辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

文/清遠市人民醫(yī)院 張麗

辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討

文/清遠市人民醫(yī)院 張麗

隨著醫(yī)療水平的逐漸提升，醫(yī)院辦公環(huán)境逐漸實現(xiàn)自動化，尤其是在檔案管理上，實現(xiàn)辦公管理自動化有效提升了辦公管理的整體質(zhì)量。本文從辦公自動化概念以及優(yōu)勢談起，接著講述了醫(yī)院辦公管理自動化存在的具體問題，最后提出了相應(yīng)的改進建議，以期對提升醫(yī)院辦公管理有所幫助。

辦公自動化；醫(yī)院檔案；管理

醫(yī)院檔案作為記錄醫(yī)院發(fā)展歷程以及先進醫(yī)療成果的重要數(shù)據(jù)參考，對于醫(yī)院的長期穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義。因此，要做好相應(yīng)的檔案管理工作，以此來促進醫(yī)院的進一步發(fā)展。伴隨著醫(yī)療體系的逐漸改革以及先進科技的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理向數(shù)字化方向發(fā)展，這也說明檔案管理正朝著電子化、自動化的方向發(fā)展。所以說，在辦公自動化環(huán)境下，不斷完善醫(yī)院的檔案管理工作就顯得十分重要。

一、辦公自動化的含義和優(yōu)勢

（一）含義。辦公自動化指的是通過計算機等先進技術(shù)對辦公室工作進行信息化處理的過程，進而促進信息快速流動，并以此來加強信息的真實性和可靠性。因此可以說，辦公自動化是利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)媒體等技術(shù)來實現(xiàn)多方交流的一種管理方式。

（二）優(yōu)勢。實行辦公自動化，有助于更好地進行醫(yī)院檔案管理，其優(yōu)勢主要有：第一，迅速準(zhǔn)確。實現(xiàn)辦公自動化可以督促各部門對檔案信息進行迅速的錄入，進而讓檔案管理更具時效性和準(zhǔn)確性。第二，實現(xiàn)資源共享。辦公自動化可以借助網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)信息資源的共享，進而加強各部門之間的交流，以此來提升醫(yī)院的工作效率。第三，辦公自動化讓檔案信息存儲變得更加方便靈活。隨著當(dāng)前技術(shù)的發(fā)展，檔案管理也由原來的紙書版過渡到電子版，電子版可以有多種記錄模式，像視頻、語音、圖像等，多種存儲方式的結(jié)合，使得檔案管理效果更好。

二、辦公自動化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作面臨的問題

（一）檔案管理人員水平較低。隨著檔案管理方式的多樣化以及辦公設(shè)備的越來越先進，從另一方面來講對檔案管理人員的要求也在逐漸提高。傳統(tǒng)的檔案管理對于工作人員不需要太多的知識儲備，但是隨著自動化的開展，要求員工必須能將傳統(tǒng)的知識與計算機技術(shù)進行有效結(jié)合，且要提升自己的檔案管理能力，如此才能更好地勝任自動化環(huán)境下的檔案管理工作。

（二）辦公自動化系統(tǒng)不完善。當(dāng)前階段，辦公自動化水平普遍較低，再加上相應(yīng)的軟件投入較少以及管理任務(wù)重的問題，嚴(yán)重限制整體水平的提高。由于辦公自動化系統(tǒng)存在的軟件質(zhì)量達不到較高要求，致使其很難與企業(yè)內(nèi)部系統(tǒng)進行有效的融合，這樣就會在實際的操作運轉(zhuǎn)中引發(fā)一些常見問題。此外，自動化管理系統(tǒng)中缺少將電子文件運轉(zhuǎn)與電子檔案管理進行融合的檔案管理系統(tǒng)。

（三）缺乏相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院檔案實行自動化管理在給醫(yī)院帶來方便的同時，也產(chǎn)生了很多的問題。產(chǎn)生這類問題的主要是由于在實際的檔案管理中缺少檔案管理規(guī)范和相應(yīng)的制度標(biāo)準(zhǔn)。比如，隨著對辦公自動化的逐漸應(yīng)用，一些負(fù)責(zé)檔案管理的員工在對檔案信息進行電子存檔后，有時會忘記對其進行相應(yīng)的紙質(zhì)保存。再者，在對材料進行打印時，傳真機在對材料進行傳輸和接受時，容易忽略底稿，最終拿復(fù)印件當(dāng)作底稿的情形時有發(fā)生。所以說，實行辦公自動化后，在對醫(yī)院檔案進行管理上缺少相應(yīng)的制度標(biāo)準(zhǔn)，對于提升檔案管理的質(zhì)量很不利。

三、提升醫(yī)院檔案管理工作的合理化建議

（一）提升管理人員的整體素質(zhì)。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的逐漸改革，在醫(yī)院引進了大批的新技術(shù)、新設(shè)備，也使醫(yī)院的整體管理朝著科學(xué)化的方向逐漸發(fā)展，這就對檔案負(fù)責(zé)檔案管理人員的整體素質(zhì)有了很高的要求。所以說，醫(yī)院應(yīng)加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，并創(chuàng)造更多的機會讓其進行自我提升，進而完善自身的整體素質(zhì)。在對管理人員進行理論知識和技能培訓(xùn)的同時，還要建立相應(yīng)的考核制度，以此來督促檔案管理人員，讓其積極投身到學(xué)習(xí)培訓(xùn)當(dāng)中，最后促進檔案管理工作更好地發(fā)展。

（二）建立相應(yīng)的檔案管理子系統(tǒng)。醫(yī)院應(yīng)該加大對辦公自動化系統(tǒng)的研究投入，并在相應(yīng)的辦公自動化系統(tǒng)上建立相應(yīng)的子系統(tǒng)，以此來實現(xiàn)電子文件與電子檔案管理的對接，方便電子檔案的歸檔，進而對辦公自動化系統(tǒng)進行全面的完善。檔案管理系統(tǒng)是基于辦公自動化系統(tǒng)基本組件而構(gòu)成的，并且和其中的電子文件運轉(zhuǎn)系統(tǒng)共同合作運行，如此不僅減少了相應(yīng)的成本投入，也使得系統(tǒng)更加適用。

（三）制定合理的管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。為了更好地提升醫(yī)院的檔案管理，必須要對其進行統(tǒng)一的規(guī)范管理。具體而言，可以從這幾點入手：一，要對文書管理和電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進行統(tǒng)一，這樣才能讓二者更好地融合協(xié)調(diào)，從而方便醫(yī)院管理工作的進行。二，制定規(guī)范化的檔案管理流程。在辦公自動化的條件下，必須要對檔案管理制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，以此來規(guī)范工作人員的行為。三，對具體的技術(shù)操作進行統(tǒng)一。電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理存在明顯的不同，因此要對其進行技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一。

四、結(jié)語

綜上所述，在辦公自動化條件下對檔案進行管理，不僅能夠?qū)n案管理進行規(guī)范化處理，還能有效提升檔案管理的效率。所以，醫(yī)院應(yīng)該全面認(rèn)識檔案管理工作的意義，然后對其管理中存在的具體問題進行詳細(xì)分析，并找到合理的解決措施，進而不斷提升醫(yī)院的實際管理能力。

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