以質(zhì)量為核心的會議管理探析

文/中車戚墅堰機車車輛工藝研究所有限公司 王崗民

在現(xiàn)代企業(yè)管理中，會議作為團體討論、決策的主要方式，匯集著眾人的智慧，權(quán)衡全局利弊，在公司內(nèi)發(fā)揮著極為重要的作用。但很多大型公司卻因會議質(zhì)量不高、會議效率低下而飽受詬病。尤其是中央“八項規(guī)定”出臺后，要求會議精簡、務(wù)實、高效。在新形勢下，如何提升會議質(zhì)量，讓會議回歸為積極的、良性的管理手段，成為企業(yè)管理中的重要內(nèi)容。

一、當(dāng)前會議存在的常見問題

（一）會議數(shù)量過多。無論大事小事，都習(xí)慣性召集會議。有些傳達類會議，本可以文件的形式來傳達，也要召集會議，而且層層傳達。有些打著例會的幌子，無事找事也要開會。

（二）會議時間過長。一是“讀稿子”現(xiàn)象嚴(yán)重，不少稿子文過飾非、言之無物、又臭又長；二是會議講話云里霧里、不知所云，遇到難題繞著說，只談成績，不談不足，不能直擊要害。

（三）會議結(jié)果落實不到位。一是議而不決，會議討論很久，卻畏首畏尾，下不了決定，最后不了了之；二是決而不行，對于會議上提出的要求，未明確責(zé)任人和責(zé)任時間，導(dǎo)致決議無法按照計劃落地。

（四）會議組織不嚴(yán)密。一是會議材料準(zhǔn)備不充分，導(dǎo)致上會時，大家還在學(xué)習(xí)理解材料內(nèi)容，不能很快進行討論和決策；二是會議議程不清晰，沒有時間節(jié)點控制，該討論的沒討論，該議透的沒議透；三是工作人員分工不明確，現(xiàn)場會議服務(wù)響應(yīng)不及時。

（五）會風(fēng)會紀(jì)懶散。個別參會人員遲到、早退、來去自由，臺上開大會、臺下開小會，手機聲音此起彼伏等，影響會議質(zhì)量。

（六）會議形式傳統(tǒng)守舊。喜歡開大會，喜歡坐主席臺，喜歡讀稿子……不能接受電視電話會議，不能接受頭腦風(fēng)暴式的會議，不能接受現(xiàn)場會議……

二、提升會議質(zhì)量的舉措

（一）做好會議源頭把控。中央“八項規(guī)定”中，明確要求精簡會議活動，切實改進會風(fēng)，不開泛泛部署工作和提要求的會……各單位須嚴(yán)格對照“八項規(guī)定”及相關(guān)要求，在源頭上解決“開不開會”問題。在判別會議是否需要召開前，客觀判定會議召開的必要性，從而避免無意義的會議召開。同時，在議題的確定上要充分斟酌議題的重要性，緊抓會議召開的中心思想，精簡議題數(shù)量，避免冗長的議題影響會議質(zhì)量。

（二）抓好會議進程管理。1.凡是會議，必有議程。議程是會議的綱要性文件，涵蓋了會議的主要內(nèi)容。在會議前，必須把會議議程和相關(guān)材料提前發(fā)給參會人員，使參會人員能了解會議的目的、時間、內(nèi)容，使他們能有充分的時間準(zhǔn)備相關(guān)的資料并安排好相關(guān)工作。議程在下發(fā)之前，要充分征求相關(guān)單位意見，以便科學(xué)合理，一旦確定，則不容修改或變動。一般來說，議程應(yīng)緊湊有序，因此，每一項討論必須控制時間和范圍，不能長篇大論、泛泛而談、言之無物。2.凡是會議，必有主持。在美國的通用議事規(guī)則中，主持人被置于最高位置，同時也對會議效果負有最大責(zé)任。其實，這種做法不僅僅適用于政府和法院等機關(guān)單位，也同樣適用于企業(yè)。只有責(zé)任明確到人，才能從源頭上提升會議質(zhì)量。因此，每次開會須設(shè)一名主持人，主持人一般為參會的高層領(lǐng)導(dǎo)或最高領(lǐng)導(dǎo)。主持人要熟悉會議議程，并負責(zé)對議程進行適時、必要的控制，主持人有權(quán)限定發(fā)言時間和中止與議題無關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進。對于討論或決策性的議題，主持人需督促會議做出結(jié)論。主持人要客觀公正、兼聽兼信。3.凡是會議，必有結(jié)果。對于決策性會議和研討性會議，主持人需指定會議秘書，在會后及時形成會議紀(jì)要，對于具體工作部署，要明確責(zé)任部門、責(zé)任人員和完成時限?！吧桓櫍_會一場空”，要建立會議事后追蹤程序，會議每項決議都要有跟蹤、稽核檢查，如有意外可及時發(fā)現(xiàn)并適時調(diào)整，確保各項會議決議都能落實。對于傳達性會議和商務(wù)性會議，會議秘書可根據(jù)會議實際情況整理會議資料并予以存檔處理，以便以后查閱。

（三）嚴(yán)格會議紀(jì)律。凡是會議，必有會風(fēng)。會風(fēng)是會議質(zhì)量的基礎(chǔ)保障，因此，每次會議均需指定人員作為紀(jì)律監(jiān)督員，負責(zé)監(jiān)督會風(fēng)會紀(jì)。對遲到早退等不良行為進行監(jiān)督，同時要嚴(yán)格落實中央“八項規(guī)定”等文件精神，提倡開短會、講短話，力戒空話、套話，減少“讀稿子”現(xiàn)象；要精簡會議，能并開、套開的盡量并開、套開；要減少參會人數(shù)，以不能再減少人員為參會人數(shù)標(biāo)準(zhǔn)；要追求會議實效，講話有依據(jù)、有落實、有執(zhí)行。參會人員應(yīng)態(tài)度端正，維護會風(fēng)會紀(jì)，積極參與到會議議程中來，發(fā)揮自己的作用。對于違反會風(fēng)會紀(jì)的情況，紀(jì)律監(jiān)督員登記后報主持人，主持人需對相關(guān)人員或單位提出批評或懲處意見。

（四）做好會務(wù)工作。1.會前工作。會務(wù)工作是一項細之又細的工作，因此工作方案要周全細密。一般來說，工作方案主要包括：會議通知、會序冊制作、文件材料準(zhǔn)備、會場布置、住宿和就餐安排、會議用品準(zhǔn)備、車輛安排、安全保衛(wèi)、新聞報道、會議預(yù)算編制等內(nèi)容。工作開展中要合理分工。會務(wù)組一般可分為材料組、秘書組、接待組、宣傳組等若干工作組。工作任務(wù)要實行菜單式管理，內(nèi)容涵蓋要全，做到會議籌備不延誤、無漏項、無錯項。要考慮應(yīng)急方案，避免卡殼等情況。2.會中工作。要密切關(guān)注會場情況，除做好常規(guī)服務(wù)外，工作人員要保持高度的注意力，密切關(guān)注會議動態(tài)，一旦有突發(fā)情況，要第一時間處理，處理方式要穩(wěn)重得體，不要急中出錯。確難以處理的，要果斷請示領(lǐng)導(dǎo)，確定處理意見，避免現(xiàn)場混亂。要提前實地檢查，老秘書一直說“領(lǐng)導(dǎo)未坐我先坐，看看座次錯不錯；領(lǐng)導(dǎo)未講我先講，看看話筒響不響”，說的就是這個道理。要重點對參會人員、會議材料的準(zhǔn)備、會場布置和會議電子電器設(shè)備等進行最后的檢查，以盡可能防范意外事件。3.會后工作。要及時整理會議資料和物品。做好會場清點工作，查看有無遺留物品，重點做好會議文件資料的回收、整理、歸檔，以及相關(guān)會務(wù)物品的清點工作，做好費用結(jié)算等工作。做好會議記錄和督辦工作?？焖僬頃h記錄，需形成會議紀(jì)要的應(yīng)及時印發(fā)會議紀(jì)要。同時，對于會議部署或領(lǐng)導(dǎo)要求，制定督辦計劃，落實會議精神和要求。做好會務(wù)工作總結(jié)。會務(wù)工作中，好的做法要保留學(xué)習(xí)，工作失誤同樣也是寶貴財富，要客觀分析原因，避免以后再犯類似錯誤。大型會議結(jié)束后，一般還應(yīng)慰問會務(wù)人員。

（五）嘗試會議創(chuàng)新。1.嘗試新的會議方式。注重參會人員的體驗實踐、交流討論等環(huán)節(jié)。將會議室搬到室外，搬到現(xiàn)場聽行業(yè)人員說；搬到咖啡廳聽青年人說……調(diào)動參會人員的積極性，把被動參會變?yōu)橹鲃訁?。注重發(fā)揮參會人員的創(chuàng)造性，可以使用頭腦風(fēng)暴法、世紀(jì)咖啡法等新的方式，讓參與人員深度挖掘議題并獲得新想法。把坐會開成站會。中車唐山公司信奉：早會開得好，一天沒煩惱。他們的早會一般采用站會的形式：所有參會人員站成一排，逐個匯報工作。站會這種形式很好地制止了長篇大論、廢話連篇、“讀稿子”等現(xiàn)象，減少了會議時間，而且對會議內(nèi)容也有很大提升。2.嘗試新的會議工具。要充分利用網(wǎng)絡(luò)視頻、電視電話等多媒體工具，提升信息化水平。比如電視會議，方便快捷且呈現(xiàn)方式多樣?？梢酝ㄟ^建立微信群，將不涉密的議程、提醒事項等及時傳達與會人員；使用APP手機端簽到打卡，整個培訓(xùn)安排、會議議程一掃即可，且可知曉參會人員的參與度。

（六）提升會務(wù)工作人員的工作能力。1.提升專業(yè)化辦會能力。要理清會務(wù)工作“一本賬”。熟知會務(wù)工作的各項內(nèi)容，也要熟悉各類會議的特點，要善于對工作經(jīng)驗進行總結(jié)，形成豐富的經(jīng)驗庫，從而靈活應(yīng)對各種會議要求。排座次時，既要考慮領(lǐng)導(dǎo)級別，又要兼顧與議題的相關(guān)程度，還要考慮會場的特點等因素，如果拘泥于按級別排序，則經(jīng)常達不到會議效果。養(yǎng)成良好的職業(yè)素養(yǎng)。要養(yǎng)成快速響應(yīng)的工作習(xí)慣，樹立“馬上就辦、辦就辦好”的理念；要培養(yǎng)高度的責(zé)任感，嚴(yán)格“不讓工作在我手里斷線”的工作要求；要錘煉工匠精神，追求“我不是完人，但我的產(chǎn)品一定是完美的”境界。要進行專業(yè)化的學(xué)習(xí)積累。一方面，要對會議主題、會議資料等信息深入了解，又要對參會單位及人員的職能職責(zé)非常熟悉，從而提升對會議精神和相關(guān)要求的理解；另一方面，要加強對會務(wù)工作相關(guān)工具的學(xué)習(xí)，尤其是常用的Office軟件、音控系統(tǒng)等要加強學(xué)習(xí)。2.提升溝通協(xié)調(diào)能力。要根據(jù)職責(zé)分工，每個人多向前邁一步，共享信息，相互補臺，避免出現(xiàn)會務(wù)工作上的死角；面對突發(fā)狀況，要態(tài)度端正，快速響應(yīng)，部署工作時坦誠溝通。工作之余，要組織大家相互交流，總結(jié)工作經(jīng)驗，消化工作中的不愉快情緒。加強與參會人員的溝通。做好與主要領(lǐng)導(dǎo)的對接，第一時間獲知準(zhǔn)確信息，以便準(zhǔn)備預(yù)案；同時密切關(guān)注參會人員的需求，及時作出調(diào)整。加強與酒店等外部單位的溝通。要在保證服務(wù)質(zhì)量的基礎(chǔ)上，合理控制費用支出。

三、結(jié)語

當(dāng)前，會議占據(jù)了很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的相當(dāng)一部分工作時間，而且會議的質(zhì)量與效率直接影響著企業(yè)的發(fā)展。可以說，會議質(zhì)量是一個企業(yè)管理水平的重要指標(biāo)，因此企業(yè)要對會議管理提起足夠的重視。作為會議主辦方，要深刻認識會議管理的重要性，多措并舉提升會議質(zhì)量，助推公司發(fā)展。