大數據技術在事業單位檔案管理中的應用探析

王秋海

摘要：在事業單位中，有效地開展檔案管理工作提高了事業單位發展水平。在進行檔案管理過程中，通過運用大數據技術，加強了檔案管理水平，提高了檔案管理與利用效率。因此，檔案管理工作人員要學習更加先進的技術，科學地將大數據技術應用到檔案管理實踐過程，以更好地推進事業單位穩定發展。本文對大數據技術在事業單位檔案管理中的應用進行探析。

關鍵詞：大數據;事業單位;檔案管理

1大數據技術的特點

大數據技術具有明顯的非結構性特征，能夠從海量數據中提取核心信息，數據處理的規模較為客觀。在社會文明發展的推動下，印刷形式能夠對信息的存儲和傳播信息量較小，但計算機硬盤的容量較高，網絡和信息技術明顯提升了人類對信息的處理效率。網絡存儲和處理的信息量較大，類型也更為豐富。通過使用大數據技術能夠實現海量數據的處理和分析，全面提升數據處理的效率，結合大量的信息內容篩選出有價值的信息內容。大數據技術能夠處理的是大量的網絡數據信息，其特點更為突出和鮮明。

2大數據背景下檔案管理工作方法

2.1制定新型的檔案管理機制

首先，針對檔案信息的搜集和分類等操作，便可制定與實際工作相符的制度內容，以此輔助一線人員順利開展管理工作，提升檔案的信息化和規范化水平，為用戶查閱和調取檔案信息提供便利。其次，需在檔案管理工作期間，針對借閱制定相應的便捷措施，為用戶調取和查閱信息提供便利，進一步規范檔案的管理工作，建立正規的制度體系。最后，需強化對檔案信息管理的安全性保證，此處所指的安全性主要為信息化安全及管理制度規范等內容。主要面向檔案管理的一線人員制定更為科學的管理制度要求，同時面向社會各界借閱人員制定信息安全管理制度。內外部同步提升制度保障作用，從而明顯提升檔案管理的效率和穩定性，形成創新性的檔案管理體系，以制度和技術手段提升檔案管理的質量。

2.2加快數字設備技術的改進

針對事業單位而言，需先對內部的軟硬件條件進行優化創新，以信息技術為背景為檔案管理工作提供基礎。將信息化的技術與設備融合應用，能夠實現較為理想的信息管理效果。在確定設備類型時，需考慮到該設備與信息技術的匹配性。信息化設備主要包括計算機等，信息技術主要為檔案管理技術和多媒體技術等。對設備和技術進行的合理創新能夠有效降低事業單位在檔案管理方面所需投入的人力資源，同時還可明顯提升檔案管理的效率，為用戶提供更為滿意的服務內容。此外，事業單位還需緊密結合時代的發展步伐，及時更新檔案管理技術和設備，這樣才能明顯優化事業單位對檔案信息的智能化管理效果。事業單位在實施檔案管理工作期間，需盡量保證電子檔案的管理向智能化方向發展。當前所實施的檔案管理工作主要通過數字化的形式完成，與以往的管理手段相比具有明顯的先進性特征。可見事業單位需迎合時代要求形成數字化的網絡管理模式，通過信息化手段完成對檔案信息的管理和展示，并經過平臺整理，將數據結果錄入系統，形成規范化的內容網，實現對資料的深入分析。一線人員還可結合網中所呈現的信息進行細化分析，從而進一步提升對檔案信息的管理效果。

2.3建立檔案數據共享平臺

當前網絡技術的發展速度日益提升，將各類信息進行共享也成為推動行業發展的必然趨勢。共享單車、充電寶等共享產物已經出現在人類生活的各個方面。實施檔案管理工作時，將檔案信息進行共享管理也成為后續發展的必然趨勢。對此，事業單位需積極構建共享化的檔案數據平臺，深入開發自身數據庫中的信息資源，與其他信息資源實現互通共享。此外，還可與社會等其他方面進行密切的信息交流，不斷完善檔案的信息化管理效果，提升檔案管理的開放化程度，有效實現檔案信息的互通共享。事業單位還可通過數據平臺與社會各方面進行隨時的溝通，全面征詢社會的意見，對自身的檔案管理工作實施效果進行優化和改進，不斷提升事業單位的檔案信息化管理水平。進行平臺構建期間，事業單位還可以開放化和共享性為指導原則實施平臺構建，同時提升平臺對信息的安全化管理，降低網絡平臺受到惡意破壞的機率，從而全面保障平臺信息管理的完善性和可靠性，為社會及事業單位內提供更為準確的檔案信息。大數據技術可構建相應的數據庫，將所有人員和事件的檔案信息進行歸納整理。如某部門基于工作需調取其他部門員工的檔案時，僅需部門負責人提交申請，通過審批后便可進入數據庫進行搜索，如果發生人員調動等情況，也可利用信息共享的便利性來完成人員的優化安排。此外，檔案管理部門的負責人還需為部門內的所有員工設置獨立的賬號來搜索檔案信息，這樣不但能夠有效簡化工作流程，同時還可提升單位內的檔案信息利用率，避免事業單位內出現過大的人力及財力等方面的資源浪費。

2.4加強數據系統建設

大數據時代具有明顯的系統化等特征，這也可作為事業單位信息管理的重要基礎。首先，事業單位需在內部使用統一的技術，嚴格按照技術級別要求對檔案信息進行管理，提升檔案信息的搜集和整理效率，將信息化手段與檔案文件的格式相統一。其次，事業單位需形成更為完善的管理體系，一線檔案管理人員需結合制度要求對檔案文件進行標準化管理，保持信息的持續可讀性，并及時迎合用戶的需求實現共享。同時事業單位還需結合實際構建檔案信息的使用和檢索系統，提升檔案管理的規范性和安全性等特征。為了從根本上保障檔案信息的安全性，不被惡意篡改和盜竊，事業單位需盡量提升檔案管理的智能化水平，構建以數字技術為支持的電子檔案信息處理體系，充分發揮信息化手段的功能和價值，以此發揮出事業單位對檔案資源的管理能力，在數據系統的保障下全面優化檔案管理的質量，為后續檔案管理效率的提升提供基礎。通過建立完善檔案數據系統，加強了事業單位檔案利用效率，利于提高檔案管理質量。因此，工作人員要結合事業單位檔案管理工作實際，科學地進行實踐研究，從而建立更加完善的檔案數據系統，以推進事業單位檔案工作發展。

結束語

總之，通過分析大數據技術，總結了大數據技術在檔案管理過程的實踐應用模式與對策，作為檔案工作人員，要全面加強自身專業水平，積極迎合時代發展，科學有效地提高大數據技術應用能力，從而構建更加高效的檔案管理體系。希望分析能加強事業單位檔案管理工作水平，從而為事業單位發展奠定良好基礎。

參考文獻

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