電子發票報銷的無紙化思考

夏曉忠 汕頭職業技術學院

引言

2013 年末，由財政部印發的《企業會計信息化工作規范》中，其內容中關于會計資料無紙化的部分給予了一定的規范要求，其中還有關于電子資料的存儲和歸檔等問題的解釋。如果實踐中大力度的推進無紙化形式，確保電子資料的存檔，才能大力度地減輕財會人員的工作量，從而大力度的減少會計資源的消耗。例如電子發票的無紙化憑證，有著其明顯的自身特征，該過程也是一項艱巨而復雜的過程，無紙化報銷未來也存在著一系列問題，在實踐中探索應對策略才能實現其進一步的發展。

一、實現無紙化報銷的意義

（一）降低企業成本，減少資源浪費

紙質報銷憑證會在月末時候通過會計的核算和整理，而會出現一定量的輸出和認證，這些報銷憑證不僅增加工作的強度，還大大消耗了大量的成本，同時在對紙質憑證的處理過程中也增加了儲存成本和人工成本。相比較電子憑證，其具有一定的優勢，在處理的過程中該種憑證完全解決了傳統模式的弊端，完全解除了傳統模式的限制，極大地節省了相關操作的成本，使得企業在財務處理的過程中優化了整理和加工的過程，真正的避免了資源和成本的消耗，這樣的操作還極大的符合綠色環保的發展理念。此外無紙化的報銷形式還降低了企業成本，實現了資源的有效優化，有效地避免了發票丟失而產生的難以報銷問題，這也是電子發票最為顯著的優勢。

（二）減輕財務人員和員工工作負擔，提高工作效率

電子發票的無紙化能夠使得會計資料更加的便捷，現階段企業逐步進入會計資料無紙化階段，該階段也使得財務工作更加的簡單快速。無紙化的報銷對企業財務人員和員工來說有著重要的意義，如電子憑證作為財務工作實現信息化的重要內容，其在報銷過程中與企業的管理軟件充分融合，有效地減輕了財務人員和員工的工作負擔，特別是一些電子發票的及時提取，以及記賬信息和檔案的高速歸檔，都大大節約了財務人員在整理發票和審核發票上的時間。例如電子憑證通過云端的傳輸能夠大大地縮短信息傳輸的時間，便于財務工作人員極大的提升工作效率。無紙化報銷解決了傳統模式的束縛，盡可能地避免了一定量的繁雜工作，充分減輕員工的工作負擔，從而大大提高了工作效率。

（三）加強監管電子發票報銷，提高信息的準確性和及時性

企業財務部門要快速的加強電子發票報銷的監管，只有充分的監管和考核才能提升財務信息的準確性和及時性。財務報銷工作在企業中是十分重要的，嚴格控制和管理是十分必要的，稅務部門此時也要做好監管和審查，嚴格管理和控制企業的發票使用過程，如電子發票的運用要及時地進行監管，準確的和快速的掌握電子發票的使用信息，才能真正預防企業存在偷稅和逃漏稅的行為，真正避免騙稅行為才能提高監管的效率。

電子發票的無紙化充分地體現了其技術優勢，改變了傳統模式下相關憑證的月末操作形式，對月末存在的遺失憑證和忘記記錄發生事項等情況，無紙化的報銷形式就可以充分的避免該種現象。無紙化的報銷模式下一些報銷事項可以將相關信息傳輸到公司系統中，通過公司系統集成一定量的財務信息，這樣才能真正地防止財務出現漏報和重報的現象，該種形式也在改變著傳統模式的滯后性，及時提升了會計信息的真實性和準確性。

二、電子發票報銷的“報銷繁”

“報銷繁”是一種廣義的概念，是指一些經費在申請審計等環節中由于手續繁雜，需要經過一定時間和一定精力的耗費，而對相關內容作出的一些綜合的主觀感受。根據國務院發布的相關政策來看，2016年推行的《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》中我們能夠清晰地看到對一些資金管理程序的簡化，這也在側面反映了預算調整權限的下調，進一步提高了間接費用的比重，改進了一些處理方式，對相關內容提出了全新的要求，如政府采購、檢查評審、經費報銷等方面，使得大量低效和繁雜的報銷體驗逐漸的改變。

例如電子發票由于其技術優勢，可以實現手動下載并打印，這樣改變了傳統模式中煩瑣的魚鱗狀貼票，使得發票逐步地進行截圖打印，防止了單據的漏簽和印章的漏蓋，改變了傳統財務人員消極的工作態度。財務管理環節中“報銷繁”顯而易見，因此簡單的報銷程序和良好的報銷體驗，不僅可以大大提升財務工作效率，還可以精準的呈現出高效的報銷數據。新時代下電子發票的報銷有效地解決了“報銷繁”問題，例如一些企業開始引入“大智移物云”技術，通過該種技術實現了財務工作模式的創新，該種模式也極大地方便了財務核算工作，真正解決了電子發票存在的報銷難問題，促進了電子發票無紙化的未來趨勢。

三、電子發票無紙化報銷存在的問題

（一）無紙化網絡建設投入高，企業報銷系統不健全

網絡建設方面，財務無紙化是一種未來發展的趨勢，特別是對一些推進速度較慢的企業，無紙化需要給予高投入才能真正地實現網絡建設的要求。許多中小企業由于網絡建設投入較低，導致無紙化建設的經費較少，相關報銷系統的構建不夠全面，雖然一些企業呈現出了會計核算軟件，但是財務無紙化的工作仍然呈現出網絡程度較低的特點，會計核算中的網絡化操作、信息的收集和處理、信息的管理，這些都需要一系列的鏈條化的管理，如果會計處理系統不夠完善，將會導致企業報銷系統不夠健全，從而難以實現無紙化的報銷。

（二）暴露企業信息系統安全風險

互聯網信息時代電子發票是最新的獲取形式，該種形式能夠極大的實現發票和憑證的高速共享和傳輸，它就是借助網絡的開放性和包容性的特點，但從側一面來看，其也會對企業財務信息的安全帶來一定的沖擊。互聯網的網絡傳輸量較大，信息報銷存在一定的失真現象，導致相關儲存設備在信息時間和時效問題上被忽視。傳統模式下的紙質發票會存在修改的痕跡，但相比較電子發票其在修改后就難以留下修改的痕跡，這樣將會導致會計信息存在一定的安全風險。另外電子發票會攜帶一系列的病毒，如其在提取和下載的過程中感染病毒，就會導致電子發票無法實現正常的使用和存儲，最終會影響到電子發票的報銷工作，有些還可能產生一定的泄露風險，最終給企業的財務帶來一定的安全風險。

（三）電子發票重復報銷的潛在風險

電子發票能夠無限次的打印和下載，因此一些財務人員無法辨別重復報銷的電子發票，這對會計基礎規范工作來說是個巨大的挑戰。一些財務人員由于一些重復報銷問題，可能會出現“查重”工作，這樣大量的發票“重復”報銷，會給財務人員帶來一定的工作量。日報銷售量較大的一些業務，基礎數據的維護仍然較為困難，這樣就不符合基本的會計基礎規范要求，特別是電子發票重復報銷存在的潛在風險，會帶來審計、紀檢、稅務等方面的風險。

四、新技術驅動財務無紙化和財務智能化

（一）完善電子憑證管理系統

網絡信息時代的環境背景下，電子憑證管理系統在大部分企業中應該給予建立，期間還要積極的構建電子憑證管理數據庫，針對數據庫中的信息進行篩選，對一些具有重要作用的信息進行處理，同時構建發票發售和跟蹤管理系統，在系統中設置一些功能和模塊，例如設置審核模塊，全面強化相關憑證的審核。另外還可以設置相關模塊的加密技術，通過系統內外部的有效技術加密，真正能防止非法入侵行為，這些技術還可以防止出現系統化的漏洞，防止系統中存在的一系列違規行為，及時地給予處理和完善，逐步營造一系列電子憑證流轉的安全環境，才能完善電子憑證管理系統。

（二）構建API技術對接網報系統、財務核算系統

企業在電子發票管理上應加大相關網絡建設投入，如一些API技術對接網報系統、財務核算系統、金稅系統要給予高度的重視，不同的技術進行信息之間的交互運用，有效地對接和集成系統內容，實現系統內數據的傳遞和共享。數據的采集和交換也可利用信息化技術手段，該種手段能夠真正地避免手動形式的弊端，特別是自動化的形式更能解決財務繁雜的工作量，例如API技術的成熟極大地促進了支付寶卡包和微信卡包的應用，其實現了便捷的電子發票的歸集和收納，并成功地解決了無紙化報銷。

如API技術能夠實現對微信卡包、支付寶卡包的對接，在該系統中通過發票的成功報銷展示能夠讓報銷人員對報銷內容進行勾選和確認。增值稅發票查驗平臺是當下國家稅務總局大力度推進的平臺，該平臺充分的實現了對發票的驗證，通過系統化的查驗實現了系統化的驗真，網絡化的電子發票文件還可以通過電子化的歸檔實現會計資料的充分完善。API技術還可以充分地實現發票數據的有效傳輸，使得系統間的數據信息傳輸呈現出簡單性、高效性、自由性。API技術實現了電子發票的導入和自動驗真，充分的改變了傳統模式的一些手動操作，避免了傳統模式下電子發票的相關操作錯誤，極大地提高了電子發票的工作效率，大大節約了相關操作的時間，破解了電子發票“報銷繁”難題。

（三）財務核算系統中設置智能審核引擎

財務核算系統設置智能審核引擎能夠大大提升報銷效率，例如財會人員通過智能審核引擎實現了報銷的規范性、金額的合理性。信息化技術手段減少了過多繁重的審核工作，節約了財務人員大量的時間和精力，因此，企業應設置智能審核引擎，逐步實現票據審核的規范性。因此從智能審核來看智能審核引擎創造了一定的發展契機，其對于數字化報銷來說是一種超越。智能引擎實現了人機的協同，大大縮短了報銷周期和提高了工作效率和質量。API技術和OCR技術引入財務，從根本上解決了會計核算的困難，如通過OA系統線上審批，再輔以智能財務審核系統才能及時解決“報銷繁”的難題。

五、加快電子會計檔案系統建設，實現全流程數字化

電子發票是一種財務的變革和革新，其必然帶來記賬憑證和會計報表的電子化趨勢，并促進會計檔案也趨向于電子化，最終形成財務數字化的轉型。實踐中，電子發票在運用、歸檔和建檔中都存在一系列的問題，其關鍵的問題點還在于電子檔案系統的建設。根據《會計檔案管理辦法》對電子會計檔案的保存給予了規定，會計資料中由于內部形成的會計檔案，其必須通過高效的檔案管理系統實現檔案管理的完整、安全、準確。

實踐中為了會計電子檔案系統的全面建設，檔案建設應納入數字化檔案管理建設的規劃中，特別是按照相關口號要求，逐步實現“增量電子化，利用網絡化”的統一建設要求，各方資源應加大研究投資力度，執行統一的會計制度和會計檔案的使用管理制度，建立聯合檔案管理系統，或者云檔案的管理模式，才能真正解決會計檔案資料歸檔問題，從而也能進一步推動會計檔案資料的電子化。當下一些會計電子資料的歸檔需要財務核算系統的輔助，通過該系統能夠實現會計信息的運用，網報系統還可以鏈接微信、支付寶卡包等手機APP，及時收集會計電子檔案，并根據這些檔案資料內容進行及時的入賬，同時有機的對接相關接口，最終實現相關檔案系統的優化處理。

未來“紙電共存”局面也是財務發展的趨勢，一些電子化的報銷審核流程，以及實物票據的影像文件都將會發揮不可替代的作用。實踐中實物票據仍需歸檔，歸檔后與電子會計檔案進行比對，例如報銷人員要通過審核無誤的票據進行自行打印相關憑證，將其提交到財務部門進行報銷，財務部門要設置條形碼確保發票上相關內容記錄進行錄入并及時進行記錄。實務票據和電子票據要進行有機的對接，按照裝訂的天數、冊數和相互之間的聯系進行檢索對照，逐漸地趨向于實物流和電子流才是大的方向和趨勢。實踐中，“報銷繁”的問題可以通過新型技術解決，特別是未來信息化技術的運用，其會極大地推動電子發票的無紙化，電子發票未來發展的方向更是無紙化形式。另外電子檔案系統和電子發票系統之間的相得益彰，也會極大地助力財務電算化的發展腳步。

結語

綜上所述，電子發票的產生是科技技術發展的結果，電子發票實現的無紙化報銷也具有較多的優勢，未來該種模式能夠實現企業管理成本的大大降低，減少企業內部資源的消耗，也有助于監督管理部門更好地實現監管。實踐中電子發票在操作中也會存在一系列的問題，當下仍然還處在紙質資料與電子資料并存的階段，電子發票無紙化未來將會是一種趨勢，實踐中需要在問題中探索應對策略，推動無紙化報銷全面實現，才更加有助于財務實現高效化發展。