關于進一步加強國有企業辦公室工作的思考

文/中國石化鎮海煉化分公司 邵亞芬

企業辦公室系統始終處于企業管理的中樞位置，對確保決策部署的執行有力和工作運行的質量及效率，辦公室系統擔負著重要的責任?？梢哉f，在實現發展戰略目標的過程中，辦公室系統起著重要的作用。這也是對國有企業辦公室工作提出的新挑戰，不斷提高科學化、制度化、規范化和信息化水平，努力創建政令暢通、執行有力、規范高效、服務優質、作風過硬的辦公室工作目標，是現今辦公室人員需要思考的重要問題。

一、明確辦公室職能定位，開創性地做好工作

辦公室系統作為企業“樞紐”“橋梁”和“窗口”在企業不斷發展的過程中，要發揮模范帶頭作用、積極參與，深入研究辦公室工作規律，認真落實具體工作措施，通過建標、對標、追標、創標，不斷改進工作的方式方法，發揮好服務、協調、管理職能，不斷提高辦文、辦會、辦事的效率和水平，應該說是責任重大，任務艱巨，使命光榮。國有大型企業辦公室的工作涉及內容較多，包括企業的戰略部署、重要決策、督導督查、后勤服務等，工作內容具有廣泛、復雜、綜合的特征。要堅持“把握大局、統籌兼顧、規范高效、細致周到”的原則，堅持服務、協調和管理并重，不折不扣地貫徹落實上級要求和企業決策部署，較好地完成各項工作。

（一）服務是辦公室的根本任務。辦公室工作的根本任務就是服務，包括服務領導、服務機關、服務基層、服務群眾。要按照“創新服務、細化服務”的要求，認真研究新情況、新問題，不斷探索新思路、新辦法，以創新的精神、嚴細的作風，進一步提高服務水平。

在創新服務方面，應做好如下幾點：一要突出主動性。要超前謀劃，注意研究和把握每個階段的工作重點和需要，進一步增強工作的主動性和創造性，努力為領導出主意、當高參。要抓住那些帶有全局性、根本性的問題，把領導關注的問題、基層關心的問題找準，做到事情剛露端倪，就能見微知著，并對其發展走勢有一個清醒的判斷，早提對策，早做預案。對領導關心的重大事情，要抓住不放，拿出自己的真知灼見；對領導暫時沒有關注到的苗頭性、傾向性問題，要主動介入，掌握動態，及時反映。二要突出全面性。要將服務貫穿于事前、事中和事后的各個環節，環環相扣，全程覆蓋，切實做到事事有落實、件件有回音。三要突出創造性。要通過提高信息化水平等途徑，不斷改進服務手段和方式，不斷提高工作效率。特別要積極轉變思維方式，打破陳規，變習慣性思維為前瞻性思維，把問題考慮得更早一點、更深一點。

在細化服務上，一要把細化服務貫穿于督查催辦全過程。辦公室擔負著推進貫徹落實領導決策的重要任務。對領導作出的決策部署和交辦事項，要抓住不放，采取定期督查、專項督查、跟蹤督查等方式，確保執行落實到位。信息調研工作要力求“早、快、準、銳、精、深”，不斷提高參謀水平；公文處理要做到精簡、規范、優質、高效，不斷提高辦文質量；保密工作要加強對要害部門、崗位和人員的管理，嚴格保密紀律，杜絕失密、泄密現象的發生。

（二）綜合協調是企業高效運轉的可靠保證。辦公室處在溝通上下、聯系左右、協調內外的中樞位置，工作千頭萬緒，涉及方方面面。搞好綜合協調是辦公室的一項基本職能，也是保證企業各項工作正常運轉的客觀要求。辦公室作為企業的運轉中樞，直接影響著整體工作的質量和效率，尤其在急難險重的任務面前，辦公室承受著考驗。當各類輿情危機發生時，企業辦公室需要展現很強的責任心和較高的工作水平，在最短的時間內，積極協調左右、聯系內外，統籌各方關系，收集上報各類有價值的信息，為企業盡快擺脫困境、減少損失、恪盡社會責任、樹立良好形象作出貢獻，彰顯辦公室的作用和地位。履行好綜合協調的職能，一要著眼全局，要從全局工作出發，協調好上下、左右、內外的關系，切實把任務要求傳達好，把各項工作安排好，把各個環節銜接好，要善于調動一切積極因素，為各項工作的順利開展創造良好的環境和條件。就公文處理來說，準確擬辦文件處理意見，既能確保文件要求的落實，又不至于因為主辦單位選擇錯誤而引起部門間推諉扯皮情況的發生。二要靈活高效，各個工作環節之間，既要職責分工明確，又要銜接緊密、配合默契。要在保證質量的前提下，注重實效，簡化程序，做到及時、迅速、不誤事，實現高效運轉。三要勇挑重擔。面對困難、復雜、緊急的情況，特別是沒有明確主管部門的突發事件，辦公室要敢于承擔任務，主動站到第一線去化解矛盾、控制事態。

（三）加強管理是辦公室工作的有效手段。辦公室要把管理寓于服務之中，用管理來促進服務。要健全完善制度。沒有規矩不成方圓。要按照企業管理模式的要求，抓好各項工作的制度建設，建立工作標準，優化工作流程，細化崗位職責，推動各項工作走上制度化、規范化的軌道。健全督辦工作制度和運行機制，改進工作方法，完善工作流程，實現重大決策和事項批必查、督必嚴、辦必果；構建出上下聯動、層次分明、責任明確的督辦網絡體系，圍繞企業中心工作和改革發展中的熱點難點問題，加大督辦工作力度，確保重大決策和重要部署有布置、有檢查、有督辦、有回音、有成效，推動工作有序開展，執行落實到位。無論是公文管理、政務信息、督查催辦，還是信訪穩定、保密檔案、會議接待等，都要分專業明確要求，統一工作標準，完善考評辦法，細化和量化考評指標，促進辦公室整體工作水平的提高。

二、現階段國有企業辦公室工作的現狀

（一）業務信息化水平不夠。在以效益為根本的企業來說，辦公室人員相對較少，往往一人承擔多項工作，工作量大且較為繁雜，在人員緊缺、時間緊迫的情況下，容易出現缺項、漏項和雜亂無章的現象，往往是窮于應付，胡子眉毛一把抓，而且經常丟三落四，造成工作的被動或者產生較為嚴重的后果，這是現階段不少國有企業的較為普遍存在的問題。在接待工作中較為常見的細節不到位、禮儀不規范等；在辦文工作中，文件格式不規范、文稿質量不佳、公文運轉不及時等，對企業管理發展和形象都產生不利的影響，一套行之有效的制度、高效運作的信息化辦公系統，既能夠把辦公室人員從繁瑣的手工紙面工作中解放出來，還能夠確保工作程序的規范化，確保企業制度真正落地。

（二）參謀作用發揮不足。辦公室在企業中占據的位置和作用，決定了企業對于辦公室的要求較高。在國有企業辦公室工作中，辦公室通常需要對各方面的信息進行收集和處理，進而幫助企業領導層作出科學、合理的決策，以便企業相關的業務順利開展，并保障企業獲得經濟效益?，F階段，很多國有企業存在辦公室人員參差不齊的現象，人員隊伍的整體素質還有所欠缺，在工作中多是扮演“傳話”的角色，只是一味忙于領導交代的任務中，并沒有充分發揮出參謀的作用，沒有時間靜下來思考和調查，滿足于完成日常事務的人多，為領導出謀劃策的人少。抓不準“特點”、抓不到“亮點”、不肯抓“難點”，無法及時反映突出矛盾、員工的思想動態，以及生產經營、改革發展各方面工作中出現的新情況、新問題和新經驗，無法給領導提供有情況、有分析、有建議的研究報告，參謀作用發揮不夠。

（三）辦公室員工業務素質有待提高。辦公室的所有工作都要緊緊圍繞企業的中心工作展開。隨著形勢的變化，企業在不同時期的工作重點不一樣。辦公室人員要緊跟企業發展的步伐，及時了解情況，知道企業當前最關心的問題是什么，正在干的事情是什么，下一步要做的是什么，這樣才能找準工作切入點，提高工作的針對性和有效性。辦公室要協調各方關系，處理復雜問題，責任大、任務重，不僅要出力受累，有時還要擔當風險。辦公室人員要樹立“管理要求有多高，執行水平才有多高”的理念，形成“做必做好，事爭一流，做到完美，做到極致”的特色文化。推行“首問負責制”，強化“有為才有位”意識，辦公室工作人員通過比技能、比作風、比業績、比服務，倡導微笑服務，努力摒棄“門難進、臉難看”的“機關老爺”作風，用真心服務獲得企業領導和員工的雙認可。

三、加強國企辦公室工作效能的建議

（一）發揮好辦公室的協調職能。對于辦公室而言，協調是開展工作的重要手段，必須積極主動協調企業各個方面的關系，充分發揮出國有企業辦公室的綜合協調作用。要加強綜合協調，發揮“樞紐”作用。當好領導參謀助手，積極參與政務、辦好事務、搞好服務。一是認真做好領導日常公務、事務的服務落實及重要公務活動的組織協調工作；二是積極履行綜合協調管理職能，著力協調解決好本單位改革發展穩定工作中遇到的各種矛盾和問題，主動介入，全面參與，推動本單位全局性和階段性重點工作，發揮好“樞紐”作用；三是增強系統意識，強化內部溝通，做好“上情下達”與“下情上報”工作，做到大事精辦，小事細辦，急事快辦，要事穩辦，確保政令暢通、運轉高效、管理有序；四是整合公共關系資源，加強公關工作，完善應急管理，提高應急處置能力，正確處理好與各級黨委政府、新聞媒體、客戶、股東及社會公眾等各方面關系，為企業改革發展穩定創造良好的外部環境；五是加強會議管理，嚴格控制會議數量、規模、標準，提倡開短會、開視頻會、開務實會，切實轉變會風，不斷提高會議效率和質量。

（二）發揮好辦公室的管理職能。對于國有企業而言，落實辦公室管理職能的落腳點是加強落實督查督辦的責任。首先，督查的速度要快。加強規范化的督查制度，包含督查的速度、落實進度，做到每一件事情都有著落，每一件事情都有回音。如對于企業領導部署和安排的工作，要快速進行分解并落實人頭，實時督查和催辦，避免執行過程中的延誤，還能保證工作的執行速度。其次，督查的內容要落到實處。根據企業的實際情況，全方面的開展督辦工作，制定督辦任務清單，對于臺賬的管理和時限等涉及面較廣的工作開展聯合督辦，保證督辦工作無死角，全面覆蓋督辦。再次，對于督查結果處理要嚴格。在督查過程中，要規范督查并嚴肅認真，對于督查結果要嚴肅處理，切忌姑息遷就，達到查必清和辦必果的效果。

（三）通過信息化為辦公室工作插上翅膀。要徹底改變辦公室人員疲于應付的局面，就必須推進業務流程的信息化建設，讓事務處理、領導審批等通過移動終端實現異地辦公，解放辦公室人員被事務工作困在辦公桌前的束縛，讓業務處理快速運轉起來。例如，幾年前，我們開發了以“出差”這一事項的業務流程處理系統，出差人員從收到會議通知開始，便導入線上出差申請事項，同步實現與了這一事項關聯的公務用車、機票、住宿等等事項申請，而且按照不同的管理層級和待遇標準，個性化的準確定位到出差人員應當享受的差旅標準，審批者通過辦公電腦或者手機端即時收到審批待辦事項并進行處理，不僅大大提高了辦公效率，而且確保了制度要求的不可逾越、不可替代和不可或缺。我們在公文流程處理中明確工作職責、文件類型、行文要求、公文格式、辦理程序，更加規范管理制度。建立電子化的業務流程審批平臺，來確保公文管理由“人控”轉為“機控”，改善傳統人工流轉的公文積壓、公文逾期等問題，有效提高辦公室辦文的質量和效率。

（四）加強辦公室員工隊伍建設。辦公室是聯系基層和群眾的窗口，代表著企業的形象，一定要從嚴抓好隊伍建設。辦公室工作要緊跟領導的思路，積極主動地與領導進行溝通，在思想上與領導同一頻率，成為領導的得力助手。要加強思想建設，引導辦公室員工樹立正確的世界觀、人生觀、價值觀，淡泊名利，無私奉獻，扎扎實實做事，堂堂正正做人，在平凡的工作崗位上實現自己的人生價值。要加強組織建設，建立科學的選人用人機制，暢通人才成長通道，使“想干事、能干事、干成事”的干部職工發展有動力、成就有平臺，始終保持隊伍的蓬勃生機與活力。要加強作風建設，發揚“三老四嚴、四個一樣”的優良傳統，做到“令行禁止、雷厲風行、腳踏實地、精益求精”，做到“文明、禮貌、謙恭”。要加強廉政建設，做到警鐘長鳴、防微杜漸，特別是對領導身邊的人員和掌管財、物的崗位，更要嚴格管理。辦公室人員要與時俱進，優化知識結構，拓寬知識領域，提高知識水平。要強化基本功訓練，掌握辦公室工作的基本技能、基本要求、基本規律，做到提筆能寫、開口能講、動手能干、不忙能思。要注重創新，敢于突破一些與形勢發展、時代進步不相適應的工作理念和工作模式，用新的理念、新的模式來解決工作中遇到的新問題、新矛盾，努力創造一流的工作業績。

四、結語

綜上，辦公室工作任務多而繁瑣，要提升辦公室工作的質量和效率，就必須充分認識到企業辦公室工作的問題和不足之處，及時改進和創新，發揮好辦公室的服務協調與管理職能，促進企業快速健康發展。