基于OA系統的管理體系文件電子化受控及運行實踐

張紅英 宋紅梅 黨靜 張玉蘭

（石家莊市疾病預防控制中心 河北省石家莊市 050000）

疾控中心均要編寫和使用內容龐大的質量管理體系文件，如使用紙質裝訂的體系文件，需要投入大量的人力財力進行文件的編制、裝訂和管理，耗費大量紙張、耗材，占用文件柜等空間，特別是在體系文件改版和運行中作出部分修訂時，紙質版的作廢文件要收回銷毀，新版本要同步發放，工作耗時耗力且容易出錯和造成浪費[1]；同時在體系運行過程中會形成很多記錄，多數記錄涉及多人簽字，需工作人員多處找人審核簽字，造成時間、精力上的浪費，更影響了工作時效性。因此，要解放思想不斷探索創新發展[2]，我單位自2010年開始探索在OA系統上（可同步手機）對體系文件進行電子化受控管理，并逐步探索在OA系統上建立基于體系文件中受控記錄表格的工作流程，實現審批電子化，極大減少了工作量、縮減了辦事時間，經多年運行，日臻成熟完善。

1 OA系統的實現路徑

1.1 支撐環境

系統軟硬件支撐環境采用虛擬服務器架構，利用三臺物理服務器、一臺存儲服務器和Oracle VM 組成。虛擬平臺運行狀態、功能信息等隨時掌握，虛擬化管理工具實現自動化以及簡化資源調配，對所有物理服務器及其上的虛擬服務器進行統一管理。虛擬化集群之內的配置參數、運行狀態、邏輯關系等信息一目了然。同時還可針對集群定義所需的高級功能，如高可用、負載均衡等，如果集群之中出現硬件故障，可以通過虛擬化快速恢復，保證較高級別的業務連續性水平。

虛擬化集中的管控中心可以完成絕大部分的IT管理職能，大大減少了瑣碎的管理事務，提高管理人員的生產效率。經過一段時間的運行，還可以進行“節能減排”帶來的效益分析，從綠色環保角度體會虛擬化帶來的益處。經過不斷的利舊擴容，或采購高配置服務器，逐漸擴大虛擬化的范圍和規模，最后形成“云計算”架構的IT基礎框架，達到提升IT管理水平的目的。

1.2 軟件架構

系統采用了分層式結構，在邏輯和物理上進行多層部署。從下至上分別為數據訪問層、業務邏輯層、表示層，使系統具有可維護性強，擴展性好，部署實施靈活方便等特點。基于微軟平臺DotNet架構，采用B/S結構，結合單位管理的手段與方法，集成工作流、文檔管理、日程安排、任務系統、公共事務、即時通訊工具、人力資源等模塊，實現人員組織、工作協同、信息共享、工作流轉等管理功能，從而提高單位內部人員之間的溝通、協作和控制水平。達到提高工作效率、提升執行能力的管理目標，有效提保證了管理體系的運行效果。

1.3 系統技術特點

1.3.1 應用方便

基于B/S架構研發、客戶機無需安裝客戶端或任何專用軟件、支持完全的移動性；支持各種網絡環境應用，使用瀏覽器即可實現跨地區協同辦公，真正實現Office Anywhere先進辦公理念。使用普通PC服務器即可支持超大量用戶同時在并發用戶應用，系統響應速度高。

1.3.2 穩定健壯

采用基于WEB的企業計算，主HTTP服務器采用了微軟的IIS服務，維護方便快捷，性能穩定可靠；無ActiveX控件，所有程序網頁實現，數據存儲集中控制，有效避免了客戶端因硬盤被操控而引起數據泄漏的可能，有效防止網絡黑客的惡意攻擊和病毒侵害引起的系統崩盤；多級的權限控制，完善的密碼驗證與登錄驗證機制為系統安全性提供保護措施。

1.3.3 交互性友好

系統程序設計全部采用Web2.0形式，使用Ajax技術，用戶可以創建接近本地桌面應用的更直接、更可用、更豐富、更動態的Web用戶界面，極大極高了客戶和系統的交互性，使系統具備更強的適用性。即使電腦操作不熟練的用戶都很容易掌握，使本系統成為單位內人人可用、人人會用、人人愛用的辦公系統，更快實現協同辦公的理念。

1.3.4 成熟度高

在系統開發和測試期間，不定期請單位各科室人員進行現場測試，聽取測試反饋意見，進行不斷的系統調整和功能迭代，歷經多個版本升級和用戶使用的實際反饋，證明了本套軟件高度的穩定性、可靠性、安全性、成熟性和可操作性。

1.3.5 靈活配置

固有模塊和定制開發模塊的任意組合和搭配。在關注OA核心應用，做好基礎模塊的同時，功能不斷拓展升級，充分保護用戶軟件投資，任何用戶可以根據自身的規模和特點，選用本產品中的不同模塊或進行特定的流程定制。

2 管理體系文件在OA的電子化受控管理做法

2.1 明確受控文件范圍

單位的管理體系文件由質量管理體系文件、管理制度組成，均作為受控文件管理，以確保全員使用現行有效的管理體系文件。

2.2 授權專人上傳管理

經質量負責人批準，授權辦公室2名人員進行受控文件的上傳管理，人員調整時及時收回權限再行分配。

2.3 在OA中設立專屬界面

在OA中設立“文檔”模塊界面，專用于上掛管理體系文件。

2.4 分類分層上傳受控文件

首先將管理體系文件分為兩大類上傳，即：質量管理體系文件和管理制度；再將質量管理體系細分為四個層次上傳，即：管理手冊、程序文件、作業指導書、記錄表格；再將管理制度細分為黨建類、行管類、后勤類等十幾個層次上傳。這樣更便于職工查找。

2.5 記錄表格類隨用隨下載，其它文件只能閱讀不能下載

一方面為了有效受控防止使用作廢文件，在OA上設定管理手冊、程序文件、作業指導書以及管理制度為只讀、不能下載；另一方面為了便于工作中隨時使用受控記錄表格，在OA上設定記錄表格類受控文件可以下載，但要求隨用隨下載、不得使用轉存版本。

2.6 對修訂的受控文件及時上傳，同時通過OA系統通告科室學習

要求上傳人員在受控文件變更后1日內進行網上更換，并通知相關人員收閱，打印收閱情況與《受控文件更改審批表》一并存檔。

3 工作流程在OA上審批運轉的設計及運用實例

3.1 工作流程的設計依據

工作流程的設計依據為現行的管理體系文件，有的為直接拿來用之的受控記錄表格，有的是對某個體系文件經過綜合分析后制定的。

如：外來人員進入實驗室均需填寫受控記錄表格《來人來訪通知單》，其中涉及3個管理層級的人員簽字，該受控表格本身設計層次清晰、內容全面，便可直接嵌入到OA中使用。

3.2 能運用盡運用的原則

凡是能夠使用OA的流程能多盡多，除了在現行政策下不允許使用的，比如管理制度中規定的財務報賬手續，在財務規定方面必須手寫簽字，則不能將報賬流程嵌入到OA中。

3.3 均可提出OA流程設計申請，設計原則為誰管理誰設計

全員都可以提出OA流程使用意愿，經中心領導批準后，交由對應的管理科室進行設計。

比如：加班、事假、換崗等人事考勤類工作，經手簽批的人員多，很多職工要求使用電子化流程審批，故由人事部門主導設計了《請銷假流程》《新進、轉崗、調離、退休人員服務管理流程》，有效提升人力資源管理的同時，方便考勤記錄，提升了勞動紀律管理水平[3]。

3.4 質量負責人組織論證審批

為了確保每一個流程設計準確（與現行體系文件一致）、便捷，質量負責人均要組織信息化設計人員進行論證和試用后才能上線運行。

3.5 工作流程要隨著體系文件要求的變更而變更

為了防止出現工作流程與現行體系文件不一致的現象，責成辦公室在體系文件改版、修訂時對相應的工作流程做出調整。

4 效果

4.1 極大節約了資源

（1）節約了人力資源，如體系文件修訂改版替換由原來的3人5天以上變為1人不足1天之內，降低了管理人員的工作強度；

（2）推動了無紙化辦公的進程[4]，節約了物力。

4.2 極大提高了工作效率

電子技術的應用大大縮減了時間成本[4]，特別是將實驗室作業指導書上傳OA，方便工作隨時瀏覽電子版文件，無需翻閱紙質文件，檢索方便快捷，提高了工作效率[5-6]；網上審批事項，隨時隨地都能辦理，減少了跑腿找人甚至多次找人不遇的問題，使事項辦理更加高效；在工作過程中，各個部門可以相互共享數據信息，彼此間建立相互協作的網絡關系，這樣就可以使工作變得更加快捷、高效[7]。

4.3 極大提高了工作質量

運用科學的管理手段，配合信息技術，使得管理更為現代化和科學化[7]，所有經過OA流程辦理的事項置于全員的監督之下，辦理時間、辦理結果、涉及人員清晰無誤被實時記錄，預防了成本過高的人工干預[8]，滿足了管理體系對記錄在及時、實時、不得謄寫方面的要求，在工作時效提高的同時，工作流程的規范性和數據管理的準確性得以體現[9]，工作質量同時也得到極大提高。

5 結語

在“互聯網+”時代背景下，“互聯網+”思維逐步在社會各個領域中廣泛應用，管理工作也應順應時代發展需要不斷創新[10]，信息化手段可以通過整合資源、優化管理流程，實現有效貫通、有效監督、有效管理，真正提升效益和管理水平。同時必須注意到，要想做好信息化建設，除了有先進、科學、可行、適用的理念設計外，還要加大資金投入，為工作人員配足電腦等終端設備，更要強化機房的安全防護等級建設，軟、硬件建設齊頭并進，共同發力推進。