論新時期城建檔案的信息化建設

文/漳州市城建檔案館 趙文偉

自改革開放以來，我國的經濟發展取得了巨大的進步，城市面貌也發生了翻天覆地的變化。隨著我國城市發展建設水平逐漸提高，城市的各類建筑以及基礎設施都實現了現代化的建設。城建檔案作為記錄城市發展進程的重要資料，可以留存城市規劃建設的數據，作為歷史依據，可以促進城市的進一步發展和完善，這對促進城市發展建設有非常重要的價值。傳統的城建檔案管理工作方式已經十分落后，無法適應新時期的城市發展。目前我國大部分城市已逐漸取消傳統的城建檔案管理方式，立足信息化背景，實行信息化新時期城建檔案管理，從而科學高效地進行城建檔案管理，不斷提升城建檔案管理工作的便捷性、精準性以及科學性。因此本文通過梳理城建檔案管理信息化建設的重要性，分析城建檔案管理信息化過程中存在的問題，提出完善城建檔案管理信息化工作的措施，為新時期城建檔案信息化建設提供參考。

一、實現城建檔案管理信息化的重要性

新世紀，實現城建檔案的信息化建設，可以更科學更高效地記錄城市發展歷程，保存歷史數據資料，通過電子化的方式將城市發展歷程完美展現在人的面前，更好地服務于社會大眾。

（一）提升城建檔案使用效率。實現城建檔案管理的信息化建設，可以科學高效地進行城建檔案信息的錄入工作，從而便利于城建檔案信息的分類整理，方便人們查找和瀏覽檔案信息，有效提高了相關文獻資料的使用效率。在設計城建檔案管理工作中，相關工作人員只需錄入一次信息，便可以利用計算機軟件對信息進行分類處理從而產生相應的目錄，人們在對城建信息有需求時，在計算機上輸入關鍵信息，從而在第一時間獲取資料。城建檔案的信息化建設實現了信息資源的共享，有效提高了檔案信息的閱讀量。

（二）信息輸出形式多樣化。傳統的城建檔案信息管理工作方式主要是人工收集整理并抄寫存檔，信息的錄入和提取輸出工作極為復雜，工作效率極低，而且檔案信息的準確性也會受到一定的影響。在將城建檔案信息納入信息化管理之后，通過計算機技術將檔案信息數據化，在保證準確性的同時精簡了信息的錄入和提取輸出工作。同時也改變了原來費時費力的城建檔案輸出的人工查找方式。如今可以通過互聯網數據庫，使用電腦、手機等智能設備方便快捷地實現答案信息搜索和閱讀，極大地拓寬了人們獲取信息的方式，信息的輸出形式也越來越方便快捷且多樣化。

（三）提供文獻參考資料。城市發展和建設的資料及數據通常被記錄在城建檔案中，它是人們獲取城市規劃、建筑設計、人文環境等諸多方面資料的主要平臺。實現城建檔案資料和數據管理的信息化可以為相關科研人員提供更多有關城市建設的資料。實現信息化管理并對現有城建檔案資源進行科學的分類，有利于研究人員整合所有資源并歸納總結，為之后的城市發展規劃提供數據和參考。城建檔案的信息化管理既可以提高搜集資料的效率，可以為相關管理工作人員和科研人員利用城建檔案資料提供便利。

二、城建檔案管理信息化存在的問題

雖然我國城市建設已經進入了現代化，但是相對應的城建檔案管理工作卻沒有得到有效的發展。目前我國城建檔案的信息化建設起步較晚，由于受到多方面因素影響，導致其發展相對遲緩，未能實現高水平的城建檔案信息管理的目標。為了促進城建版信息化建設，下面將從檔案管理意識、信息化建設水平以及資金投入這三個主要的影響因素進行分析，從根本上解決城建檔案管理信息化存在的問題，促進檔案信息化建設的發展。

（一）檔案管理意識不強。利用信息化技術進行城建檔案管理工作，能夠為管理提供便捷、高效以及準確的檔案信息資料，對后期城市的規劃和發展起到重要的信息支撐作用。但是目前部分城市管理層，對城建檔案管理的信息化建設缺乏足夠的認識，在進行城市建設的過程中，只重視基礎設施建設以及現代化城市建設工作，而忽略了城建檔案管理信息化建設，導致城建信息管理工作滯后于城市建設。部分管理層對信息化建設的理解還受局限，無法正確認識到城建檔案信息化建設對城市發展帶來的價值，從而不利于城建檔案管理的發展。此外，一些檔案管理人員在實際工作過程中過度依賴信息化系統，并且存在工作不認真的問題，只對檔案資料進行錄入而不分類整理，導致系統中的檔案信息混亂。雖然采用了信息化的檔案管理方式，但這種不負責任的工作態度以及對城建檔案信息管理意識的缺乏，導致城建檔案信息的錯誤率居高不下，使檔案管理工作在實際開展過程中困難重重。而且檔案信息數量的增多，也給信息資料的核對和糾偏工作帶來了巨大的挑戰，嚴重阻礙了檔案管理的發展。

（二）信息化建設較為粗淺。雖然傳統的手工方式進行城建資料的收集錄入已經逐漸消失在當今的檔案管理工作中，而是轉向信息化管理的方式，但是信息化水平還有待提高，通過計算機所整理的城建檔案在種類劃分以及應用上還處在較低的水平。由于受到深度和廣度的限制，城建檔案的信息化建設尚未全面展開，只對城建檔案管理進行了最初級的分類和匯總工作，并未重視以及開展信息技術在管理工作中細致劃分檔案信息的種類及應用。特別是檔案信息電子系統的開發，還處在較低的水平，不能達到最大限度地實行信息化管理，使得城建檔案信息受技術限制不能得到最高效的利用，不利于檔案管理人員開展工作。

（三）信息化建設資金投入不足。無論是城市的發展和建設，還是城建檔案的信息化建設都需要有足夠的資金支持。一些領導對于城建檔案信息化建設的重要性缺乏足夠的認識，將大部分資金投入城市的建設中，而忽略了對城建檔案信息化建設的資金投入，導致城建檔案的信息化管理工作不能得到有效的發展。首先政府沒有給予足夠的資金支持，檔案管理單位無法引進先進的信息化管理設備和技術，導致信息化管理工作滯后。此外城建檔案的信息化建設需要引進相應的信息數據庫和管理系統，利用計算機軟件進行信息的收集和管理，而正是資金的缺乏導致目前的信息化建設水平較低，無法真正高效利用計算機實現技術進行信息化建設的提升，這也是制約城建檔案信息化建設的一個主要因素。

三、完善城建檔案管理信息化工作的措施

（一）樹立新型檔案信息化管理理念。新時期下城建檔案信息化系統主要由硬件設施、軟件設施以及檔案資料這三部分組成，其中檔案資料是城建檔案信息化管理的最重要部分，需要相關管理人員強化意識做好日常信息收集和維護工作。城建檔案管理人員要強化信息管理的重要性，樹立起新型檔案信息化管理理念，以積極的態度開展檔案信息化管理的工作。首先根據信息化管理的需要，科學合理地制定信息化建設的總體規劃和實施步驟。要遵循系統化和循序漸進的工作方式做好城建檔案管理信息化工作。其次要積極學習和運用信息化的技術和手段，搭建高效的城建檔案管理系統，樹立新型檔案信息化管理理念，逐漸實現城建檔案信息化建設目標。

（二）提高管理人員的綜合素質。對于城建檔案信息化建設來說，檔案管理人員是其中的關鍵因素。要想實現城建檔案信息文化管理，就必須要在信息化建設過程中對管理人員進行培訓考核，提升管理人員的綜合素質，這是實現城建檔案信息化建設的基礎和保障?？梢葬槍n案管理人員進行信息化技術以及信息化系統檔案信息的錄入和分類整理能力培訓，使其更好地適應這一崗位。其次，要不斷招聘檔案信息管理專業人才，制定相應的人才培養方案和合理的激勵政策，督促管理人員不斷提升自己的技術水平，充分發揮信息化建設在城建檔案管理上的應用。

（三）建立健全相關法律法規。城建檔案管理是檔案管理的一部分，具備檔案管理的基本特征和屬性。城建檔案管理所遵循的法律法規來源于《檔案法》,所以在實際的城建檔案信息化建設當成過程中，應加強對城建檔案管理相關法律法規的建設。制定合理的適合本身發展需求的法律法規政策，加強對相關城建檔案管理人員工作的管理和監督。制定合理的城建檔案管理收費標準和工作流程，保證信息化建設在法律法規的保障下有序進行。

（四）加大信息化建設資金投入。充足的資金投入是城建檔案信息化建設得以實現的保障和必要條件，信息化管理系統所需要的硬件、軟件以及信息管理人員的薪資待遇都需要足夠的資金支持，只有投入充足的資金才能采購先進的設備，保障信息系統的建設，也只有充足的資金投入才能激勵管理人員的工作熱情，從而實現高水平的城建檔案管理信息化建設。因此在城市化的建設過程中，要充分考慮到城建檔案管理信息化建設的預算，為信息化建設的順利開展提供有力的保障。

四、結語

立足于新時期的城鎮化和信息化發展趨勢，為了記錄城市建設的發展變化，城建檔案管理工作也要順應時代發展，緊跟城市建設的發展步伐，積極開展城建檔案管理的現代化建設。為了實現城建檔案高水平的信息化建設，促進城市的長遠發展，本人分析了城建檔案信息化建設的重要性，并就信息化建設過程中所遇到的問題提出相應的解決措施，以供參考。