新時期醫保檔案的開發與利用分析

文/菏澤市醫療保險事業中心 阮青青

一、新時期醫保檔案開發與利用的現實意義

單位對醫保檔案進行開發與利用，可以更好地滿足相關主體的查檔需求，能夠促進醫保事業長遠穩健發展。第一，醫保檔案具有憑證價值。能夠詳細記錄醫療保險工作的各項內容，能夠為醫保發放工作提供依據。同時，也能夠為參保主體維護自身合法權益與保險利益提供依據。第二，醫保檔案具有參考價值。能夠為本單位領導以及其他部門工作人員提供工作依據，確保各項醫保工作平穩有序進行。第三，醫保檔案具有參考價值。能夠為相關部門提供決策咨詢。相關部門在調研過程中需要使用大量的數據信息，醫保檔案則能夠為調研工作提供信息，幫助相關部門擬定決策，助推我國醫療保險事業改革。綜上所述，做好醫保檔案開發與利用工作，有利于我國醫保事業長遠穩健發展。為此，單位必須重視該項工作，創新工作形式、工作內容。

二、新時期醫保檔案開發與利用的趨勢

（一）技術推動與需求推動相結合。過去很長一段時間內，部分單位在開發與利用醫保檔案過程中，沒有充分依賴相應的信息技術，沒有充分考量檔案需求主體的需要。但在現代化信息技術快速發展以及醫保價值不斷凸顯的現階段，越來越多的單位開始注重技術推動與需求推動相結合，既將相應的信息技術融入醫保檔案開發與利用工作中，又確保開發與利用工作的人性化，滿足不同主體多元化的需求。

（二）業務管理與利用服務相結合。長期以來，部分單位存在“重管理，輕利用”的問題，只注重醫保檔案的正常保管，忽視從價值利用的角度進行開發，導致醫保檔案工作過于封閉。然而，隨著公眾以及檔案管理人員檔案意識的增強，越來越多的單位開始優化醫保檔案開發與利用體系，既注重前期的醫保檔案管理工作，也逐漸開始從信息標準規范、信息資源規劃的角度對醫保檔案進行開發。

三、新時期醫保檔案開發與利用中常見的問題

（一）醫保檔案數字化程度低，開發與利用成本高。現階段，醫保檔案大多為紙質檔案，檔案數字化程度低，檢索難度大，導致實際開發過程中的成本過高。例如，紙質類醫保檔案無法在檔案管理系統中儲存、傳輸以及開發；紙質類檔案無法形成檔案數據庫；紙質類檔案復制、借閱受到時間與空間的限制。之所以出現這種問題，主要是以下幾個方面的原因：一是軟硬件設施匱乏。一方面，沒有引進掃描儀、微縮相機等電子設備，紙質檔案難以快速轉化為數字檔案；另一方面，沒有引進文件格式轉化系統，PDF、JPG、WORD等格式的文檔無法互相轉化。二是醫保檔案管理工作量大，加之檔案管理人員不足，單位通常沒有專門的人員負責該項工作，導致醫保檔案數字化進程緩慢。

（二）醫保檔案利用主體多元化，開發利用難度高。醫保檔案具有專業性、專屬性、保密性、真實性等特點，涉及的利益主體多，覆蓋范圍廣。在城鎮地區，就包括了相關的企業、事業單位員工的醫保檔案，員工與相關用人單位均具有查詢需求。然而，部分利用主體缺乏利用意識，在檔案檢索、檔案獲取等方面的能力較差，十分依賴醫療檔案管理人員。除此之外，部分醫院、醫保事業中心、政府衛生行政主管部門以及其他單位的交流合作度不高，導致利用過程中難以實現資源共享與統籌。還有部分醫院不注重檔案開發與利用平臺的建設，平臺終端的服務功能弱化，難以提升檔案需求主體的滿意度。

（三）醫保檔案保密工作滯后，容易發生泄密事件。一方面，醫保檔案涉及個人隱私，具有很強的人身專屬性；另一方面，部分醫保檔案涉及單位秘密，事關單位利益。因此，如何做好檔案保密工作，處理好檔案保密以及檔案開發利用之間的矛盾，歷來是檔案管理人員需要關注的問題。然而，實踐中部分單位檔案保密意識不強，開發與利用過程中沒有對涉密檔案進行區別化處理，最終引發涉密事件。除此之外，還有部分單位保密工作不完善，具體表現在兩個層次：第一是紙質檔案保密工作不完善，許多紙質類檔案隨意借閱、復制；第二是電子檔案保密工作不完善，沒有充分應用現代化技術對電子檔案進行加密處理。

（四）醫保檔案深度開發與利用工作欠科學，不利于開發與利用工作長遠化。一是電子類醫保檔案數據庫建設滯后，難以確保電子類檔案編排有序、分類清楚、齊全完整，也不利于后期的檔案編研、檔案專題建設、檔案檢索工作。部分檔案管理人員對醫保檔案數據庫缺乏了解，加之單位培訓工作中少有涉及該部分，進而不具備檔案開發與利用的創新能力。二是檢索工具的開發工作滯后，無法最高效地開發與利用檔案資源，難以為檔案需求主體提供更為優質的檔案服務。

四、新時期醫保檔案開發與利用的有效對策

（一）加快醫保檔案數字化進程，夯實開發與利用的基礎。為更好地打破醫保檔案利用限制，對醫保檔案中的信息資源進行高效挖掘與檢索，必須加快醫保檔案數字化進程。一是要完善軟硬件設施。例如，單位可以做好掃描儀、高拍儀、微縮相機等電子設備的引進與更新工作，結合醫保檔案開發與利用需求，配備不同配置的電子設備，營造良好的工作環境。又如，單位可以購置電子文件格式轉化系統，并確保該系統能夠與檔案管理系統兼容，實現一站式轉化，滿足深層次的開發與利用需求。二是要結合本單位工作量，招聘專業人才，進一步實現醫保檔案存量數據化以及增量數據化。單位也可以將該項業務予以外包，由外部企業或者單位專項負責。

（二）搭建檔案開發與利用平臺，提升資源統籌力度。為更好地滿足利用主體的利用需求，單位要著力搭建科學化、信息化以及系統化的檔案開發與利用平臺。一是要做好檔案利用導航工作，切實提升檔案需求主體檢索、查閱檔案的能力和意識。例如，單位可以建立可視化的操作說明，將檔案檢索、檔案查閱的流程予以具體化，實現檔案服務的自助辦理。二是要做好檔案資源共享工作，著力解決不同系統不兼容的問題，確保相關聯的檔案資源能夠互聯互通。例如，可以深化與其他業務關聯單位之間的合作，并通過技術手段打破系統與系統之間的壁壘。實踐中，通常可以采用云儲存工具來搭建共享云，實現不涉密檔案資源的互聯共享，最大限度地利用資源。三是要完善檔案開發與利用平臺的功能，探索在線上為檔案需求主體提供疑難解答、在線咨詢、信息查詢等服務。例如，單位可以在APP、微信公眾號、網站上開設相關的網絡服務窗口，進一步突破時間與空間的限制，拓寬檔案開發與利用渠道，實現檔案社會服務工作的交互聯動、動靜結合，最大限度提升檔案開發與利用的實效。檔案管理人員也要通過調查問卷等方式，充分收集相關人員的意見和建議，不斷改進服務平臺的功能，實現數據挖掘向數據服務的轉變。

（三）做好檔案保密工作，處理好檔案保密與檔案開發利用之間的關系。必須要轉變觀念，堅持在檔案保密的基礎上對檔案資源進行開發與利用。要定期組織以“檔案保密”為專題的培訓活動，不斷提升檔案管理人員的保密意識，嚴防醫保檔案泄密風險。除此之外，也要創新檔案保密工作的方式，強化檔案保密責任，充分確保醫保檔案的真實性、完整性以及可靠性。在紙質檔案保密工作領域，可以提供全監控的房間供檔案查閱主體查閱，并暫時保管檔案查閱主體的電子設備。同時，如果經程序查閱涉密檔案的，也應要求相關主體簽署保密承諾書。在電子檔案管理領域，則可以從事前、事后兩個角度開展保密工作。從事前階段來看，單位可以將云加密、區塊鏈、數字水印、內外網隔離、內外網監控等技術應用到醫保檔案管理領域，強化檔案管理系統的抗風險能力。從事后階段來看，可以購置相應的云儲存系統，并將云儲存系統與檔案管理終端相連，實現醫保檔案自動備份。

（四）做好醫保檔案深度開發與利用工作，創造檔案工作新格局。現代檔案管理學認為，檔案工作的根本目的是檔案信息的開發利用。為此，要進一步著眼于開發與利用的基本要求，不斷推動該項工作縱向發展。一是要建設醫保檔案數據庫，細化醫保檔案分類工作。例如，可以按照年份、醫院、年齡等不同類別，便于后期的開發與利用。同時，要深化對檔案管理人員的培訓工作，強化與外部單位的交流合作，通過實踐演練、論壇交流、實踐模擬、案例演示等方式，提升檔案管理人員開發與利用醫保檔案的能力，不斷創新醫保檔案利用新方法和新模式。二是要開發檢索工具，充分發揮醫保檔案在醫保工作中的價值。例如，可以結合實際情況，編制案卷目錄、字節定位、全引目錄、關聯字節顯示、模糊檢索等科學適用的各類檢索工具。也可以利用智能算法技術，建設檔案檢索模型，為檔案需求主體提供更為優質的檔案服務。

五、結語

為了更好地發揮醫保檔案的價值，必須重點對醫保檔案進行開發與利用，轉變開發與利用觀念，滿足醫保工作的需求。一是要加快醫保檔案數字化進程，夯實開發與利用的基礎；二是要搭建檔案開發與利用平臺，提升資源統籌力度；三是要做好檔案保密工作，處理好檔案保密與檔案開發利用之間的關系；四是要做好醫保檔案深度開發與利用工作，創造檔案工作新格局。相信在檔案管理人員的努力下，醫保檔案開發與利用工作的效率和質量都會進一步提升，醫保檔案的作用也會更加凸顯。