新冠肺炎疫情影響下高校檔案工作新思考
——以A大學檔案館為例

文/長江大學檔案館 許淼 王長建

2020年新冠肺炎疫情肆虐，疫情防控的關鍵時期，湖北省檔案局出臺《關于做好新冠肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，不僅體現了疫情期間檔案收集的必要性，也是對高校檔案工作相關體制機制的考驗。高校檔案工作作為一項基礎性工作，檔案材料需要經過精準全面收集、集中統一管理等環節才能有效保障檔案實現傳播、教育等社會價值。疫情影響下，高校檔案工作從收集整理至查詢利用都面臨巨大困境并帶來弊端。

一、高校檔案工作面臨的問題

在新冠疫情影響下，高校檔案工作開展難度大，存在以下弊端：

（一）專題檔案種類多、征集難度大。疫情防控期間，涌現出抗擊疫情先進人物和事跡；有關抗擊疫情的書畫、詩歌、視頻、專題報道、宣傳冊，還有各級抗擊疫情指揮部的文件通知等等檔案，都突破了傳統檔案收集的范圍，但又是寶貴的歷史資料，真實記錄疫情防控的點滴過程和歷史面貌，完整呈現了學?？箵粢咔槎窢幍娜?。高校檔案收集工作通常使用年度檔案的方式，沒有形成會議或者重要活動的專題檔案，造成高校檔案整理工作主要在年初或年末進行。專題檔案收集不受重視導致檔案的借鑒作用無法體現。當前疫情下，對已產生或正在產生的各類文件材料、音頻、照片、電子文件材料和實物等疫情專題檔案的收集有助于今后提高高校的應急反應能力。通過疫情檔案的宣傳有助于增強群眾的公共衛生防范意識。

（二）電子檔案規范化水平不高。在數字時代，電子檔案應運而生，檔案形式越來越多樣化。防控疫情期間，電子檔案歸檔不僅能保障檔案工作人員的身體狀況，也是對檔案收集“單套制”的嘗試。但電子檔案如何保證其有效性、真實性，檔案館如何確保電子文件長期可讀等都是需要盡快解決的問題。電子檔案收集對檔案館工作人員及兼職檔案員都是重新適應。儲存方式、移交方式、運行體系的改變要求檔案員不僅要求專業檔案素質，還需要擁有一定的數字化處理水平。

（三）檔案查詢工作效率不高。受疫情沖擊，檔案查閱服務在“復工復產”后的檔案查閱主要以線上服務為主。以A大學為例，線上查檔服務完全依賴于簡單的郵件查詢。但簡單的郵件查詢存在一定的問題：第一，高校查詢郵件處理過程中存在延時及溝通不暢的現象，導致郵件未能及時處理，對查詢人造成一定的影響；第二，激增的查詢郵件造成工作人員個人壓力過大，特別是遇到急件需要工作人員具有高度的執行力與責任心完成查檔任務；第三，由于疫情影響，多數高校處于特殊值班工作階段，分批返崗復工必然存在工作人員之間工作交接上的問題，這將導致工作效率下降等問題。

（四）檔案工作管理隊伍參差不齊。一是除了檔案館以外，其他部門檔案員均為兼職，在工作安排上容易將檔案工作這種需要時間和責任的工作放在最后，逐漸形成檔案管理邊緣化；二是學校每3～4年進行一次全員崗位聘任，導致檔案員輪崗次數多，身兼數職，交接不清晰，業務不熟練，管理不規范，檔案管理意識薄弱；三是檔案管理隊伍建設力度不夠，未形成定期、良好、有序的培訓交流機制及相應的考核、獎懲機制，不利于檔案管理責任與意識的培養。

二、高校檔案工作新思考

（一）部署及時，防控疫情檔案歸檔范圍明確。制度是科學管理的重要組成部分。根據湖北省檔案局《關于做好新型冠狀病毒肺炎疫情防控檔案收集歸檔工作的指導意見》的要求，A大學檔案館于2020年4月初結合學校實際情況，制定了《A大學2020年防控疫情檔案歸檔通知》，指出防控疫情檔案歸檔遵循“應收盡收，應歸盡歸”原則，明確了歸檔范圍，為收集防控疫情檔案提供了明確的制度保障?！稓w檔通知》規定，由各單位檔案工作分管領導親自抓，檔案員具體操作，嚴格按照《歸檔通知》對防控疫情檔案進行科學整理后統一向檔案館移交，任何人不得以任何理由拒交。指明了上級黨委、政府、學校關于新型冠狀病毒肺炎疫情防控工作的重大決策部署、規定、通知、通報等11項具體歸檔范圍，落實防控疫情檔案歸檔，解決防控疫情檔案“歸什么”和“怎么歸”的問題，最大限度地避免防控疫情檔案出現遺漏的情況。

（二）運用信息技術，創新查詢手段。檔案查閱利用是檔案服務廣大師生和校友的基本手段，也體現了檔案的憑證價值。疫情防控期間，我校檔案查閱利用工作仍然在繼續，具體體現為：一是為盡可能減少人與人之間的接觸，采用線上查檔或預約查檔的方式。以A大學檔案館為例，1～3月受封城影響未有查詢量，在4～6月間查閱量達到600多人次，與2019年4～6月查閱人數對比增加了260人次，增長率為93.23%，由此可見，查閱量有增無減。運用大數據分析等手段建立檔案查詢系統，使檔案查詢更加準確，便捷，是解決相關問題的途徑之一。建立遠程查詢系統對可開放的檔案進行開放，由查詢人登記個人信息后自主查詢，線上查詢后存在的郵寄紙質版檔案問題得到解決。有效的遠程查詢系統還可以緩解檔案工作人員不足等實際問題，同時也減輕查檔工作人員的心理壓力。

（三）制度健全，檔案工作流程細化。按照國家檔案局和教育部制定的《高等學校檔案管理辦法》和關于發布《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規范》的文件精神，A大學檔案館制定了《A大學檔案管理辦法》，2020年6月初修訂了各類檔案歸檔指南，細化了檔案工作的環節和流程，將檔案工作責任明確到學校檔案隊伍的每個人，解決了學校檔案工作“做什么”和“怎么做”的問題，也避免了歸檔過程由于責任劃分不清導致的責任推諉，提高了工作的效率和質量。實現從收集、保管、利用等全過程的規范化程序化管理體系，確保檔案的安全與完整。

（四）實施三個“結合”，構建檔案工作目標考核體系。高校檔案分散在不同的院系和部門，需要學校各部門的大力配合。同時，要實現檔案的“全過程管理”必須與學校的其他管理體系進行結合，充分發揮各體系在檔案工作中的作用，體現一體化管理的優勢。一是檔案工作與目標任務相結合。學校開展目標管理以來，檔案工作納入目標管理，檔案館代表學校制定年度檔案工作目標，并以學校工作目標的形式下發二級單位執行。二是年度績效考核與檔案工作相結合。檔案工作成為學校的主要工作，在目標考核和年終考核指標體系中，檔案工作在學校整體管理工作中比重不斷加強，年終，學校考核領導小組在檢查的基礎上，對照單位目標任務和考核體系，采取考核小組和檔案館日常工作記錄進行打分，保證考核工作的公平公正。因考核結果影響單位績效，引起各部門高度關注和重視，各單位檔案工作水平明顯提高。三是檔案工作與業務工作結合。檔案工作的難點在于檔案產生到移交時間跨度長，各單位倉促歸檔和檔案漏歸錯歸時有出現。學校檔案館撰寫立卷歸檔工作情況通報，通報包括各單位歸檔情況、主要存在問題及相關要求，及時解決檔案工作中出現的弊端，扭轉年終移交倉促和歸檔質量不高的狀況。

（五）打造高素質的檔案員隊伍。要提高檔案管理水平，落實制度是關鍵。一是必須打造一支高素質的部門檔案員隊伍。學校充分調動發揮各單位檔案工作負責人及檔案員的作用，選拔一批熱愛檔案立卷工作、耐心細致的專、兼檔案管理員隊伍。二是加強檔案業務學習，鼓勵檔案人員學習先進的檔案管理辦法，通過年初任務布置，年中任務推進，年終總結表彰，會議典型發言交流等形式，推動檔案工作，表彰優秀檔案員，提高檔案員隊伍的綜合素質。三是積極走出去參加相關會議和學術研討，到兄弟院校參觀學習，由于防控疫情，組織大家網上學習，并形成新常態。檔案館內部，經常召開研討會，對一些難點問題進行研討，發揮集體智慧，尋找解決途徑。