紅十字檔案管理工作問題剖析與解決對策

文/濟南市紅十字會救災備災中心 羅艷秋

紅十字檔案是記載和研究中國紅十字運動的重要文獻資料，也是對社會大眾進行人道博愛教育的生動歷史教材。長期以來，我國各級紅十字會作為從事人道主義工作的社會救助團體，在依法開展備災救災、應急救護、人道救助和推動無償獻血、造血干細胞捐獻、遺體和人體器官捐獻等核心業務時形成了許多具有重要價值的紅十字檔案。隨著大數據時代的不斷發展，變革改進檔案管理思路，創新提升檔案管理技術手段，已成為新時期紅十字檔案管理工作亟須解決的重要課題。

一、紅十字檔案管理的問題剖析

（一）對紅十字檔案管理這一基礎性工作重視不夠。基層紅十字會普遍對檔案管理工作的認識比較模糊，沒有充分認識到紅十字檔案在紅十字事業發展過程中的重要作用，沒有將檔案管理納入年度工作計劃和考核指標，沒能做到與其他業務工作同部署、同考核，缺乏有效的督促和檢查手段。一些單位還存在著重人事檔案，輕文書檔案，特別是輕業務檔案的現象，對上級組織部門重視檢查的人事檔案能夠按照要求立卷歸檔，而對文書檔案和業務檔案管理則存在很多薄弱環節，沒有做到應收盡收，應存盡存。

（二）專業的紅十字檔案管理人員匱乏。由于紅十字會專職工作人員少，業務工作覆蓋面廣，紅十字會檔案管理人員大都身兼數職，有些單位還因為輪崗、人員調整等原因，頻繁更換檔案管理工作人員。檔案管理人員隊伍不穩定，且缺乏系統培訓、缺少專業知識和工作經驗，很難保證檔案管理的規范完整和及時準確，容易造成檔案信息資料收集不全、檔案信息審核鑒別有誤、檔案信息不能有效利用等問題，影響了檔案管理的質量和效率。

（三）檔案管理資金保障不足。有些基層單位經費緊張，未能將檔案工作納入年度預算管理，檔案管理缺乏必要的經費保障。有些單位甚至并未設立檔案管理部門，更別說“配備專業的檔案室”的標準要求。檔案管理部門所用的計算機、打印機、照相機等辦公設備多為陳舊設備，國家規定配備的消防、安保、溫度、濕度控制等安全設施設備不完善，存在安全隱患，不利于檔案的收集和整理，容易導致檔案信息的遺失，造成無法彌補的重大損失。

（四）檔案管理方式和手段滯后。隨著科學技術的不斷進步，檔案現代化進程越來越迫切。但紅十字檔案管理工作信息化發展水平總體較低，且各地發展不均衡。當前，大多數基層紅十字系統的檔案以紙質存儲、手工操作為主，與國家檔案局提出的“存量數字化、增量電子化的信息化戰略”還有很大差距。雖然一些先進省市紅十字會的信息化程度比較高，初步實現了檔案資料的數字化，但檔案信息系統的應用比較少。由于整個紅十字系統缺乏一套統一標準、統一規范的專業檔案信息系統和檔案資源信息平臺，所以很難實現真正的資源共享，這在一定程度上制約了紅十字檔案的開發利用，影響了紅十字檔案事業的可持續發展。

二、深刻認識紅十字檔案的重要價值，解放思想根源問題

（一）深刻認識紅十字檔案記錄社會文明進步的重要作用。紅十字檔案不僅記錄紅十字事業的歷史發展軌跡，而且承載著社會的文明進步。紅十字檔案是各級紅十字會在履行職能過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像、數據等不同形式和載體的重要歷史記錄，反映著紅十字工作的真實歷史面貌。紅十字檔案種類繁多，涉及面廣。如《志愿捐獻者同意書》《志愿捐獻者登記表》、志愿捐獻者的HLA分型資料等造血干細胞捐獻者檔案，真實地記錄了捐獻志愿者的個人信息和身體狀況，生動地展現了志愿捐獻者為挽救白血病患者無償捐獻造血干細胞的高尚品格，對于激發社會正能量，推動良好社會道德風尚的形成具有重要作用。各級紅十字會在履行救災救援職責過程中形成紅十字救災救援檔案，全面記錄了紅十字工作者、志愿者參與救災救援的實踐活動，反映了災害發生后各級紅十字會在響應呼吁、災害救援、人道救助、災后重建等各個環節的工作情況，是我國救災救援檔案的重要組成部分，是防災減災和應急管理工作的重要史料和重要信息資源。

（二）深刻認識紅十字檔案對研究紅十字運動歷史規律的重要憑證作用。習近平總書記指出：“經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案。”從1904年中國紅十字會在上海誕生開始，紅十字運動在我國發展已有100多年的歷史。總結中國紅十字運動的歷史經驗與實踐成就，傳承“人道、博愛、奉獻”的紅十字文化精神，探究紅十字運動中國化的過程與特色，揭示中國紅十字運動傳承與發展的規律，主要依靠的是對紅十字檔案文獻資料的搜集整理和開發利用。如池子華的《上海萬國紅十字會救濟日俄戰災述論》《抗戰中一支不能忽視的人道力量——中國紅十字會戰時救護行動概述》《紅十字運動：歷史審視與現實思考》等文章，以豐富的檔案史料呈現中國紅十字會在日俄戰災和抗日戰爭中開展的救助救護工作，揭示了中國紅十字會在爭取民族獨立過程中發揮的重要作用。孫柏秋主編的《百年紅十字》、池子華著的《紅十字與近代中國》等著作，都是在引用大量檔案文獻資料基礎上進行的深入研究論述，對還原歷史、激勵后人具有重要價值。

（三）深刻認識紅十字檔案對經濟社會發展提供決策依據的重要價值。服務是檔案工作的立身之本。紅十字事業作為我國經濟發展和社會進步的重要組成部分，其檔案在服務黨委政府決策、服務經濟社會發展、服務群眾生產生活等方面發揮了越來越重要的作用。比如，紅十字會在履行人道救助職能時形成的檔案信息有受助對象的經濟困難證明、人道救助申請、受助對象所在村（居）委會或所在單位開具的證明、相關病例資料等，可為各類救助項目的策劃及精準實施提供依據。造血干細胞、遺體（器官）捐獻過程中記錄的志愿者生動感人的檔案事跡則為“感動中國”“身邊好人”等評選提供榜樣力量，促進社會主義精神文明建設。救災救援過程中形成的檔案信息，為完善應急預案、開展災害救援、災后重建等提供決策依據，有助于進一步提高防災減災能力。

三、堅持多措并舉，推動紅十字檔案管理轉型升級

（一）加強對紅十字檔案工作的組織領導。首先，明確責任分工，提高管理效能。各級紅十字會應明確檔案工作主管領導，將檔案工作部署落實，并將檔案管理作為工作重要組成部分納入單位議事日程，及時研究解決工作中遇到的困難和問題。其次，規范工作考評，強化結果應用。要將檔案工作與業務工作同部署、同檢查、同考核，避免出現檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的現象。每年須制定檔案管理工作計劃，明確入檔范圍和任務目標，年終組織考評，并將考評結果作為評先評優和職務職級晉升依據，切實增強檔案工作人員職業責任感和榮譽感。此外，應加強宣傳引導，達成思想共識。檔案管理工作是一項多元化、綜合性強的工作。各級紅十字會應多途徑、多形式宣傳《檔案法》和紅十字系統檔案管理規定，努力營造紅十字檔案管理良好氛圍。紅十字工作者應嚴格按照管理制度及時主動保存、收集、移交文書和電子檔案，確保檔案資料的真實、完整。

（二）建立健全紅十字檔案長效管理機制。一是完善紅十字檔案管理制度。在貫徹落實《檔案法》和《檔案管理條例》基礎上，應緊密結合紅十字會自身業務工作實際，建立健全符合紅十字工作特點的檔案管理制度。對紅十字會員、志愿者、救助救災等檔案的收集整理，各級紅十字會檔案人員的配備以及紅十字系統檔案信息化等應提出具體的標準要求。二是健全檔案管理機構。省級及以上紅十字會應成立專門的紅十字檔案管理機構，負責本行政區域內紅十字檔案的搜集整理和開發利用工作。市級及以下紅十字會應配備專門的檔案管理工作人員，負責本部門和本行政區域的紅十字檔案搜集整理和開發利用工作。明確機構權責，充實人員力量，為紅十字事業發展提供有力保障。三是堅持依法治檔。紅十字系統應認真貫徹執行《檔案法》《檔案法實施辦法》《檔案管理條例》等檔案法律法規，持續提升紅十字檔案管理的標準化、規范化、科學化水平。同時，應嚴格遵守《中華人民共和國紅十字會法》，規范紅十字檔案管理，切實保障捐贈人查詢、復制其捐贈財產管理使用的有關資料的權利，并應及時主動向捐贈人反饋有關情況。

（三）加大檔案管理人員培訓力度。檔案管理人員的業務能力和綜合素質是做好紅十字檔案管理工作的前提條件。隨著社會的進步和時代的發展，檔案工作者不能靠原有經驗和傳統模式來管理檔案，需要不斷更新觀念、更新知識、更新技術來提高檔案管理水平。檔案管理應進一步加強檔案專業知識培訓，對檔案管理人員進行檔案收集、整理、鑒定、保管、統計、編目和利用等知識的專題培訓，檔案管理人員要定期參加檔案部門舉辦的專業培訓班，加強交流學習，促進知識更新，提高業務水平。同時，應著力加強計算機和網絡信息知識的培訓。隨著電子計算機技術在檔案管理中的廣泛應用，檔案管理數字化、信息化成為新時代檔案管理工作的必然趨勢。這就要求檔案工作人員必須熟練掌握信息化技術、信息存儲技術、相關設備操作技能，以及各種檔案管理軟件的操作能力，從而保證檔案信息的準確性及規范性。

（四）加強紅十字檔案信息化建設。一是推進紅十字業務檔案數字化，提升檔案管理利用質量和效率。在紅十字檔案管理過程中，將紙質檔案轉化為電子檔案或者數字檔案，分門別類地存儲，使用時可以利用檢索工具快速、準確地查找檢索檔案信息，從而使紅十字業務檔案的管理和使用更加便捷高效。二是建立紅十字檔案管理系統，實現資源共享共用。以各級紅十字檔案為基礎，通過搭建數字化服務平臺，建立統一規范的紅十字系統檔案資源信息服務系統。以先進的管理模塊，實現“三救三獻”等各類業務檔案的收集管理、移交利用、歸檔存儲等程序的信息化。同時將業務管理模式轉換為服務化管理模式，為各地紅十字會提供檢索服務。三是加快建設紅十字數字檔案館，拓展紅十字精神傳播渠道。將“互聯網+”思維和信息技術引入紅十字檔案管理，采用紅十字會與政府檔案管理部門聯合共建形式，引入社會資金，線上線下結合，開發建設國家和省市縣級紅十字數字檔案館，面向社會公眾開放。充分發揮數字檔案館不受時空限制的優勢，讓紅十字檔案信息在更廣泛的范圍內發揮作用，進一步提升紅十字會的影響力和公信力，為推動社會公益事業作出貢獻。