公立醫院新建院區建設綜合檔案館探討

文/淄博市中心醫院 陳囡囡

近年來，隨著人口的逐漸增長和城市區域功能的重新定位，多地的醫療資源緊缺，筆者所在的城市也面臨此項問題，淄博市中心醫院作為全市醫療“龍頭”，不但要帶動提升全市醫療服務水平，更要滿足廣大群眾的就醫需求，解決群眾“看病難、就醫難”，開始建新院區。醫院新院區是省、市級重大建設項目，也是社會資本參與公立醫院改革的一項積極探索，于2016年開工建設，占地305畝，規劃床位2000張，建筑面積34萬平方米。

第一期項目已投入使用，總面積達24萬平方米，床位設置1000張。新院區的功能定位、空間布局、軟硬件設施更加現代化、科學化、人性化，流程便捷。積極建設檔案館有利于為醫院構建現代化環境提供最可靠、最真實的原始資料,促進醫院進一步發展。本文以筆者所在單位正在建設中的醫院為例，探討以新院區建設為契機，如何打造高標準、高科技智慧化檔案館。

一、檔案管理為醫院發展提供基礎保障

醫院檔案是指醫療機構在從事醫院管理、診療過程、科研教學、經濟績效、政治文化等多方面活動中直接形成的對醫療機構具有保存價值的各種文字、影像、圖表等不同形式的歷史記錄。醫院檔案在醫院精細化管理、質量發展中占有舉足輕重的地位，為醫學診療、科研創新等工作的提升提供技術支撐，為醫療糾紛提供法律依據，幫助醫院維護知識產權，為醫院文化提供精彩素材。所以加強檔案管理是醫院不容忽視的工作之一。

二、新院區建造綜合檔案館的作用

原有綜合檔案室無論是功能設置還是存儲能力等，均不能滿足日益發展壯大的三甲醫院需求。醫院檔案門類繁多，主要包括文書檔案、人事檔案、財務檔案、器械檔案、病歷檔案等。因為受到庫房、人員、設施等多方面的制約，綜合檔案室并未發揮綜合類的作用，沒有集中統一管理，庫房分散多處。比如財務、人事、病案等檔案均由各科室直接存檔，管理不夠集中，也為后期的檔案查找、利用造成了很大難度。同時，溫度、濕度、光線、污染物等環境因素影響檔案“壽命”。

新建醫院可以從建造設計開始，按照綜合檔案館的建設要求，實現檔案集中統一管理，從根本上徹底解決檔案存儲問題，科學有效地延長檔案的壽命。檔案庫房智能一體化，就是將檔案庫房安全管理系統、檔案存放環境智能管理系統、檔案存儲設備智能管理系統、實體檔案管理系統、庫房導引系統融合在一起，組成全新的檔案庫房智能一體化管理系統。智慧檔案館主要設備包括：檔案室檔案儲存設備、氣體消防設備、檔案室環境控制系統和設備、中央控制系統和設備、溫濕度消毒凈化一體化智能控制系統和設備、煙霧感應監測系統和設備、紅外防盜報警系統和設備、視頻監控系統和設備、門禁管理系統、檔案庫房漏水監測自動報警系統。從庫房設計上可以分為：文書檔案室、人事檔案室、財務檔案室、器械檔案室、病歷檔案室、聲像檔案室、實物檔案室及院史榮譽館。

三、以信息化建設為平臺，打造檔案管理新高地

智慧檔案館建成后，可整合改造醫院原有信息系統，我院原有信息化建設始終走在前列，云計算、大數據、物聯網、人工智能、5G等技術一直應用于醫療服務領域。在此基礎上，將檔案館存儲系統、分析系統、掃描錄入等多系統與其聯網，實現全流程數據的集成和利用、交換和共享，運行容災備份系統，切實推進信息安全體系建設。難度最大的就是原有老檔案的信息錄入工作。我院投入大量人力、物力，如人事檔案、病歷檔案、文書檔案等已基本完成系統輸入。醫院智慧檔案管理系統，能夠幫助工作人員及時對會計、照片、病案、文書等信息進行查閱，通過構建信息化平臺、工作人員能夠快速登錄平臺進行醫院相關信息的了解。智能檢索和查閱會極大提高查找檔案的速度、避免在原件外借過程中出現磨損、丟失等情況，服務質量和水平也會極大改善。同時設置管理權限，通過指紋、復合密碼、刷臉等認證方式，根據管理員級別，設定可查閱檔案范圍。

四、人才是智慧化檔案館建設的主動脈

醫院檔案管理工作周期性長、內容細致繁雜，需要專業管理人員以高度的責任心和盡職盡責的工作態度，及其專業的職業素質和工作能力服務于檔案工作。醫院應當設置行政職能部門——醫院檔案管理科，配備相應的科室負責人及專業型人員。根據檔案館設置、安排檔案管理專業人員進行管理，包括綜合檔案管理員1名、專職病案管理員1名、專職器械檔案管理員1名、信息系統管理員1名，院史館講解、管理員1名。下設科室檔案秘書，科主任是檔案管理的第一責任人，每個科室主任都必須指定1名人員擔任檔案秘書，管理、收集、整理檔案資料并按照檔案歸檔管理規定定期歸檔。

五、檔案資源開發利用的集中體現

習近平總書記指出：“歷史是最好的教科書”。院史館即是以史為鑒、繼往開來的生動再現，是通過查閱大量文書、照片、實物等檔案，深入挖掘出來的歷史真實資料。通過物、述、記、傳、圖、表等形式，圖、文、物并茂展示整個醫院的發展歷程。展示在醫療、教學、科研、管理、學科建設、黨團建設、醫院文化建設、基本設施、社團活動、對外交流與合作等各種重要時間節點、重大活動中形成的有紀念意義，有保存、研究、展覽價值的文字材料、圖標、照片、音像等。展示做出突出成績和貢獻的院領導、著名專家學者、知名人士的照片、著作、手稿、筆記、書信、題詞以及獎狀、獎品、證書、聘書、任命書、委任狀和有紀念意義的物品等。置身于院史館，耳聞目睹先輩們“創家立業”的艱苦歷程，會倍感醫學發展和醫院壯大的不易，成為愛崗敬業教育的主陣地。