探討“互聯網+”模式下高校辦公室工作管理模式

文/南京師范大學泰州學院 賈燕春

高校辦公室是學院管理機構以及辦事樞紐，是學院內部關系協調、內外溝通的重要部門，也是學院形象的重要象征。因此，一個學院辦公室工作管理是否通暢，直接關系到學院其他工作是否能夠順利展開。辦公室日常工作煩雜、瑣碎且沒有規律，突發事件、臨時事件較多，因此在辦公室工作管理方面存在一定難度。結合當下互聯網背景，利用信息化手段才能進一步提升辦公效率，更加高效地做好辦公室工作。

一、高校辦公室管理工作的作用

高校辦公室起著院校內部溝通、承上啟下的重要作用，也是院校內外溝通的橋梁，其管理工作范圍較廣，涉及政務、服務、財務等日常事務。大學主要包含三支隊伍，分別是教學、科研以及管理，辦公室工作屬于管理這一部分，對大學教學與科研工作也有著關鍵影響。高校辦公室管理工作的作用主要包含以下四類。

（一）服務作用。高校辦公室工作主要是為了服務好高校的教職員工與學生，讓高校的教學、科研等工作可以順利展開。辦公室工作日常除完成高校下達的各項服務任務外，還應該做好教職員工與學生的后勤保障工作。

（二）協調作用。協調對象包括高校相關的各方，協調內容涉及高校的關系協調、工作計劃協調、社會與人際協調、內外協調等。當高校在日常工作運行中出現問題或矛盾點時，辦公室應該及時協調，避免問題擴大化、焦點化，讓領導層可以將精力集中在高校重大決策上。

（三）督查作用。高校辦公室管理人員結合校領導決策、校方計劃等。進行階段性檢查，確保決策有效落實。對實際工作或實施過程中發現的問題可及時指出，妥善改善，為下一階段目標設定、工作計劃安排提供參考，確保學校決策得到有效落實。

（四）參謀作用。高校辦公室通過日常工作、管理等積累的信息資源、處理經驗，可以有效反饋高校存在的問題以及未來發展方向，為學校領導重大決策提供基礎數據，還可以讓校領導整體掌握校園現狀，并提出合理化建議，扮演好參謀角色。

二、高校辦公室管理工作當前存在的不足

高校辦公室管理工作在高校運行中的地位可以說舉足輕重，但同時也存在很多不足：

（一）管理目標、職能不明確。很多高校辦公室管理工作比較煩雜、零碎，只有做好規劃，才能確保每項工作有效、按時完成。然而部分高校辦公室管理工作缺乏整體規劃，缺乏明確的目標與職能，導致問題發生后出現互相推卸責任，問題得不到及時解決的情況，從而影響了整體管理水平。

（二）管理工作缺乏科學完善的機制。高校辦公室管理工作面對的對象較多，處理的工作內容種類也較多，因此在日常處理過程中容易呈現出雜亂無章的現象。其主要原因是缺乏完善的機制引導，尤其在處理緊急事件、臨時事件時，不知如何下手，且辦公室工作人員因為缺乏行為準則與辦事規程，工作落實程度不夠，工作完成準時性也大打折扣。

（三）工作人員整體素質不高。高校辦公室工作人員需要專業的管理知識以及相關工作經驗，可以熟練處理日常管理業務，同時需要具備良好的服務態度、愛崗敬業的精神、扎實有效的工作作風和過硬的政治道德素養，才能保證辦事速度與質量。但現實中，很多高校辦公室人員都是從本校教師、輔導員中選調的，本身缺乏相關學習經歷與工作經驗，很難有效、及時地完成好工作，導致高校辦公室管理工作水平低下。

（四）辦公室管理方式與模式落后。很多高校辦公室管理工作陳舊落后，文件傳達、信息宣傳還是以紙質傳達為主，交流與溝通也是面對面溝通為主，與當下信息化發展水平相違背，且一定程度上影響了管理工作水平與效率的提升。

三、互聯網背景下，高校辦公室管理工作模式提升方向

（一）利用互聯網功能，做好辦公室工作的宣傳。高校辦公室是負責高校對外交流溝通、協調的重要管理部門，也是高校對外展示的重要窗口。高校的知名度、活動的安排等都離不開辦公室管理。作為窗口部門，辦公室應該巧妙利用互聯網，做好辦公室工作宣傳。例如，通過構建辦公室網站，將辦公室日常工作內容、高校管理優秀案例與圖片分享給校內外人員，讓更多的人了解高校辦公室工作職責，了解高校文化，并公布交流溝通的渠道，比如郵箱、電話等。

（二）結合互聯網資源，完善辦公室管理工作機制。互聯網資源豐富多彩，為辦公室管理工作提供了眾多參考經驗與案例。對于高校辦公室而言，工作瑣碎、具體、復雜，僅僅依靠自身的工作經驗，往往無法構建完善的規章制度。作為高校領導，可以嘗試結合自身辦公室管理工作情況，結合高校自身教職工實際情況、學校日常活動等，借鑒互聯網高校辦公室管理經驗，建立規章制度。并通過不斷吸取經驗，及時完善、調整，確保提供更好、更周到的服務。管理工作機制中應該明確管理職責，按照其職能進行合理的小組分組，落實崗位職責到個人，明確各個事項的管理制度，做好座談會開展流程、會議安排流程、上下級協調流程等，確保每項工作都能夠有序展開。除此之外，還應該結合其他院校的工作經驗，制定應急管理機制，確保臨時事件可以得到有效處理。

（三）提升信息資源的可靠性、及時性，提高輔助決策水平。辦公室管理工作不僅要完成高校日常運行管理，還包括領導交辦的日常事務，思考學校的各個方面現狀。因此，辦公室管理人員工作煩雜，其管理的過程是對高校各個區域工作了解的過程，通過仔細研究，搜集校內外的動態消息，并及時提供給校方領導。一方面，互聯網背景下，高校辦公室管理人員應該積極利用信息化手段，展開日常工作。比如對于日常領導發布的通知，利用互聯網發布，確保通知及時到位；另一方面，對于日常運行過程中發現的問題也可以及時反饋，信息交流更加快捷、有效。

（四）實現無紙化辦公，提高工作效率。無紙化辦公是未來社會工作的主要方向，也是環保的迫切需求。近年來，隨著互聯網的普及，各行各業無紙化辦公的發展也有了不同程度的提升。高校無紙化辦公進程較慢，體現較多的是很多高校管理工作通知、領導決策等都是以紙質文檔傳達。一方面，高校辦公室管理工作人員應該從環保、便利角度出發，順應互聯網背景，逐步適應無紙化辦公，利用電子消息、文件取代傳統的文件，利用互聯網交流減少電話、紙質交流。在節約資源的同時，也能確保信息傳達的有效性、及時性，減輕了管理工作人員的負擔。以往大量的紙質文檔保存、印發等工作需要耗費大量人力、物力，無紙化辦公可以提高工作效率；另一方面，信息化資源更容易保存、備份，教職工與學生足不出戶就可以掌握最新傳達信息，突破了時間、空間限制。

（五）構建辦公室管理工作模塊，細化工作與考核。傳統的辦公室管理工作大多都是按照紙質檔案來實施的，工作的開展需要領導層的安排與通知。隨著互聯網與計算機的普及，辦公室管理工作可以利用ERP等工作模塊來發布，工作模塊的建立可以讓部門管理更加一目了然，對可以實時跟蹤管理工作進度、安排，減少漏辦事項，且任務下達更加便利、有效，辦公室人員通過工作模塊可以更加及時處理任務，領導層也可以看到管理進度，進而考慮下階段安排，讓相關工作職責更加明確。

工作模塊中還應該涵蓋辦公室管理工作制度、辦公室人員培訓與考核計劃，這樣做一定程度上確保了工作有效落實。另外一方面，可以讓管理人員們不斷學習充電，發布考核計劃則具有一定激勵作用，讓管理工作人員的辦事效率、服務質量都能夠穩步提升。通過模塊的建立讓高校辦公室整體工作步入正軌，有效落實，同時工作模塊的使用解決了工作人員時間、地點上的限制，人員在家、在任何地方，只要有網絡與計算機就可以及時完成工作，對于處理緊急事件大有幫助，同時模塊具備一定的信息儲存、備份作用，可以隨時隨地了解自身工作進度以及調取以往工作案例，是辦公室管理工作的備案錄，既能達到提高工作效率與質量的目的，又能很好地記錄工作內容，為下階段工作改善與提升提供幫助。

四、結語

辦公室管理作為高校管理的一部分，對高校的順利運行有著至關重要影響，當下我們正處于互聯網高速發展的階段，高校辦公室管理人員以及校方領導應該認識到當前工作中存在的不足，結合本校與辦公室管理具體的具體情況，合理規劃、提升辦公室管理工作，更新觀念，強化服務意識，改進工作作風，加強信息交流，建立科學的評優體系，提高辦事效率與服務質量，為高校進一步發展與領導層決策提供重要參考作用。