計算機辦公軟件Word的操作與應用分析

段元鋒

（廣東郵電職業技術學院，廣東 廣州 510630）

0 引言

計算機使人與人之間的交流和溝通更為便捷，大大方便了人們的生活、學習和工作。隨著辦公軟件在企業中的普及，辦公軟件已經是辦公必不可少的一項技術手段。繁多的辦公軟件中，Word的使用范圍最廣，使用頻率最高。本文就辦公軟件Word展開分析。

1 簡述計算機辦公軟件Word程序的基本功能

1.1 常用工具欄

辦公軟件Word程序，界面左上角的是Office按鈕，它是打開Office菜單的工具。在其右側位于窗口頂部位置的是快速訪問工具欄，包括保存、撤銷和恢復，在其后方會出現一個小三角形的符號，點擊這一出會彈出下拉的菜單，通過對下拉菜單的操作不僅可以對快捷訪問工具的減少和增加進行更改，還可以結合使用者的實際需求和辦公習慣更改快速工具訪問欄的位置[1]。

1.2 功能區

單機每個程序選項卡的具體操作都不同，比如說選擇插入，再選擇表格，將會在Word文檔中出現包括兩種工具選項“布局、設計”在內的工具區，插入不同的形狀、圖片或者是表格都會出現“上下文工具”。功能面板的顯示會在進行不同選項卡切換的時候產生變化，此時會分組顯示出經常使用的按鈕和下拉菜單或者是“信息輸入框”，對任何一項進行選擇的時候都會執行不同的命令，比如在進行Word文檔編輯的過程中，用戶可以根據自身需要對功能區的大小進行調整。功能區的“開始”包含的內容比較多，有樣式設置、段落和字體等，Word使用者可以對其進行整合和調整使其滿足辦公需要。在進行編輯工作的時候，經常會使用到“插入”這一欄，其主要的內容包括藝術字、形狀、特殊符號、表格以及圖片等選項。“插入”的功能比較多，Excel的功能可以被“插入”這一功能借鑒，能夠利用繪制柱狀圖、統計圖和折線圖使數據的整理效果更好。Word的功能區還有一些其他功能，使用者可自行探索。

1.3 狀態欄、鼠標右鍵、頁面編輯區域和標尺說明

狀態欄會將縮放滑塊、顯示比例、視圖快捷方式、宏錄制、插入改寫、拼寫、語言、字數統計和頁面進行默認顯示，如果使用者想對其進行修改可以對狀態欄區域進行單機，出現“自定義狀態欄”的時候對其進行更改。鼠標右鍵的使用也比較多，可以利用鼠標右鍵對Word文檔進行一些比較簡單的處理和編輯。標尺分為“垂直標尺”和“水平標尺”[2]。

1.4 對話框啟動器

Word中有一些小圖標是對話框啟動器，可以對其進行單機操作，將與其相關的任務窗格和對話框打開，會有與其相關的更多選項彈出。比如說需要調整Word中的字體的時候，可以對“字體”組的對話框啟動器進行單擊，就會有“字體”的對話框彈出，可以調整所需字體。

2 計算機辦公軟件Word的基本操作

2.1 Word文檔的操作

先要對Word軟件結構進行熟練地掌握，再對Word文檔進行相關的操作。要利用Word文檔進行工作的時候，需新建文檔，先單擊“新建空白文檔”這一選項，再確定“空白文檔”，最后單擊“新建”按鈕，這樣就可以創建一份空白的文檔了。對新建好的“空白文檔”進行操作后，需要對其進行保存，進行保存文檔的名稱后綴.docx或.doc不能刪除。倘若對文件進行修改后需要更改文件名，否則系統會默認替換原文件，同名文件的后者會替換前者[3]。

2.2 Word圖片屬性的操作

Word文檔常用的功能之一就是插入圖片，在進行圖片插入的操作時，首先需要找到選項卡“插入”并對其進行單擊，然后再選擇“圖片”，對需要插入Word中的圖片文件進行選擇并確定，最后單擊“插入”，就可以將圖片插入文檔中。倘若插入文檔中的圖片位置大小和形狀都不太合適時，可以對其進行調整。此時，可以利用鼠標左鍵對選中圖片進行單擊，圖片的邊緣位置會出現邊框，通過對邊框大小和位置進行調整，這種操作方法比較便捷。

2.3 Word窗口結構的操作

打開Word程序后，Word窗口的結構構成會直觀地展現在用戶面前，用戶能夠直觀地看到狀態欄、頁面編輯區域、標尺、功能區、窗口狀態控制按鈕、標題欄、快速訪問工具欄以及Office按鈕等。實際對任務窗口進行操作并不復雜，操作者可以有效地完成不同的任務。操作者可以利用任務窗口的模式對所需任務進行篩選，這一過程比較簡單便捷但是卻大大方便了操作者，有效節約時間，可以使得Word使用者的工作效率和工作質量有所提升。Word的視圖一般分為閱讀版式、普通視圖、頁面視圖、大綱視圖以及Web視圖等，使用者可以根據自身閱讀辦公的習慣對Word文檔切換不同的視圖，這些視圖的特色都比較鮮明足夠滿足使用者需求。當使用者需要進行視圖切換的操作時，只需要對菜單“視圖”進行選擇就可以將視圖切換[4]。

3 計算機辦公軟件Word的使用分析

3.1 使用的技巧

辦公軟件Word的使用技巧可以使得使用者對于Word軟件的操作速度和操作能力有所提升，這離不開使用者大量的練習和實踐。比如說想要對文檔中出現的大量空格進行刪除，傳統的刪除手段是按住“刪除鍵”一個一個進行刪除，這樣會消耗大量的時間，使得工作效率降低，此時可以利用“替換”的選項，這樣能夠利用精準的定位對所有的空格進行一次性的替換，這種操作方法便捷，且效率比較高。Word程序中的重要功能鍵之一就是快捷鍵，它能夠方便使用者進行操作，比如經常使用的“Ctrl+C”可以對選中區域進行復制，代替了單擊鼠標右鍵選取的控制，“Ctrl+V”可以對復制內容直接進行粘貼，提升辦公效率。

3.2 文本的處理

辦公軟件Word的主要功能還有文本的處理，其特定的精準性和高效性有利于使用者利用其對文本進行相關的處理，同時能夠使得文本處理的質量提升。操作者利用Word編輯相關文字的時候，能夠對其操作帶來較大幫助的功能之一就是智能編寫，這項功能可以提供給操作者導向的服務，比如說在進行替換文字的操作時，操作者可以對Insert鍵進行單擊操作，這樣能夠變更整體文本的輸入模式，改寫工作替換了文本便捷的工作。當文字替換的工作結束以后，可以再次點擊Insert鍵方能繼續進行文本的輸入。Word對文本的處理還有許多便捷操作，對辦公起到良性促進作用。

3.3 文檔的管理

Word能夠對計算機中的文檔進行文檔強化的管理，當操作者需要對某一重要文檔進行加密時，可以利用Word對其進行加密的操作。首先需要對Office按鈕進行單擊，然后點擊“準備”，此時對彈出操作菜單，對其中的“加密文檔”進行單擊，在彈出的“加密文檔”對話框中輸入設置的密碼并確定，再次輸入密碼并確定就可以完成文檔加密工作。這項功能能夠使得重要文檔數據得到保護，避免工作中的重要數據泄露[5]。

4 結語

現階段人們對辦公軟件使用的頻率逐漸增加，辦公軟件輔助辦公可以使得員工的工作效率提升。辦公軟件簡化員工的工作流程，提升員工工作效率，在企事業單位未來的發展中無可替代，更需要受到人們的重視。