數(shù)字化技術(shù)在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用

文/陜西鋼鐵集團(tuán)有限公司 張靜

時(shí)代發(fā)展背景下，企業(yè)經(jīng)營(yíng)規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案管理工作內(nèi)容不斷細(xì)化，對(duì)具體工作開展效率也提出了更高要求，傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式已經(jīng)完全無(wú)法適應(yīng)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理工作開展的要求。在這種情況下，檔案管理對(duì)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用產(chǎn)生了現(xiàn)實(shí)需求，但是由于數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用本身存在一定限制，因此在具體應(yīng)用過程中，必須對(duì)這些問題進(jìn)行分析，采用合理的方式高效解決這些問題，以此不斷推動(dòng)檔案管理工作水平全面提升。

一、檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容和影響

（一）檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容。數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用又被稱為檔案數(shù)字化建設(shè)，其不僅包括對(duì)原有檔案內(nèi)容的登記檢查、對(duì)破損檔案的修復(fù)整理，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化處理，還包括對(duì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，提升檔案利用水平等各方面工作內(nèi)容。具體來說，檔案數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容主要包括如下幾個(gè)方面的基本內(nèi)容：一是構(gòu)建數(shù)字化管理平臺(tái)，結(jié)合企業(yè)規(guī)模和檔案管理需求搭建管理平臺(tái)。二是完善具體工作流程，確保原有檔案內(nèi)容的精細(xì)化管理，避免由于技術(shù)處理造成原有檔案受損甚至是丟失現(xiàn)象。三是對(duì)檔案進(jìn)行提卷、掃描及圖像處理等技術(shù)工作，這是數(shù)字化應(yīng)用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。四是對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行條目處理及校對(duì)，恢復(fù)檔案原貌。五是在數(shù)據(jù)掛接和備份的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案內(nèi)容的合理使用。

（二）檔案數(shù)字化對(duì)企業(yè)管理的影響。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式中，不可避免地會(huì)出現(xiàn)檔案管理混亂、檔案丟失甚至是內(nèi)容造假等現(xiàn)象。實(shí)施數(shù)字化檔案管理，首先，能夠盡量減少對(duì)紙質(zhì)檔案原件的使用頻率，減少由于使用和保存不當(dāng)造成的損壞現(xiàn)象，提升檔案安全水平。其次，能夠通過管理平臺(tái)模塊開發(fā)，通過對(duì)應(yīng)的篩選和分析技術(shù)，提升對(duì)檔案信息的處理水平，改變傳統(tǒng)的檔案應(yīng)用模式，充分發(fā)揮檔案在人力資源調(diào)整和企業(yè)決策中的作用，有效提升檔案應(yīng)用水平。最后，能夠減少企業(yè)在檔案管理方面的場(chǎng)地、人員投入，提升檔案管理整體工作效率，從而有效提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。

二、數(shù)字化技術(shù)在現(xiàn)代企業(yè)檔案管理應(yīng)用中面臨的問題

（一）對(duì)數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的重視程度不足。數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的優(yōu)勢(shì)已經(jīng)被各個(gè)層面共同認(rèn)可，但是在具體投入和實(shí)施方面，由于多方面因素的影響，使得其整體推進(jìn)較為緩慢。多數(shù)企業(yè)檔案管理工作開展，還是以人工處理模式為主，企業(yè)不愿意投入過多的數(shù)字化設(shè)備，在人力資源提升方面投入極為有限。這種情形不僅使得數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的優(yōu)勢(shì)無(wú)法充分發(fā)揮出來，還使得工作人員在檔案管理與銜接過程中出現(xiàn)多方面問題，降低了檔案管理工作開展的效率。

（二）數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用制度不夠完善。數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用是對(duì)傳統(tǒng)管理的延伸和拓展，使得檔案管理工作開展的具體模式和要求都發(fā)生了巨大變化，這種情形，要求企業(yè)構(gòu)建對(duì)應(yīng)的制度。然而，在具體落實(shí)過程中，這方面制度建設(shè)依然不夠完善。首先，數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用帶來的崗位職責(zé)變化未能深度明確，工作人員在具體工作中無(wú)法準(zhǔn)確把握數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的要點(diǎn)。其次，對(duì)工作內(nèi)容交接的職責(zé)沒有明確，數(shù)字化管理系統(tǒng)的具體管理權(quán)限等方面設(shè)定還不夠完善，使得檔案管理工作出現(xiàn)偏差。最后，對(duì)數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的要求等方面沒有深度明確，使得數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用中出現(xiàn)技術(shù)問題。

（三）檔案信息處理水平有待提升。數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，不僅僅是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化存儲(chǔ)，更多的是輔以對(duì)應(yīng)的分析技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行處理，借助分析結(jié)果為領(lǐng)導(dǎo)層面決策提供更加科學(xué)的依據(jù)，以此有效提升企業(yè)整體管理水平。但是，目前大多數(shù)企業(yè)檔案管理工作的開展都是以基礎(chǔ)性應(yīng)用為主，也就是簡(jiǎn)單地將檔案存儲(chǔ)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化模式。對(duì)檔案信息處理和應(yīng)用方面的重視程度不足，使得檔案管理僅是在形式上發(fā)生了對(duì)應(yīng)的變化，并沒有能夠真正起到信息處理和應(yīng)用的作用，失去了數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的意義。

（四）數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的安全措施不到位。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用通常是與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)相關(guān)聯(lián)的，信息處理和傳遞，需要經(jīng)過必要的網(wǎng)絡(luò)傳輸過程。由于檔案管理安全性的基本要求，數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用必須要做好完善的安全應(yīng)對(duì)措施，強(qiáng)化對(duì)工作人員安全意識(shí)培養(yǎng)，嚴(yán)格依照規(guī)章制度要求開展相關(guān)工作。但是在實(shí)際落實(shí)過程中，加密和信息安全防護(hù)技術(shù)應(yīng)用不到位，安全管理制度落實(shí)不足，造成不同程度的泄密現(xiàn)象。這不僅可能給企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)安全造成負(fù)面影響，甚至還會(huì)影響到企業(yè)內(nèi)部管理的公平性，給企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益帶來負(fù)面影響。

（五）數(shù)字化人才建設(shè)較為滯后。數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用必然是以人才建設(shè)為基礎(chǔ)的，但是在目前多數(shù)企業(yè)檔案管理工作中，工作人員多是以跨專業(yè)形式為主，對(duì)新型設(shè)備和平臺(tái)應(yīng)用的技能水平有限。同時(shí)，企業(yè)管理層面在這方面的培訓(xùn)制度也不夠完善，多是以相應(yīng)的設(shè)備應(yīng)用為基礎(chǔ)開展臨時(shí)性的培訓(xùn)活動(dòng)，無(wú)法構(gòu)建系統(tǒng)性的人才培訓(xùn)體系。一方面，導(dǎo)致數(shù)字化系統(tǒng)運(yùn)行效率低下，不能將新型設(shè)備的優(yōu)勢(shì)充分發(fā)揮出來；另一方面，還有可能出現(xiàn)信息處理錯(cuò)誤，沒有對(duì)應(yīng)人員承擔(dān)責(zé)任的情形，由此使得數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用停留在表層階段，而具體業(yè)務(wù)開展依然是以傳統(tǒng)模式為主，限制了數(shù)字化技術(shù)作用的發(fā)揮。

三、提升數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中應(yīng)用水平的途徑

（一）強(qiáng)化數(shù)字化技術(shù)軟硬件設(shè)備建設(shè)。基礎(chǔ)性的設(shè)備是數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的基本條件，是推動(dòng)檔案管理工作水平提升的基本前提，因此在實(shí)際應(yīng)用過程中，必須要加大這方面的投入和建設(shè)力度。對(duì)于企業(yè)管理層面而言，首先，應(yīng)當(dāng)分析企業(yè)目前檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際需求，結(jié)合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，明確設(shè)備投入的基本要求和擴(kuò)展空間。其次，要根據(jù)方案設(shè)計(jì)選擇合理的建設(shè)模式，確保設(shè)備運(yùn)行體系的質(zhì)量控制，同時(shí)為后續(xù)管理工作開展留出足夠的操作空間。在硬件設(shè)施層面，需要做好數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，確保數(shù)據(jù)庫(kù)運(yùn)行速度和空間等都能夠滿足實(shí)際運(yùn)行需要。而在軟件設(shè)施層面，則應(yīng)當(dāng)在滿足現(xiàn)有運(yùn)行體系基礎(chǔ)上，為后期應(yīng)用技術(shù)提升和大數(shù)據(jù)應(yīng)用留出足夠的操作空間。

（二）構(gòu)建完善的應(yīng)用管理制度。對(duì)于企業(yè)管理經(jīng)營(yíng)層面而言，大都較好地重視檔案管理信息化建設(shè)，但在實(shí)際應(yīng)用方面，通常存在應(yīng)用管理制度較為滯后的情形。首先，管理層面需要做好基層調(diào)研工作，明確信息化技術(shù)應(yīng)用中存在的問題，明確原有制度體系中不夠完善的方面，結(jié)合實(shí)際對(duì)制度內(nèi)容進(jìn)行更新。其次，要構(gòu)建更具有針對(duì)性的績(jī)效考核制度，充分發(fā)揮工作人員積極性，有效提升檔案管理工作水平。最后，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化檔案管理責(zé)任制度，尤其是在傳統(tǒng)檔案管理流程與數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用相互銜接方面，需要更好地明確交接流程及責(zé)任劃分，以便更好地將數(shù)字化技術(shù)的作用發(fā)揮出來。

（三）積極導(dǎo)入大數(shù)據(jù)處理技術(shù)。在大數(shù)據(jù)應(yīng)用水平不斷提升的背景下，企業(yè)檔案管理工作導(dǎo)入大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用已經(jīng)成為必然趨勢(shì)，在實(shí)際應(yīng)用過程中，需要注意以下幾個(gè)方面：一是根據(jù)企業(yè)檔案管理工作開展現(xiàn)狀，選擇合適的智能算法，明確大數(shù)據(jù)采集的范圍和來源，明確大數(shù)據(jù)分析結(jié)果的具體應(yīng)用層面。二是要充分將大數(shù)據(jù)分析結(jié)果應(yīng)用至企業(yè)管理層面，不僅要在崗位調(diào)整、員工晉升等方面進(jìn)行應(yīng)用，還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化在企業(yè)決策層面的應(yīng)用，為企業(yè)整體管理水平提升提供參考。三是利用大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部更加優(yōu)化的信息檢索及應(yīng)用體系，有效提升企業(yè)內(nèi)部交流活動(dòng)開展效率。

（四）提升安全管理水平。企業(yè)檔案信息管理本身具有保密性要求，因此數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用，必須從技術(shù)和制度兩個(gè)層面入手，構(gòu)建完善的安全管理體系，提升安全管理水平。從技術(shù)層面來說，不僅需要做好檔案內(nèi)容的安全備份，還應(yīng)當(dāng)利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，有效阻隔外部危險(xiǎn)因素的入侵，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)信息泄露問題。就制度層面而言，應(yīng)當(dāng)結(jié)合企業(yè)整體管理工作體系，構(gòu)建系統(tǒng)性的數(shù)字化管理體系，要求各個(gè)崗位工作人員嚴(yán)格依照相應(yīng)的規(guī)程操作，避免由于人為因素造成信息損壞或泄露。

（五）強(qiáng)化數(shù)字化人才引進(jìn)和培訓(xùn)。要確保數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的作用充分發(fā)揮出來，還應(yīng)當(dāng)重視數(shù)字化人才引進(jìn)和培訓(xùn)。首先，要強(qiáng)化技術(shù)人才引進(jìn)，通過新鮮血液的補(bǔ)充，在整體上導(dǎo)入新型管理和工作理念，確保檔案數(shù)字化管理與發(fā)展保持一致。其次，要構(gòu)建完善的培訓(xùn)機(jī)制，利用現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)與遠(yuǎn)程培訓(xùn)相結(jié)合的方式，做好培訓(xùn)工作，有效提升工作人員技能水平。

四、結(jié)語(yǔ)

將數(shù)字化技術(shù)與傳統(tǒng)檔案管理模式有機(jī)結(jié)合，能夠有效提升檔案管理工作的水平，提升管理工作開展精度和整體效率。因此在企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過程中，必須強(qiáng)化對(duì)數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的重視程度，更加深入地應(yīng)用于企業(yè)檔案管理工作中，在不斷提升技術(shù)應(yīng)用水平的基礎(chǔ)上，為企業(yè)檔案管理工作開展起到積極的推動(dòng)作用，為企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的提高起到更加積極的促進(jìn)作用。