基層單位檔案部門在機構重組中面臨的問題和對策

林佩貞

摘要：隨著時代的變遷，市場競爭日益激烈，社會發(fā)展所需的戰(zhàn)略資源也隨之發(fā)生變化。機構在不斷深化改革的過程中，針對檔案的管理工作進行了更加細致的優(yōu)化調(diào)整，旨在不斷提高管理工作的實效性?；诖?，本文對基層單位檔案部門存在的問題以及機構重組下基層單位檔案部門工作的策略進行了分析。

關鍵詞：機構重組;基層單位檔案部門;管理

1 基層單位檔案部門存在的問題

1.1 不重視基層單位檔案部門工作

從基層單位檔案部門來看，由于基層單位檔案部門一般不會被外界所了解，所以在實際工作的過程中很容易將這些檔案資料忽視，通常是在用到檔案時才會想起。同時，隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，人們對于基層單位檔案部門愈加不重視，比如在一些偏遠的山區(qū)，由于人才流動比較滯后，所以在基層單位檔案部門上的要求可以說是可有可無。

1.2 基層單位檔案部門資料過于短缺

從目前的基層單位檔案部門資料來看，其中的政治歷史材料偏多，業(yè)績資料比較短缺。在很多的退休干部、退休工人的檔案材料中，簡歷表、政審表、鑒定材料等資料就占據(jù)了個人檔案的大部分，而對于這些人的業(yè)績等資料的記載存在短缺的現(xiàn)象。同時，從基層單位檔案部門資料來看，對于新、老職工的評價缺乏特色，套話比較多，這就難以對每一位員工的個性進行準確的刻畫。

1.3 “棄檔”現(xiàn)象太嚴重

在基層單位檔案部門的過程中，存在的最大問題就是“棄檔”現(xiàn)象過于嚴重，由于這種現(xiàn)象的普遍存在，嚴重地影響了基層單位檔案部門工作的開展。首先，在傳統(tǒng)的基層單位檔案部門中，檔案一般是隨著人事調(diào)動而轉接，這就導致檔案在調(diào)轉的過程中出現(xiàn)丟檔、棄檔的情況。其次，在基層單位檔案部門調(diào)轉的過程中，也會由于保管不當造成檔案的丟失，這就導致檔案材料缺乏連續(xù)性和完整性。最后，從傳統(tǒng)的基層單位檔案部門資料來看，以學歷材料、政審材料居多，而涉及到人員工作能力的資料過少，形成了“重學歷、輕能力”的局面，這就在一定程度上限制了個人價值的發(fā)揮。

2 機構重組下基層單位檔案部門工作的策略

2.1 從思想上提高重視

機構重組背景下，涉改單位眾多，檔案管理工作更加復雜，因此檔案管理工作人員必須加強對檔案管理的重視，這樣才能在工作中針對管理制定細致的計劃和明確的實施細則。其次，從思想上提高重視還要求檔案管理工作人員不斷提高自身的工作能力，增強對工作的責任感和積極性，這樣才能在檔案移交與接收過程中，不斷提高工作的實效性。

2.2 了解涉改單位的基本狀況

在做好檔案移交與接收工作之前，應當做好前期準備工作。具體來說，機關的檔案管理部門，對于涉及改革的相關部門需要展開摸底工作，了解涉及改革的基層單位檔案部門的基本情況，將需要接收的檔案內(nèi)容和信息進行進一步處理為下一步的檔案接收工作做好基礎。在機構重組之后，機關部門需要進行重組，在重組之后要對檔案管理工作進行科學合理的部署，有檔案庫房按照標準設置，增添基礎設施以及必要的保管設備等等。

2.3 明確檔案管理工作的職責

對于基層單位而言，檔案管理工作具有十分重要的意義，在機構重組背景下進行檔案管理，要制定完善的工作機制，確保檔案得妥善處置。針對涉改單位和部門，要制定明確的處置方案，明確檔案工作負責機構和相關人員的各項安排，嚴格限制制定工作交接的程序以及緩解，經(jīng)過雙方管理部門同意之后開始進行具體實施。在具體實施之后，針對新組建的檔案管理部門，要將具體的權責落實到個人，確保在工作中有章可循，出現(xiàn)問題時能夠找到具體原因，避免因檔案接收不及時出現(xiàn)各種問題。

2.4 做好預定處置方案

具體來說首先要首先要對負責人、部門以及相關人員做好具體的工作要求，落實接收檔案與檔案管理工作的各項要求，確保工作經(jīng)費充足，落實檔案移交和管理的經(jīng)費所需。其次，要組織好人手做好檔案清點，針對移交工作進行動員針對檔案的不同類型以及檔案的載體進行鑒定和清點，按照規(guī)定的工作流程進行交接。在實際的工作中，要求檔案清點移交，與人員轉隸相結合。對于未能完成移交檔案的，要求其完成檔案移交之后再辦理轉移手續(xù)。在此過程中要堅決禁止對檔案信息私自留存或轉移。

2.5 提高檔案管理人員的服務意識

在建立檔案管理部門時，需要建立完善的思維體系。需要注重檔案管理部門的技術以及服務思維。通過對人員進行培訓，提高檔案管理人員的服務意識，讓檔案管理人員明確自身的責任與義務。在對人員進行服務意識的引導時，需要加強其綜合素質(zhì)的培養(yǎng)，確保人員可以明確檔案管理的重要性，提高檔案管理人員的能力。

2.6 信息化檔案管理建設

在現(xiàn)代化信息建設的背景下需要不斷創(chuàng)新，低效率和信息不對稱是導致檔案管理緩慢發(fā)展的重要因素。對檔案管理進行技術創(chuàng)新，利用云計算，大數(shù)據(jù)，物聯(lián)網(wǎng)等技術加強基層單位信息化建設，為基層單位檔案管理發(fā)展提供幫助。檔案管理部門需要整合內(nèi)部發(fā)展結構，優(yōu)化服務體系，為基層單位提供發(fā)展的建議，提高服務效率。利用數(shù)字化技術，促進基層單位發(fā)展，提高資源配置水平。另外，檔案管理部門需要優(yōu)化工作機制，提高檔案服務范圍。例如，通過嵌入微信等社交軟件，建立基層單位的檔案查詢系統(tǒng)，通過現(xiàn)代化技術進行檔案信息的收集，了解往來數(shù)據(jù)從而提高檔案管理的技術水平。

2.7 轉變傳統(tǒng)工作思想觀念

在當下這個社會中，人才既是社會競爭的本質(zhì)，關乎著單位的發(fā)展情況，同時也是推動社會發(fā)展的重要力量。所以，在現(xiàn)階段的基層單位中，對于基層單位檔案部門工作的開展，檔案管理人員必須轉變傳統(tǒng)工作思想，積極探索全新的檔案管理工作機制，將基層單位檔案部門的管理重點放在社會對于人才的需求上。因此，在人力資源管理上，檔案管理人員則需要了解社會的發(fā)展需求，對人才市場做好全面的調(diào)查，了解基層單位在人才管理方面的需求，建立起一個完整的人力資源信息庫，并做好相應的存檔工作，以此來為基層單位領導層的決策提供可靠的數(shù)據(jù)支撐。另外，在如今這個開放性極強的社會中，更需要基層單位檔案部門資源突破封閉式管理，實現(xiàn)基層單位檔案部門資源的高度共享，將其轉化為社會化的共享財富，為社會的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)的人才服務。

2.8 履行檔案管理的各項職責

首先領導層應當加強對工作的重視，明確檔案管理機構的各項政策，完善工作機制，對于新組建的檔案管理機構承擔相應的責任，制定或重新認定檔案管理的保管期限表。其次，在工作中要主動了解實際情況，了解涉改單位的基本動態(tài)，修改單位的檔案管理情況，并且組織督查小組對答案的各項工作情況進行監(jiān)督工作。其次，要主動加強機構與機構之間的聯(lián)系，機構重組背景下設計改革的機構類型繁多情況復雜，因此，在檔案管理工作中，要根據(jù)不同情況分組分類進行指導，制定工作細則和具體的實施方案。最后，主動向機構重組領導小組匯報檔案管理工作的實際情況，通過對實際情況的探討發(fā)現(xiàn)可能存在的問題，根據(jù)存在的問題制定有效的策略。

3 結束語

綜上所述，在機構重組不斷深化的過程中，檔案建設與管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)，因此，相關人員必須結合相關的工作要求，在工作中落實檔案的移交與管理工作，確保檔案移交工作中檔案的完整性，確保檔案管理工作的標準化，同時，不斷提高自身的工作能力和思想意識，進一步改善檔案管理工作的重要性。

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