數字化轉型期企業檔案管理問題與對策分析

文/云南大學 肖詩羽 彭婷

一、企業檔案工作數字化轉型的概念和背景

（一）企業檔案數字化轉型的概念。企業檔案數字化轉型是通過將企業檔案工作的管理方式、手段從傳統的方式進行數字化轉變，從而進一步提升檔案管理效率的一種檔案管理方法。企業檔案數字化主要集中于其管理方法和手段，與以往傳統管理方法相比，更偏向于數字化。企業檔案數字化轉型是一個循序漸進的過程，需要按照科學的方法，逐步推進。

（二）企業檔案數字化轉型的實施背景。檔案數字化轉型是“十三五”時期企業檔案工作的關鍵。根據《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》，我國需建成一批具有國際先進水平的企業數字檔案館。所以企業檔案的數字化轉型已經迫在眉睫。隨著社會經濟的進一步發展，信息技術憑借著更穩定、更安全、更可靠、更全面等優點開始廣泛運用于人們的日常生活和工作之中。正是在這樣的大環境驅動下，傳統的文件管理易損壞、不易保存、查尋不便等缺點顯露無遺，所以文件電子化、數據化管理趨勢愈加明顯。通過對企業檔案的數字化轉型，可以使企業檔案管理更加安全可靠。

二、企業檔案工作數字化轉型的內容

（一）基礎業務的完善和規范。企業檔案數字化轉型工作開展的首要內容，就是先進行基礎業務的完善和規范化。如條理清晰、規章明確的檔案管理制度，還有檔案的集中、統一管理、規范檔案管理工作的各項流程等，是企業檔案管理工作穩定進行的保證，也是確保企業檔案數字化轉型進展順利的基礎。

1.配套軟硬件設施建設。企業要實現檔案管理數字化轉型，除了保障制度的規范和完善外，還應該保證有相應配套的硬件和軟件設施。軟硬件設施的設置、必要的技術支持和充足的資金儲備，是企業檔案數字化轉型工作能夠順利進行的基石。企業檔案的數字化轉型依賴網絡云技術和企業數據庫，所以在開展一系列轉型工作前，企業應當構建計算機網絡的硬件搭設，構建自身的電子檔案數據庫，保證檔案調度和檔案共享工作得以良好進行。

2.檔案信息數字化建設。（1）現有檔案數字化。現有檔案數字化是指通過掃描儀等方式將企業保存的傳統檔案數據錄入電腦云端、光盤、磁盤等介質進行保存，并按照文件的邏輯性和關聯性建立相應的目錄表和數據庫。在這個過程中，通過將傳統不易保存的紙質檔案轉化為電子文件錄入數據庫中，增加了檔案保存的存取性和安全性。（2）新增檔案數字化。新增檔案數字化是將企業新產生的檔案數據根據其特有的聯系歸檔錄入企業數據庫中對應的目錄分類下，形成新的電子文件。在進行新增檔案數字化歸檔的過程中，應保證現有檔案數字化整理清楚，再把新產生的檔案按照輕重緩急以及企業自身的需求，排序逐步錄入企業電子檔案管理系統，形成新的電子文件。這樣對檔案對象數字化更有利于推進檔案數字化轉型。

3.提升檔案工作服務能力。（1）檔案工作由被動轉為主動。傳統的檔案管理工作大多是被動的，需要企業自身有需求時進行查詢和使用。所以檔案的信息開發工作也偏向被動。但是在企業檔案數字化轉型過程中，通過知識管理、大數據等方式，對檔案數據進行整合，檔案的管理工作逐步由被動向主動轉化。（2）檔案信息內容由初級信息轉為深加工。通過電子檔案系統，對檔案電子文件信息進行提取，找出其中更有價值的檔案信息，實現檔案信息的深加工，可以更好地滿足企業的使用需求。（3）提高檔案工作效率，擴大服務范圍。通過對電子檔案管理系統的利用和改進，可以使搜索界面更加簡捷，從而減少搜索時間提高檢索速度，提升檔案工作效率。同時可以借助電子管理系統的改造、移動端應用等，增加檔案信息服務的范圍。進一步擴大檔案利用者的范圍，擴大企業的利用范圍。

三、企業檔案工作數字化轉型存在的問題

（一）數字化管理人員的綜合素質水平需提高。在整個企業檔案數字化轉型過程中，檔案管理始終貫穿前后，是關乎數字化轉型是否成功的關鍵因素。但在企業檔案管理部門，管理人員老齡化明顯，且多為行政人員替代，并沒有接受過完整且專業的檔案管理知識，對于計算機知識、網絡檔案管理網站，以及更為復雜的數字化檔案管理操作和管理方式半知半解。甚至對于如何進行檔案數字化轉型知之甚少。

（二）企業檔案數字化基礎薄弱。企業檔案數字化管理需進入企業信息集成系統，對復雜的檔案信息進行分類，對動態產生的電子檔案信息進行整理分類。但實際上，許多企業仍然停留在數字化管理的初級階段，對于檔案的概念僅停留在實物和紙質文件為載體的媒介上。而數字化過程中面對不同的檔案管理方式、模式，檔案工作人員具體應該如何操作，如何循序漸進地進行，企業并沒有明確的規章制度來規范。

（三）企業檔案數字化效率及安全性問題。在企業檔案管理數字化轉型過程中，原始檔案數量過于龐大，檔案管理人員對于檔案整理分類情況了解少，檔案數字化難度大，導致工作效率低下。數目龐大的檔案文件需要安全性能強大的檔案管理系統，管理人員需要將企業合同、招投標書、企業各類基礎信息放入其資料庫中。但實際上許多企業沒有自己的檔案管理系統，沒有強大的安全保障。

（四）企業檔案管理資金欠缺。檔案數字化轉型需要企業資金支持。其中數字化建設十分依賴計算機設備、軟件系統、人才資源、電子檔案保管設備等軟硬件設施。能夠意識到檔案管理數字化轉型對于企業自身發展重要性的企業一般都配備了相應的檔案管理軟硬件設施，但是這對于中小型企業來說存在很大的困難，更不必說此后還需要大量的資金對企業電子檔案設備的維護升級等。

（五）企業檔案數字化保存條件不嚴格。許多企業存在基礎設施薄弱、軟硬件設施不平衡、人才儲備稀缺等問題。雖然許多企業配備了電腦、打印機等必需品，也連接了互聯網，甚至有自己的檔案管理系統，但是對于高性能的電腦，數字化檔案保存柜以及其他數字化設備依舊缺失。

四、企業檔案工作數字化轉型的對策分析

（一）加快專業人員素質培養和人才引進。為了保證企業檔案管理數字化轉型的順利進行，檔案管理人員必須具備良好的專業素養和專業知識。首先，從檔案管理人員的角度出發，作為一名檔案管理人員，要做到為檔案管理事業終身學習，不斷提升自己，滿足現代企業發展需求的心理準備。其次，是企業自身，應主動實施檔案管理人員的素質技術培訓以及專業人才的引進。在專業人員素質培訓方面，企業需重視對檔案管理人員綜合素質的培養，結合多元化的培養模式提升他們的綜合素質，以便能夠適應企業檔案數字化轉型工作。

（二）建立并完善數字化檔案制度基礎。檔案標準化是檔案自動化的前提，檔案制度化是檔案信息化的保障。數字轉型過程中，企業應從規范檔案管理的各項規章制度入手，夯實檔案制度基礎。對于新媒體資料、電子文件的接收保管利用等工作，制定科學完善的規章制度，保證企業日常使用。而現有電子檔案和新增電子檔案應由專人分開管理，這樣對于企業日常經營活動中產生的新增檔案能夠及時歸檔，也能為企業提供實時信息，從而降低企業檔案數字化轉型成本，推動企業數字化轉型發展。

（三）加強數字化檔案管理的安全性。安全性作為企業電子檔案保存利用的重要原則，影響著整個企業檔案工作數字化轉型進程。特別是涉及企業機密的電子文件、媒體資料，更是對企業的日常經營活動起著十分重要的作用。所以，企業應該加大力度提升檔案的安全性，利用各類網絡先進技術對企業檔案進行加密，防止任何渠道的竊取，保證企業的良好發展。這首先需要引起企業領導對機密檔案與企業自身發展之間重要性的認識，重視數字化文件的安全。

（四）加大軟硬件設施等資金投入。基礎設施的配置是企業檔案工作數字化轉型的前提條件。如果沒有基礎設施的輔助，企業檔案工作數字化轉型速度將會大大減緩，所以企業應該加大軟硬件等基礎設施資金投入。其中就包括人員雇用資金、檔案管理場所、檔案管理設備、電子檔案管理器材等等，逐步適應企業檔案工作數字化轉型，為企業今后的經營發展助力。增加檔案數字化人員日常薪金，可以從源頭增強企業檔案工作數字化轉型的推動力。

（五）逐步推進企業檔案數字化轉型。想有效實現企業檔案工作的數字化轉型，除了以上幾點建議之外，還應該注重循序漸進，科學且具有邏輯地推進檔案工作數字化轉型。首先企業應該制定符合自身發展情況的轉型計劃，以科學務實的方法對短中長期不同階段制定不同的方法制度。協調各個部門之間的關系，實現以檔案部門為主，其他部門為輔的企業檔案工作數字化轉型模式，爭取實現檔案管理工作轉型滲入企業信息化建設的每個方面，為進一步實現檔案數字化轉型打下基礎。