重點工程建設項目檔案管理工作強化研究

文/南平武夷新區投資開發集團有限公司 張軍娟

一、強化重點工程建設項目檔案管理工作的必要性

（一）確保重點工程質量的必然要求。從控制重點工程質量的角度來看，必須要利用好重點工程建設項目檔案，為各項工作的開展提供有力的憑證和依據。一方面，立項階段的設計書、評估書、申請書以及可行性報告能夠為后續工程建設提供依據，充分保障工程質量；另一方面，對施工過程中產生的檢測報告、進程控制文件以及管理文件等進行有效管理，能夠更好地了解重點工程建設項目的基本情況。

（二）為后續工程提供參考憑證的內在要求。當下，隨著城鎮化進程進一步加快，城市的重點工程不斷增加，由此產生的重點工程建設項目檔案也隨之增加。為了進一步發揮好重點工程建設項目檔案在后續工程管理、工程擴建中的作用，必須要對重點工程建設項目檔案進行科學化、精細化以及信息化管理。一方面，通過查閱重點工程建設項目檔案，能夠為后續的改造、設計工作提供科學依據；另一方面，為了確保后續工程科學合理、安全保質，也必須要管理好重點工程建設項目檔案，充分發揮其參考咨詢價值以及信息憑證價值，避免資源的浪費和損失。

二、重點工程建設項目檔案管理工作存在的問題

（一）檔案立卷歸檔不科學。部分單位沒有樹立正確的檔案管理思維，對重點工程建設項目檔案管理工作缺乏應有的重視，加之重點工程建設項目大多周期長、內容復雜，導致檔案在立卷歸檔的過程中出現記錄不真實、歸檔不及時、資料丟失、資料損失等問題，嚴重影響了重點工程建設項目檔案的完整性、真實性以及準確性。除此之外，部分單位片面重視重點工程建設項目的進程以及經濟效益，忽視對工程建設項目各個階段所產生的檔案資源進行立卷歸檔的重要性，這不僅弱化了檔案的憑證作用，而且嚴重影響了工程建設項目進度。

（二）缺乏專業檔案管理人員。部分單位雖然配備了相應的檔案管理人員，但人員的綜合素質難以滿足新形勢下重點工程建設項目檔案管理的相關要求。一是檔案管理人員的知識結構和技能結構有待優化。典型表現在部分檔案管理人員對工程建設知識、工程技術缺乏基本了解，難以結合重點工程建設項目的特點開展檔案管理工作，而只能完成基礎性的文件資料存取和發放工作，影響了檔案管理實效。二是檔案管理人員應用信息技術的意識和能力不強，難以有效推動重點工程建設項目檔案信息化建設工作。

（三）缺乏健全的檔案管理制度。雖然許多單位投入了大量的人力、物力以及財力，但重點工程建設項目檔案管理工作并沒有取得良好的成效。之所以出現這種問題，主要是缺乏健全的檔案管理制度，無法用制度約束、規范、引導檔案管理人員的各項工作，導致檔案管理過程中出現無序化的問題。一是沒有從制度上對檔案管理的各個環節進行細化規定，檔案管理的質量低下。二是沒有建立檔案管理工作的專項制度，導致檔案在清退、移交、保管、安全管理、保密管理等方面存在漏洞。

（四）檔案信息化建設滯后。檔案管理信息化水平低是導致當前重點工程建設項目檔案管理時效性差、開發利用率低、管理成本高的主要原因之一。一是部分單位沒有購置相關的信息化設施，導致許多紙質類的重點工程建設項目檔案沒有轉化為電子類檔案，無法錄入到檔案管理系統，影響了數據庫建設。二是對大數據技術、云計算技術、云儲存技術等新型技術的應用度不高，導致電子類檔案在保存、檢索和存取時耗時耗力，拉低了整體工作的質量。

三、強化重點工程建設項目檔案管理工作的策略

（一）明確組織與領導體系，加強組織引領。只有明確組織與領導體系，理清責任分工，才能從根本上轉變重點工程建設項目檔案管理工作，確保檔案有序、規范、科學管理。一是要明確重點工程建設項目檔案管理工作的歸口部門，并設置牽頭負責領導，確保能夠協調好檔案管理工作與其他業務工作。二是厘清業務部門與重點工程建設項目檔案管理部門之間的關系以及責任分工。從協調高效的角度來看，業務部門要負責具體資料的收集、整理工作，并按照既定的要求和標準，及時將需要歸檔的資料送交給檔案管理部門；檔案管理部門則主要負責后期的立卷歸檔、保管、開發利用、查閱轉遞等工作。三是要明確績效考核指標，將重點工程建設項目檔案管理質量作為相關部門的績效考核指標，提升相關人員的責任意識、規范意識、服務意識、大局意識，真正用績效考核來激勵人。四是要明確責任落實機制。單位要將重點工程建設項目檔案管理工作融入責任機制當中，落實“融入日常和抓在經常”的要求。

（二）強化立卷歸檔工作，保障工作的完整度。重點工程建設項目檔案來源面廣，既來源于單位內部，也來源于單位外部，同時，信息資料的種類多、內容雜，管理難度較大。為此，必須從精細化的角度強化立卷歸檔工作，保障工作的完整度。一是以“應歸盡歸，應細盡細”為基本原則，細化重點工程建設項目檔案的歸檔范圍。通常而言，單位檔案歸檔范圍應當涵蓋可行性研判文件、設計基礎材料、設計文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、財務管理及其他文件。二是要明確立卷歸檔的時限。單位應要求相關業務部門及時將新產生的信息資料移送至重點工程建設項目檔案管理部門，確保檔案需求主體能夠及時、重點把握工程項目開展的具體情況。三是要加強與外部單位的溝通。對于的確需要外部單位移送轉交文件資料的，檔案管理人員要及時與外部單位的工作人員進行對接，并形成相應的交接臺賬，確保立卷歸檔的完整性。四是要做好檔案整理分類工作，及時對相關的信息資料進行嚴格審核，細化編目和分類的內容，保障立卷歸檔的質量。

（三）打造專業化的人才隊伍，全面提升檔案管理能力。人才作為第一資源，直接關系單位重點工程建設項目檔案管理效益以及利用水平。為此，單位要打造專業化的人才隊伍將人力資源管理優勢轉化為檔案管理優勢，激發檔案管理活力。一是既要圍繞檔案管理學的相關理論知識和技能進行培訓，也要圍繞工程建設知識、工程技術等基本知識進行培訓，幫助檔案管理人員更好地了解重點工程建設項目的工作流程和工作內容，實現業務與檔案管理的有機融合，充分保障檔案編研、檔案分類、檔案開發利用、檔案類目設置工作的質量。二是要以信息化技術應用為主題，通過案例講解、人才交流、人才繼續教育等方式提升檔案管理人員應用信息技術的能力，更好地適應當前信息化趨勢，加快紙質類檔案數字化進程。

（四）建立健全重點工程建設項目檔案管理制度，發揮制度引領功能。為了更好地規范檔案管理人員的工作，強化剛性約束，必須要一步建立健全重點工程建設項目檔案管理工作制度。一是要從重點工程建設項目檔案分類、編號、鑒定、保管以及利用等角度出發，進一步細化檔案管理內容以及分工，明確檔案操作規范，真正形成以業主為主管、中介為代管和文檔中心為保管的“三管”管理模式，提升檔案管理質量。二是要建立檔案管理工作的轉型制度。例如，企業可以分別出臺《重點工程建設項目檔案保管制度》《重點工程建設項目檔案保密制度》《重點工程建設項目檔案銷毀更新制度》，進一步減少管理工作中存在的漏洞。

（五）借力信息技術，實現檔案智能化管理。信息化社會，只有充分借助現代信息技術，才能更好地對重點工程建設項目檔案進行全方位的系統管理，解決檔案數量不斷增多與檔案管理人員數量不足之間的矛盾。首先，應通過大數據技術打造深度檢索功能，實現對重點工程建設項目檔案的精細化檢索，滿足不同主體的檢索需求，實現對重點工程建設項目檔案的高效利用。其次，適應用云計算技術對重點工程建設項目檔案進行字節分析，加快檔案編研工程。最后，須應用云儲存技術打通云終端與計算機終端的數據連接渠道，對檔案資源進行長期保存和備份，構建安全的檔案管理網絡。

四、結語

總而言之，要做好重點工程建設項目檔案管理工作，就必須要樹立新思維，創新新方式，應用新手段。一是要明確組織與領導體系，加強組織引領。二是要強化立卷歸檔工作，保障工作完整度。三是要打造專業化的人才隊伍，全面提升檔案管理能力。四是要建立健全重點工程建設項目檔案管理制度，發揮制度引領功能。五是要借力信息技術，實現檔案智能化管理。相信在檔案管理人員的努力下，重點工程建設項目檔案管理工作會朝著科學化、信息化、規范化、現代化的目標邁進。