新時代事業單位檔案管理工作探究

文/山東省交通科學研究院 魯志恒

檔案管理工作是事業單位一項重要的基礎性工作，是提高事業單位工作質量和工作效率的必要保障。進一步提升事業單位檔案管理水平，全面加強信息服務供給能力是順應時代發展的必然要求。目前，部分事業單位的檔案管理模式已逐步落后于時代發展要求，需采取有效措施，進一步優化檔案管理模式，提高檔案管理質量，充分發揮其信息服務功能，更好服務社會經濟發展。

一、事業單位檔案管理存在的主要問題

科學技術的快速發展使檔案的管理模式和技術方法出現了新的趨勢，個別事業單位在應對檔案管理發展變化上還不夠迅速，主要存在以下四個方面的問題：

（一）檔案管理認識不足。檔案管理對事業單位的運行起著重要的信息保障作用，可為單位決策提供歷史依據和證明。然而，由于檔案管理工作無法直接創造經濟效益，很多單位領導乃至檔案管理人員長期以來對檔案工作存在認識不足的現象，認為檔案工作就是抄錄、保管等事務性工作，只要做到不丟失、不泄密，能在需要時調取查找檔案資料就能完成工作需求。此外，單位對檔案的重要性也未進行廣泛宣傳，造成多數人對檔案工作缺乏基本的認知和了解。

（二）檔案管理方式較為落后。部分事業單位仍采用傳統的檔案管理方式，檔案記錄以紙張為載體，大量的重復性人工工作花費在檔案的收集、整理、價值鑒定、保管、編目檢索和統計中，這容易造成檔案的遺漏和誤差，一定程度上影響了檔案記錄的準確性。同時，傳統的管理方式需要根據紙質記錄上的檔案存放地點人工查找翻閱檔案，查找效率偏低，一旦文件的存放位置與記錄位置不符，將很難找到所需檔案資料。此外，在傳統的檔案管理形式下，信息錄入和存放時都是相對獨立的，檔案資料為單位開展相關業務工作提供依據和數據支持功能偏弱，在后期檔案利用者進行資料分析整理時，很難通過綜合分析相關檔案信息及數據得出完善的分析結論。

（三）檔案管理基礎條件建設力度不足。在現代化的檔案管理中，大量的文件需要以電子信息的形式進行存儲、調取和分析。自動化的綜合管理已成為檔案管理的主流發展方向。然而，目前部分事業單位對檔案工作資金支持力度偏弱，檔案管理軟硬件設施仍較為落后，這種情況不利于檔案現代化管理建設，影響了檔案管理質量和信息服務水平。

（四）高水平檔案管理人員匱乏。隨著現代化信息技術的普及，事業單位檔案管理工作愈發需要具備高素質、高水平的專業化人員。然而，部分事業單位檔案管理人才隊伍建設面臨諸多困難。一方面，事業單位檔案管理缺乏專業的檔案管理人員。部分從業人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的基本知識、管理規則學習不夠，檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不夠專業熟練，且部分檔案管理人員身兼數職，投入檔案工作的精力不足；另一方面，缺乏創新性人才。受專業和能力的限制，部分從業人員無法及時學習掌握檔案管理工作的新技術，創新突破意識淡薄，恪守陳規，管理理念較為陳舊，難以積極地推進新技術在檔案管理工作中的運用。高水平檔案管理人員的匱乏，嚴重限制了檔案管理工作的發展優化，影響了其深入改革的推進。

二、事業單位優化檔案管理模式的意義

事業單位檔案管理是一個龐大的系統工程，檔案是對歷史事件的真實記錄，與單位發展及每一位員工自身工作密切相關，優化檔案管理模式對單位長久持續發展意義重大。

（一）提升檔案管理工作效率。首先，提升檔案存儲效率。傳統檔案管理的存儲主要依靠人力工作和紙質媒介，而在現代化的檔案管理方式下，事業單位檔案管理人員將檔案資料錄入相關檔案信息系統后，后續的處理將變得簡單有效，甚至在電子信息化的檔案存儲操作下，信息的收集和輸入也可以被簡化，大幅度降低了事業單位檔案管理人員的工作量，提升了檔案存儲過程的效率。其次，提升檔案共享效率。實現檔案信息共享是事業單位檔案管理工作的一項重要任務，這需要檔案管理人員、檔案利用者以及相關部門之間的協調配合。傳統管理模式下，檔案信息共享存在著空間傳輸受限、借閱流程煩瑣等問題，但通過利用現代化的檔案管理信息平臺，可以為人員和部門之間的信息共享提供極大的便利，全面提升資料共享效率。最后，提升檔案檢索效率。傳統的檔案管理由于檔案資料跨度時間長以及人工操作中出現的紕漏，為檔案的檢索過程造成了很大的不便，而現代化的檔案管理模式可以充分利用電子信息化的便利，通過信息系統對檔案進行分類和整理，全面提升檔案檢索的效率。

（二）促使檔案管理規范化標準化。在傳統的檔案管理過程中，其規范性和標準性往往存在缺陷，例如檔案管理要求執行不到位，檔案室空間不足且缺乏現代化保護措施，缺乏明確的查閱借閱流程、登記和追責制度等問題。這些問題既不利于檔案保管，也增加了檔案遺失或被無依據涂改的風險。現代化的檔案管理模式，將檔案資料電子信息化，通過增加線上審批流程，確保了各項管理過程留痕；通過硬盤儲存、云儲存等形式，大大釋放了檔案儲存空間，降低儲存難度。同時，利用檔案管理軟件和平臺以及線下各類現代化監控設備，可以實現對電子檔案、紙質檔案的有效監控，全面提升檔案的安全性。

（三）提高檔案服務質量。傳統的檔案管理只是單純將紙質檔案作為一種具有保管功能的儲存設施。現代化的檔案管理必須建立具有多功能的信息數據服務庫，不僅滿足檔案儲存的功能，還具備信息服務、數據傳遞、宣傳教育等功能。通過現代化的管理技術手段，快速將不同類別的檔案根據不同需求歸類排序，對相關歷史資料進行匯總提煉，對相關信息數據進行收集分析，能讓檔案有針對性地服務檔案利用者，全面提升檔案服務質量。

三、關于加強事業單位檔案管理工作的建議

現階段，事業單位中檔案資料種類多、數量大，進一步提高檔案工作管理水平對自身單位的發展至關重要。根據新時代事業單位工作特點和檔案管理要求，結合檔案實際管理工作經驗，我們提出以下三點工作建議：

（一）強化檔案信息化建設。當今社會現代化信息技術正處于飛速發展時期，加強事業單位檔案管理的信息化建設是大勢所趨，要充分利用大數據、5G、云服務、智慧數字系統等現代信息化技術開展檔案管理工作。一方面，要做好檔案信息化相關基礎設施建設，通過加大資金投入力度，進一步加強檔案機房和基礎網絡建設，確保局域網搭建合理、網絡運轉高效、檔案信息安全保密，并保證檔案信息化系統同其他信息化系統之間能夠實現互通互聯、資源共享。同時，購置配備高速掃描儀、非接觸式案卷掃描儀等相關檔案數字化硬件設施，全面增強紙質檔案向電子檔案的錄入轉換效率，為檔案信息化管理提供堅實的硬件設施保障；另一方面，要做好檔案信息化管理應用系統建設。結合自身單位檔案類型和管理目標，與外部高水平計算機公司進行合作，共同開發一套集信息數字化、資源網絡化、管理自動化為一體的檔案信息化管理系統，以實現檔案的線上接收、整理、統計、檢索、借閱審批等各類信息化功能。同時，聯系外包對現存檔案信息進行統一錄入整理，整合單位內所有文書檔案、圖形檔案和聲像檔案資源，完成線下資料的線上數字化加工，使各類檔案資料在應用系統形成目錄鏈接。通過檔案信息化管理，可以進一步提高檔案管理的綜合效率和質量，更好服務檔案利用者隨時隨地查閱檔案資料和提取相關信息數據。

（二）規范完善檔案管理機制。檔案管理的煩瑣性、復雜性決定了從業者必須持續優化完善檔案管理機制，進行嚴格、有序的規范化管理。事業單位在檔案日常管理過程中，一定要注重管理的流程化、規范化、制度化，及時制修訂相關檔案管理制度辦法，明確紙質檔案、電子檔案各自的管理方式，從檔案的收集、整理、歸檔、管理、利用等各環節對相關管理人員的操作提出具體要求，做好檔案管理中間各環節的銜接，形成紙質檔案、電子檔案雙重閉關管理。此外，在優化檔案管理機制中應堅持以服務社會發展為導向的原則，樹立檔案“大數據”觀，重點提升檔案的“大服務”能力，避免檔案閑置在庫房，最大限度將非涉密檔案進行數字化處理，并上傳線上公之于眾，供需要者隨時閱覽使用，以真正發揮檔案的信息服務作用。

（三）加強檔案管理專業化人才隊伍建設。建設高水平檔案管理人才隊伍是全面提升事業單位檔案管理水平的關鍵要素。一是要加強檔案管理人才的引進。單位應立足自身檔案管理實際需求，結合不同檔案類型，合理規劃檔案管理人才隊伍的發展目標、整體布局和崗位設置，充分利用好國家、省、市各個層面的人才引進政策，下大力氣引進具備大數據、信息化等現代檔案管理專業知識能力和業務素養的高水平檔案管理人才，用新的管理理念、技術手段和方式方法開展檔案管理工作，從根本上提高檔案管理能力和水平。二是加大檔案人才培養力度。要切實制定檔案人員培訓計劃，注重因材施教，針對不同素質特點的檔案管理人員，采取內部人員教學、外部專家授課、對外交流調研、網絡繼續教育等多種方式進行培訓培養，加速形成一支人員素質高、專業能力過硬、綜合管理能力強的檔案管理隊伍；同時，注重價值觀教育，使檔案管理人員深刻認識到檔案管理工作對于推動社會發展的重要作用和價值，使其真正了解自身工作的社會意義，增強責任感和使命感，促使員工由“要我干”向“我要干”進行轉變。三是要營造檔案管理人才成長的良好環境。要尊重人才、愛才惜才，重視付出艱辛勞動的基層檔案管理人員，肯定檔案工作者對服務單位發展發揮的積極作用，保障檔案管理人才的應有待遇，積極宣傳有代表性的人才事跡，使每一位在檔案崗位上做出突出貢獻的職工都有獲得感和榮譽感。

四、結語

總的來看，傳統檔案管理模式已經不能滿足事業單位發展的需求，在深化事業單位改革的大形勢下，有關單位應充分認識到檔案管理對于促進事業發展的重要性，進一步優化檔案管理模式，大力加強檔案信息化建設、管理機制建設和人才隊伍建設，重點解決檔案管理過程中出現的問題，切實提高檔案管理能力，最大限度發揮事業單位檔案資料的信息服務功能，為社會經濟發展做出更大貢獻。