探究新時期國土資源檔案管理工作的創新路徑

文/山東省平度市自然資源局 李妍花

國土資源是一種重要的信息資源，是企業資產評估、土地糾紛解決、土地權屬確定、土地動態監測等相關活動的關鍵性依據。國土資源檔案大部分由紙張、膠片、視頻、硬盤等材料制作而成，其利用率較高，但損毀風險大。國土資源檔案管理工作，則是收集、整理、鑒定、保管、統計、檢索、編研與利用國土資源管理過程中所產生的各種文件與材料。國土資源檔案管理記載了整個管理工作的過程，有力地證實了管理工作業績，可充分反映出國土資源管理成果，也客觀展示了國土資源管理工作成效。所以，為了積極順應國土資源管理新形勢及新任務要求，我們須樹立檔案管理理念，加強檔案管理；采取信息化技術收集、整理、保存與利用檔案；提高管理的規范性、科學性；延長檔案使用時間，提高管理能力及成效；最大程度利用檔案資源，為經濟與社會發展提供更為準確的檔案信息。

一、國土資源檔案管理的特點

（一）長期性。國土資源檔案管理工作持續性特征明顯。檔案生成于日常事務或業務開展過程中，檔案管理工作應基于土地、地上及地下資源使用情況的變化而進行相對應的調整，其他領域也是如此。所以，檔案管理具有長期性。

（二）兼容性。在整個檔案管理系統中，國土資源檔案管理工作較為典型，其具有文書檔案、科研檔案雙重屬性。國土資源檔案不只是產生于相關部門批復文件或協議，包括設計圖或實物，兼容性更強。由于這一檔案管理工作的特殊性，對檔案管理人員的要求也更為嚴格。

（三）復雜性。我國擁有廣闊的領土，地上及地下資源十分豐富。對于這些資源的使用情況，各地區差異較大，也未采取統一的管理模式，問題百出。因為相關的工作人員及檔案管理人員任務十分艱巨，需對土地、地上及地下資源具體使用情況、開發情況及污染程度等情況了如指掌。

（四）分散性。這一特性是從國土資源檔案管理復雜性特征延伸出來的。國土資源管理涉及事務較多，一個單位或一個工作人員無法完成，需多方協作，也需處理好多方關系。規范收集與整理檔案，需通過多部門的審批。因此，國土資源檔案管理應基于實際情況，不斷修改與完善。

二、國土資源檔案管理工作創新的必要性

在國土資源檔案管理中，大多數單位依然采用人工記錄、“傳幫帶”的方式予以記錄與管理。在改革開放初期及20世紀后期，我國國土資源開發與利用變化較大，但是因計算機技術及信息技術的匱乏，國土資源檔案管理依然采取手工記錄的方式，這是由時代客觀條件所制約的。但是，因手工記錄的檔案難以電子化查詢，在很大程度上制約了國土資源檔案服務功能的發揮。另外，檔案管理制度不完善，如在檔案記錄方面并未設定一個通用的標準，每一個地區記錄方式差異較大，需要檔案管理人員自行理解與體會。因此，在信息時代，國土資源檔案傳統管理理念與方式已經嚴重滯后，需加強創新，以此來有效提高服務效能。

三、新時期國土資源檔案管理工作的創新路徑

（一）模式創新。現階段，大多數國土資源檔案管理部門設立在辦公室之下，并未實現獨立。同時，執行是其主要職能，而不是決策。專職檔案管理人員較為匱乏，大多數為兼職人員，業務水平較低，難以滿足新時期發展所需。對此，必須高度重視檔案管理工作，構建集中、統一的檔案管理網絡，構建系統、規范的檔案管理統一模式。如：將檔案管理部門提升為直屬單位，變為檔案管理的職能部門，積極創新檔案資源、檔案人力、檔案開發、外部環境等，如此才可構建成一個高效、安全的檔案機構，有利于國土資源檔案工作可持續健康發展。同時，必須完善檔案制度建設，優化檔案崗位責任制及檔案管理制度，切實做到職責分明，層層把關。不管是哪一級國土部門發布的文獻，都能夠確保文件與材料不散失、不疏漏，提高檔案管理工作的標準化、規范化、系統化。

（二）理念創新。檔案管理人員應積極解放思想，更新觀念，轉變以往以藏為主、重藏輕用、被動服務、封閉自導等理念，堅持“以人為本、服務至上”等服務理念，將滿足社會用戶需求列為檔案管理價值導向及工作核心，以創新的理念與行為強化檔案管理，積極尋求新的檔案管理方法與措施。檔案管理信息化、社會化、知識化、科技化應列為檔案管理的目標。另外，檔案管理人員須積極發揮主觀能動性，促進國土資源檔案工作朝著新臺階、新層次發展。

（三）內容創新。一直以來，我們對國土資源檔案內容及范圍的理解過于局限，眼界較窄，創新意識不足。相關檔案管理工作并未具有超前管理意識，未把檔案管理工作落實到各個環節。久而久之，檔案管理工作同相關業務處于管理松散狀態，殘缺不全的檔案資料較多，嚴重影響了檔案的整理與歸類。對此做出如下建議：第一，面向整個社會進行檔案征集活動。借助網絡平臺，對檔案征集渠道進行拓展，及時收集具有重大價值的散失、散存的檔案，對相關檔案進行完善，提高檔案利用的效能。在檔案征集工作中，國土資源單位應積極踐行檔案資源保護原則，適當獎勵上交珍貴檔案的人員，并把檔案使用權直接從社會主體轉移到具體職能單位中。第二，積極拓展檔案公共服務項目，檔案館除了提供借閱、查詢與宣傳外服務，還應把被動服務轉變為主動服務，招募檔案服務志愿者，并與當地的實際檔案需求結合起來，創新檔案宣傳展覽活動，將國土資源檔案館的社會影響力提上去。

（四）人才資源創新。信息化時代，國土資源檔案管理面臨著嚴峻的挑戰，尤其是對管理人員專業技能的要求日益嚴格，現在的檔案工作人員不僅要求國土資源各項工作及內容了如指掌，而且還要具有較強的檔案專業技能及信息素養，可靈活操作各種信息化設備。對此，各級國土資源部門應充分意識到這一點，加強檔案管理隊伍培訓與教育工作。其一，對于在職管理人員，可采取形式多樣的培訓方式，根據每一位管理人員具體情況，制定個性化、可操作的培訓模式，培訓內容應包含檔案管理、信息化設備操作技能及信息系統構建等，進一步強化整個隊伍整體專業水平。其二，吸引更多的優秀人員參與到檔案管理事務中。具體而言，應立足于崗位實際情況，采取優化薪酬待遇、拓展晉升路徑、精神激勵等方式，爭取更多的優秀人員參與其中，構建綜合型隊伍，進一步提高檔案管理質量。

（五）手段創新。新時代，國土資源檔案應與時俱進，積極引入大數據技術，結合自身實際情況構建全方位、多層次的檔案管理信息系統，提高檔案管理信息化、規范化水平，積極創新檔案工作。其一，建立檔案數據存儲系統。對于檔案相關數據信息，可采用離線或在線儲存的方法，深入開發與利用檔案信息。同時，借助計算機、掃描儀及照相機等設備，進一步提高儲存檔案信息的水平。其二，建立檔案管理模塊化系統。完備的系統主要由檔案日常管理模塊、電子文件存盤管理模塊、數據采集傳輸模塊等構成，通過檔案系統能夠迅速瀏覽所需的檔案信息，并根據實際情況進行修改，也可直接打印。其三，建立檔案查詢系統。以Microsoft SQL Server2008軟件為主構建系統，可隨時隨地查詢所需信息。檔案管理中，工作人員應及時把檔案信息錄入系統中。局域網絡中，擁有權限的人員可基于自己所需瀏覽、檢索與提取檔案信息，獲得真實、可靠、完整的數據，促使檔案信息發揮自身效能，這也是檔案管理的初衷。

四、結語

總之，國土資源檔案管理工作至關重要。在新時代中，國土資源檔案管理涉及面較廣，關系到大量利益群體，應謹慎對待。手動、被動的傳統檔案管理模式中，檔案管理人員主觀能動性較低，工作效率及質量不容樂觀。我們應善于借助信息技術優勢，積極整合與創新檔案管理工作，實現信息化、智能化、高效化管理檔案，促使檔案充分發揮自身效能。在這一工作開展過程中，國土資源單位應高度重視檔案管理工作，創新管理理念，進一步完善管理機制，并優化人才隊伍，有力地促進檔案信息化建設進程。廣泛籌集檔案信息，保證其安全性，為新常態下經濟與社會可持續健康發展提供精準的數據支持。