醫院院史檔案收集工作的多維度轉變

文/山東省泰安市中心醫院 蔡樂

醫院院史館能夠客觀反映醫院創立、發展過程，提升醫院文化建設水平，是對新一代醫務人員進行思想教育的基地，也是向社會展現醫院發展歷程的宣傳平臺。在院史館中，醫院歷史檔案資料的收集具有非常重要的意義，對展陳質量起著重大影響。在加強新一代信息技術在醫藥衛生領域應用的大背景下，醫院院史館也應該順應時代發展，從途徑維度、角色維度、融合發展維度三個方面力求改變，不僅為了傳承歷史與文化，更是激發醫務工作者工作熱情，增強對醫院的認同感，提高職業自豪感。

一、當前醫院院史檔案收集工作面對的問題

院史檔案資料作為醫院歷史面貌的參考資料，在醫院的管理和發展中具有極為重要的地位，但是在當下的檔案管理中，由于院史檔案收集工作的瑣碎性和長期性，導致院史資料的收集進度緩慢。方式局限、對象單一、偏居一隅是當前院史檔案資料收集工作面臨的主要問題。

過去醫院院史館收集院史資料需要進行復雜而艱辛的過程。不僅需要招募志愿者，還需要對志愿者進行一系列培訓，培訓后再對醫院有工作記錄的離退休人員進行走訪。走訪時搜集院史資料，過程艱辛復雜，耗時久，而且由于流程長，出現誤解及疏漏的可能性會更大。

院史檔案資料的收集對象是雙方面的，作為院史檔案收集的一方，過去收集時需要將資料進行過渡性保管后再整理入檔，這樣往往過于保守，一些有價值的院史文物不能及時得到展示。作為提供院史檔案資料的一方，對象又太局限，沒辦法將散落在社會的歷史史料進行利用。

在醫院的眾多部門中，院史館工作得不到其他部門的積極配合，本部門也沒有意識到院史檔案資料收集的重要性，造成了院史檔案資料的損失，因此，院史館經常獨居一隅，與其他部門缺乏配合，這都會影響到院史檔案資料收集的效率與準確性。

二、從途徑維度、角色維度、融合發展維度求改變

（一）途徑維度。進一步拓展院史資料收集的范圍?！爸腔坩t院”這個概念在全球提出來只有10年的時間，這個概念提出以來，各個醫院都進行了不同探索，把互聯網技術、智能技術，包括現在人工智能的一些技術都用在醫療服務的領域。而它主要包括三大領域，即“智慧醫療”“智慧服務”“智慧管理”。院史資料收集工作不能僅靠過去人力走訪等傳統方式進行，應該搭上這趟科技“班車”，使院史收集工作更為高效、便捷。

1.醫院內部。在收集院史資料時，可以靈活使用“智慧醫院”技術。比如，通過OA辦公系統發布院史收集資料信息，使院內工作人員更多了解到院史資料收集的信息，可以主動聯系院史館送交歷史資料，并且由于“智慧管理”的實現，OA可以開發出很多更為便捷的方式，比如直接在線上就完成院史館檔案資料的存檔工作，這樣可以大大提高院史檔案管理的效率。利用醫院內部線上辦公系統，對于資料的查找也能夠提供很大的便捷，可以直接在線上查找、調取、存檔，有利于院史資料的共享。

2.醫院外部。微信公眾號、微博可以面向社會廣泛開放，使更多人了解院史館資料收集的重大意義而愿意主動聯系醫院，送交相關醫院歷史資料。還可以通過網站及其他方式，微信、微博、Facebook等社交媒體平臺因信息數量巨大，質量也有所差別，在納入檔案歸檔范圍時，需要檔案工作人員甄別有用信息，將對院史館建設工作有意義的信息納入院史館檔案資料范圍。例如，在發布院史館相關信息時，醫院微信公眾號及網站、微博等對外宣傳媒介進行轉發，慕名參觀的人在看到院史館內照片或影像時，很有可能會提供相關信息。我院院史館就有一輛自行車,是社會人士聽說醫院建立院史館，而將當時醫院專家下鄉義診時留下的自行車捐獻給醫院的。

（二）角色維度。角色維度的轉變不僅包括院史檔案資料收集對象，還有檔案資料收集人自身也需要有新的認識。

1.提高院史檔案資料收集對象的多樣性。醫院作為當地醫療衛生行業的主導，院史館的建設不僅僅是醫院歷史的傳承，更是一個地區的發展記錄。有些醫院相關檔案距今年深日久，由于人為因素和自然因素，損毀嚴重，留傳下來的已經相當稀少，尤其是那些流散在民間的、保管條件惡劣仍無人問津的檔案，再不盡快征集進館，就會有被毀壞的危險，需要社會各界人士的共同參與。因此，角色維度要體現在提高院史資料收集對象的多樣性上。例如，醫院在征集院史資料時，還可以向曾經就醫的患者進行征集，他們有的會保留當時醫院使用過的處方簽、化驗單等珍貴的紙質資料，甚至是已經過世的著名專家親筆書寫過的年代久遠的病例文件。

2.提高處理院史資料業務能力。作為院史館院史資料收集人員，應該提高處理院史資料業務能力，特別是檔案資料的前端控制分析能力。院史資料具有其獨特性，資料來源廣泛，種類繁多，既有階段性又有延續性。因此前端控制分析有助于促使院史資料檔案準確度更高、內容更完整，管理更規范。但是角色維度的轉變，進行前端控制后，勢必會增加院史館檔案管理人員的工作量，因為在接收的同時要完成整理入庫，工作壓力會大大增加。例如，在短期內，突然接收到大量的院史資料，這就要求資料接收時，不僅要做好資料記錄，還要對物品、文字材料、照片進行整理。物品需要一一拍照，并分類擺放，對是否有損壞、缺失都要查看，入庫時也要編號，同時判斷是否有歷史價值。文字材料及照片也是需要一一掃描、分類、整理等。這都對院史資料收集人員的工作提出了巨大的挑戰。作為院史檔案收集工作人員，角色維度的轉變需要有對醫院負責、對歷史負責的精神。

（三）融合發展維度。進一步發揮院史資料收集與其他科室的融合發展維度，使院史館不再是一個獨立的部門，而與醫院各個臨床醫療、醫技科室、行政科室交流合作，不僅充實院史館展示內容，更是醫院對外樹立形象的平臺。

1.與醫院臨床醫療、醫技科室的融合發展。與臨床醫療、醫技科室融合發展，可以將科室歷史發展的脈絡展示給新一代科室醫務工作者及來院參觀者，不僅是科室精神的傳承，更是對外科室業務能力及技術水平的宣傳。例如，我院在院史檔案收集工作中，血液內科保存了大量的院史實物資料，如60年代的腰椎穿刺針、氣管套管以及當時的針管盒、消毒桶等，不僅為院史館提供了珍貴的史料，也為后期醫院新員工入院培訓、科室紀錄片拍攝等提供了素材。

2.與醫院行政科室的融合發展。院史檔案資料收集工作要融入醫院工作前沿，及時記錄醫院有價值的信息，需要與醫院其他行政科室融合發展，加強交流。例如與醫院宣傳科的合作，宣傳科主要負責醫院內外宣傳工作，形式多樣，不僅有微信公眾號、醫院網站，還有展板、院報及對外活動等，文字、圖片、視頻資料種類繁多、數量巨大。特別是一些珍貴的照片，在網站、報紙等處獲取，清晰度都會受到影響，僅僅依靠院史館工作人員，對資料一一審核、鑒別、篩選，將會非常困難。但是通過部門合作進行，將一定時期特定的具有歷史意義的大事件單獨存檔，會提高院史資料收集整理的效率。

三、結語

院史館在醫院的發展進程中所起的作用是多方面的，既是醫院歷史文化傳承的平臺，又是發展成果展示的舞臺、職工文化教育的基地和對外開放交流的窗口。作為醫院文化建設的重要陣地，院史館還是檔案工作集大成的作品。加強院史檔案收集工作的多維度轉變，有利于院史館持續發展，并在“智慧醫院”的發展過程中成為時代的記錄者。