形象，進而提高學校的競爭力，為獲取更多優質生源、吸引教育人才提供保障。與此同時，還要結合學校的發展需求以及時代發展趨勢，根據學校的實際情況和檔案管理工作的特點，構建現代化信息管理系統。檔案管理工作具有重復性，在長期管理過程中相關人員容易出現懈怠、消極心理，只有意識到該項工作的重要性，提高管理人員的責任意識和職業素質、道德素養，才能保證中學檔案管理工作的順利開展。

（二）提高檔案管理人員的專業素質

結合學校實際情況來看，檔案人員專業素質不足、責任意識不高、綜合能力不強是制約學校檔案管理工作有效開展的主要原因。針對以上問題，學校領導人員在高度重視對檔案管理人員的培訓工作的同時，還要適當提高檔案管理工作的門檻，通過調整該項工作的薪資結構，吸引高質量人才投入到學校檔案管理工作中，從而大幅提升檔案管理工作的專業程度，進而實現學校檔案的精細化管理。檔案管理工作具有較強的綜合性、系統性和復雜性，在學校發展過程中，該項工作對從業人員的綜合能力要求較高，建議學校應該定期舉行培訓工作，加強對從業人員綜合能力的提升。在培訓過程中要著重加強其理論知識和專業技能方面的培訓，要構建較為完善的信息管理模式，這就要求檔案管理人員熟練操作信息設備，掌握現代化的信息技術，提高檔案管理效率和質量，同時也有助于減少工作量，降低工作難度。如圖2 所示，檔案管理員的工作內容涵蓋范圍廣，包括學生成績管理、學生檔案管理、教師管理、學習經歷管理、公告管理、學生學籍管理等方面的工作內容。隨著現代化信息技術的不斷發展，在構建信息管理系統的同時，檔案管理工作人員應該結合信息管理系統的要求和學校發展的需求，提升自己的專業素質和專業技能，熟練掌握各類計算機系統的操作要點，避免在信息收集、整理、錄入、校對過程中出現信息遺漏和缺失。此外，管理人員還要充分意識到構建信息管理系統重要性，摒棄傳統以人工錄入管理模式，改變和創新管理系思維，為學校的長遠、健康發展提供有力支撐。

（三）創新檔案管理模式

有些學校由于對檔案管理工作不夠重視，在該方面投入的資金、人力、物力有限，導致檔案管理仍然處在以紙質檔案管理為主，針對以上問題，學校應該結合自身發展的實際情況，積極引進現代化的信息技術和管理技術，創新檔案管理模式。在創新過程中，要從答案的錄入、收集、整理以及后期調用等方面出發，提高檔案管理工作的信息化程度，借助現代化的信息設備和信息管理技術提高相關資料錄入的效率，同時也可以降低因人工不當操作造成檔案的缺失、損壞等問題。

在創新管理模式過程中，要建立健全相應的制度，提高管理人員的責任意識和綜合素質，加強檔案管理流程的規范性，建立相應的獎懲措施，對于恪盡職守、愛崗敬業，在檔案管理工作中做出貢獻的人員，要給予精神和物質層面的獎勵，激發工作人員的積極性和主動性，與此同時，對于玩忽職守，在檔案管理工作中出現失誤的人員，要給予一定的處罰。結合實際情況來看，以紙質為主的管理模式存在很大的局限性，不利于后期檔案調用和查閱工作的開展，多次使用紙質檔案對原件也會造成損壞，加強信息化管理模式的建設，可以提高檔案的安全性、可靠性，同時也有利于各類檔案的查詢、調用工作的開展。利用計算機系統對各類信息資料進行分析，還可以幫助學校領導層建立更為合理的發展目標和發展規劃，推動學校的穩定持續發展，促進我國教育事業的進步。從長遠來看，構建信息化的檔案管理工作是檔案管理工作的主要創新手段，也是中學檔案管理工作的發展方向

三、結語

綜上所述，想要加強中學檔案管理力度，首先要明確檔案管理工作在學校發展過程中發揮的重要作用，其次要設法提高中學檔案管理人員綜合素質、優化檔案管理技術、建立健全管理制度，最后要通過引進現代化的信息設備，提高檔案管理的信息化水平，降低檔案管理工作中出現人為失誤的概率，從而提高檔案的規范性、安全性、全面性，為學校的長遠規劃、長期建設留下第一手的資料，更好的服務教師和學生。