新形勢下如何做好企業單位文書檔案管理工作

文/山西省大同市同煤集團檔案館 劉紅紅

文書檔案資料能夠充分反映出企業單位各部門的實際發展情況，翔實記錄企業的發展歷史，有助于企業單位管理層對歷史經驗進行總結、反思，明確企業后續的發展方向?；诖耍瑢τ谛滦蝿菹伦龊闷髽I單位文書檔案管理工作有著重要意義。

一、企業單位文書檔案管理工作的重要意義

企業單位的管理層要高度重視文書管理活動，在實際的管理工作中，充分落實各項工作細節。具體應從以下兩點著手：第一，作為重要的信息憑證，文書檔案的完整性直接關乎檔案管理工作質量，為盡可能地提升檔案管理活動水準，企業單位的相關部門要盡可能地保障文書檔案的價值，為后續的查閱打下良好基礎，以便企業單位管理層圍繞文書檔案對歷史的相關經驗進行總結和反思，規劃企業單位的發展路線。第二，提升管理水準，國內市場化改革的不斷深入使得企業單位涌現了大量的不穩定因素；因此，企業單位管理層更應充分重視檔案管理工作，保證檔案資料保存、分類、整理、收集等各項工作的質量，進而提升檔案管理工作質量；借助文書檔案資料，充分反映企業的實際經營發展狀況、企業面臨的困境、企業內外環境等，使得各部門的檔案管理人員能夠圍繞企業單位的各項業務，不斷加強各項工作的針對性，進而全方位提升企業單位的行業競爭力，推動企業單位的穩定、長久發展。

二、新形勢下企業單位文書檔案管理工作現狀

（一）人員專業素養有待提升?，F階段，企業單位在開展文書管理活動時，并未充分落實各項工作細節；盡管部分企業單位設置了專業的檔案管理崗位，擁有穩定的管理隊伍；但管理人員在實際的檔案管理活動中并未嚴格根據作業規范及管理流程，科學合理地開展檔案管理工作，未能有效保障各項資料及文書檔案的質量。通過深入分析檔案管理現狀，我們發現多數企業單位的檔案管理人員不具備較高的文化水平且專業素養有待提升，這使得管理人員在開展工作時，未能深入探究檔案信息的使用價值，沒有對文書檔案資料進行科學合理有效的管控、開發，未能充分發揮文書檔案資料對于企業單位經營發展的積極意義。

（二）未意識到檔案管理的重要意義。在新形勢下，大部分企業單位在實際的生產經營活動中，仍將重點放在生產方面，過于注重圍繞生產經營活動的各項管理工作，在一定程度上忽視了落實文書檔案管理活動，這就導致企業單位在實際的文書檔案管理活動中，主要存儲文書檔案資料，并未結合企業的實際經營生產情況，開展具有針對性的管理活動，未能有效運用各項資料以及文書檔案，也沒有充分發揮檔案資料的效用，這在一定程度上浪費了過去一段時間企業的經營生產經驗以及寶貴財富。從某種意義上講，當前部分企業單位的管理層沒有深刻領會文書檔案管理活動對于企業生產經營發展的重要性。

（三）管理水準較低。新形勢下，企業單位的管理層應結合行業前景、各部門業務的實際發展狀況，深入分析文書檔案管理活動。但是，現階段，企業單位的檔案管理人員將主要的時間、精力放在了文書檔案資料的保存方面，這種管理模式極為封閉，導致不同時期企業單位的檔案管理人員依循相同的規范要求處理各類文書檔案資料，并未依照新形勢的時代特征、企業單位各項業務的實際情況，開展具有針對性的檔案管理工作，沒有結合企業的實際需求制定系統的檔案管理工作規劃，也未能有效落實各項工作細節，這在一定程度上降低了企業單位的檔案管理水準，未能有效發揮文書檔案資料的功效，沒有充分利用文書檔案資料的優勢，無法為企業單位提供有力的支持。

三、新形勢下企業單位文書檔案管理工作的策略

（一）健全檔案管理機制。隨著國內各行業市場化改革的不斷深入，企業單位管理層更應充分重視檔案管理工作，以應對諸多外部不穩定因素，確保檔案資料保存、分類、整理、收集等各項工作質量，進而提升檔案管理質量；通過文書檔案的管理機制，保障文書檔案資料的完整性，充分反映出企業的實際經營發展狀況、企業面臨的困境、企業外部環境以及內部環境等，使得各部門的檔案管理人員不斷增強部署、規劃工作的針對性，全方位提升企業單位的行業競爭力。為應對新形勢下，國內各地區企業單位在開展文書檔案管理活動時遇到的諸多問題。企業單位的管理層應以新形勢為背景，對文書檔案管理工作進行深入探究，找到具體的強化方法，制定可行性較強的改進措施，持續提高文書檔案管理水準，充分發揮文書檔案資料的實際價值。通過對檔案管理體系進行不斷完善，有助于企業單位實現文書檔案管理活動的規范化、科學化、合理化，并將其作為提高管理水準的重要保障。因此，單位為促進文書檔案管理活動適應新形勢發展，要結合時代背景、行業前景、企業的發展情況，對檔案管理體系進行逐步完善，深入分析文書檔案管理活動在實際工作中的落實情況，確定各項工作細節中存在的突出問題，并予以解決。與此同時，企業單位的檔案管理人員還應全方位地找尋檔案管理機制的漏洞與不足；根據企業各項業務發展狀況以及行業的規范要求，對檔案管理機制不斷進行完善、修訂，進而增強整個體系的針對性。比如，企業單位可以通過構建長效機制，健全檔案管理體系，對管理活動進行規范約束，圍繞企業的實際業務情況，對文書檔案資料進行更新、補充、修訂，不斷優化檔案管理機制，提高文書檔案管理水準。

（二）推動信息化建設。在新形勢下，隨著互聯網技術、計算機技術、信息化技術的飛速發展以及移動智能終端的廣泛普及，各行各業對于管理活動的信息化要求也逐漸增多，這就迫使企業單位在開展文書檔案管理活動時，應積極引入信息化技術手段。在新形勢下，大部分單位在實際的生產經營活動中，未意識到新形勢時代變革、技術變革的積極性，仍將主要資源集中在生產方面，采取傳統人工方式對各項生產經營活動開展管理工作，忽視了信息化技術對于文書檔案管理活動的重要意義，這就導致企業單位在實際的文書檔案管理活動中，依然沿用傳統的人工方式存儲文書檔案資料，并未結合企業的實際經營生產情況，引入先進的信息化管理手段，未能有效運用先進的檔案管理理念，也沒有充分發揮檔案資料的效用，這在一定程度上浪費了企業長時間以來寶貴經營生產經驗。從某種意義上講，當前部分企業單位的管理層沒有深刻地領會信息化技術對于文書檔案管理活動的重要性。企業單位應根據時代背景，行業發展狀況以及企業各業務流程的實際情況，逐步引入先進的技術手段，建立并完善檔案管理系統，進一步增強文書檔案管理活動的有效性、合理性、科學性。借助檔案管理系統，輔助管理人員開展文書檔案管理活動，制定詳細的工作計劃表；在規定時間內逐步使用電子文書檔案替代原有的紙質文書檔案，對文書檔案進行統一儲存。同時，對于重要的檔案資料，企業單位的檔案管理人員應同時進行電子文書檔案與紙質文書檔案管理，進而確保文書檔案資料的完整性，提高檔案管理質量。為進一步適應新形勢的特點，提高文書檔案管理水準，為企業單位的經營發展提供有力支持，企業單位管理層要高度重視信息化建設，積極引入信息化技術手段，轉變傳統的管理理念，提高檔案管理水準，促進企業單位的穩定、長久、可持續性發展。

（三）提高員工的綜合素養。部分企業單位的檔案管理人員仍然將主要的時間、精力放在了文書檔案資料的保存方面，導致企業單位的檔案管理人員都依循相同的規范，整理文書檔案資料，并未結合新形勢下行業的實際特點，開展具有針對性的檔案管理工作。企業單位的檔案管理人員始終是檔案管理活動的主體，因此，其綜合素養、業務能力、專業水準直接關系企業單位檔案工作質量。為進一步適應新形勢下文書檔案管理活動的各項要求，企業單位的檔案管理人員應持續提高自身的綜合素養，深入分析文書檔案管理活動的落實情況；根據各項管理活動細節，制定針對性的培訓計劃，不斷提高自身的工作能力，優化自身的工作狀態，確定自身存在的諸多不足，積極參與培訓活動。企業單位在對檔案管理人員進行培訓時，應著重提高檔案管理人員的綜合素養、專業技能以及理論知識水準，全方位提高員工的檔案管理意識。此外，企業單位還應不斷革新管理層的檔案管理理念，引入現代化的文書檔案管理觀念，圍繞計算機技術、信息化技術，制定更加合理、科學、專業的管理計劃，進而提高文書檔案管理質量，增強企業單位的核心競爭力。

四、結語

綜上所述，文書檔案資料是企業單位發展過程中的重要信息憑證。在新形勢下，企業單位的檔案管理人員尚未具備較高的專業素質，企業單位的管理層尚未意識到檔案管理活動的重要性；通過對檔案管理機制進行完善，推動信息化建設，提高檔案管理人員的專業素養，有助于實現合理、有效、科學的檔案管理工作目標。