淺談公文寫作用語規范性要求

黃淑寧 歐陽順

【摘要】跟詩詞歌賦、小說、散文等文學作品相比，公文寫作不一定要講究文采，但一定要講究行文規范，在起草過程中需要注意用語規范性要求。

【關鍵詞】公文寫作;用語;規范性;要求

1 公文寫作的用語要求

公文在語言的表述上，講究準確性、嚴謹性和簡潔性。

1.1 準確性

準確性是公文寫作最基本的要求，具體體現在兩個方面：一是材料使用要準確，公文的遣詞造句需要清楚準確的把文件內容表述出來，所用材料必須符合公務活動和現實生活的實際，不能像文學創造那樣進行虛構和編造。二是表述要準確，公文語言要恰如其分的表達思想內容，正確記載和傳遞信息，做到概念準確、推理正確、語法規范，避免產生歧義，不可隨意使用具有感情色彩的詞語。

1.2 嚴謹性

嚴謹性主要是指公文中的敘述和說明，要嚴密周全、交代清楚、合乎邏輯，前后不能自相矛盾。公文的書面性質很強，應避免使用方言詞和口語化很強的詞，不可隨意使用縮略詞語、字母、生僻詞以及網絡新詞新語等。

1.3 簡潔性

公文語言應該簡潔樸實、平實易懂、簡明扼要，切記堆砌華麗的詞藻和濫用修辭格。在段落層次上要注意結構清晰、句式簡潔、篇章嚴謹，盡量使用短句。

2 “習慣用語”使用要規范

規范性的公文習慣用語，可以反映公文的行文關系和工作程序。在使用習慣用語的時候，應該根據文種表達的需要，酌情選取。

2.1 開頭用語

在公文的開頭部分，往往要說明時間、原因、目的等。常用的開頭習慣用語有：

表示時間的有：“茲、茲有、茲派、茲因、茲將”等?！捌潯本褪恰艾F在”的意思。

表示依據的有：“根據、據查、據反映、按照、遵照、依照”等。

表示原因的有：“由于、因、鑒于”等。

表示目的的有：“為、為了”等。

表示范圍的有：“關于、對于”等。

2.2 稱謂用語

第一人稱，常用“本”和“我”，比如：本公司、本校、本部門、我院、我局等。

第二人稱，常用“你”和“貴”，比如：你處、貴公司、貴校等。其中，“貴”是尊稱，一般用于事務文書和日常文書當中，在黨政公文中，除了“函”以外，其它文種一般不用。

第三人稱，一般用“該”，很少用“他”。比如：該單位、該同志、該生等。

2.3 引述用語

引述用語一般用于回復對方，作為行文依據的表述用語。比如：“收悉、敬悉、驚悉、閱悉、接、前接、近接”等，主要用于引述來文。

2.4 經辦用語

經辦用語有“經、業經、均經、茲經、并經”等，用來說明工作處理的過程，表明處理時間以及前后的經過。

2.5 期請用語

有“希、請、望、擬請、務請、遵照執行、參照執行”等。其中，“希”“請”“望”等，上下級可通用?！白裾請绦小薄皡⒄請绦小钡仁巧霞墝ο录壭形牡臅r候，在文章末尾提出的要求。

2.6 詢問用語

有“當否、妥否、是否妥當、是否可行、請批示、請批準、請回復、請指示”等，常用于請示、報告、函等文種的結尾語。請示寫這種用語，是為了請上級給予“批復”，而報告寫這種用語是為了表示尊敬、客氣。

2.7 敬謙用語

有“謹、謹啟、謹復、謹代表、謹祝、敬盼、懇請”等，以示恭敬，屬于謙詞，在“函”中經常使用。

2.8 表態用語

主要有“同意、不同意、照辦、可行、不可、準予、批準”等，一般是下行文的用語。

2.9 承啟用語

承啟用語在文中具有重要的作用，用來承上啟下，使行文更加連貫流暢。承啟用語有“為此、對此、鑒此、據此、綜上所述”等，往往用在開頭的總述之后，用來連接下文，起到過度的作用，或承前啟后的作用。有些還可以用在正文的結尾部分，對全文進行綜述。

2.10 結尾用語

前面提到的詢問用語，一般也是結尾用語。此外，還有“特此報告、現予公布、為要、為盼、為荷”等。其中，“特此報告”用于上行文;“現予公布”用于下行文。“為要”有加強期望語氣的作用;“為盼”帶有盼望的意味;“為荷”帶有感謝的意味;它們一般用于平行文?！盀榕巍薄盀楹伞北硎究蜌猓盀橐辈槐硎究蜌猓M量少用。

3 用詞不當問題要注意

公文寫作中用詞不當的問題，直接關系到表意的準確性，最終影響文稿的質量。

3.1 詞語的誤用

在公文中主要表現為，濫用與不同領導級別有關的專用詞匯。有些人不分領導級別，動不動就用“重要指示”“重要講話”“重要講話精神”等詞語，這些詞語要看用于哪一級的領導，對中央領導可以用，對其他級別領導就不能隨意使用。比如一個單位、一個企業、一個部門領導的講話，就不能隨便用“重要”來形容。

同樣的道理，“視察”一詞也被濫用、誤用?！耙暡臁笔侵干霞壢藛T到下級機構檢查工作。為了區別，地方領導到基層檢查工作一般不用“視察”，只用“考察工作”“檢查工作”“指導工作”或“調查研究”等，中央領導同志下基層才使用“視察”。

3.2 濫用指令詞

作為公務文書，“要”這個字的使用頻率非常高，但是用的太多太濫也不行。比如有些公文、講話稿，不論是否為強制性的要求，通篇都是“要”字。更有甚者，有些不適合用“要”字的公文，也沒完沒了的“要”，形成了習慣。比如說，在工作匯報當中使用“要”字，就好像是下級機關在向上級機關下達指令似的;工作總結本來是談情況和體會的，也總是用“要”字，就好像在談未來的打算，寫的跟計劃一樣。此外“應、應該、必須、務必”等指令詞，也不能濫用，要注意行文方向，注意行文內容適不適合使用這些指令詞。

3.3 詞語搭配欠妥

從語法上來看，詞語搭配欠妥是一種語病。這種語病在一些文稿中經常出現。比如：“公開曝光”。曝光本來就是公開的意思，再加上一個公開，純屬多余。難道還有不公開的曝光嗎？

3.4 稱謂寫法問題

在各類文稿中，某些領導的職務和姓名的寫法經常容易混淆，主要有下面兩種情況：

第一是：職務在前、姓名在后，比如“局長×××”。

第二是：姓名在前、職務在后，比如“×××局長”。

這兩種寫法的區別在于：職務在前、姓名在后的“局長×××”，是一種客觀性的表述;姓名在前、職務在后的“×××局長”，是一種稱呼用語，含有敬意。它們的使用場合不同，公文一般采用前一種方式來客觀的表述，就是職務在前、姓名在后的方式。

4 近義詞的選用要準確

在平時的寫作過程中，近義詞是經常容易混淆的詞語，在寫作過程中要注意正確辨析和準確選用。

4.1 “制定”與“制訂”

制定：從結構上來看是動補結構，一般用于定出法律、規程、政策等。比如：制定公司章程。這個“制定”偏重于作出最后決定，使之完全確定下來，經常與政策、法令、方針、路線等詞語進行搭配。

制訂：從結構上來看屬于聯合結構，意思是創制擬定，比如：制訂工作計劃，指的是制訂這個過程。所以，“制訂”偏重于從無到有的創制、草擬之后的訂立，注重的是過程?！爸朴啞苯洺Ｅc計劃、方案等進行搭配。

4.2 “權力”和“權利”

權力：這個“權力”是與職務相關聯的，有職務才能有一定的權力。普通人享有的是“權利”，如公民的權利、黨員的權利等。當然，領導干部作為普通公民、黨員的時候，這些權利同樣享有。

權利：這個“權利”是與義務相對應的，權利和義務具有法定性。在公文中，使用“權利”的場合比“權力”要多一些。

4.3 “截止”和“截至”

截止：表示到某個時間停止，強調停止。“截止”不能帶時間詞語作賓語?！敖刂埂币话阌迷跁r間詞語之后。比如：“報名工作已于昨日截止?！币馑际钦f報名工作昨天已經結束了，不能再報名了。

截至：表示停止于某個時間，強調時間?！敖刂痢钡暮竺骓殠r間詞語作賓語。比如：“截至目前已有100人報名?！币馑际钦f現在報名人數為100人，但報名還沒結束，還可以繼續報名。

另外，可以說“截止日期”，這里的“截止”是定語，“日期”是中心語，不能說“截至日期”。

4.4 “作”與“做”

從歷史發展來看，“作”先出現，“做”是作為“作”的同義字后來才出現的，它們的用法有相近和交叉的地方，也有一些不同的意義和用法。一般而言，從事抽象活動的用“作”，比如：振作、著作、佳作、作報告等;從事具體活動的用“做”，比如：做作業、做手腳、做試卷等。

4.5 “出席”“列席”“參加”

在會議中，“出席”和“列席”都有“參加”的意思，它們的區別在于，法定成員參加本組織的會議叫“出席”，其他人員參加叫“列席”，但上級領導除外。比如說，公司召開黨委會議，公司黨委委員叫“出席”會議，非黨委成員，哪怕是公司領導，也只能叫“列席”會議。原則上，列席人員沒有表決權。上級領導參加會議也叫“出席”，不能降格為“列席”，盡管上級領導并不參與表決，這種“出席”姑且算作特例。

4.6 “暴發”和“爆發”

“暴發”與“爆發”兩個詞都是動詞，都含有“突然發作”的意思，但又有細微區別。兩者的使用范圍有所不同，“爆發”的使用范圍比“暴發”寬?！氨┌l”多用于山洪、大水或疾病等具體事物?！氨l”既用于具體事物，如火山，也用于抽象事物，如革命、起義、運動等重大事變，再如力量、情緒等等。

4.7 “病癥”和“病征”

“病癥”是指機體（人類、動物、植物、微生物等）出現異常狀態的外在表現特征?！安≌鳌敝傅氖潜憩F在機體外面顯示出是什么病的征象。簡單地說就是，病征是將發病前的警告，而病癥是已經發生疾病的現狀。

5 結束語

綜上所述，只有準確使用公文寫作用語才能使公文更具規范性，表達更清晰。